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文档简介

贵接部管理制度一、制度概述为了规范企业内部贵接部门的管理，提高工作效率，特制定本制度。二、贵接部门职责1.接待来访客户首席贵宾客户、战略合作伙伴、重要客户的接待工作应由贵接部门负责；实习生、新员工、临时工等来访人员的接待工作由负责接待部门人员负责。2.电话接待贵接部门接听企业总机电话，必须做到礼貌、亲切、准确，重要电话必须有专人接听。如果接听时发现对方是业务电话，需及时转接至对应的人员。3.文件管控贵接部门负责按照公司规定对邮局、快递、传真等文件进行管控；负责对公司内部各部门文件进行分发，收集、档案管理。4.会议接待贵接部门负责重要会议的准备工作，包括会议室预定、会议材料（包括纸质、电子版）等的准备；贵接部门负责将会议的相关资料进行整理、记录、归档等工作。三、工作流程1.接待来访客户流程来访客户进入企业请登记薄登记；请客户前往等候区等待接待；业务接待员在第一时间接待客户；处理客户交付的相关业务。2.电话接待流程企业总机电话响铃，贵接部门接听；确认对方身份和来电原因后，转接对应的人员进行业务通话；如对方需要留言或其他服务，贵接部门负责留言或提供服务。3.文件管控流程贵接部门接收邮局、快递、传真文件等，并检查文件的真实性和完整性；贵接部门根据文件的内容，将文件及时分发给相关部门人员，或按照要求直接归档。4.会议接待流程贵接部门接听会议预定电话，并根据预定时间为会议室进行预订；贵接部门在会议开始前，确保会议室及会议所需设备已妥善准备好；贵接部门负责会议进行记录，并将会议纪要进行归档。四、相关责任人1.业务接待员负责客户的来访接待和相关业务处理；负责公司内部部门之间的沟通和交流。2.文件管理员负责检查文件的真实性和完整性；负责将文件及时分发给相关部门人员。3.会议管理员负责会议室的预订和准备工作；负责会议相关资料的整理和归档。五、制度执行贵接部门管理制度自实施之日起生效；违反本制度的行为，应按照公司相关制度进行处理。六、更新说明为确保本制度的实效性和适应性，经贵接部门负责人研究后，进行相关制度更新，有效期为2年，过期后可根据实际情况进行调整和更新。七、结束语本制度是针对企业内部贵接部门制定的管理制度。本制度是对贵接部门人员实施行为准则和

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