知识管理办法

知识管理办法第一章总则第一条为有效整理公司各类信息、知识，实施集中、集约管理，逐步实现隐形知识显性化、显性知识结构化、个人知识共享化的目的，特制定本办法。本办法旨在规范和促进公司知识管理的开展和提升，激励员工参与知识总结，最终形成完善的知识体系，最大限度地积累公司的智力资源。第二条本办法适用于公司知识资源及其使用环境进行管理的一切活动，包括知识管理的推进与管理、安全保密制度、知识贡献激励制度等。第二章知识管理术语及范畴第三条下列术语和定义适用于本办法。（一） KM：KnowledgeManagement的首字母缩写，中文翻译为知识管理。知识管理官方定义：对知识、知识创造过程和知识应用进行规划和管理的活动。（二） KMS：KnowledgeManagementSystem的首字母缩写，中文翻译为知识管理系统。（三） 内部显性知识：（包括但不限于）公司技术体系文件、项目工作成果、经验反馈、公司论文专利、工作模版、参考资料等以纸质或电子档的形式存在于公司内部的知识。（四） 内部隐性知识：（包括但不限于）公司内部个人工作总结、专家交流、工作方法与技巧等知识。（五）外部显性知识：（包括但不限于）公司以外的法律法规、技术标准、行业报告、外部论文、外部培训资料信息以及外部交流的材料等知识。（六）外部隐性知识：（包括但不限于）来自于公司以外的专家交流、行业内的各类业务经验等知识。（七）知识资产：知识资产（KnowledgeAssets）是指企业拥有或控制的、不具有独立实物形态、对生产和服务长期发挥作用并能带来经济效益的知识。知识资产是企业创造价值不可缺少的特有资源，它既是企业知识创新的基础、又是创新产出和创新过程的调节因数，因而企业的知识资产是动态的。第四条知识管理的范畴（一） 公司知识管理的范畴包括内部显性知识、内部隐性知识、外部显性知识、外部隐性知识。（二） 以下信息不属于公司知识管理范畴，也不在知识管理系统中出现：1、 涉及公司核心商业机密的信息；2、 存在于公司财务系统、成本管理系统、项目管理系统等其他信息系统中的体现为过程性的数据、信息及文档资料；3、 不具有业务指导作用的、没有明确的结论性内容的信息；4、 与公司工作明显不相关，或已被证实有错误结论的信息；5、 其它经技术委员会研讨确认为不属于公司知识管理体系管控的知识。第三章知识管理职责第五条研发部负责归口管理公司知识管理的各项工作的推进，主要职责包括：1、牵头组织相应的知识管理考核、组织公司技术委员会成员研究公司知识管理的重大事项（如：知识管理总体规划、批准各部门知识管理目标计划、年度优秀知识的评选等）；2、负责知识管理的推广和宣传工作；3、检查和督促各部门知识管理工作落实情况和制度执行情况；4、协调管理各类知识的开发、分享等；5、归口管理公司科研课题知识成果、公司论文、公司专利，督促课题组、相关人员将知识成果及时上传到KMS；第六条总经办负责KMS实施及维护，主要包括以下工作：1、 为知识传播、储存和利用提供信息系统的保障支持；2、 普及KMS的应用知识，对员工进行系统操作培训与指导；3、 负责KMS的维护更新工作，包括用户注册、权限配置等工作；4、 负责按知识管理推进计划对KMS后台数据统计及整理；5、 提出KMS建设需求及计划，提交知识管理归口部门。6、 负责公司新购书籍的电子版本提供及录入工作。第七条人力资源部负责督促各部门将各类培训资料上传到KMS第八条知识管理责任部门为公司各业务部门及职能部门，负责本部门知识管理的各项工作。（一）各部门主要职责1、 组织实施公司下达的知识管理计划和任务；2、 组织实施与本部门有关的知识文件等的起草、宣贯、推广、应用、改进工作；3、 相关知识类文件技术审查和报批；4、 知识管理的日常工作管理。（二）各业务部门设置兼职知识管理员1-2名，负责本部门知识管理日常工作。主要职责包括：1、负责传达公司关于知识管理的制度措施；2、负责指导督促本部门员工使用KMS；3、负责组织本部门知识管理的有关活动；4、负责涉及本部门相关专业领域的知识体系、知识地图、知识专家、知识文档的更新与维护；5、负责与知识管理归口部门的沟通和协调工作。（三）知识专家主要职责包括：1、在各自专长的专业领域进行知识创新工作；2、通过KMS等渠道对知识文档进行点评与推荐；3、在KMS的解答相关专业领域的问题，做好相应的知识沉淀工作；4、积极参与知识管理的其他活动，如培训、讲座、日常交流等。（四）各部门内部所有员工均有义务参与到知识管理日常工作中以支持与配合知识管理工作的开展与推广。第四章知识管理推进与管理第九条计划管理（一）各部门应根据部门的技术发展需要、项目研究内容以及上一年度知识管理完成情况等，制定部门知识的推进计划，提交研发部、知识管理分管领导批准后执行。（二）各部门应按照知识管理计划，推进部门的知识管理工作。研发部通过KMS等对各部门季度知识管理计划推进情况进行汇总、总结、分析，并将结果报知识管理分管理领导。第十条知识的积累（一）做好岗位知识资料的积累与沉淀是每个部门和岗位的工作职责。各部门应根据知识管理推进计划进行本部门知识的编写及收集整理，技术体系文件的编号、格式等应符合公司企业标准的要求，并由部门兼职知识管理员及研发部负责形式审查。外出参加培训的员工有责任收集整理有价值的培训资料，完成相关知识的收集。（二）各部门新增知识分类的需求，须提交研发部进行审核，审核通过后由总经办信息科在系统中进行新增或调整。（三）研发部年终对知识库进行检查，对本年度的知识资料进行统计。第十一条知识的共享及入库（一）知识的共享原则各部门兼职知识管理员负责汇总工作范围内的企业内显性和隐性知识、企业外显性和隐性知识的知识文档，在符合公司内部权限及公司《保密工作规定》的基础上，做到最大范围的共享知识。（二）知识共享的保障措施建立知识分享机制，各部门内部应定期召开案例分析会或经验分享会。分享会由各部门及科室自行组织，由相关负责人及业务骨干参加，形成具体的分享会文档或交流讲义，需上传到KMS；外出参加培训的员工收集的培训资料，应在报销培训费用前上传到KMS。（三）显性知识的入库各部门完成的各类技术体系文件、项目成果类知识，应完成该类知识对应的线下审批流程后上传到KMS中。其中技术体系文件根据知识的类别及使用范围，完成部门级评审或公司级评审；项目文件应按照项目组要求完成签审。为保证录入知识系统的各类知识分类正确、形式统一以及知识成果的质量等，知识入库针对不同类别的知识应在系统中完成相应的审批流程后方可发布。各类知识入库审批流程详见附件一《知识文件入库审批流程》。第十二条学习应用（一）技术体系中的标准、流程、规范在实施范围内是强制性文件，需严格执行，实例、知识沉淀以及其它知识为推荐参考性文件，可参考执行。（二）技术体系中的强制性文件的实施日期应根据文件规定所涉及的各项要求的实现能力等确定，一般不超过发布日期6个月。（三）在部门各类知识文档、管理制度、流程指引发布或修订后，各部门应组织专门的培训或宣传，确保内部员工及时获悉更新后的知识。（四）在部门内部的定期开展各类经验交流会、专家大讲堂、专业知识培训等活动。（五）通过公司KMS，对于系统中发布的各类知识，进行阅读、点评等操作。第十三条持续改进（一） 知识的起草部门应定期评估检查知识文件及知识地图等在当前技术及管理状况下的实施情况，包括是否保持科学性、完善性、必要性，技术内容的先进行等。对于执行过程中发现的问题应提出解决方案并反馈到知识起草部门。（二） 文件起草部门应根据运行反馈情况，对不适应当前工作需要的知识内容，应及时提出修订意见，进入修订程序，进行持续改进。（三） 技术体系文件应定期进行复审，标准、流程、规范复审周期不应超过3年。第五章知识安全保密制度第十四条知识按保密要求由知识产生部门设定密级及保密期限并作为KMS系统权限设定的依据。密级按公司《保密工作规定》中“内部秘密”有关原则确定。设定了密级的知识属公司商业秘密，任何员工均有义务严格保守秘密。未经公司领导许可，任何人不得向公司以外的人泄露、拷贝和传抄。第十五条保密文件的保密期限到期后，由该项知识产生部门对文件时行解密，并按文件入库设定密级时的审批流程，完成解密审批。第十六条根据知识的保密和密级要求，通过KMS中系统用户的权限设定，对知识进行保密管理。系统的权限设定根据系统用户的专业方向、岗位职务等设定不同的查询、编辑等权限。各分类权限设定原则详见附件二《KMS权限设置原则》。第十七条当需要对KMS内的知识权限进行修改时，应填写《权限修改申请单》，申请人及知识管理拥有部门负责人审批后，交由研发部按照要求对权限进行修改。第十八条加强对知识管理归口部门KM推进组员工的保密要求：1、 KM推进组员工应与公司签订技术保密协议；2、 运营组与KMS系统组岗位员工，不得由一人同时兼任；3、 KM运营组员工使用的工作电脑不能连接Internet网络，且封闭数据交换接口；4、 KM运营组与KMS系统组员工在KMS中的权限设置严格按附件二《KMS系统权限设定原则》执行。5、 KMS运营组与KM系统组员工在系统所有重大操作（如：知识仓库调整、批量修改删除文档等）必须经过公司分管领导审核通过，并做好系统相关操作记录第十九条知识管理保密要求的详细规定，按《保密管理规定》执行。第六章激励措施第二十条知识管理正向激励公司建立知识积分制度作为奖励的基础，积分规则及积分管理要求详见附件三《知识管理积分规则》。知识管理奖励可分为日常奖励与专项奖励两部分，包括相对应的精神奖励和物资奖励。（一）日常奖励1、积分奖励：开展知识管理积分激励，知识管理用户通过知识管理系统的各项操作,可获得相应的知识管理积分奖励,积分标准详见附件三《知识管理积分规则》。2、 积分排名：由知识管理推进组每月底，对KMS中的各个员工、专家的知识排行情况汇总并进行公示。3、 奖励优先：在同等的条件下，知识贡献突出者，在部门的外部培训、外派学习、职称评定等方面享有优先权。4、 宣传表彰：通过系统知识积分排名，评选“月度知识之星”并通过KMS宣传，提倡“贡献知识光荣”的理念。（二）专项奖励。是指在一定的评价周期内，通过设定专门的奖项或评比活动，引导与推动知识管理的开展与深入。1、 最佳知识贡献团队：在每个工作年度结束后对部门考核年度内知识管理工作进行统计、考评，部门超额完成知识管理年度计划，结合知识管理平均贡献度评选“年度最佳知识贡献团队”，同时也给予该部门5000元现金奖励。2、 最佳知识贡献员工：在每年度结束后进行统计、考评，按照该考核年度内的知识贡献的积分排行，每年度评选10名“年度最佳知识贡献员工”，并给予1000元现金奖励。3、优秀知识专家：在每个工作年度结束后进行统计、考评，通过“知识问答积分”和“知识贡献积分”作为部门内部专家考核的重要参考依据。4、最佳知识管理专员：在每个工作年度结束后进行统计、考评，考评，对各部门知识管理员进行该考核年度内的知识贡献评比，每年度评选3名“最佳知识管理专员”，并予以1000元/人的现金奖励。5、最佳知识文档：在每个工作年度结束后进行统计、考评，从知识积分、点评、推荐等情况进行综合维度的筛选、判断，由技术委员会最终评选年度“十佳知识文档”，并予以1000元/篇的现金奖励。第二十一条考核方式（一）公司承担的各类项目及课题，需按要求完成项目知识成果的积累并录入KMS。各类课题输出成果应由公司研发部审核，审核通过后项目方拨付后续经费。横向项目由部门根据项目情况自行管理上传。（二）公司将各部门知识管理工作开展情况纳入部门管理综合考核中的科技管理考核内容。研发部对各部门知识管理计划年度完成进度、完成质量、知识创新以及知识的使用情况进行统计，并根据公司《部门管理综合考核办法》和统计结果对知识管理责任部门综合考评。表1.知识管理综合考评标准考评内容考评依据考评结果知识管理计划完成情况完成知识管理年度计划90%〜100%.优秀（A）完成知识管理年度计划80%〜89%。良好（B）完成知识管理年度计划70%〜79%。一般（C）完成知识管理年度计划60%〜69%。较差（D）完成知识管理年度计划W60%。亟待改进（E）第七章附则第二十二条本办法附件包括：附件1、知识入库审批流程附件2、KMS权限设置说明附件3、知识管理积分规则第二十三条本办法由研发部负责解释和修改。第二十四条本办法自发布之日起实施。附件一：KMS各类知识入库审批流程文件类别发起校对形式及分类审查技术体系文件标准、流程、规范文件上传者兼职知识管理员研发部中心主实例、经验文件上传者兼职知识管理员研发部起草人项目成果纵向、内部课题文件上传者研发部课题管理人员研发部起草人横向项目文件上传者兼职知识管理员研发部起草人能建项目文件上传者兼职知识管理员研发部起草人论文专利公司、外部论文论文上传者研发部论文管理研发部公司专利及软件著作权、外部专利专利上传者研发部专利管理研发部质量体系文件及工作模版行政综合管理文件模版文件上传者兼职知识管理员研发部科研项目文件模版研发部课题管理/研发部技术体系文件模版模版起草人员/研发部质量体系文件体系文件作者ISO900体系管理员研发部公共技术标准法规文件录入者兼职知识管理员研发部参考资料库文件录入者资料归口管理部门研发部注：1、发起人应在文件录入时KMS时，完善文件的相关属性；2、 校对人需对文件的密级、分类、形式以及属性等进行确认；3、 审批人应重点对文件内容是否需要脱密、文件密级和权限等进行审批;4、 形式及分类审查应对文件的分类、形式以及属性进行审核。

附件二：KMS权限设置原则KMS权限设置原则序号知识库名称权限设置说明备注1技术体系根据知识技术方向所涉及部门进行权限设定。该技术方向下的全体员工只拥有可阅读权限。如个别文件有特殊的权限规定，文件录入时可单独授权。2项目成果根据项目成果技术方向所涉及部门进行权限设定。该技术方向下的全体员工只拥有可阅读权限。3论文专利全体员工拥在该分类下的阅读、拷贝权限，论文专利归口部门研发部及文件上传者拥有下载及打印权限。4工作模版全体员工拥在该分类下的阅读、拷贝、下载及打印权限，模版的归口部门及文件上传者拥有编辑修改权限。5公共标准全体员工拥在该分类下的阅读权限，文件上传者拥有下载、打印权限。6参考资料全体员工拥在该分类下的阅读、拷贝、下载及打印权限，文件上传者拥有下载及打印权限。注：1、以上权限设置原则适用于通过KMS审批流程发布后的文件权限设置；2、为保证知识库的分类稳定、统一，各库的知识分类维护工作由知识管理推进组负责。附件三：知识管理积分规则知识管理积分规则1、目的知识积分设定的目的是用量化的指标数值来综合反映出员工在知识管理应用中的行为表现，它是作为员工及所属部门在进行知识管理测评及知识贡献时的重要参考依据。2、知识积分规范2.1、根据积分统计的方式，我们将积分分为系统积分和线下积分两大类系统积分指的是能够通过KMS自动统计并维护的积分，而线下积分需要手动统计并维护的积分。主要的积分项目详见下图：知识系统积分根据知识的类别及对知识的贡献和利用情况等进行积分详见下表：

附件三表1.知识系统（KMS）积分标准评分项/内容知识成果库积分技术体系文件项目成果论文专利工作模板公共标准参考资料标准、流程、规范实例、经验原创作者10555555上传者111111被推荐强力推荐555555重点推荐444444值得一看333333点评非常好2.52.52.52.52.52.5很好222222好1.51.51.51.51.51.5一般111111差0.50.50.50.50.50.5被阅读（作者积分）0.50.50.50.50.50.5阅读0.50.50.50.50.50.5评论0.50.50.50.50.50.5其它积分知识问答发表问题回复问题置为最佳答案回复被赞成问题被推荐问题被管理员删除回复被管理员删除12515-10-5说明：同一用户阅读同一篇文档，每天只积分一次。2.3、线下积分知识库系统积分只是积分的一个方面，一套完整的积分体系还应包括与知识管理相关的活动