采购管理系统及业务处理

第四讲采购业务处理采购管理系统与其他系统的关系：采购方案单入库单采购发票生产制造管理采购管理系统应付款系统库存管理系统1/17/2024案例：中山电机对MAT面板订货在100个以内，报价为3元，最高价格为4.5元采购管理系统—供给商价格设置1/17/2024绿色单据为仓管人员所作采购申请单采购订单采购收料单外购入库单采购发票红字外购入库单采购退货通知单红字采购发票采购管理系统—根本业务流程图1/17/2024日常采购业务流程:采购部采购员填制采购申请单分管理领导审批采购部采购员依据请购单编制采购订单授权人员审核采购订单并发出编制采购申请单审核申请单编制采购订单审核订单订货1/17/2024日常采购业务流程:采购货物到货，采购员制作收货通知单收货通知单经主管审核后交库管员库管员验收产品入库,填制入库单仓库主管对入库单审核编制收货通知单审核收货单填制入库单审核入库单收货1/17/2024日常采购业务流程:财务部门收到发票财务人员将收到的发票与入库单勾对分配采购费用制作采购入库会计凭证收到购货发票审核收货单分配费用制作凭证收到发票1/17/2024采购管理系统—采购业务流程采购业务流程为什么会产生不同的采购业务流程？到达企业的时间和进行处理的先后不同而产生了各种应用流程。企业采购业务的三种主要单据及相关单据：〔1〕采购订单采购申请单〔2〕外购入库单收/退料通知单〔3〕采购发票1/17/2024采购业务类型我们将采购业务流程归纳为以下几种：货到单未到单货同到和单先到货后到退货业务分次收货代管物资受托代销暂估入库 以下我们就按照这七种情况，用案例数据走完每个流程的全部操作1/17/20241.货到单未到案例：采购部采购人员李勇于2024-3-2日向中山电机购置MAT面板100个，单价3元〔不含税〕，MAT护镜500个，单价4元〔不含税〕。2024-3-3日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员陈力经检验合格后入库。2024-3-7日中山机电开出增值税发票和800元的运费发票。1/17/2024业务处理流程 采购申请单→采购订单→采购收料通知单→外购入库单→采购发票〔自动传递到应付款系统〕绿色字体的单据为可省略不做1/17/2024注意要点！外购入库单可以根据采购订单或收料通知单关联生成采购发票可以根据采购订单或外购入库单关联生成，但关联采购订单生成时可取到其中的单价信息，关联外购入库单时却取不到其中的价格信息传递到应付款子系统中的发票，不能在应付款系统中生成凭证，只能在存货核算系统中做1/17/20242.单货同到和单先到货后到案例：

采购部采购人员李林于2024-3-15日向宁波泰信购置M200裸板100个，单价3元。2024-3-20收到宁波泰信开出的增值税发票。2024-3-25日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员陈力检验合格后入库〔材料库〕。1/17/2024业务处理流程:采购申请单→采购订单→采购发票→采购收料通知单〔从采购发票获取,不可省略〕→外购入库单如用户没有采购申请单的程序,那么可以省略1/17/20243.退货业务案例：

仓库人员陈力发现2024-3-15日向宁波泰信购置入库的M200裸板10个有质量问题，采购人员决定与2024-3-25日从材料库退货。2024-3-30日宁波泰信开出红字增值税发票。1/17/2024业务处理流程:退料通知单→红字外购入库单→红字采购发票 退料通知单可以省略1/17/20244.分次收到货物案例：

采购部李勇于2024-3-20向中山电机订购MAT面板500个，单价3元。2024-3-22收到中山电机发来MAT面板200个，同日通知仓库部门入库，经检验合格后入库〔材料库〕。2024-3-25再次收到中山电机发来MAT面板300个，检验合格后入库〔材料库〕。2024-3-28收到中山电机开来的增值税发票。1/17/2024业务处理流程:采购申请单→采购订单→采购收料通知单1→外购入库单1→采购收料通知单2→外购入库单2→采购发票 采购申请单可以省略1/17/20245.代管物资案例：

2024-3-30收到德国MOT发来的代管物资M100手机100台，入代管库。1/17/2024业务处理流程:收料通知单〔入代管库〕1/17/20246.受托代销案例：

1、2024-3-3收到受托方德国MOT发来的M100手机200台，单价1000元。2、2024-3-5代销给广东移动M100手机100台，单价1500元。3、2024-3-31把未销售完的M100手机100台退回给受托方德国MOT。1/17/2024业务处理流程:收料通知单〔入代管库〕→外购入库单〔入实仓〕→采购发票→销售出库单→销售发票→退料通知单1/17/20247.委外加工案例：

在此增加一物料B4M80主板，是由MAT面板和M200芯片加工而成。2024-3-5日赵强领料MAT面板和M200芯片各100个，发送到宁波泰信加工。2024-3-15日将加工好的物料M80主板40个送回材料库。加工单位开来加工发票金额700元，以及发生运费400元。1/17/2024业务处理流程:委外加工材料的发出--?委外加工成品的入库--?委外加工费用发票--?委外加工发票--?钩稽--?委外加工入库核算1/17/20248.暂估入库案例：采购部采购人员李林于2024-3-8日向德国MOT购置M200芯片200个，单价100元；M100主板100个，单价800元。2024-3-15日货到，当日采购部门通知仓库入库，仓库管理员陈力经检验合格后入库〔材料库〕，发票本月未到。1/17/2024暂估业务处理流程:采购申请单→采购订单→采购收料通知单→外购入库单→采购发票〔下月做〕1/17/2024注意要点！对于暂估凭证有两种处理方法:单到冲回 即发票帐单到后，执行一定操作冲销原来的暂估凭证月初冲回 即不管发票帐单是否到，结帐至下月后系统自动将上月暂估凭证作红字冲销1/17/2024单到冲回操作步骤当月将“外购入库单〞作估价入帐处理并生成估价入帐凭证。下月发票到后在采购系统补发票并审核。在存货核算系统“生成凭证〞中做暂估冲回凭证〔红字冲回凭证〕。系统将自动生成“补差额外购入库单〞。在存货核算系统“生成凭证〞中做外购入库凭证。1/17/2024月初一次冲回操作步骤当月将