信息技术基础Excel数据的管理和分析

Excel数据的管理和分析第十二讲EXCEL2000数据管理和分析EXCEL2000除了具有强大的制造表格和图表功能外，还具有关系数据库的某些管理功能。如记录的输入、数据的排序、挑选、分类汇总以及创建数据透视表。本讲学习的主要内容数据管理的根本概念记录单的运用数据的排序数据的挑选数据分类汇总。数据透视表。教学要求掌握Excel2000数据清单中数据的排序。掌握Excel2000数据清单中数据的自动挑选和高级挑选。掌握Excel2000数据清单中数据的分类汇总。掌握Excel2000数据清单中数据透视表的创建。数据管理的根本概念什么是数据库什么是关系数据库什么是关系模型数据清单的概念数据库的概念数据库:按照某种数据模型将数据组合在一同的相关数据的集合称为数据库。数据模型：具有联络的相关数据总是按照一定的组织关系陈列，从而构成一定的构造，对这种构造的描画就是数据模型。数据模型是构造数据库的根底。目前流行的数据模型有以下三种：按图论实际建立的层次模型和网状模型；按关系实际建立的关系模型。关系数据库和关系模型关系数据库：数据模型为关系模型的数据库。关系模型概念：将一组相关数据组织成一个二维表，就构成一个关系模型。EXCEL数据库属于关系型数据库。关系模型第一行为字段名每个列为一个字段记录关系模型中常用术语字段：二维表中的列叫字段。每个字段都有一个字段名，对应一种数据类型，下面有假设干个字段值。记录：二维表中的行称为记录，由一组字段值的集合构成。一个记录用于描画一个实体对象。关系模型的特点①表中每一列代表一个根本数据项；②表中每一列的名字必需是独一的；③表中每一列必需有一样的数据类型；④表中不允许出现内容完全一样的行；⑤表中行和列的顺序可以恣意陈列。数据清单的概念数据清单：一个规那么的二维表就是一个数据清单。数据清单的特点：数据清单的第一行称为标题行。标题行的每个单元格内容，称为字段名。同一列中的数据具有一样的数据类型。标题行下面各行为数据区，数据区中的每一行为一个记录。同一个数据清单中，不允许有空行、空列。数据清单中数据的添加、删除、修正数据清单中的数据也可以像普遍任务表那样操作。Excel还提供了专门用于数据清单中数据添加、删除和修正操作的命令。即“数据〞下拉菜单中的“记录单〞命令。用记录单建立数据清单的步骤如下：①在第一行的单元格内，依次输入字段名，如下图；利用记录单建立数据清单利用记录单建立数据清单②选定第一行或第二行的任一单元格；③单击“数据〞下拉菜单，选择“记录单〞选项，弹出如以下图所示提示框：④选择确定按钮，弹出以下图所示记录单对话框：记录单对话框任务表称号⑤向记录单中输入数据。注：输入数据方法：⑴依次在各字段文本框内输入数据。⑵对于能自动填充或自动计算的字段，其文本框可以空着，以后一致处置。⑶每输入一条记录后，单击“新建〞按钮。⑷记录全部输入完后，单击封锁按钮。利用记录单建立数据清单利用记录单查找记录阐明：⑴查找记录是经过记录单对话框来阅读满足条件的记录。⑵记录单中的任何一个字段都可构成一个条件，且它们互为与逻辑关系。⑶找到一条记录时，记录单中显示它的全部字段以及序号。利用记录单进展记录的查找利用记录单查找记录方法：⑴在记录单对话框中单击“条件〞按钮，⑵根据要求在有关的文本框中输入字段值。⑶选择“上一条〞按钮，向序号小方向显示满足条件的记录。选择下一条按钮，向序号大的方向显示满足条件记录。⑷选择封锁按钮。利用记录单进展记录的查找记录单运用举例利用“记录单〞在学生成果单中输入一条记录。利用“记录单〞在学生成果单查找英语和数学成果都大于90分的学生记录。记录的排序记录排序就是按照某字段值的升序或降序，对数据库中的全部记录重新陈列。用于排序的字段叫关键字，关键字可以为一个或多个。在多关键字时，第一个起作用的叫主关键字，第二个叫次关键字，依次类推。字段所在的第一行叫标题行，排序不包括标题行。数据的简单排序：只按照一个关键字进展的排序，叫简单排序。实现方法：⒈选中排序列的任一单元格；

⒉运用工具栏上的升序、降序按钮。记录的简单排序数据的复杂排序：指按多关键字进展排序。实现方法：运用排序对话框。详细操作方法：⑴将排序数据清单设置为活开任务表；⑵单击“数据〞下拉菜单→“排序〞，弹出“排序〞对话框。⑶依次选择关键字；选择升、降序；声明有无标题行；⑷选择“确定〞按钮，封锁对话框。记录的复杂排序记录的自定义排序自定义排序实现方法：在“排序〞对话框中选择“选项〞按钮，弹出如下对话框在“自定义排序次序〞下拉列表框中，选定排序次序。记录排序举例在“学生成果单〞中，按“总分〞降序陈列任务表中的数据。在“排序〞任务表中，以“班级〞为第一关键字、升序，“性别〞为第二关键字、升序，“考试成果〞为第三关键字、降序，陈列任务表中的数据。在“学生成果单〞中，按“成果等级〞降序陈列任务表中的数据。记录的挑选记录挑选：就是从数据清单中选出满足条件的记录，挑选出的记录可以显示在原数据区域〔此时其它记录被隐藏起来，不是删除〕或新数据区域。记录挑选有两种方式：自动挑选高级挑选记录的自动挑选实现方法：经过“数据〞下拉菜单中的“挑选自动挑选〞命令。自动挑选阐明：⑴只在原数据区显示满足条件的记录。不满足条件的记录被隐藏起来。⑵执行自动挑选后，每个字段名右边出现“〞符号，用来翻开“条件〞列表。自动挑选条件列表条件列表中的各项条件阐明如下：“全部〞：取消以前所设条件，显示全部记录。“前10个〞：弹出“自动挑选前10个〞对话框。找出前N个数据，可以按项数查找，也可以按百分比查找。“自定义…〞：弹出“自定义自动挑选方式〞对话框。可以自定义查找条件。最大：指从最大值降序进展挑选；最小：指从最小值升序挑选。数字框可以调整数字大小。项：指记录条数；百分比：指选取全部记录的份额。自动挑选前10个对话框可以设置两个条件，并可用与、或的逻辑关系衔接起来。？、*：分别代表单个字符、多个字符，可运用通配符。可以直接选择字段值作为挑选条件。自定义自动挑选方式对话框记录的自动挑选举例例如：“存款单〞任务表中，用“自动挑选〞挑选条件为：期限介于3年至5年，且本息高于2000元的记录。〔期限条件和金额条件是“与〞的关系〕阐明：在多个字段都有条件的情况下，挑选出来的是同时满足多个字段条件的记录。〔多个字段条件是“与〞关系〕记录的高级挑选高级挑选阐明：当挑选条件较为复杂，自动挑选不能实现时，可以运用高级挑选。高级挑选结果可以在原数据区显示，也可以显示到任务表的其它空余位置。运用高级挑选，必需有一个条件区域。条件区域距数据清单至少有一行一列间隔。高级挑选经过“高级挑选〞对话框进展。数据区域：输入参与挑选的数据范围。条件区域：输入存放“挑选条件〞的单元格。高级挑选对话框方式：可选择挑选结果的显示位置。复制到：输入挑选结果的起始单元格。[与方式选择有关]高级挑选条件挑选条件书写规那么：采用单元格复制的方法将字段名复制到高级挑选条件区域。条件区域中的字段名必需在同一行上且延续。字段名下方的条件：“与〞关系写在同一行上，“或〞关系写在同一列上。原始数据挑选结果条件区域注：横向是“与〞关系表示条件为：70<英语<80记录的高级挑选举例1在数据清单中，挑选英语成果小于80分、大于70分的记录。挑选结果条件区域记录的高级挑选举例2在数据清单中，挑选英语小于80分，或计算机小于80分的记录。注：纵向是“或〞关系表示条件为：英语<80或计算机<80高级挑选运用举例在“学生成果单〞中查找至少有一科成果在90〔含90〕分以上的学生记录。在“存款单〞中，查找“期限介于3年至5年，或本息高于2000元〞的存款记录。在“存款单〞中，查找条件“期限为3年且本息高于2000元，或期限为5年〞的存款记录。记录的分类汇总分类汇总概念：分类汇总就是根据某一字段的字段值，先对记录进展分类；然后再对各类记录的相应字段分别进展统计。分类汇总经过分类汇总对话框来进展。分类汇总对话框分类汇总操作进展分类汇总之前，应先按分类字段进展排序。即记录应按分类字段有序陈列。分类汇总详细操作：⑴选定任一单元格；⑵翻开“分类汇总〞对话框；⑶定义参数：①确定分类字段、汇总方式、选定汇总项；②根据需求选择“交换当前分类汇总〞、“每组数据分页〞、“汇总结果显示在数据下方〞选项；⑷选择“确定〞按钮。汇总方式常用的汇总方式有：求和求平均值计数求最大值求最小值取消分类汇总经过“分类汇总〞对话框中的“全部删除〞按钮，撤销分类汇总。分类汇总运用举例在“班级成果〞表中，按“班级〞分类，汇总各班人数及“平常成果〞，“考试成果〞、“综合成果〞平均值。思索：能否在“班级成果〞表中，以班级和性别分类，统计每班中男女学生人数和各自平常成果、考试成果的平均分和最大值？数据透视表Excel分类汇总只能按一个字段分类且一次只能按一个方式汇总，假设要按多个字段分类、按多种方式汇总，只需数据透视表能实现。什么是数据透视和绘画或制图中的“透视〞方法类似，数据透视也是将“平面〞数据组织成“立体〞数据的过程。原始数据表：“平面〞方式的数据，没有汇总项，无法分类阅读，无法突出重点数据。?地区年度季度销量华东2004310华东2004425华东2005130华东2005240华南2004315华南2004425华南2005135华南2005240原始数据表分类汇总：仅从某一个角度察看数据〔一维分析〕，无法进展更深化、更灵敏的信息提取。地区年度季度销量华东2004310华东2004425华东2005130华东2005240华东汇总105华南2004315华南2004425华南2005135华南2005240华南汇总115总计220分类汇总数据表数据透视表求和项:销量

地区年度季度华东华南总计20043101525

42525502004汇总35407520051303565

24040802005汇总7075145总计

105115220行字段：年度按不同地域汇总的销量数据按不同年度汇总的销量数据列字段：地域第2个行字段：季度同年度内不同季度汇总的销量数据数据字段：销量创建数据透视表建立数据透视表的方法：经过数据透视表和数据透视图导游创建。以图表的方式显示的数据透视表，称数据透视图。创建的数据透视表可以显示在当前任务表中，也可以显示在一个新任务表上。创建数据透视表的步骤在“数据〞菜单上，单击“数据透视表和图表报告〞命令，翻开“数据透视表和数据透视图导游〞对话框。创建数据透视表的步骤创建数据透视表的步骤创建数据透视表的步骤创建数据透视表的演示创建数据透视图的演示数据透视表举例针对如下的数据清单创建数据透视表，要求：分别以班级和性别分类，统计人数和平常成果、考试成果的平均分和最大值。课后自习课后请借助Excel的协助文档，找出以下问题的处理方案：如何改动数据透视表和数据透视图中的汇总函数？例如，将缺省的求和改动为求平均值？如何按某个字段的递增或递减顺序，对数据透视表中的数据内容进展排序？数据发生变化时，如何