档案员岗位职责

档案员岗位职责

1.档案员必须熟练掌握档案业务知识，了解、掌握公司职能活动和档案

材料情况。

2.档案员负责档案的接收、整理、编号、装订、存放、管理工作。

3.档案员负责督促各部门档案资料的移交工作。

4.档案员负责档案资料的借阅、登记、统计等工作。

5.各部门兼职资料员必须配合公司档案员做好有关档案资料的收集、整

理及交接工作。

6.档案员必须按要求做好保密工作。

7.档案员必须做好档案室设备、设施的保管维护工作。

8.完成公司安排的其它相关工作。

档案管理制度

1、存放档案，应按照类别和保管次序，自左向右，自上而下排列。

2、归档的文件材料应对照归档范围，完整、准确、系统收集。工程技术

类档案应符合国家有关规定，归档的文件材料种类、份数及每份文件的

页数均应齐全完整。

3、声像类、实物类档案要清晰完整，符合有关规定和标准，归档要求

提供拍摄时间、地点、内容、背景、作者等信息。

4、为确保档案室的安全，应做到防火、防盗、防高温、防虫、防潮、防

光、防尘、防鼠等，室内严禁吸烟、不得存放易燃品，管理人员下班之前

要切断电源。

5、档案的移出、外借必须履行登记手续，借出的档案查阅后尽快归还。

各类资料进入档案室必须严格登记制度，机密资料、档案严防丢失、严

防泄密事件发生。

6、公司对档案进行定期或不定期的检查，如存在管理混乱，档案破损

或遗失现象，视情况对管理人员处以批评、罚款、直到辞退处理。

7、要定期对库藏档案进行清理核对，做到帐、物相符。对破损或载体

变质的档案，要及时修补和复制，库藏档案需移交或销毁时，应注册登

记，保存依据。

档案借阅、复印制度

提出申请-领导批准-办理手续-使用档案-归还档案

1、借阅、复印档案应先批准，再办理《档案借阅登记表》手续。

2、借阅、复印人不得将档案随意拆散、涂改、抽调、剪裁档案。

3、借阅、复印人不得将档案随意传看，携带外出（工作除处），以防

丢失。

4、借阅完毕，应立即归还，如有差错，追究当事者责任。

5、档案借阅时间不得超过10天，确因工作需要不能按时归还，应办

理延期手续。

6、调离的员工，必须将档案材料还清后，方可办理调离手续。

物业管理档案资料明细

项目名称

物业管理小区基本资料

使用人资料用户须知、基本资料、物品出入登记卡

装修资料装修申请表、报建批文、装修工程图纸、施工安全责

任书、装修施工人员出入证、施工单位营业执照、装

修巡查记录、装修验收记录

维修资料修缮计划与方案、维修申报表、派工单、维修回访记

录、公共设施维修记录

绿化养护资料绿化检查记录，养护记录

清洁、保洁资料整改通知单，保洁日检记录

消防管理资料巡视记录、检查记录、动火作业审批表、设施运行记

录、火灾隐患整改通知

安防资料巡视记录、检查记录、查岗记录、监控系统资料、紧

急事件处理记录、车辆管理记录、巡逻记录、安全隐

患整改通知。车辆进出管理记录

设备管理资料设备台帐、设备维修保养计划与申请报告、设备维修

保养记录、设备运行记录、设备检查记录

员工管理资料员工个人资料、员工培训计划、培训记录、员工业绩

考核及奖罚记录

服务质量反馈资用户意见调查、统计记录、用户投诉及处理记录。

料

文化资料小区文化活动计划及实施情况记录、文化活动图片及

记录，传媒报导资料、文化活动场所，设施台帐及记

录

工程资料明细

项目名称

批准文件

小区规划资料用地批准文件

规划许可证、开工许可证、规划平面图

业主/使用人姓名、产权、建筑面积清单

工程技术资料竣工图、平面图、建筑、结构、设备及附属工程图纸

地质勘查报告、工程建设投标文件、前期资料

工程合同及竣工报告

工程预决算

图纸会审记录

工程设计变更及技术核定单（包括质量事故处理记录）

隐蔽工程验收签证

沉降观察记录

竣工验收证明书

钢材、水泥等材料的质量保证书

新材料、构配件合格证书

水、电、电梯等设备的合格证

砂浆、混凝土试块试压报告

园林绿化图纸和清单

设备清单，安装调试记录，使用注意事项、说明、质保书

工程监理报告

档案管理人员岗位职责

1、认真学习和贯彻执行《档案法》以及党、国家有关档案工作的政策，立足国土资源管理本职工作，树

立为经济建设服务的思想，热爱档案事业，做到严格依法办事，认真搞好档案的使用管理，主动为经济社

会发展服务。

2、认真做好档案入库的接受、保管、统计工作，编制必要的目录、卡片及检索工具，积极开展档案利

用工作，为本单位各项工作服务，并注意搜集档案利用效果。

3、做好库房的防水、防火、防虫、防晒、防盗工作，及时检查档案安全情况，发现破损和变质档案，

应及时进行修补、复制。

4、严格执行档案保密制度，自觉遵守档案管理的规章制度。

5、充分利用现代化信息技术，搞好档案目录和有关档案的微机录入，提高档案管理和利用的科技水平。

6、档案管理人员和兼职档案人员应及时地做好档案的收集、整理、归档工作，确保材料的完整性。

7、档案人员工作调动时，应做好交接手续，不准泄密。

8、积极、主动完成领导交办的其他临时任务。

档案资料查阅制度

档案是党和国家的宝贵财富，是进行各项国土资源工作的重要依据，为了充分发挥档案在国土资源中的作

用，特制定本制度。

一、查阅档案、资料时，必须严格履行手续。外单位应持介绍信，本机关应经档案管理人员允许，办理

查阅手续后方可查阅。

二、查阅重要档案资料或需摘抄、复制时，需经单位负责人批准，并办理摘抄复印手续。

三、档案资料一律不外借，查阅人员应在档案室阅览，特殊情况必须借出时，需经单位领导批准办理借

阅手续，并交纳抵押金后，限期归还。

四、查阅人员，对档案资料要严加保护，不得涂改或损坏，更不准抽掉或撕毁张页，严禁失密，违者罚

款，情节严重者追究责任。

五、对批准摘抄、借阅的档案资料，应交纳有偿使用费，归还时经档案管理人员审查无讹，办理退还手

续。

各类档案归档制度

为进一步加强文件材料的管理，确保本单位在各项工作活动中形成的文件材料在处理完毕后及时收集、整

理、组卷、保存、特制定本制度。

1、归档范围

见本单位《各类档案归档范围保管期限表》

2、归档时间

2、1、课题研究、基建工程文件材料、在项目、任务完成或告一段落时，由承办单位组成保管单位，

项目负责人审定，然后交档案室存档。

2、2、设备文件材料在设备开箱验收、安装、调试完毕后整理归档。

2、3、文书档案在次年第一季度末向综合档案室移交八

2、4、会计档案在会计年度终了后在财务部门暂存一年，期满后交档案室存档。

2、5、音像档案随形成随立卷归档。

3、归档份数

各类文件材料归档一般一式一份，比较重要的和利用频繁的适当增加归档份数。

4、归档要求

4、1、各类文件材料的归档要坚持谁形成、谁立卷归档的原则，如文书档案必须由文书或文书处理部

门立卷归档，会计档案由财务部门立卷归档等。

4、2、各类应归档的文件材料必须收集齐全、完整（不缺定稿）准确、系统；分类清楚、组卷合理；

编目准确清楚，装订前必须去掉金属物、装订要牢固美观。

4、3、音像档案中照片档案的底片、照片、文字说明齐全且相符；录音、录像、影片档案声音清楚、

画面清晰与文字说明相符。

4、4、按进馆要求及时向档案馆移交各类档案。

档案库房管理制度

1、档案库房应落实防火、防盗、防破坏、防潮湿、霉烂、防尘、防虫蛀鼠咬、防强光、防震等措施，严

禁在库房内吸烟及存放易燃易爆物品，确保档案资料的完整、安全。

2、非档案工作人员不得擅自进入库房，外单位人员参观时，须经分管领导同意，由档案工作人员带

领方可进入。

3、档案、橱具要按类别顺序规范排列，档案要按其类别顺序自左至右，自上而下系统排列整理上架。

4、采取有效措施及时调节库内温湿度。

5、定期检查、清理档案资料保存情况，发现问题及时处理，并做好记录、统计工作。

6、库内档案资料不得携带外出，不得任意泄露档案情况。

7、对库房全部档案要建立管理台帐，收进、移出档案要及时登记和注册，做到出入有据，张实相符。

档案资料统计制度

1、档案资料的统计工作要实事求是，按照《统计法》的要求，如实提供全面、准确的统计数据。

2、按规定要求建立必要的登记、统计表和台帐，每季度进行一次档案清点，做到帐物相符，如发现

不符，应及时查明原因，报分管领导予以解决。

3、档案室接收、征集的各类档案、资料的情况，要及时准确地进行登记统计，做到不漏卷、不漏统。

4、每次统计要进行整理和分析，及时向领导提供新情况、新问题，便于改进工作和提出新的工作任

务。

5、按规定及时准确地向档案行政管理机关报送档案工作基本情况统计表，统计报表做到准确可靠，

不虚报、瞒报、迟报。

档案鉴定销毁制度

为提高室藏档案的内在质量，达到重点保护的目的，特制定本制度。

1、凡本室保存的档案，均应定期进行鉴定检查，对超期保存的案卷，要根据保管期限要求，提出舍

存意见。

2、鉴定要以全面的、历史的、发展的观点分析档案的价值，要充分体现本机关职能、职权的原则以

确保重要档案的保存利用，以防误销。

3、鉴定前要制订计划，统一标准要求，在县档案局（馆）指导下，有领导、有组织、有计划地进行，

决不能随意销毁。

4、鉴定工作完成后要写出鉴定报告，对失去保存价值，需销毁的档案，要编制销毁清册，提出销毁

意见，经分管领导批准，报县档案局备案后方可销毁。

5、档案销毁一律采取打浆方法，并有二人在指定地点监销，监销人员要在销毁登记簿上签字，销毁

登记簿永久保存。

档案设备维护制度

为严格加强综合档案室档案设备的使用管理，确保档案设备的正常使用和运转，特制定本制度。

1、进入综合档案室的设备要进行登记造册，由专职档案员专门进行管理。

2、要严格按照设备的使用说明书来进行操作使用，严禁违章违规操作，以确保设备的安全运行。

3、对档案设备要定期进行检查、保养，对确需外出维修的设备，需提前写出维修报告，经分管领导批

准后，方可到指定地点进行维修。

4、档案管理员要珍惜和爱护档案设备，加强管理，严禁其他人员使用档案设备，以确保档案设备的正

常运行。

5、对损坏档案设备的，要追究档案当事人的责任，待查明原因后，按照有关规定进行赔偿。

保密守则

一、不该说的国家秘密，绝对不说；

二、不该问的国家秘密，绝对不问；

三、不该看的国家秘密，绝对不看；

四、不该记录的国家秘密，绝对不记录；

五、不在