阜阳市物业专项维修资金使用业务规程

阜阳市物业专项维修资金使用业务规程根据国家、省和《阜阳市物业专项维修资金管理办法》有关规定，制定本使用业务规程。适用范围本规程适用于颍东区、颍泉区和颍州区（包括经开区、阜合产业园区）城市规划区内各住宅区维修资金的申请使用、受理审查、审核复核、资金拨付；所辖各县市可参照执行。使用程序申请使用维修资金分为一般项目维修程序和应急项目维修程序。一般项目维修程序第一阶段：申报1.制定方案：《小区共用部位、共用设施设备维修资金使用方案》包括：①查询：物业服务企业、业主委员会（物业管理委员会）或者社区居委会（以下称“申请人”），通过维修资金管理系统查询拟维修、更新和改造项目受益业主交存余额清单和维修使用历史记录，填写打印《维修项目受益业主维修资金交存余额明细表》。未交存维修资金或账户余额不足的业主应当先予补交本次拟按户分摊的费用或明确筹集解决方式；维修、更新和改造项目仍在保修期内的应当由原责任单位继续履行保修责任；②选择施工单位：单项维修、更新和改造项目预算在20万元以下的，申请人应当商受益业主代表共同通过比选或从建立的备选库随机抽取等方式选择确定具有相应资质的施工单位；预算在20万元以上的，申请人应当在受益业主代表（不少于3人，且在小区内公示无异议）和区住房保障中心（以下简称区住保中心）共同监督下（未成立业主委员会的，由所在地社区居委会参与）通过公开招标方式确定具有相应资质的施工单位，留存招标过程记录，招标公告须在政府招投标网站（包括市房屋管理局网站）公开发布信息，并选聘具有相应资质的工程监理单位；市房屋资金和物管中心可以依规通过公开招标建立部分施工、监理、造价机构企业备选库，供业主自愿选择使用，选择的企业经抽取人与监督人签字确认后生效（下同）；③公示：受益业主交存明细、使用方案和工程预算在小区内公示不少于5日，留存影像证明资料，其中预算造价在10万元以上的，应当经第三方审价机构预审后公示，期间业主如有异议，申请人应当做好方案的调整及解释工作。2.受益业主表决：受益业主通过电子表决系统或者在《申请使用维修资金受益业主签署意见单》上签署表决意见，使用方案需经物业管理区域内专有部分面积占比三分之二以上的业主且人数占比三分之二以上的业主参与表决，并经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意，业主书面表决确认的合法真实性由申请人负责，由受益业主实施监督。业主表决通过后申请人应依规同确定的施工单位签订施工合同。3.提交资料，备案审查：申请人持下列资料或通过维修资金管理系统线上向区住保中心提出使用申请：①《维修项目受益业主维修资金交存余额明细表》、《小区共用部位、共用设施设备维修资金使用方案》、工程预算书及公示资料；②《申请使用维修资金受益业主签署意见单》或有效的表决结果；③工程维修委托合同书；④其他需提供的证明资料（如委托人证明、委托函、有关单位出具的辅助证明资料等）。区住保中心于3个工作日内对上述资料进行资格审查，审查内容具体包括：①在管理系统中查看使用历史记录，确认该维修、更新和改造项目保修期已满；②确认受益业主列支范围、资金余额和拟分摊资金额度，本次资金余额分摊不足或未交存的业主筹集方式；③对签署(表决)同意意见的业主进行抽查确认，抽查人如实做好抽查记录，抽查率不少于受益业主的10%；④组织人员对拟维修、更新和改造项目现状和制定的使用方案、预算公示情况进行外业查勘核实，拍照留存，确认是否属于使用范围和条件。外业查勘人员应不少于2人，资料齐全且符合规定的，由区住保中心出具审查意见；资料不齐全或不规范的给予一次性书面告知补正，出具《补正告知单》。第二阶段：施工、竣工验收及资金划拨4.组织施工、竣工验收及结算：①申请人及时通知施工单位进场施工，并与受益业主代表负责施工全过程的监督，聘请工程监理单位的应共同参与施工监督；②施工期间，工程造价增加5%以上的，由申请人、受益业主代表、（监理单位）签署变更意见，经公示无异议并按业主表决程序进行二次表决，报区住保中心审查通过后方可实施；公开招标的项目，可以在施工合同中约定按工程进度预拨不超过总预算造价50%的工程款，经区住保中心签署审核意见后，由市房屋资金和物业管理事务中心通知专户管理银行划转至施工单位账户；③工程竣工后，申请人应当于2日内组织施工单位、受益业主代表对工程进行竣工验收，聘请工程监理的共同参与竣工验收，在《维修、更新和改造项目竣工验收结算报告》上签署竣工验收意见。做出工程决算，且单项维修、更新和改造项目决算金额在3万元以上的，申请人应当委托具有相应资质的第三方审价机构进行决算审价；④申请人应当按照决算（审价）金额作出《维修、更新和改造工程费用决算分摊清册》，并在物业管理区域内显著位置进行公示不少于5日，留存公示影像资料。5.提交竣工资料，复核、划拨资金：申请人向区住保中心（线上）提交下列施工及竣工验收资料：①《维修、更新和改造项目竣工验收结算报告》；②《维修、更新和改造工程费用决算分摊清册》及公示资料；③工程决算（审价）报告；④其他需提供的有关辅助证明材料。区住保中心对提交的资料进行审核，对维修结果进行回访确认，做好回访记录，出具审核结论后，凭决算（审价）报告、决算分摊清册、备案审查表等相关资料（线上）提交市房屋资金和物管中心申请资金拨付。符合条件且已经在管理系统内建立使用项目电子档案的，由市房屋资金和物管中心扣除决算（审价）总价款3%的工程质量保证金，通知专户管理银行将应付资金划转至施工单位账户，所扣除的工程质量保证金保修期满经区住保中心认定后退还。区住保中心负责将维修、更新和改造项目资料立卷建档，同步在维修资金管理系统中建立电子档案。（二）应急项目维修程序第一阶段：申报1.制定方案：《小区共用部位、共用设施设备维修资金使用方案》包括：①查询：申请人根据相关受益业主提出的书面需求意见，通过维修资金管理系统拟申请应急维修项目受益业主交存余额清单和维修使用历史记录，填写打印《维修项目受益业主维修资金交存余额明细表》。未交存维修资金的业主应当先予补交本次拟按户分摊的费用；该区域建立的统筹维修资金余额不足支付本次项目费用的，应明确拟从该区域受益业主交存的本金中分摊扣除的费用，本金余额不足的应由受益业主自筹解决；应急维修项目仍在保修期内的应当由原责任单位继续履行保修责任；②选择施工单位：单项应急维修项目预算造价在20万元以下的，申请人商受益业主代表共同通过比选或从建立的备选库随机抽取等方式择优选择确定具有相应资质的施工单位；预算造价在20万元以上的，申请人应当在受益业主代表（不少于3人，且在小区内公示无异议）和区住保中心共同监督下（未成立业主委员会的由所在地社区居委会参与）通过公开招标方式确定具有相应资质的施工单位，留存招标过程记录，招标公告须在政府招投标网站（包括市房屋管理局网站）公开发布信息，并选聘具有相应资质的工程监理单位；③公示：受益业主交存明细、维修方案和工程预算需在小区内公示不少于5日，留存影像证明资料，其中预算造价在5万元以上的，应当经第三方审价机构预审后公示，期间业主如有异议，申请人应当做好方案的调整及解释工作。经公示无异议后，申请人应依规同确定的施工单位签订施工合同。其过程的合法真实性由申请人负责，全体受益业主实施监督。2.提交资料，备案审查：申请人持下列资料或通过维修资金管理系统线上向区住保中心提出使用申请①《维修项目受益业主维修资金交存余额明细表》、《小区共用部位、共用设施设备维修资金使用方案》、工程预算书及公示资料；②《申请使用维修资金受益业主签署意见单》或有效的表决结果；③工程维修委托合同书；④其他需提供的证明资料（如委托人证明、委托函、有关单位如电梯检验检测机构、公安（消防）机构等出具的辅助证明资料等）。如遇突发性紧急情况需要立即对物业共用部位、共用设施设备进行维修、更新和改造才能排除险情的，可由申请人提出合理的使用方案，经区住保中心外业查勘认定和审核后，先实施维修，再按照应急维修使用程序的规定补办有关手续和资料。区住保中心于2个工作日内对上述资料进行资格审查，审查内容具体包括：①在管理系统中查看使用历史记录，确认应急维修项目保修期已满；②确认该区域统筹资金余额，明确余额不足或未交存的业主筹集方式；③对相关业主及书面意见进行确认，并做好记录；④组织人员对拟维修项目现状和制定的方案、预算公示情况进行外业查勘核实，拍照留存，确认是否属于使用范围和条件，外业查勘人员应不少于2人。资料齐全且符合规定的，由区住保中心出具审查意见；资料不齐全或不规范的给予一次性书面告知补正，出具《补正告知单》。第二阶段：施工、竣工验收及申请资金划拨3.组织施工、竣工验收及结算：①申请人及时通知施工单位进场施工，并与受益业主代表负责施工全过程的监督。聘请工程监理单位的应共同参与施工监督；②施工期间，工程造价增加超过5%以上的，由申请人、相关受益业主代表、（监理单位）签署变更意见，经二次公示无异议，报区住保中心审查通过后方可实施；公开招标的项目，可以在施工合同中约定按工程进度预拨不超过总预算造价50%的工程款，经区住保中心签署审核意见后由市房屋资金和物管中心通知专户管理银行划转至施工单位账户；③工程竣工后，申请人应当于2日内组织施工单位、受益业主代表对工程进行验收，聘请工程监理的共同参与竣工验收，在《维修、更新和改造项目竣工验收结算报告》上签署竣工验收意见，做出工程决算，单项应急维修项目决算金额在5000元以上的，申请人应当委托具有相应资质的第三方审价机构进行决算审价；④统筹资金余额不足应当从该住宅区受益业主交存的本金中分摊的费用，申请人应当按照决算（审价）金额作出《维修、更新和改造工程费用决算分摊清册》，并在物业管理区域内显著位置进行公示不少于5日，留存公示影像资料。4.提交竣工资料，复核、划拨资金：申请人向区住保中心（线上）提交下列施工及竣工验收资料：①《维修、更新和改造项目竣工验收结算报告》；②《维修、更新和改造工程费用决算分摊清册》及公示影像资料；③工程决算（审价）报告；④其他需提供的有关辅助证明资料。区住保中心对提供的资料进行审核，对维修结果进行回访确认，做好回访记录，出具审核结论后，凭决算（审价）报告、决算分摊清册、备案审查表等相关资料（线上）提交市房屋资金和物管中心申请资金拨付。符合条件且已经在管理系统内建立使用电子档案的，由市房屋资金和物管中心扣除决算（审价）总价款3%工程质量保证金，通知专户管理银行将应付资金划转至施工单位账户，所扣除的工程质量保证金保修期满经区住保中心认定后退还。区住保中心将维修、更新和改造项目资料立卷建档，同步在维修资金管理系统中建立电子档案。三、明确各方主体责任，加强维修、更新和改造的事中事后监督。1.物业服务企业、业主委员会（物业管理委员会）或者社区居委会：负责本物业管理区域维修资金管理使用政策的宣传引导，做好物业共用部位、共用设施设备的维护保养、维修服务，做好维修、更新和改造项目的统计、查询、方案制定、公示公告、合同签订、实施申报和施工监督等工作，申请人要确保申报资料真实有效，合理合规，并对其真实性负责；应当由申请人履行的方案制定、申报、公示等相关义务不得转嫁给业主，工程竣工后要及时组织有关单位和受益业主代表进行竣工验收并签署竣工验收结算报告；监督施工单位履行保修责任和义务。2.区住房保障中心：指导、监督申请人以及备选库入库企业认真履行职责，对不履职尽责或违规操作的提出处理意见；按照规定做好申报项目的统计查询、施工单位选择过程、施工安全监督及受理审查等工作；加强对申报资料的完整性和合规性审查，落实内业资料审查和外业查勘责任，加大对受益业主的抽查回访力度，并做好回访记录，留存现场查勘的证据和公示影像资料；负责本辖区维修资金使用业务的投诉受理及调查处理；负责使用卷宗的建档保存。3.市房屋资金和物业管理事务中心：负责建立、维护和升级维修资金管理系统；负责部分施工、监理、造价机构备选库的建立、监督；指导监督各区住保中心做好维修资金的管理和使用工作，开展项目检查和使用卷宗抽查，并提出检查建议；负责维修、更新和改造项目的资金划转。4.各单位各部门要严格按照国家、省、市维修资金管理有关规定，履行职责，严格落实各方主体责任，任何单位或个人不得以任何理由拖延每个环节的办结时间，严禁符合招标条件的项目分解规避招标，切实将广大业主最关心、最直接、最现实的利益问题解决好、服务好。市房屋管理局适时开展监督检查，会同有关单位开展专项审计。凡弄虚作假、虚报冒领、相互串通造成损失的，或者玩忽职守、不履行管理使用和监督责任的，一经发现将严肃处理，构成犯罪的，依法移送司法机关处理。本通知自2022年7月1日起施行，原《关于印发阜阳市物业专项维修资金使用业务工作程序的通知》（阜房办〔2018〕130号）文件同时废止。附件：1.维修项目受益业主维修资金交存余额明细表（样表）2.《小区共用部位共用设施设备维修资金使用方案》）（样表）3.《申请使用维修资金受益业主签署意见单》（样表）4.《工程维修委托合同书》（样表）5.《维修、更新和改造项目竣工结算报告》（样表）6.《维修、更新和改造工程费用决算分摊清册》（样表）7.《补正告知单》（样表）维修项目受益业主维修资金交存余额明细表（样表一）项目名称：维修项目地址：住宅：栋单元序号受益业主姓名房屋坐落地址受益面积（㎡）资金交存情况本次拟按户分摊费用（元）拟自筹资金（元）栋号户号已交（元）余额（元）小计：项目编号：总受益户数：总建筑面积：平方米申请单位（盖章）：填报人（签章）：填报日期：年月日小区共用部位、共用设施设备维修资金使用方案（样表二）一、项目概况经业主反映和现场查勘，共用部位、共用设施设备存在毁损情况，为保障其正常使用，拟于年月进行维修（或更新、改造）。二、维修和更新、改造费用经测算，本次预算为元，涉及需分摊维修费用的业主_户，建筑面积㎡。受益业主按建筑面积每平方米分摊维修费用约为元。(附预算详单)另因该次拟维修（或更新、改造）项目为应急项目，维修费用计划从该区域统筹资金中扣减，统筹资金余额如若不足再由受益业主按建筑面积分摊维修费用，每户扣减资金具体详见决算分摊表。(附预算详单)三、项目组织实施方式本次维修、更新和改造工程由（或拟委托）组织实施，通过（比选、招标或备选库随机抽取）方式确定进驻施工，拟聘请对工程进行全程监理。工程竣工后，由申请单位组织施工单位、业主代表、监理单位对工程进行验收，并签署《项目竣工验收结算报告》，做出工程决算，工程量较大的从备选库中随机抽取审价机构对项目决算进行审价。四、相关约定1.项目实施过程中，维修方案与现场实际有出入的，根据现场实际情况，施工单位提出修改意见，由业主或业主大会、业主委员会书面同意并公示后，方可变更实施。2.方案需经列支范围专有部分面积占比2/3以上的业主且人数占比2/3以上的业主参与表决，并经参与表决专有部分面积过半数的业主且参与表决人数过半数的业主同意（应急维修除外）。现郑重承诺维修方案、工程预算和业主表决签名等资料真实有效，如有虚假，愿承担相应责任。3.如相关业主维修资金账户余额不足所分摊的维修费用，不足部分由业主自筹承担。4.其它规定：该方案现征求各位业主意见，公示期为年月日至年____月日，如有异议请于公示期间向本辖区物业管理行政主管部门反映，公示结束后，持反对意见的业主不超过总受益业主三分之一的，则视为同意本方案。申请单位（签章）年月日申请使用维修资金受益业主签署意见单（样表三）小区维修、更新和改造方案已在小区公示，申请项目全权委托（业主委员会、物业公司或社区居委会）组织维修，（业主委员会、物业公司或业主代表）全程办理维修资金申请使用相关手续，现对物业专项维修资金的使用方案进行受益业主意见征询表决。申请单位（签章）年月日受益业主在对应意见处签名表决受理人员抽查记录房号同意反对弃权电话结论签名日期工程维修委托合同书（样表四）甲方：乙方：甲方现有工程委托乙方施工，为保障工程顺利完成，经甲乙双方协商签订本合同，内容如下：1.项目名称：2.项目地址：3.项目工程量：4.项目维修内容：5.工程造价：最终结算数额按工程量据实结算,单项应急维修项目5000元以上或一般维修项目3万元以上的,依据第三方审价机构的审定价款进行结算。6.工程质量：7.付款方式：8.工程工期：9.工伤事故：10.包修期限、范围：11.其他：12.本合同经双方签字盖章后生效。附件：工程维修预算详单，需明确产品名称、品牌、型号、单价、工程量等详细信息。甲方签章：乙方签章：年月