公文处理中的常见问题分析课件

公文处理中的常见问题分析行政机关公文处理工作的主要依据1.国家行政机关公文处理办法（国务院2000年8月24日颁布）2.GB-T9704-1999国家行政机关公文格式3.自治区质量技术监督局公文处理细则（修订）公文处理中的常见问题一、公文体外运转二、违反行文规则三、文种使用不当四、格式不规范五、内容方面存在的主要问题一、公文体外运转（一）部门单位报送的公文直接向领导同志个人报送，不通过各级办公室传递处理，造成了公文体外循环和误事现象。（二）处室拟稿未经办公室审核即送领导签发。（三）处室拟稿自行标注公文紧急程度。

一、公文体外运转《办法》第二十七条公文送负责人签发前，应当由办公厅(室)进行审核。《办法》和《细则》要求，所有公文的进出均应通过办公室处理，发文必须经办公室审核把关后送签。凡未经办公室审核登记的收文，办公室可不予办理，凡未按规定审核把关或不符合公文处理办法中的有关规定的文稿，办公室可将其退回拟稿部门或发文机关重新办理。二、违反行文规则

（一）行文较多。特别是转发上级公文多。上级的公文，如需各地、各部门贯彻执行的，应当将原件翻印下发。确需本级、本部门发文的，必须结合实际提出切实可行的贯彻意见，防止照抄照搬，层层转发。《办法》和《细则》要求，行文应当确有必要，注重效用。凡可以通过现场办公、电话联系、当面商谈等方式解决问题的，就不要发文。

二、违反行文规则（二）不根据隶属关系和职权范围行文。表现在对不具有隶属关系的部门请求批准事项时用“请示”、“报告”行文，对不相隶属的平行机关或下一级政府行文时用“通知”行文等。有的不该用“印发”的用了，该用“印发”的却用了“转发”，混淆了隶属关系。（三）不按照管理权限请示问题。个别地州市局在一些重要问题上只请示地方党政。《办法》和《细则》要求，受双重领导的下级机关向上级机关行文，应当主送负责答复的上级机关，再抄送另一上级机关。二、违反行文规则（四）多头行文。用“请示”、“函”等行文请求批准事项同时主送几个机关，造成对方难以答复的现象。《办法》和《细则》要求，一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关的，应当用抄送形式。（五）“请示”一文多事，需要在多个部门传递流转，延长了公文办理时间，降低了公文处理效率。二、违反行文规则（六）“报告”中夹带请示事项。（例4）（七）正式公文主送领导个人。除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

三、文种使用不当

（一）“报告”与“请示”使用不当、混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”。（例1）“报告”与“请示”是两种不同的公文，主要区别有三方面：1.语气不同。报告为陈述性语气，请示为祈使性语气。“请示”要求一文一事，“报告”可一文数事。三、文种使用不当2.时间不同。早请示晚汇报。报告产生于事中事后，请示产生于事前。3.处理不同。报告为“阅件”，请示为“办件”。

（二）不使用法定文种行文。如有的文件标题为《关于××××局2007年工作总结》、《×××院关于购置×××的申请》。（例8）四、格式不规范

（一）公文字体字号不统一。一般要求为：发文字号用三号仿宋，文件标题用二号小标宋，正文用三号字，其中：一层标题用黑体（结尾不用标点符号），二层标题用楷体，其他全用仿宋。附件标题用二号小标宋，附件内容与正文要求相同。“主题词”用三号黑体，主题词内容字体用三号小标宋。印发机关和印发时间用三号仿宋。（例1）四、格式不规范（二）发文机关标识（即“红头”）不规范以及使用文件头不正确。主要是套红字体过大或过小、发文机关标识上边缘至版心上边缘距离不符合要求、行政机关文头红色反线中间印制“五角星”、少数民族语言混排不规范、上行文用下行文红头或用公函头等。（例11）四、格式不规范（三）标题冗长、混乱、残缺不全，使用书名号以外的标点符号。有的随意省略发文机关，省略事由。《办法》规定，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。“一般不用”的含义，可以理解为绝大多数情况下不用，不是一律不用。如表示特定意义的缩略语、专用词语可使用引号。（例1）转发性文件的处理。省略标题中的“通知的通知的通知”，就缀一个通知。直接转发最主要内容，省略中间环节。（例1）公文不得层层转发，没有提出新的措施和要求的文件不得转发。四、格式不规范（四）主送机关排列不规范。行政机关下行文应统一主送序列。（五）结构层次序数混乱。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。（六）数字、标点符号使用不规范。公文中的阿拉伯数字应在输入法半角状态下输入，标点符号在输入法全角状态下输入。

四、格式不规范（七）附件不符，有的用“附”、“附表”等来标注。（例2）（八）用印不符合要求。包括用印不清楚、不整齐、不区分“中套”和“下套”方式等。（例5）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（九）成文时间用阿拉伯数字。（例1）

四、格式不规范（十）上行文不按要求注明签发人和联系人、联系方式。《办法》和《细则》要求，“请示”还应当在附注处（即发文机关署名和成文时间后、版记前）注明联系人的姓名和电话。（例5）（十一）转发其它单位文件，直接将原文件附后。转发其他单位的文件，应去掉原文版头及印制版记。（例2）四、格式不规范（十二）正式公文不标注主题词或不按照《公文主题词表》标注主题词。有的随意生造主题词，有的甚至将标题分段作为主题词。（例4）（十三）主送、抄送单位不正确，有的公文仍然使用“抄报”、“抄发”等词语。（例1）四、格式不规范（十四）版记位置不当。公文版记包括主题词、抄送、印发机关和印发时间及份数等，应放在印制公文最后一页的尾部。附件应在公文版记之前。（例1）五、内容方面存在的主要问题（一）公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱。主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致（如前面表述为“液态奶”，后面表述为“液态乳”）。二是不按照规定或约定的次序排列人名、地名，排名次序混乱。三是地名单位简称不规范，随意简称（如把阿勒泰地区质量技术监督局简称为“阿勒泰局”，造成“阿勒泰地区局”或“阿勒泰市局”理解上的歧义）。

五、内容方面存在的主要问题（二）时间表述不准确。主要是年份随意省略、不统一使用时间制（如公文前面用上午8：00时，后面用17：00时，使用06年、07年）等。（三）用词不当。主要有：词义误用、生造词语、词语使用不当引发歧义、随意使用模糊词语等。五、内容方面存在的主