公司体系文件管理制度

公司体系文件管理制度1.介绍公司体系文件是组织中的重要资源，对于组织的运作至关重要。文件分类、储存、更新、维护、审查、授权等工作均涉及公司体系文件管理，因此，公司必须建立完整和完善的文件管理制度。公司体系文件管理制度主要涉及针对公司体系文件的处理、保护、储存和维护，为了保证管理制度的有效实施，公司必须明确文件的涵义、应用背景、内容、制作方式、管理程序、保密等方面。本制度规定了公司文档管理工作的基本原则、管理流程和操作程序，为公司文件管理提供了批准、质量保证、保密和合规性的保障。2.适用范围本制度适用于公司相关部门和员工，包括顶层管理层，部门领导和员工，以确保公司所有相关文档的采集、分类、归档、保存、使用和销毁等管理流程和程序的规范性和合法性。3.文件的定义和分类3.1文件的定义文件是指以书面或电子形式记录、证明和表达某事件、事项、情况、决策的信息载体，包括各类文书、文件、报告、协议、合同、公文、电子邮件、数据表格、图像等。3.2文件的分类文件根据其具体属性可以分为各种类型，包括：公司内部文件：由公司内部编制和使用的文件，包括会议记录、项目进度报告、工作方案等。往来文件：公司与其他组织、客户或合作伙伴往返的文件，包括合同、合作协议、函件、商务信函等。法定文件:法规文件、政策文件、合同协议等政府或其他法定机构公布的文件。其他文件：跨部门或者大规模项目使用的标准或相关规则等。文件管理部门根据公司各类文件的性质和用途进行分类标志，建立与实施相应的管理制度和文件存档方式。4.文件管理的原则科学性和合规性：对于新的公司文件，必须从文件的编写、审查、批准、发布和保密等流程上，严格执行公司制定的管理规范，确保文档的科学性、合规性、合法性和真实性。安全性和保密性：公司文件必须有保密性，保证公司的财产安全和数据保密。具有机密性的文档应妥善保管，可采用加密技术、人工控制等措施保证文档的安全性和机密性。便捷性和完成性：公司文件管理制度应该保证文档的便捷查找、方便使用。同时，必须保证所有的文档资料都必须全，准确，完整，表述精确、合理，语言简明、精炼。可审计性和可追索性：公司文件的管理过程必须经过详细记录，可审计性和可追索性是管理效率的有效体现，同时，监察和检查部门可通过记录体系了解公司文件不同阶段的处理过程和结果。5.文件管理的程序公司文件的管理程序包括文档的采集、审查、批准、发布、归档以及销毁。对于所有的文件，应根据其性质和存储方式制定相对应的管理流程。5.1文件采集文件采集是指文件的编写和导入过程，常采取以下方式：内部文件采集：由公司内部员工编制的文件，并按照公司规定的流程和标准，通过内部邮件、会议记录等方式提交给管理部门存档。往来文件采集：公司通过邮件、传真、平台等工具接收来自合作伙伴、客户、政府、事业单位等的信息，并按照公司的管理标准进行录入和存档。法定文件采集：公司会对政府或其他法定机构公布的一些中文或英文的政策法规文件进行翻译、说明等工作，并按照公司的管理标准进行存档。5.2文件审查文件审查是指对公司文档进行规范、正确、有效、审美化、准确性检查。文档审查是文档管理环节中最重要的一环，它是防止错误或不恰当的信息被记录在公司文件系统中的关键过程之一。审查应在文件编制之初，由负责审查的部门进行，内容包括逻辑结构、表述清晰、事实准确、保密性、工艺和程序等方面的检查。5.3文件批准主管领导和管理部门核实文件审查结果，对通过维护的文档进行批准。针对不符合公司标准或并未经过审查的文档，需要反对、回复或重新处理。通过维护的文档必须遵循公司标准进行存档和使用。5.4文件发布已批准的文档，按照公司标准进行发布。发布者应按照公司规定的流程提交文件，发布文件包括发放、上传等主要的形式，应在内部网络平台、参考书刊或公司内部文档库中公布。5.5文件归档文件归档是指将公司文件进行分类、归档和储存。所有文件必须根据其性质和用途进行分类存储，并标明编号、存档日期和存放位置等相关信息。对于机密文件，必须采用锁柜、加密等安全措施，严格保护文件的机密性和安全性。5.6文件销毁已经完成使用或已经过期的文件须按公司规定进行销毁处理。销毁应记录操作人员、销毁时间和存放位置等信息，对于机密文件必须采取安全销毁措施。6.文件管理的监督和检查公司定期在各部门开展文件管