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文档简介

合同档案管理办法（分销合同）-PAGE合同档案管理办法（分销合同）-PAGE合同档案管理办法（分销合同）一、目的和范围合同档案管理办法（分销合同）旨在规范和管理公司与分销商之间签订的合同档案，确保合同档案的安全性、完整性和可追溯性，提高公司合同管理的效率和规范性。二、档案管理职责1.合同档案管理部门负责对公司与分销商签订的合同档案进行管理和维护，确保合同档案的完整性和时效性2.各部门负责将与分销商签订的合同按照规定的流程提交给合同档案管理部门，并负责合同的执行和监督3.分销商负责按照公司要求提交合同相关文件，并配合公司进行合同档案管理的工作。三、合同档案管理流程1.合同签订阶段（1）合同起草由相关部门负责起草合同内容，并注明合同编号和有效期限（2）合同审核合同起草完成后，由合同审核部门进行审核，确保合同内容符合公司政策和法律法规（3）合同签订经审核的合同由公司代表与分销商代表签订，并在合同上盖章（4）合同备案公司代表将签订完毕的合同提交给合同档案管理部门备案。2.合同管理阶段（1）合同存档合同档案管理部门负责将备案的合同进行存档，包括电子版和纸质版（2）合同记录对于每份合同，合同档案管理部门需要记录合同编号、合同名称、合同签订日期、合同有效期限等关键信息（3）合同归档合同档案管理部门按照合同的存储位置和档案分类，将合同归档到相应的位置，并进行标识和编号。3.合同查询阶段（1）合同查询各部门在需要查询合同的情况下，可以向合同档案管理部门提出申请，并提供相关合同编号或合同关键信息（2）合同提取合同档案管理部门根据查询申请，将相关合同提取并交付给申请部门，申请部门在完成查询后将合同归还。四、合同档案安全保障1.电子档案合同档案管理部门需要将合同档案进行电子存储，并采取相应的安全措施，确保合同档案的安全性和可访问性2.纸质档案公司要求合同档案管理部门将纸质合同档案存放在安全可控的地方，并定期进行巡检和防火、防水措施的检查3.档案备份合同档案管理部门需要定期对电子档案进行备份，确保数据的安全性和完整性4.档案权限控制公司对合同档案的访问权限进行严格控制，只有授权人员才能查阅和操作合同档案。五、合同档案保管期限根据公司规定和相关法律法规，合同档案的保管期限为五年。在保管期限届满后，合同档案管理部门需要进行归档处理，并将归档信息记录在档案目录中。六、合同档案销毁根据公司规定和相关法律法规，合同档案的销毁时限为保管期满后的两个月内。合同档案管理部门负责组织合同档案的销毁工作，并进行销毁记录和报告。七、附则本办法自发布之日起施行，如有需要进行修改的，应

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