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文档简介

档案扫描管理制度一、概述为适应信息化建设和文化事业发展的需要，提高档案利用率和服务质量，本单位根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，制定档案扫描管理制度，规范档案扫描的操作流程和管理制度。二、主要内容1.扫描申请1.1扫描申请途径（1）个人自主申请：申请人需通过本单位网站或公众号提交扫描申请表。（2）部门申请：相关部门需向本单位档案管理科提出书面扫描申请。1.2扫描申请表扫描申请表需包括以下内容：（1）申请人姓名、联系方式、证件号码和职务（个人自主申请必需）。（2）扫描材料名称、数量、保密等级。（3）扫描用途、时间和地点。2.扫描管理2.1扫描场所及设备扫描场所应保证良好的光线和通风条件，扫描设备应符合相关标准，如无特殊要求，扫描应在指定的场所和设备上进行。2.2扫描操作（1）在扫描前，扫描员应检查设备状态并确保扫描原件齐全、完好。（2）扫描过程中，扫描员应严格按照操作流程进行，采取正确的扫描参数和文件格式存储。（3）扫描中如遇缺页、错页等异常情况，扫描员应及时通知负责人并妥善处理。2.3扫描质量和保障（1）扫描质量：扫描质量应保证清晰完整，符合相关标准。（2）扫描保障：在扫描过程中，应注意保护原文件不受损坏，并注意保密工作和依法管理。3.扫描归档3.1扫描归档操作（1）扫描完成后，扫描员应及时提交扫描申请表和扫描文档。（2）经过审核无误后，扫描文档归档到相应的档案馆、档案库或数字档案馆中。3.2扫描文档管理（1）扫描文档的存储和传递应符合相关规定。（2）扫描文档管理应建立相应的文档信息管理系统。三、其他3.1打印及拷贝禁止将扫描文件随意打印或拷贝，如有必要进行打印或拷贝，需获得文书档案管理人员的批准。3.2违规处理对有违规行为的人员，依据相关规定予以处理，并追究相关人员的责任。四、制度的宣传和实施为保证本制度的有效实施和推广，本单位将采取以下措施：（1）制度公告：将本制度公布于本单位网站和公众号上，让所有工作人员了解和遵守。（2）培训和考核：对扫描员进行岗位培训，并对其业务能力进行考核。（3）宣传和教育：通过开展专题讲座、发放宣传资料等方式，增加全员的法律意识和工作素质。五、附则本制度自发布之日

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