53电子表格软件计算机文化基础

5.3电子表格软件

5.3.1电子表格概述1977年AppleⅡ微机推出时，哈佛商学院的学生丹布莱克林等用BASIC编写了一个软件。具备电子表格的许多根本功能。1979年VisiCalc〔可视计算〕面世,微软公司也开发出功能更加强大的电子表格产品——Multiplan。随后，Lotus公司的Lotus1-2-3，凭仗集表格处置、数据库管理、图形处置三大功能于一体，迅速得到推行运用。从1983年起微软公司开场新的挑战，他们的产品称号是Excel，中文意思就是超越。先后推出了Excel4.0、Excel5.0、Excel6.0、Excel7.0、Excel97，Excel2000，直至目前的Excel2002。Excel具有非常友好的人机界面和强大的计算功能，使其在电子表格领域独领风骚。已成为宽广用户管理公司和个人财务、统计数据、绘制各种专业化表格的得力助手。1电子表格概述电子表格软件可以用来制造电子表格、完成许多复杂的数据运算，进展数据的分析和预测，并且具有强大的制造图表的功能；Excel2000版本甚至还可以制造网页！启动与退出

l

“开场〞菜单/“程序〞l

双击“资源管理器〞或“我的电脑〞中的Excel.exe文件图标l

利用Excel任务簿文件〔.XLS〕启动：双击.xls文件，系统启动Excel并将该文件调入内存〔翻开〕l

双击桌面快捷图标2任务簿窗口任务簿〔Book〕Excel中用来存储并处置任务数据的文件，以.xls扩展名保管任务簿任务表编辑栏行号活动单元格地址单元格列号3根底知识任务簿(.XLS)由假设干任务表(最多255张)组成，默许3张，称号分别为sheet1~sheet3。默许任务簿文件名BOOK1.XLS任务表由行〔1~65536〕、列〔A、B、C…、AA、AB、…IV，共256列〕组成。单元格是根本组成元素，由列号和行号标识其地址。不同任务表中的单元格表示为：sheet1!B5活动单元格：正在运用的单元格地址栏〔显示单元格或区域地址/称号〕和编辑栏(输入、修正单元格内容)45.3.2任务表根本操作单元格选取单个单元格：单击所需的单元格延续多个单元格：单击首单元格，Shift+单击末单元格多个不延续单元格：Ctrl+单击单元格整行或整列：单击行头或列头全部单元格：单击行头、列头相交的全选按钮去除选定的单元格：任务表恣意处单击5根本操作—数据输入输入文本左对齐。文字长度超越单元格宽度时，右边无内容，扩展到该单元格；假设有内容，那么自动截断。留意：数字方式的文本数据的输入与显示。2.输入数值:右对齐分数：在分数前键入0和空格，如键入01/2。否那么为日期负数：输入-50或(50)单击单元格直接在单元格输入数据选定单元格在编辑框内输入数据注：对于“邮政编码〞、“工号〞、“学号〞等，可在“格式〞/“单元格〞/“数字〞选项卡中将其设置为文本。6根本操作—数据输入3.输入日期/时间：11-05-2002，11/05/2002，05.11.200220:57am(加空格)插入当前日期：Ctrl+;插入当前时间：Ctrl+:4.自动填充：有规律的等差、等比数列可自动填充。如：8:00，9:00，10:00……；Jan，Feb，Mar，Apr……；星期一、星期二……

拖曳填充柄到终了默许等差在前两个单元格中输入数据，选定这两个单元格，拖动填充柄7根本操作—数据输入填充一样数据：在某单元格中输入数据，拖动填充柄填充。注：假设填充日期、时间、星期，需同时按住Ctrl键。填充序列数据〔等比序列〕：在单元格中填入第一个数据，选定从该单元格开场的行/列方向单元格，“编辑〞/“填充〞/“序列〞，在序列对话框中填入各项值〔步长、终值等〕。填充用户自定义序列“选项〞/“自定义序列〞选项卡，单击列表中“新序列〞项，在编辑框中定义序列〔每输入完一个，回车〕，单击“添加〞按钮。从外部导入数据“数据/导入外部数据〞8根本操作—数据编辑1.删除数据：“编辑〞/“去除〞“全部〞〔去除内容和批注，格式置回常规〕“格式〞〔格式置回常规〕内容〔即Del，不改动格式和批注〕“批注〞〔附注。不改动内容和格式〕2.查找与交换表格中数据：“编辑〞/“查找…〞或“交换…〞3.复制、挪动单元格利用剪贴板，运用“剪切〞、“复制〞、“粘贴〞按钮鼠标拖动：选定单元格或区域，挪动光标至单元格边缘，光标变为箭头。拖动至目的〔挪动〕；按住Ctrl键拖动〔复制〕9根本操作—数据编辑4.插入单元格、行、列“插入〞/“单元格…〞、“整行〞、“整列〞〔在选定单元格的上方或左侧参与〕5.删除单元格、行、列“编辑〞/“删除…〞快捷菜单/“删除…〞6.撤销与恢复101.

切换：单击标签2.

插入新的任务表

“插入〞/“任务表〞。右单击任务表标签，快捷菜单中“插入…〞添加多张任务表：按住SHIFT键，同时单击并选定与待添加任务表一样数目的任务表标签，然后再单击“插入〞/“任务表〞3.删除任务表“编辑〞/“删除任务表〞。选择一个或多个〔SHIFT〕任务表标签，快捷菜单中“删除〞。根本操作-任务表的编辑11

4.挪动、复制任务表当前任务簿中，挪动/复制任务表

沿任务表标签行拖动选定的任务表标签〔移开任务表〕；在按住CTRL键的同时，拖开任务表标签，并在目的地释放鼠标按键后，再放开CTRL键〔复制任务表〕。快捷菜单“挪动或复制任务表…〞，选择位置〔复选框“建立副本〞，为复制〕。根本操作-任务表的编辑12

不同任务簿中，挪动/复制任务表1)

翻开用于接纳任务表的任务簿。2)

切换到包含需求挪动或复制任务表的任务簿中，再选定任务表标签。3)

“编辑〞、快捷菜单/“挪动或复制任务表〞，在对话框的“任务簿〞下拉列表中选定目的任务簿，单击“确定〞。假设单击“新任务簿〞，即可将选定任务表挪动或复制到新任务簿中。4)

在“以下选定任务表之前〞列表框中，单击需求在其前面插入挪动或复制任务表的任务表。根本操作-任务表的编辑13根本操作-任务表格式化1.调整行高列宽(超长列宽用####显示)运用鼠标拖动的方法运用对话框：“格式〞/“行高…〞、“格式〞/“列宽…〞注：①选择多行或多列同时设置，可将它们调整为同一宽度。②使单元格的内容与行列相顺应，运用“最适宜的行高〞、“最适宜的列宽〞2.任务表的边框、底纹：选定单元格或区域“格式〞工具栏“边框〞按钮。“格式〞/“单元格…〞/“边框〞选项卡〔款式、线条〕底纹：工具栏“填充色〞按钮；“单元格…〞/“图案〞选项卡14根本操作-任务表格式化3.格式化表格中的数据改动字体、字号、字形、颜色“格式〞工具栏按钮“格式〞/“单元格…〞②合并单元格、对齐方式设置“格式〞工具栏相应按钮。“格式〞/“单元格…〞/“对齐〞选项卡,程度对齐，垂直对齐③运用“条件格式〞，使符合条件的单元格内容按要求显示“格式/条件格式〞→设置条件(1~3个)及相应的格式15根本操作-运用公式公式方式：＝操作数和运算符操作数：单元格、数字、字符、区域名、区域、函数算术运算符：＋、－、*、／、%〔百分号〕、〔乘方〕、〔〕字符运算符：＆(字符衔接)关系运算符：=、>、>=、<=、<、<>运算符=〔B4+25〕/SUM〔D5:F5〕公式符区域范围援用常量函数单元格地址留意：混合运算中的优先级16根本操作-运用求和函数双击∑看到计算结果2.求和单击∑看到计算公式1.选取存放结果的单元格函数输入：粘贴函数法直接输入法17根本操作-运用函数函数方式：函数名〔参数表〕参数：常量、单元格、区域、区域名、公式或其他函数例：运用If函数对工龄>15的职工增发100元，其他增发50元。选取函数类型和函数If条件满足条件取值不满足条件取值18概念相对援用：公式中援用的单元格地址在公式复制、挪动时随着挪动的位置自行调整。绝对援用：公式中援用的单元格地址在公式复制、挪动时不会改动相对援用：列坐标行坐标例B6，A4,C5:F8绝对援用：$列坐标$行坐标例$B$6,$A$4,$C$5:$F$8混合援用：列坐标$行坐标例B$6,A$4,C$5:F$8$列坐标行坐标例$B6,$A4,$C5:$F8根本操作-单元格援用19概念对区域进展文字性命名，便于记忆与阅读命名选取区域→单击称号框→输入区域名区域名的援用在公式或函数的参数中直接援用区域名根本操作-区域命名205.3.3数据的图表化图例数据标志数据序列类型轴(X)刻度线值轴〔Y〕图表名词术语215.3.3数据的图表化Excel提供14种规范的图表类型，每种图表类型又包含假设干个子图表类型。一、创建图表：选定区域1.运用“视图〞/“工具栏〞/“图表〞工具栏2.图表导游:“图表导游〞按钮3.F11快捷键二、编辑图表一个图表由图表区及区域中的图表对象〔如：标题、图例、数值轴、分类轴等〕组成。图表被激活时，周围出现控制柄。快捷菜单中翻开各个对话框，或双击图表区或图表对象编辑。225.3.3数据的图表化修正图表类型：图表区的快捷菜单中选择“图表类型…〞修正数据系列产生方式：快捷菜单中选择“数据源…〞/“数据区域〞选项卡“图表〞工具栏“按行〞、“按列〞按钮。添加、删除数据系列快捷菜单中“数据源…〞/“系列〞选项卡修正图表选项快捷菜单中“图表选项…〞修正图表位置：按住左键可将图表拖到恣意位置注：假设源数据发生了变化，图表中的数据会随之更新。23编辑图表选择图表类型添加或删除图表元素图表标题X轴标题Y轴标题图表标志数据标签图例刻度线24图表的格式化字体格式化填充与图案对齐方式数字格式利用绘图工具强化图表的细节创建重叠图表255.3.4数据管理数据清单〔数据列表〕是包含相关数据的一系列任务表数据行，由任务表中单元格构成的矩形区域特点：每个清单相当于一个二维表。与数据库相对应，表中的一列为一个字段〔同类型数据〕，一行为一条记录〔相关数据〕同列数据的数据类型和格式应完全一样表中不允许有空行或空列不要在单元格开头和末尾键入空格

，否那么影响排序。26利用记录单添加数据数据清单添加记录步骤：1.单击需添加记录单元格，翻开“数据〞/“记录单〞2.单击“新建〞，在空白字段中输入数据3.每输入完一条记录后，按下ENTER键或“新建〞按钮，添加下一条。记录被添加到数据清单的最后面。注：在记录单中可进展记录的添加、阅读、删除、查找等操作。查找：单击记录单中的“条件〞按钮，在空白字段中输入条件(如：<=60),按“记录单〞按钮。显示满足条件的第一条记录。经过“下一条〞、“上一条〞进展阅读。27数据排序排序规那么〔以升序为例〕：u

数字：数字从最小的负数到最大的正数进展排序。u

文本：按字母先后顺序对文本项进展排序，Excel从左到右一个字符一个字符地进展比较排序。例：A1、A10、A11。u

逻辑值：在逻辑值中，FALSE排在TRUE之前。u

空格：一直排在最后。28排序的字段叫关键字段，最多允许3个字段，以主和次区分。简单排序选中要排序的区域降序升序复杂排序单击列表，“数据｜排序〞命令设置条件数据排序29挑选数据—自动挑选

数据／挑选／自动挑选

“全部〞：显示一切记录。“前10个…〞:显示该列中值最大或最小的记录个数。只对数值型字段有效。“自定义…〞：条件设置。“与〞表示两个条件同时成立；“或〞表示至少有一个条件成立。可运用统配符？和*。如：挑选姓王的同窗，输入条件：等于王*30取消挑选取消对某一列的挑选，字段名下拉列表中，单击“全部〞取消对一切列进展的挑选，“数据〞/“挑选〞/“全部显示〞。退出自动挑选，“数据〞/“挑选〞/“自动挑选〞。下拉列表右侧的箭头消逝。31挑选数据—高级挑选

步骤：1.选择空白单元格区域2.设置条件〔至少两行〕：第一行为字段名〔如：职称〕，以下各行为条件〔如：教授〕3.单击数据清单，“数据/挑选/高级挑选〞。数据区域：任务表中的数据区条件区域：挑选条件所在的区域.32分类汇总按某关键字段进展分类汇总，在汇总前必需按该关键字段排序必需排序公式计算计算项33分类汇总阐明：①分类汇总中的“全部删除〞按钮：取消汇总结果。②结果左侧为级别条，可折叠〔单击〕和展开〔单击〕。34分类汇总嵌套汇总〔多级汇总〕对同一字段进展多种不方式的汇总不能选中35数据透视表数据透视表是一种对大量数据快速汇总和建立交叉列表的动态任务表，可实现按多个字段分类汇总数据|数据透视表和数据透视图命令行、列、页为分类的字段汇总方式数据清单字段36数据透视表创建步骤：单击数据清单中的恣意单元格“数据/数据透视表和图表报告〞，按导游进展设置指定数据源区域及显示位置数据透视表由四个区域组成：页字段区域、行字段区域、列字段区域和数据项区域将字段拖到相应的区域中挑选汇总透视表.xls行：专业列：性别数据区：姓名〔统计人数〕另例：行：姓名列：产品数据区：销售额(汇总)375.4演示软件

5.4.1演示文稿的根本操作建立演示文稿有四种方式：“文件〞/“新建〞内容提示导游：可快速建立文稿；设计模板：生成具有一定规划的彩色空白幻灯片。在“新建演示文稿〞对话框中选用模板款式并填充内容；新建空演示文稿：生成一张空白幻灯片，含31种自动版式；通用模板：运用内容模板演示文稿由一张或假设干张幻灯片组成，内容包括：幻灯片标题、假设干文本条目，以及图形、表格、声音、动画等。其文件扩展名为.ppt。385.4演示软件

5.4.1演示文稿的根本操作编辑演示文稿：输入、编辑标题与文本条目的内容设置字体格式和段落格式调整标题和文本框的尺寸与位置挪动、添加或删除幻灯片〔幻灯片视图、普通视图中进展操作〕在演示文稿中添加图片、图表、声音和影片剪辑等多媒体元素39视图方式PowerPoint视图：普通(默许)、幻灯片阅读〔用于顺序调整、放映设置、切换设置等〕、幻灯片放映。左窗有“大纲〞或“幻灯片〞选项卡切换方法：经过程度滚动条上的按钮或“视图〞菜单命令40编辑文字对象1.选择幻灯片2.编辑文本：在占位符框(文本框)中添加文字并格式化、设置工程符号等；设置占位符的位置、边框、填充色；3.参与备注信息：用于提示(普通视图或大纲视图)41添加页眉页脚“视图/页眉和页脚〞运用于一切幻灯片运用于当前幻灯片425.4.2在幻灯片上添加对象插入声音和影片文件：文件中的声音插入/影片和声音/文件中的影片播放CD乐曲可编辑快捷菜单：播放声音编辑声音对象435.4.2