商务英语写作教案

严谨规范求真铸魂Part1WritingWhenMakingApplicSaysomethingabouttheteachingarrangthenaskstudentstopointouttheadvantagesanddisadvantagesofthefollowingwaysofcommunicationandmakeaconclusionthatletterII.TeachingContents:40minutesa.Themainpartsofbusine5)thebodyoftheletterc.FormofabusinessletterIndentedformatisthetraditionalBritishpracticewiththeheadingusuallyinthemiddleandthedateontheriWitheverynewlinetwBlockformatisnowthemostpopularpracticeofdisplayingbusinessletters.Thesemi-blockedformatisthemixtureoftheabovetwofoparagraphislinedupwiththeleftmarginandthereisane·TheprinciplesofaddressingenveElementsofBusinessLettersandTheirPositionsintheLetter:3)Sender'sE-mail:Ningbo@chinalig.Com.Cn4)Sender'stelephonenumber:0574-881322265)Sender'sReferenceNumber:WIV.SummaryGiveabriefsummarythisclassIV.Homework:淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第1页严谨规范求真铸魂Part1WritingWhenMakingApplica2.applyingforjobvacancies4.Teachingmethod:freewriting---commentary---discussion--guidedwri(3)Thewordoftheday:apply:v.tomakeaformalrequest,theusualpatternoftheverbisandaskoneofthemtowritehisorherletterinthecomputer(6)Broadcastoneortw(7)Discusswiththeclasstheimportantpointsconcerningthispieceofwriting:(Aftertheparticularpurpose,fora)WhatisthepurposeofthiswritingtasApplyingtoworkinaunit/companyofajointventure(FieldwhichdeterminetheWrittentobereadintheformofanEnglishletter.WhatistheformatofanEnglishbusinessletter?aboutthejobrequirements^exd)Whatarethenecessaryeleme淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第2页严谨规范求真铸魂signature(handsignatureandprintednameofthewriter)Skills,interestorhobbiesunrelatworkingexperience^(skills/strength^interests^referenc淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第3页严谨规范求真铸魂whosaidwhatisalsonecessary,whichiswhythenamesoftheattendees.Ifyoucannotremembersomeone'sname,takeabriefnoteoftheirseatingpositionandfindouttheirnameafterthemeeting.AII.Exercises:completethefolPlace:Themeetingroomofthe淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第4页严谨规范求真铸魂Thenoticeofconveningthismeetingandthemanager'sreportonthestateofbusinessofthecompanywasWiththeconsentofthemeeting,thechairmanmadeaspeechandprwhichwasthenputtothemeetingandcarriedunanimously. 淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第5页严谨铸魂I.Leadingin:5minucommunication.Asitgoesbetweenco-workersandcokeepingthedifferentpartsofaFrom:Mr.MustafaBahari,SeniorSalesAccountantSubject:ComplaintfromDeluxeHomeDe备忘录致：弗吉尼亚·威尔斯自：约翰·坎贝尔事由：电脑我想提醒您一下，我们办公室急需一台电脑，以便处理日益增加的与外国公司和企业进行联系的函件。我希望您注意到这个问题，并尽早予以解决。2003年8月12日淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第6页严谨规范求真铸魂paragraphsreportingtheresultsofalaboratoryexperimenttoatwenofthedevelopmentofasupersonformalreports:Simpleproblemsandsituationsrequireonlysimplereports,perhathefurtherremovedtheaudienceisfromtheprojectypresentationtosavereaderstimeandeffortandtopreventconfformalelementsoflongreportsbeingdisII.TeachingContents:40minutesusuallyminor.Supplementalelements(whichmayincludeendnotes,listsofreferences,aglossaPrefatoryelementsaudience,date,subject,coverage,andorganization---toreadersbeforetheybegintandspecificallyaspossible.Avoidunhelpfulexpr淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第7页严谨规范求真铸魂thantenwordsworkasuccinctlythepurposeandsubjectofrepoProposedChangesintheTrafficPatternofLockwoodMallComparativeMeritsofCopyMachinesontheMarketProvidingAccountingSupporttotheSmallBusinesSuchkeytermsaMachines”,“ToothTransplantation","PediatricDentistry",“BatteryEliminators","AccountingSupport",and“SmallBusinessDevelopmentCenter"facilitateindexingGiveabriefsummarythisclass淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第8页严谨规范求真铸魂Anitineraryisaplanofajourney,includingtherouteandtheplacesthatwillbevisited.ItAug.20,2006:CouncilI&Openingceremony(a.m.)Aug.23m,2006:LibraryVisits2006年8月18日：抵达韩国2006年8月19日：大会注册2006年8月20日：第一次理事会、开幕式(上午)展会、分会场(下午)2006年8月21日：分会场(上午)分会场(下午)2006年8月22日：分会场(上午)分会场(下午)文艺晚会2006年8月23日：参观图书馆(全天)2006年8月24日：参观图书馆(上午)第二次理事会、闭幕式或参观图书馆(下午)2005年8月25日：飞离韩国淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第9页严谨规范求真铸魂2006年5月22日，星期三：上午：美中计算机科学峰会(10:00a.m.-2:00p.m.)晚上：北京航空航天大学设晚宴WelcometoBeijing.Asrequested,weproposethefollowingWelcometoBeijing.Asrequested,weproposethefollowingMostparticipantsarriveinBeijingandtransfertohoEvening:EveningbanquethostedbyBeijingUniversityofAeWouldyoupleaseconfirmbyfaxsothatwecanmakearra2007年1月9日星期二上午经理会议在上海办事处会议室召开。到会人：比尔先生、李女士、大卫先生、杨先生3.李女士建议在苏州和常州建立办事处。大卫先4.董事长简单陈述了公司2007年的计划。每个办事处今年都分配了400万美元的营业额。会议于上午11点半结束。Present:Mr.Bill,Ms.Lee,Mr.DavThechiefitemsatthemeeting:3.Ms.LeeproposedthattwobranchofficesbeestablishedinS4.Thechainmanmadeabriefexplanationofthe2007'splanofthecompany.Eachbranchofficewas淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第10页严谨规范求真铸魂Allsortsofactivitiescanbetreatedasprojects,aslongasthofaproject.Inthispartofthebook,wearegoingtointroduceyoutothemethodsandproceduresofsettingupaprojectinabusinessenvironment,includingtheframeworkansetupthebusinessproject.Studentswhohavehadwtheirprojectonthebasisofthefieldtheyhavebeenin.Thosewhohavenothadworkingexperiencecanchooseabusi“real”business,butitshouldbeasrealisticaspossible.Whatevertypeofprojectyouchoose,thekeyproblemsaredeterminingwhatkindofinformationyouneedtomakethebusinessasuccessandthensettingupchannelstoprocurethatinformation.Onceyouhavechosenthyouwillneedtocollectandanalyzeimportantinformationaboutthestatusofthebusgeneralmarketenvironment,andcustomerdemands.ThenafterthisinformatioyouwillneedtodoanadditionalstepcalledSWOTanalysis,whichalsoincludesgatherimportantinformationaboutthespecificbusinesslocationandclimate.Inthecomingpartswewillidentifyanumberofcommonlyfoundproceduresiproject.okillofftheprojectswhichha淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第11页严谨规范求真铸魂4.defineyourprojectorganization;Thepurposeofformallysettinguptheprojectisforyoutostateexplicitowhatyouwillproduce;□howyouwillapproachassociatedplans,providedecisionswillbetakenandagainstwhichyoucanmeasureprojectperformance.TheheadingsunderwhichyoushoulddefineyourprojectaregivenbeloGiveabriefsummarythisclass淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第12页严谨规范求真铸魂DoyouknowthemeaningoftheTex?II.TeachingContents:30minut一、用一个短语或组织机构的第一个字母ASAP:assoonaspo二、保留第一个音节：根据保留多少辅音字母可分为4小类1保留第一个音节和其后的第一个辅音字母Negotiation:NEGO3保留第一、第二个音节和其后的第一个辅音字母。如：4.保留第一个音节和其后的重要的或所有的辅音.三.保留第一个和最后一个字母.如：bank:BK有些单词第一和最后一个字母相同，中间加一两个字母加以区别Attention:ATTNaddition:ADDN四.除元音字母在字首外，去掉所有的元音字母保留所有的辅音字母.这条规则在简化长单词尤其有用.Between:BTWNCABLE:CBLReceived:RCVDsample:SMPL根据上述规则有些单词可以进一步省略有些辅音字母，进一步简化淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第13页严谨规范求真铸魂accept:ACPToffer:OFR五.用读音相同或相似的字母代替一个单词.如：TION:TN,NABLE:BLAcceptable:ACPTBLIBLEResponsible:RESPNSBL上面显示了6中不同的简化规则，同一个单词用不同的规则得到不同的简化形式：如：YR.UR:YOUR;COND,CONDI:Cbebagbillofexchangebilloflading淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第14页严谨规范求真铸魂UOriginalbrandmanufactureOrganizationofthePetroleumExportingCountriespaymentreferringtoyourletterreferringtoyourcableof10referringtoourlett淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第15页严谨规范求真铸魂yourletterIM.ConclusionofthiVIExplainingthetextspublic淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第16页严谨规范求真铸魂Iftheimporterintendstopurchasegoodsofacertainspecification,hemayasktheexportertoIftheimporterwantstohaveageneralideaofthecommodity,hemaymakearequestforainquiry.ThatisaninquirywritingwithoutfirstwritingaQuestion:IfyouareinterestedincertainproductsandwanttoknowsomWhatwouldyouwriteinyourletterofinquiry?I.TeachingContenWehavethepleasureofsendingyouunderseparatecoverourlatestcatalogue.2)regarding:covering关于a.Pleasesendusacatalogueregardingyournewproducb.Weshallsendthepricelistregardingtheseproductsforyourreference.3)Pleasequoteusthelowestprib.请报上海船上交货最低价。4)Pleasequoteusthelowestprice,C.I.Fa.请报最低价，包括3%的佣金。b.Ourproductsaresellingveryfastbecauseoftheircompetitiveprices.a.Ifyourpriceisacceptabb.Yourpriceisunacceptabletous.Wehavenochoicebuttopurchaseelsewhere.b.Wecanplacealargeorderifyoucanred9)appreciate:感激，感谢a.Weshallbeappreciatedifyoucouldb.WeshallappreciateitifyoucanshiptheAsrequested(Asperyourrequest),wearegladtoofferyouthe根据贵方要求，我方针对贵方询价表中开列的产品作出如下的报淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第17页严谨规范求真铸魂也称不受约束的发价。即发盘人有保留地愿按照一定条件达成交易的表示。虚盘不必有完整的内容，没有时限的规定，而且也不明确不肯定，如参考价、数量视我供应可能、以我价……可按市价增减(Weoffer…subjecttomarketfluctu了接盘人只要接受就可以成交的权限。虚盘对发盘人来说，较为灵活，可以根据市场的变化，挑选成交时机和对手，以取得有利的交易条即指有约束力的发盘。是发盘人有肯定订立合同的意图。实盘一旦由交易的另一方(受盘人)有效接受，发盘人对其发盘的内容，在有效期内不得随意变更或撤销，否则发盘人将承受违约的法律后果。实盘所列的交易条件必须肯定、明确，不能含糊和模棱两可；也不应实盘的内容一般应有：货物正确的品名、详细的品质规格、清楚的包装情况、实在的数量、准确的装运时间和装运港口、完备的价格条款和支付条件。另外，实盘还有两个内也不是构成实盘的必要条件。如果具备构成实盘的上述必要条件，没有实盘字样也是实盘。另一个是发盘的有效期。根据各国法律规定和国际贸易惯例，实盘都有有效期。有效期是对发盘人的约束，以便利受盘人凭以进行研究交易的可能性。在有效期内，发盘人有必须承担成交的义务，但是超过了有效期，既或受盘人再行接受，发盘人有权拒绝成交。在规定具体的有效期时，要根据不同的商品，在不同的市场、不同的地理位置以及节假日等情况。明确规定此期限的起止日期和地点以免误解3.ExplainingthetextInaroutineletterofotherwisethesuppliermayraisethethemunlessyouarehoping4)Keepyourenquirybriefandconcise.Giveabriefsummarythisclass淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第18页严谨规范求真铸魂2.MakingOffersenquiriesfromimporters.ThisletteriswritteII.TeachingContents:definitelanguageandcoverSubjectmatterofthecontract(nameofthecommodity,specifications,quantity,Butgreatweightisgiventoindustrycustomandthepreviwhetherthetermsarecertainaisnotanofferuntiltheletteofferee.EvenofferswithouttimelimitsexpireafterareasonabTherearetwokindsofoffers:Firmofferandnon-firmofferstatedperiodoftime.Onceithasbeenaccepteditcannotbewithdrawn.quotations.Itcanbeconsideredasanin(二)常用表达方式淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第19页严谨规范求真铸魂2.Wemakeyouanoffer,subjecttoyourreplyreachingusnotlaterthannoontimeOc现报盘如下，以你方在北京时间10月21日中午前回复为有效。TheofferisopentillMarch15.此报盘在3月15日以前有效。2付款捆(bundle)捆(bundle)淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第20页严谨规范求真铸魂paymentandprovidingspecificationsandquantities.OrdI.Teachingmaterials:贵方5月20日报价函已收到，谢谢。现向贵方订购下列商品。Wearepleasedtoplacethefollowingorderswithyouify若贵方能保证在10月9日之前将货物由上海运至新加坡，则我方乐于向贵方订购下列货物2)toplace(enclose)atrialorder=toorderasatrial下(附寄)试订单兹回复贵方5月10日大豆报价函，现试订购如所附订单所示。Wefindbothqualityandpricesofyourproductssatisfactoryandencloseour我方对贵方产品的质量和价格均感满意，现寄去试订单，请供应现我方很高兴发现贵方原料品质优良，现寄去2500打胶鞋小额订单，作为试购。WearegladtoconfirmWeorder120unitsofItalianfurnitureNo,TS-at$320perunitFOBGeonoa.Ifthisord我方向贵公司订购120套TS—号意大利家具，每套320美元，FOB价热那亚交货。Wehavereceivedyourc向别处订购Thankyouforyourquotationforbicycle,butweregretthatweyourpricesaretoohighforthismarket.谢谢贵方自行车报价，但遗憾的是，贵方价格对此市场来说过高，我们不得不向别处订购。淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第21页严谨规范求真铸魂ThankyouforyourOrderNo.123.Weaccept贵方案123号订单已收到，谢谢。我们接受此订单并将于6月初交货。thatoflastyear.关于贵方订购货物，我方决定按去年价2)toconfirmacceptanceofWearepleasedtoreceivedyourorderandconfirmacceptanceofit.贵方5月5日订购500箱罐头牛肉的订单已收到，谢谢。对此订单我方乐意确认予以接受，签退一份……供某人存档我们很高兴地告知已接受你方第234号订单。现寄上第789号销售确认书一式两份，请签退4)…instock(outofstock)有(无)存货WeareverypleasedtorecAswagesandpricesofmaterialshaverisenconsiderably,weregretwearenotinapositiontobooktheorderatthepriceswequotedhalfayearago.由于工资和原料价格大幅上涨，很抱歉无法按我方半ThegoodsyouorderedaremomentarilyoutoUnfortunately,yourordsubstitutewhichisveryclosetoyourchoi很抱歉，贵方所订购的84型产品目前已无存货，故推荐85型产品，此产品与贵方指定的产Toourregret,weareunabletoacceptyourorderatthepricnotallowusanyconcessionbywayofdiscountofprices.很抱歉，我方不能按贵方所要求的价格接受订单，因为我方利润已不容许我方再打任何折扣。Aswagesandpricesofmaterialshaverisenconsiderably,weregretwenotinapositiontobookthe淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第22页严谨规范求真铸魂orderatthepriceswequotedhalfayearago.由于工资和原料价格大幅度上涨，很抱歉无法按我方半年前所报价格接受订单。WehavereceivedyourorderNo.751anditwillbeexecutedtoyoursatisfaction.我方已收到贵方751好订单，订单的执行将使贵方满意。Pleasebeassuredthattheorderwillbepunctuallyfulfilled.Yourorderisreceivingourimmediateattentionandwewillkeepyouinformedoftheprogress.我方正在迅速处理贵方订单，并将随时告知贵方进展情况。4)toensurethefulfillmentoPleaseopentherelevantL/Cintimetoensurethefulfillmentoftheorder.继我方第701号2000辆自行车订单，我方不得不作更改，如所附订单所示。Weregretthatwehavetocancelourorderbecauseoftheinferioyoutocoveranylosswhichmightbecausedasaresultofthecancellationoftheorder.很抱歉，由于贵方产品质量低劣，我方不得不取消合同，并要求贵方赔偿由于取消订单可能1,000casesblackte意外的事件迫使我方要求贵方取消部分订单，改发1000箱红茶，而不是2000箱。II.AbilityTrainingDoingtheexercisesandreGiveabriefsummary.淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第23页严谨规范求真铸魂4.MakingPaymentbylettersofcredit(L\C)---TermsofPaymeIninternationaltradepaymentisoftencompliprocessionoftrade.Allactivitieswillmeannothingwithoutguaranteeofpayment.VariouswaysofpaymentareinuseinimportandexpoI.Teachingmaterial1.pay.vt.付(款项，费用等);给予(主意等);进行(访问等)Ifthischangeiseffected,wewillhavetopayratherheavyexpenses.PleasepayspecialattentiontoThewritercontemplatespayingavOfcoursewehavetopayforallwebuy.termsofpayment或paymentmonthlypaymentofRMB¥3,000每月付人民币三千元paymentofyourInvoiceNo.56.之款.forwardtoyourUSS230inpaymen样品.2.letterofcredit3.Thereasonbeingthatwegenerallyadoptmethodofpaymentbyletterofcreditforourexports.淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第24页严谨规范求真铸魂Weextendtoyouthisaccommodationinviewofourfriendlyrelations.我们希望你方能照顾允许给我们3%的佣金。Wehopeyouwillbeaccommodatingenoughtograntourrequest。2)drawonsb.againststh.表示开出汇票向某人索取某笔款项.Asarranged,wehavedrawnonyouagainstthedocumentsforthWeregrettonotethatourdraftdrawnon我们遗憾地注意到我们开给你方的30天期的付款交单的汇票遭到了拒付.你方信用证应准许在收款时5%的上下幅度.作为一项特殊照顾，我们接受付款交单方式支付你方这笔试订basisinsteadofL/C.我方同意以托收方式开出以你方为受益人的即期跟单汇票支付货款，而不以信用证支付。November.对于你方以电汇方式不晚于11月30日预付全部货款，我方表示感谢。4.Wehavedeductedthecommissionag我们从应付的总额中扣除3%的佣金，现随信附寄1000美元的汇款单以结清账款。5.EnclosedisDemandDraftforthediacknowledgementofrec淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第25页严谨规范求真铸魂随信附上即期汇票57.29美元以补齐差额，收到后请回复。shouldnotberegardedasapre按你方要求，我们破例接受即期付款交单，但只此一8.Weregrettosaythepaymenttermsstip很抱歉，贵方订单中规定的付款条件不能为我方所接请将15%的首笔付款电汇给我们，余额分三次付清。开立信用证费用很高，会影响到像我方这样小公司的资金周转，因此最好采用付款交单TokyofortheamountofUSS50000.00.随函附寄通过纽约美国花旗银行开出的金额为25000美元的不可撤销的信用证申请，有效期至7月15日。usbeforeMay20,2007,weshallnotbeabl由于装运期降至，我们不得不指出除非你方信用证在2007年5月20日之前到我方，否经审核信用证中条款，我们发现有四条与相关合同规定不符。请将合同号97/1245改为87/1245。15.WithregardtoyourL/CNo.NYP976588,wehavealreadyinstruc关于你方第NYP976588信用证，我方已指示开证行将装运期和有效期分别展至6月30DoingtheexercisesandreaIV.SummaryGiveabriefsummary.淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第26页严谨规范求真铸魂到信用证我们就发运。)maketheshipmentnotlaterthant10月31日，故请贵方注意务必要在这个日期前发货。)高兴地告诉贵方，在有关各方的努力下，原计划12月份装运的衬衫可提前到10月份运出。)L/Cvalidity.Wouldyoupleaseextendtheship为原定货轮的延误，我方没能在信用证的有效期内完成货物的装运。请问贵方能否将信用证的装运期限延长一个月?)给贵方寄去一整套已装船清洁提单。)寄提单、商业发票以及保险单的副本，请查收。)toldbytheshippingcompanythattherewillbenospaceavailablebeforetheendofnextmo(我们遗憾地告诉贵方，我们无法按贵方所要求的那样将装运时间提前，因为船务公司告诉我们，下个月底之前他们都没有空舱可提供。)makeit.(我们愿努力把装运期提前以满足贵方要求，但我们不能保证一定做到。)theshipmentfromyouandtheL/Cisduetoe货物装运的任何消息而信用证下周就要过期了，所以能否请你们尽快电告装船通知。)11.Pleaseexpeditetheshitime.(我们会及时电告所租轮船的船名及其预计抵达时间。)continuetoreceiveourpromptattention.(贵方所订的中国工艺品以后的订单我们会一如既往地迅速处理。)July1.(如果贵方能尽力将货装于7月1日启航的东风号轮，我们将不胜感谢。)淮安信息职业技术学院备课笔记共32页第27页严谨规范求真铸魂catchthebriskdemandatthestartoftheseason.(如贵方能尽早装船，我们将非常感激，这样可以使我方客户在季初赶上需求的高峰。)改有关信用证为允许分批装运，并通知我方。)货物只能在下月装运。)19.Youwillpleasedoyourverybesttohastenshipment.Wehletter,youwillhavethegoodsreadyfors兴通知贵方GZ-001号销售确认书项下的货物已于6月4日由“东风”轮装运。货物将在香港转船，并预计7月份抵达贵方港口。)(1)启运港(2)卸货港(5)轮船(6)货运代理商(7)一整套运输单据(8)海运提单(9)装船指示(10)装船通知(11)分批运输(12)转船运输(13)预定船舱(14)我们盼望贵方能早日装运。(15)贵方可放心，周末前我方会完成装运。(16)我们已为贵方9876号订单的货订好了舱。(17)运往汉堡的木衣架将在香港转船。(18)船运公司将对运输途中的货损负责赔偿。(19)请在最迟装船期前发货。(20)合同规定，卖方一把货装上船后就应该把装船通知电告买方。共32页第28页严谨规范求真铸魂(3)portofloading(7)encloseasetoftra(11)Wehavenotreceivedanynewsfromyouab(12)Wearegladtoinformyouthatthe(15)ThelatestshipmentdateintheL/Cha(17)ThecleanshippedB/Lintrthepackinglistandtheinsurancepolic(20)Wehaveairmailedyouthefullsetofnon-transferrabledocumentsstip淮安信息职业技术学院备课笔记共