【制度范本】公司信息化系统 (OA、钉钉)办公管理使用制度

一、目的为保证公司信息化系统使用的规范性，建立以OA、钉钉系统为基础的办公流程管理，特制订本制度。二、适用范围本制度适用于公司员工利用OA、钉钉办公的各个环节。三、组织职责信息系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：1、系统管理员是公司办公自动化系统的归口管理人员。主要职责为：(1)负责制定系统规章制度；(2)负责系统核心工作流程设计、修改；(3)负责系统各部门工作流程设计的审核；(4)负责设置、监管系统核心工作流程参与人员的权限；(5)负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；(6)负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；(7)协助组织操作培训；(8)负责系统内各大功能模块信息内容更新的监督；(9)负责对系统内的保密设置进行定期检查；(10)负责对系统内的信息按照公司保密要求进行定期检查、监督；2、系统管理员负责系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：(1)负责系统软件的开发升级管理；(2)负责制定系统应急方案和系统技术管理规章制度；(3)负责公司人员的培训和技术指导工作；(4)负责服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；(5)负责系统用户注册、注销等管理；3、人力行政中心负责为办公系统提供现行的组织机构设置，提供办公系统中用户的流动信息。主要职责为：(1)负责现有用户的审核；(2)负责提供用户注销信息给系统管理员。(3)架构变更时，负责提供公司架构(调整)信息。4、其他部门主要职责为：(1)负责制定本部门系统相应管理制度；(2)负责本部门工作流程的定制、文件夹的建立以及本部门系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作；(3)负责本部门参与系统人员权限变更；负责处理系统中公文流转工作及文件夹属性和内容的变更工作；(4)本部门流程、表单修改；(5)负责根据本部门工作需要，提出优化需求。四、重点工作内容规章制度1、新增账号：部门负责人将人员信息(姓名、岗位)提供系统管理员(以实际需求使用时间为节点),系统管理员进行账户增项。2、注销账号：相关部门人员将离职、交接情况申报钉钉，人力行政中心根据实际情况对接系统管理员，系统管理员进行账号注销。3、岗位变更：人员岗位变更信息由人力行政中心将调岗信息给与系统管理员，系统管理员根据实际进行调岗及流程变更。4、部门架构：各部门架构统一由人力行政中心进行颁布，系统管理员根据实际进行架构调整。5、表单查询权限：用户档案与查询表单的权限，需部门负责人同意后签字，同时重要表单(合同档案，生产任务档案、排产委托查询；发货申请查询，合同回款查询、合同执行进度表、合同回款进度表等)需系统主管副总签字。系统管理员进行权限的调整。6、表单、流程搭建与修改：使用部门对本部门流程的搭建与修改，需征得本部门负责人的同意，在整改表单与流程上签字。重要流程修改需征得部门总监级别以上领导同意后进行修改。五、登陆规范、责任及信息发送时间1、系统正式运行后，系统所有用户，至少在每个工作日上午、中午上班后的一个小时内，下午下班前一个小时内分别进入系统浏览，其他时间根据任务弹出时间进行处理，流程审批节点不得超过1个工作日。为保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆系统办公。2、员工提交各审批前，需严格审核自己所填项目及数据是否准确，若因个人填报错误、漏写等原因而产生的一切后果由填报人负责。员工提交审批后，自己有义务对所提报的事项进行跟踪处理，直至审批完成，方可进行下一步工作。(特殊或紧急情况可通过通讯方式或直接找相关领导督促其处理)3、若因相关领导未及时审批而造成的工作延误，因此所造成的损失由相关人员负责(如提报人提醒过，由审批人负全责；如提报人未提醒，审批人负80%的责任，提报人负20%的责任)4、系统用户必须建立个人密钥(初始密码及时更改),填写个人信息，保护好个人登陆密码，并定期更换。如暂停办公需及时注销或退出系统，以免他人介入工作环境。5、公司每位员工有保证系统正常运行的义务。同时鼓励员工对系统的建设提出意见和建议。6、为及时收到平台任务，所有用户需下载移动办公APP(消息提醒打开)。六、安全保密1、所有用户应严格遵守公司的相关规定。2、系统的所有用户，不得利用信息系统从事危害公司和员工利益的活动，不得在系统上制作、传播不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。3、系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。4、未经管理人员的同意，任何人不得随意让外部人员查看系统中的内容，更不许下载受控的内容。5、发生泄密的情况，将按内容追究相关人员法律责任。七、应急措施应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。1、对公司制度、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失；2、需要进行归档管理的资料、信息由版主指定相关人员进行备份；3、管理员对信息系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每周进行一次系统清理，对服务器进行安全防护。八、其它要求1、鼓励全体员工对信息系统的维护管理提出建议；2、发生急办或重大信息，除在系统上发布外，还应及时采用其它通讯方式进行沟通，传递。九、附则1、为了保障系统