公司秘书处管理制度

公司秘书处管理制度一、引言公司秘书处是企业内部为实现秘书服务和协调管理而设立的职能部门，是企业内部高效运转的重要支撑。为了保障公司秘书处的正常运作，规范公司内部管理，制定公司秘书处管理制度，并不断完善、改进和执行该制度。二、职责与权限1.职责公司秘书处的主要职责如下：负责公司主要行政事务管理、行政决策支持等工作；协调和协助公司内部各职能部门的业务工作，并配合总经理办公室协调各部门之间的协作工作；负责公司信函、会议文件、文件档案、图表的制作和管理工作；拟定公司文件、会议记录、备忘录等，保证公司各项工作的及时顺利进行；接待来访客人和处理来电，并及时反馈；其他公司领导交办的工作。2.权限具备编写文件的权力，在总经理特批的前提下有权限发布文件；有权参加与公司行政管理相关的会议，并提供必要的技术支持和建议；能够调查、核实公司行政管理的相关信息，合理使用和管理公司资产，提出合理的建议和管理意见；具备对秘书处人员进行工作任务安排和评价的权限；具有应急处理能力，能够在公司突发事件的处理中发挥重要支持作用。三、工作流程1.会议组织公司秘书处承担公司各级会议的策划和组织工作，具体包括：确定会议的时间和地点；确定会议议程，并分配议题的审核及会议记录的整理工作；确定与会人员的名单，并对出席者进行邀请；安排会场、设备和用餐工作；安排接待、报到、退房等相关工作。2.文件管理公司秘书处承担公司文件的管理工作，具体包括：负责公司文件的起草、审核、批准、印制和发放等工作；负责公司文件的归档和管理，确保公司文件的准确性、保密性和完整性；对公司文件进行分类、编号、存储和检索等工作；对公司文件进行保密管理，并严格控制文件的查阅和借阅权限。3.接待工作公司秘书处是公司内部外事接待的主要职能部门，具体包括：按照公司要求，高效接待外宾的到达和离开；处理来电、来访等公司日常工作，并及时回复；协调公司内外部资源，协助公司会议、公务、差旅、护照、签证等工作；监督外事工作的进展，与外事合作方进行沟通和协调。四、秘书处工作要求1.工作态度公司秘书处秉承“诚信、专业、高效、服务”为基本工作准则，要求秘书处人员在工作中做到：按时办理各项工作，不拖延、不无理挑拨；人际交往中尽量做到理解、善解人意；团队合作，互相适应，效率优先。2.工作技能公司秘书处要求秘书处人员具备以下技能和素质：精通常用的文字处理软件、办公软件，熟悉常用的工作流程，能够高效地完成工作任务；具备较强的协调能力、沟通能力和组织能力；具有较强的工作责任心和安全保密意识。五、工作标准及考核要求公司秘书处根据公司制定的考核标准和相关文件的具体规定，对秘书处人员进行工作评估并对其工作业绩进行考核。具体要求如下：1.工作量与效率根据不同岗位的工作要求，评估工作量与效率。2.工作质量及主动性根据秘书处人员工作的质量、主动性、工作态度等考核因素，对其进行评估。3.专业能力根据秘书处人员的专业水平、认知能力和实践能力等考核因素，对其进行评估。六、附则公司秘书处管理制度是公司内部规范、管理公司行政工作的主要文件之一。为保证公司秘书处工作的高效性和优良性，必须严格执行本制度，并不断加以完善和改进。总结公司秘书处是企业内部高效运行的重要支撑，其规范的管理制度对公司的正常运作有着重要的影响。该制度明