商务写作的基础知识

商务写作的基础知识

使用第一人称而不用无人称句子

Wrong:“Theoperationalgoalsofthisorganizationincludeanincreaseinmoraleaswellasoveralljobsatisfaction.“

错误例如：这个组织的运作目标包括鼓舞士气和提高工作满足度。

Right:“Iwanttoenjoyworkinghere.I”llbetyoudo,too.“

正确例如：我想要享受在这儿工作。我信任你也是。

使用生动的语言而不是陈词滥调

Wrong:“Thisactionitemcallsforout-of-the-boxthinking.“

错误例如：这项任务要求大胆开阔的想法。

Right:“Ifyou”vegotanideathatyou”reafraidmightbehalf-baked,let”sconsideritanyway.“

正确例如：假如你有一个想法，那你担忧会中途流产，没关系先考虑再说。

不要重复自己说的话

Wrong:“Thistrainingprogramteachesyoutolearnthebesttricks,tips,techniquesandskillsforeverystageofthemarketprocess.“

错误例如：这个培训工程能教会你营销过程中最好的手段、方法、技巧和技能。

Right:“Thisprogramteachesthebestmarketingtricks.“

正确例如：这个工程能教会你最好的营销手段。

用名词和动词而不是形容词和副词

Wrong:“Wehaveanexciting,brandnewproductthatwilleasilyandquicklysolveyourmostdifficultsalesprocessproblems.“

错误例如：我们推出了一款令人兴奋的、全新的产品，它能够轻易解决我们面临的最难的销售问题。

Right:“Thisproductwillhelpyouturnprospectsintocustomersinlesstime.“

正确例如：这款产品能够帮忙你在较短时间内开拓新用户。

展现证据而不是观点

Wrong:“Wehavethebestservice,themostreliableproductandthefriendliestsalespeople.“

错误例如：我们有最好的效劳，最值得信任的产品和最友善的销售人员。

Right:“WewontheXYZbestserviceaward.Twice.“

正确例如：我们赢得了XYZ最正确效劳奖两次。

商务写作留意事项

切忌主客不分或模糊。

例子:Decidingtorescindtheearlierestimate,ourreportwasupdatedtoinclude$40,000fornewequipment.应改为Decidingtorescindourearlierestimate,wehaveupdatedourreporttoinclude$40,000fornewequipment.(We打算呀,不是report.)

句子不要零碎。

例子:Hedecidednottoauditthelasttencontracts.Becauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.两个句子应当连在一起：Hedecidednottoauditthelasttencontractsbecauseofourpreviousobjectionsaboutcompliance.

构造对称，令人简单理解。

例子:Theownerquestionedtheoccupant”sleaseintentionsandthefactthatthecontracthadbeenalteredwithinkmarkings.应改为:Theownerquestionedtheoccupant”sleaseintentionsandinkalterationsofthecontract.

单复数不要搞乱，不然会好刺眼，看着不舒适。

例如:Anauthorizedpersonmustshowthattheyhavesecurityclearance.应改为Authorizedpersonsmustshowthattheyhavesecurityclearance.

动词和主语要照应。

想想这两个句子的分别:1.Thisisoneofthepublic-relationsfunctionsthatisunder-budgeted.2.Thisisoneofthepublic-relationsfunctions,whichareunder-budgeted.

时态和语气不要转换太多。

看商务英语已经是苦事，不要铺张人家的精力啊。

标点要精确。

例如:Hedidnotmakerepairs,however,hecontinuedtomonitortheequipment.应改为:Hedidnotmakerepairs;however,hecontinuedtomonitortheequipment.

选词正确。

像affect和effect，operative和operational等等就要弄清晰才好用啦。