合同评审作业指导书

文件编号PG/VTT-ZY-G-006第A版第0次修改合同评审管理细则发行/生效日期200第1页共5页1目的为了加强技术（检测）中心合同规范化管理，并建立、维护评审客户的要求、标书和合同的程序，以使客户的要求、标书和合同及时准确地得到满足。特制订本办法。2范围适用于技术（检测）中心合同的评定、修改、偏离申请等合同的整个组织与管理过程。3职责3.1样品管理员：评审以《检测/试验委托单》出现的常规检测项目，由疑问的项目应与技术负责人和有关检测室负责人进行沟通。3.2文件管理员：负责合同签订、履行等活动中有关的所有文件的记录与合同资料的保管；3.3办公室负责人：组织相关检测室、技术负责人对正式合同及新项目的评审工作，并报主任批示，并负责将合同的任何偏离通知客户；3.4技术负责人：受权与客户签订检验正式合同，及其合同的更改、归档。起草与执行合同有关的程序文件与相关作业指导书，并负责解决执行合同所必要的一切人力、信息和物质等资源。必要时应组织有关人员对履行合同安排作相应的培训。3.5质量负责人：组织为履行合同所实施的一切验证活动。3.6监督员：应负责对检测过程实施监督，并签核与检测结果有关的记录和报告。3.7检测员：应按照作业文件和要求开展验证和检测，并填写、编制与检测结果有关的记录和报告。4工作程序4.1合同评审管理流程图见下页：步骤担当部门/人员2运作流程2支持文件/质量记录12345678910客户/样品管理员样品管理员/技术负责人/相关人员样品管理员技术负责人技术负责人客户/技术负责人中心主任技术负责人/文件管理员办公室/监督员/技术负责人/质量负责人/中心主任客户/技术负责人/相关人员/检测人员YNYNNYYNYNNY是否抽样确定地点时间等指明分包项目及分包方各要素评审客户同意吗分包吗合同取消新项目设施与场地的要求确定实验标准同意实施吗合同签订合同归档与客户沟通发生异常偏离，或合同发生重大改变检测项目提出常规检测项目吗 《检测/试验委托单》或相关协议《检测/试验委托单》“抽样记录表”《检测工作分包管理程序》“分包项目一览表”“分包方能力调查表”《服务客户程序》《要求、标书、合同评审程序》国际、国内标准；权威杂志、教科书等编制《试验大纲》《标书/合同评审表》《检测/实验委托单》《允许偏离控制程序》《标书/合同补充单》34.2样品检测的常规项目由办公室样品管理员负责接待客户，当客户向试验室提出检测要求时，样品管理员或其他授权人员应与客户就有关检验要求填写“检测委托单（合同）”的有关内容，务必请认真填写，样品管理员一定要督促其将样品的名称、数量、状态及检测项目等写清楚。34.3如果客户要求不变，只需在初期调查阶段或在与客户有一个总协议下仅对持续进行的合同批准时进行评审。4.4当检测项目涉及到抽样时，应与客户协商抽样时间、地点、费用等。4.5当检测项目需要分包时，技术负责人应明确告诉客户需分包的检测项目及分包单位，征得客户同意后再行分包。4.6当客户向试验室提出超出常规的、新的、复杂的、先进的、大宗的、特殊要求的检测请求时，技术负责人应及时向客户了解要求，并记录客户有关检测的依据、对象、目的、时间、数量、结果等细节要求，必要时应与客户签订相关检验合同草案。4.7对于新的（第一次）、复杂的、重要的或先进的检测任务，应安排较详细真的评审，并保存较全面完整的合同签订、评审、执行的记录。4.8技术负责人应就客户的请求起草文件化的信息，阐明客户的要求，拟订的检测方法。为降低使用方法造成的风险，在拟订检测方法时（包括所涉及到的抽样方法），最好首选国际、国内已经公布的公共标准、专业权威技术杂志、教科书等推荐的方法。当需要由试验室制定方法时，技术负责人也应参照上述公共标准所推荐的方法。拟订的检测方法应便于双方理解和接受。4.9技术负责人应组织试验室参加合同履行的相关人员对草拟的合同进行评审，评审的主要内容如下：a.技术要素；b.合同交付要素；4c.利益与风险；4d.法律责任要素；e.财务要素；f.样品要素（包括样品的选定、抽取、运输、保管、制(置)备、安装、准备、返回或处置等）；g.保密和保护所有权要素；h.双方放弃权利和要求的声明；i.传送检测结果的要求；j.根据检测结果提供评价意见和建议的要求；k.合同变更或偏离时的要求；l.其他要求（如在检测报告中给出测量不确定度的要求）等。4.10对于首次实施的检测方法，技术负责人应再组织检测人员实施检测可靠性、有效性和准确性的验证。验证后的结果应作为与客户签订正式检测合同的依据之一。4.11当客户表示可以接受试验室合同评审的最终结果时，技术负责人应接受试验室主任的授权与客户正式签署检测合同，合同应明确与客户要求相一致的双方的责任、义务和权利，以及与本程序4.8条有关的内容，并在合同生效后认真组织实施。4.12当合同执行中涉及有分包项目时，应将分包的内容写入双方签署的检测合同。4.13合同执行中如遇到对合同要求的任何偏离时，技术负责人应及时地向客户进行通报，以保证能得到客户的理解或更改要求，并达成一致性意见。4.14在执行合同过程中，任何一方提出需要修改合同时，技术负责人应采取有效的措施，并及时与客户进行沟通，防止偏离后给双方的利益造成损失。54.15若修改后的合同有重大的变化，则技术负责人应重新组织有关人员对变更后的合同进行评审，评审结果应作为检测合同的附件并由双方授权人签字。技术负责人应将修改后的内容通知所有受到影响的人员，并填写好《标书/合同补充单》按4.3～4.10重新评审，并经主任批准，以防止出现工作差错给双方造成损失。54.16双方达成一致性意见同时签署好合同并加盖章印后，技术负责人在对该合同归档之前，文件管理员应按PGVTT-CX4.4-01-06《要求、标书、合同评审程序》中合同编号方法，填写（或打印好）该合同的管理流水号，并记录于属于合同类别的《文件管制总览表》内。4.17全部合同和合同修改件应与检测原始记录、检测报告副本以及其他必要的文件一并归档。5支持性文件5.1《质量手册》第4.4款5.2《抽样管理程序》PGVTT-CX5.7-01-315.3《检测工作分包管理程序》PGVTT-CX4.5-01-075.4《允许偏离控制程序》PG/VTT-CX5.4-03-225.5《检测工作分包管理程序》PG/VTT-CX4.5-01-075.6《服务客户程序》PGVTT-CX4.7-01-095.7《文件控制程序》PGVTT-CX4.3-01-056记录表单6.1标书/合同评审表PG/VTT-CX4.4-01-01-A6.2标书/合同补充单PG/VTT-CX4.4-01-02-A6.3检测/试验委托单PG/VTT-CX4.4-01-03-A6.4文件管制总览表PG/VTT-CX4.3-01-01-A编制/日期：审核/日期：批准/日期：PG/VTT-CX4.4-01-01PG/VTT-CX4.4-01-01-A合同简况：评审意见（检测室）评审意见（技术负责人）审批意见（主任）PG/VTT-CX4.4-01-02-APG/VTT-CX4.4-01-02-A客户合同号/委托单号项目名称日期原条款：修改后条款：检测/试验委托单第页/共页PG/VTT-CX4.4-01-03PG/VTT-CX4.4-01-03-A委托编号：