行政事业单位人力资源档案管理提升策略探究

在行政事业单位的发展过程中，职工占有着非常重要的位置，因而做好对行政事业单位职工的人事档案管理，能够有效提升行政事业单位的综合管理水平和能力，对于实现行政事业单位的稳健长期发展作用显著。然而现实情况是，目前很大一部分行政事业单位自身的人力资源管理工作整体存在不规范、不专业的现象，尤其是人事档案管理，使得职工的工作动力和创造力无法被完全激发，职工才能无法完全展现，容易对行政事业单位其他工作的展开产生严重的负面影响。在当前行政事业单位改革持续深化的进程中，加强对单位人力资源档案管理，构建起更加科学合理的管理模式，使人事档案管理工作规范和专业，充分开发和利用哈人力资源的潜力和优势，由此激发单位的内在活力，使其综合实力提高。一、行政事业单位人力资源档案管理的作用行政事业单位的日常运营中，人力资源的档案管理工作所起到的作用非常显著，它能够明确行政事业单位内部对人才的需求，帮助行政事业单位实现对人力资源的优化配置，从而最大限度地激发人才的潜力，由此支撑各项工作的顺利展开和效率提高，具体效果如下：（一）明确单位人才需求行政事业单位的人力资源管理工作的主要内容就是负责招聘人才，通过人力资源管理，可以帮助行政事业单位明确自身所需要的人才数量和类型，通过构建人才档案，可以帮助单位建立对在职员工及招聘的人才全面的认识，避免单位浪费过多的招聘时间和人力成本，从而切实提高行政事业单位各项工作的效率。（二）优化人才资源配置行政事业单位的人力资源档案中包含了单位在职员工的个人资料，比如员工的学习和成长经历，员工的身份信息，员工毕业院校和所属专业，员工在其成长过程中所获得的奖惩荣誉，员工自身的特长和爱好等等。完整真实的人力资源档案可以让事业单位对所属员工的优势和短板有更加客观全面的认识，由此制定其科学合理的用人标准，对今后人才招聘方向更加明确，切实增强相关员工和对应岗位之间的匹配性实现各项资源的优化配置。让员工可以在合适的岗位上，展现自己的才能，发挥自身的作用，创造出更多的价值。（三）提高单位管理水平现代企业单位的管理工作中，本质上就是实现对人的管理。人作为各项工作计划制定和实施的主体，自身的思想认识、专业素养对于具体工作的实施情况和效果有着深远的影响。行政事业单位通过加强并优化人力资源档案管理，可以切实提高自身对人才的管理水平和利用能力，可以帮助单位树立更加科学的管理理念，构建起更加高效的人才管理模式，采取更加新颖有效的管理方法，在保证自身人才队伍整体质量提升的同时，使其可以具备应对新时期下各项管理工作挑战的素质，做好单位人力资源布局，让合适的人在合适的岗位上做合适的事。二、行政事业单位人力资源档案管理现状（一）单位领导和员工对人力资源档案管理不够重视从目前我国行政事业单位的管理工作情况来看，有很大一部分行政事业单位，特别是偏远地区的基层行政事业单位缺乏对人力资源档案管理工作应有的重视，仅仅将人力资源档案管理视作是记录员工信息的工作，而没有意识到人力资源档案管理对于其他各项工作的促进作用。单位领导的不重视导致员工对于自身所负责的人力资源档案管理工作也缺乏全面地认识，档案管理工作流于形式。意识形态上的不重视导致很多行政事业单位尚未建立健全科学完善的人力资源档案管理体系，缺乏合理的规章制度，使得实际的档案管理工作缺乏明确的方向和制度保障，整体秩序和流程混乱，档案的收集、分类、保管和保密工作都没有认真地执行，比较随意和混乱。伴随着当前我国行政事业单位的改革深入，行政事业单位的员工数量也在不断增加，因此，行政事业单位的人力资源档案管理工作迎来了新的挑战，但是由于单位领导和员工的不重视，无论是在制度建设，还是在经费支持以及员工培训上都显得乏力，而来自不同地区、不同年龄段的员工又有着明显的差异，这使得原本负责档案管理的工作人员会出现分身乏术、力不从心的情况，依然延续着以往的管理模式和方法，其间就很容易出现档案信息遗漏或是错误的情况，直接影响到人力资源档案管理工作的整体质量。加上单位和员工的宣传不够积极，员工主动性的缺乏，档案收集资料不完整，材料不齐全的问题时有发生，人力资源管理工作未能落实到位就会对后续其他工作的展开埋下隐患。（二）人力资源档案管理方式落后，技术含量低近几年来，互联网和科技的快速发展以及广泛应用变得常态化，各行各业都在积极推进信息化建设，加强对信息技术的开发和利用可以有效提升工作效率和质量，行政事业单位的人力资源档案管理也不例外。档案牵涉到大量的数据资料，尤其是在事业单位员工数量增加的情况下，海量复杂的数据信息会让档案管理工作人员变得迷茫和混乱，依靠人工方式来完成对档案信息的审核、分类和管理效率低下，就会出现大量的错误和遗漏。而目前一些行政事业单位对于自身管理成本控制得相当严格，对于人力资源档案管理工作的相关建设不够重视，信息化建设相对滞后，传统的管理方式盛行，反倒增加了档案管理的成本和风险。常规的纸质档案管理一般需要单位开设档案室和档案柜，做好档案的分类，同时还应当做好通风和防火措施，以避免纸质档案材料发生霉变或是引发火灾，这样齐全的措施就需要消耗更多的成本来建设相应的环境。而在现代档案管理工作中，采取线上管理的模式，借用计算机和硬盘等设备可以快速实现对档案信息的收集、整理和分类，通过加强网络信息防护可以避免档案的遗失和泄露，还可以长久保存，也不必应对霉变或引发火灾等问题，因而加强信息化建设非常有必要。（三）人力资源档案管理人员素养不高，动力不足行政事业单位员工数量的增加致使人力资源档案信息数量也在不断增加，人力资源档案管理工作变得愈加复杂，对于负责档案管理的工作人员有了更加严格的要求，必然要引进专业的档案管理人才，如果工作人员自身对档案管理工作不够重视，或者自身专业素养较低，就会极大影响管理工作效率和质量。但是目前部分行政事业单位负责人力资源档案管理的工作人员分布情况来看，普遍非专业对口，并不具备深厚的学术背景，未能掌握更多专业有关档案数据收集和整理的业务知识，对于人力资源档案管理的认识非常片面，也缺乏基本的职业道德感和责任感，难以真正保证档案管理工作的科学高效落实。而多数行政事业单位对人力资源档案管理工作的不重视也使其未能给在职员工提供培训和学习的机会，加强对档案管理团队的思想政治教育，使全员提高对人力资源档案管理的重视并掌握更多专业知识和技能。单位制度建设的不完善也无法激发起在职员工的工作动力和信心，给予的薪资待遇不高，考核评价不科学，长时间面对重复单一的整理分类工作易使员工产生倦怠情绪。三、行政事业单位人力资源档案管理水平提升策略在行政事业单位的人力资源档案管理工作的开展过程中，单位必须要考虑全面，提高重视，加强宣传，针对档案管理制定科学合理的方案，建立健全管理配套制度；推动人力资源档案管理工作的改革和创新，融入信息技术，提高技术含量；加强对档案管理工作人员的培训和学习提高其专业素质，加强宣传，提高全员重视，建立健全管理制度。（一）全方位做好宣传，提高全员重视在新的时代背景下，面对变化多端的形势，行政事业单位要想保证自身活力，保证自身能够从容应对新时期给予的挑战，完善公共服务，提高服务质量，树立良好的声誉和形象，就必须要对自身的内部管理工作提高重视，尤其要注重对人才的管理，注重人力资源档案管理工作的优化。为了提高全员对人力资源档案管理工作的重视，单位就必须要加大投入，加强宣传，为人力资源档案管理工作的顺利展开奠定坚实基础。单位的人事管理部门可以负责宣传工作，利用宣传手册、ppt、宣传视频等途径让更多员工了解这项工作，从而配合人事部门，充分满足人力资源档案管理工作的相关要求。行政事业单位针对人力资源档案管理工作加大投入后，应当创设一个良好的管理环境。常规的人力资源档案管理硬件设施包括档案室以及基本的办公设备，单位必须要做好对基础设施设备的购置和安排工作，保证管理工作中所需要的各种材料的齐全，定期做好对相关设施设备的检修与维护，以保证档案管理工作能够顺利展开并保证档案资料的安全。（二）做好制度建设，完善制度保障要想切实提高行政事业单位人力资源档案管理质量和水平，在做好思想上的动员之后，单位就应当做好制度上的建设，以制度为引领和保障，推动行政事业单位人力资源档案管理工作的规范、科学和专业发展，构建其文件的档案管理秩序和流程。单位可依照目前人力资源档案管理存在的问题以及档案管理的实际需求，针对档案的收集、整理、分类、传输、储存和保密等环节入手，全方位做好档案的补充与完善工作，制定管理细则，在实践中进行补充和调整。针对与员工的签订合同和对员工工作绩效的考核与评价，事业单位也应当建立健全相应的考核评价管理制度，动态跟进档案的管理应用。四、加快推动信息化建设，提高档案管理技术含量（一）构建人力资源档案管理平台进入知识经济时代，融入信息化潮流是大势所趋，任何一个行业和企业单位都是如此。已有大量的实践证明，通过合理应用互联网和大数据技术，可以让各项工作的效率和质量显著提高，节省成本。行政事业单位也应当对自身人力资源档案管理工作的信息化建设提起重视，加强关注，加大投入，立足本单位的实际情况和管理需求，搭建行政事业单位信息管理系统，构建人力资源档案数据库。在搭建信息管理平台的过程中，单位需要将原来的纸质档案全部转为电子档案，在信息管理平台中统一保存，做好备份。为了确保电子档案的准确和完整，单位可以利用扫描方式来转化图片。需要注意的是，行政事业单位在搭建信息管理平台和数据库的过程中，不能够完全地摒弃纸质档案的管理方式，而是应当以更加严谨的态度来对纸质档案的收集、整理等工作进行优化，监督纸质档案出入数据库的情况。而人力资源档案数据库也不是一成不变的，必须要跟随单位人事管理的变更来进行及时的更新，从而保证线上信息资源的准确，避免信息化建设和管理流于形式，始终让电子信息管理和纸质档案管理保持一致，从而有效规避和减少档案管理风险，让人力资源档案管理工作往更加标准和专业的方向发展。（二）开发档案管理功能，创新方式行政事业单位在搭建好了信息化管理平台之后，要高度重视人力资源档案管理系统或平台在设计上存在的不足。管理平台的个性化特征以及功能设计必须要充分结合事业单位的实际情况，以满足实际的档案管理工作需求。此外，行政事业单位还应当注意系统的兼容问题，从而保证档案资源的共享效率。标准有效的行政事业单位档案管理系统所具备的功能包括：高速集中扫描；双服务器以及备份光盘数据等等，这样可以让各类人事档案资料及时、完整、准确地归档，又能保证档案管理的安全。针对人力资源档案的应用，单位还需要搭建相应的查询系统，以帮助档案管理人员和有使用需求的员工借助计算机快速完成信息检索，加强档案资料的数字化和智能化管理。对于各个信息平台和系统还应当定期做好检查，及时发现其中存在的隐患和不足，并进行改进和完善，由此使行政事业单位的信息管理平台和系统更加高效、便捷且安全。（三）加强网络安全防护，做好信息管理互联网是一把双刃剑，在提升了工作效率和质量的同时，也不可避免地会加剧网络风险。行政事业单位的人力资源档案资料非常重要，影响的不仅是员工自身，更会影响单位本身。作为公职人员，一旦单位员工的信息泄露，就会造成极大的隐患。行政事业单位在积极推动自身信息化建设的同时，也应当做好网络安全防护，加强对档案信息的安全管理。单位可以应用信息加密技术，通过数据签名、身份证认证、指纹认证、人脸认证等方式来有效提高职工登录平台和系统的安全性。通过应用数据加密和密钥交换，规避系统中的算法漏洞，强化信息收集、传递过程中的薄弱环节，提升网络环境的安全性。五、加强人才培训，提高档案管理团队专业素养要切实提高行政事业单位人力资源档案管理的能力和水平，不仅要在意识形态、制度建设、基础设施建设和管理方式创新上下功夫，最重要的是要重视管理人员和团队的建设与发展，致力于提高负责档案管理人员的专业素养和思想认识，强化其职业道德和责任感。（一）加强单位思想政治教育行政事业单位的人力资源档案管理工作自身具有很强的专业性，政治性特征非常明显，单位的工作也多牵涉政治领域，因此除了做好物理层面的安全防护之外，更应当筑牢负责档案管理工作人员的思想根基，使其从意识形态上做出转变，真正意识到人力资源档案管理工作的重要性，增强对做好这份工作的自觉性和认同感，始终保持正确的政治方向，提高自身政治觉悟，从而做好思想和行动的统一。行政事业单位就必须要加强对全员的思想政治教育，宣传国家有关行政事业单位档案管理所做出的政策要求及规章制度，增强单位全员的使命感和责任感，使其能够自觉主动地进入到工作的落实实践中。（二）组织员工参与培训和学习鉴于目前多数行政事业单位的人力资源管理部门成员学历不高，专业知识和技能缺乏，学习能力低下，整体素养参差不齐的情况，单位就必须致力于建设更加专业的人力资源档案管理团队，提高管理人员的综合素养。行政事业单位要组织人力资源档案管理人员参与各类培训和学习，使其能够掌握更加全面正确的档案管理知识和技能。单位可将员工的培训学习、工作情况、考核绩效、工资待遇等挂钩，从而激发员工积极参与各类培训和学习活动的动力，在单位内部营造出浓厚的学习氛围，从而促使单位档案管理人员以及其他员工及时更新其管理理念，增强自觉学习的意识和能力，主动拓宽自身知识领域，发展自身更多技能，充分满足新时期下对于行政事业单位各项工作所提出的要求。行政事业单位的管理者自身应当坚持终身学习的理念，既要对与档案管理有关的政策文件、法律法规和专业知识有一定的了解，也要对单位的实际档案管理事务有充分的把握，更要积累起人力资源管理、现代企业管理等专业领域知识，提高管理者自身的管理能力和水平，才能够指导各项管理工作的顺利展开。（三）提高管理人员信息素养社会在快速发展