信息沟通、协商与交流控制程序

信息沟通、协商与交流控制程序编制：审核：批准： 颁布日期：2020年01月10日实施日期：2020年01月25日目录22690封面 19847目录 2TOC\o"1-3"\h\u226901.0目的 398472.0范围 3206683.0职责 3266374.0工作程序 4111174.1信息的分类 487744.1.1外部信息 492184.1.2内部信息 4123944.2参与、协商的内容与交流的方式 5186974.2.1参与、协商与交流的内容 5116654.2.3交流的方式 5319974.3信息管理 6161605.0相关文件： 6125946.0相关记录： 65242文件修定履历表 7信息沟通、协商与交流控制程序1.0目的确保公司内部各部门之间、员工之间和公司与外部相关方之间及时地就质量、环境和职业健康安全信息的沟通、协商和交流，及时、充分与准确地了解顾客和相关方对公司质量/环境/职业健康安全方面的要求和满意度，确保管理体系的有效运行。2.0范围适用于公司质量、环境和职业健康安全管理体系内、外部信息沟通、协商和交流的控制。3.0职责3.1总经理负责建立公司内、外部信息沟通过程和联系渠道，确保对管理体系的有效性进行沟通；3.2企管部负责本程序的策划和归口管理；负责统筹公司对内、对外相关信息的传递与处理；就公司重要环境因素/重大危险源同相关方进行沟通，包括与进入工作场所的承包方和其他访问者进行沟通；3.3市场部负责组织与产品有关的信息的收集、传递、处理和与顾客沟通，包括接受和处理顾客投诉；3.4研发部负责收集产品质量方面有关信息，并与员工及其他相关方进行协商、沟通和交流；3.5采购部负责与供方和外协方的信息交流和沟通；3.6各部门负责收集与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的信息，并及时向各级领导、管理者代表反映，参与有关问题的讨论、协商和评审；3.7各部门负责本部门职能范围内的信息沟通、协商和交流，负责部门内信息沟通的管理。部门内审员做好信息沟通的相关记录；4.0工作程序4.1信息的分类4.1.1外部信息4.1.1.1行业主管部门、地方监测站、环保局、消防局、劳动局、废物处理站、认证机构等监测或检查的结果以及反馈的信息；4.1.1.2政策、法规、标准类信息，如质量/环境/安全法律法规、条例、产品标准及其变化等；4.1.1.3相关方反馈的信息及其投诉等，相关方是指顾客、分包方、供应商、政府和行业主管部门、废物收购方、运输公司、社区居民及任何对公司的产品质量/环保/职业健康安全状况有兴趣的人和组织。4.1.1.4其他外部信息，如各部门直接从外部获取的有关产品质量、环境、职业健康安全方面的信息。4.1.2内部信息4.1.2.1正常信息，如方针、目标指标、监测记录、检验结果、内部审核与管理评审报告、有关产品质量状况、工程质量状况、工期、安全数据、管理者代表的任免、员工代表的产生、以及体系正常运行时的其它信息等；4.1.2.2不符合（或潜在不符合）信息，如产品不合格报告、体系内审的不符合报告、纠正和预防措施处理单等；4.1.2.3紧急信息：如出现重大质量事故、火灾、触电事故、重大伤亡事故等情况下的信息。4.1.2.3其他内部信息（如员工的建议等）。4.2参与、协商的内容与交流的方式4.2.1参与、协商与交流的内容4.2.1.1公司的方针、目标、指标、管理方案的制定及相关职责、权限。4.2.1.2有关产品/工程质量状况、工作进度及技术方面的信息沟通；4.2.1.3有关产品/工程质量不合格的处理和纠正预防；4.2.1.4有关环境因素／危险源的识别、评价与控制措施和事故调查处理；4.2.1.5有关改善产品/工程质量、作业场所环境及安全现状的讨论；4.2.1.6提出有关产品质量、环境与职业健康安全持续改进的意见；4.2.1.7有关顾客及其他相关的投诉。4.2.2公司各部门协商，推派1名员工为公司职业健康安全事务代表，参加公司组织的有关职业健康安全方面的会议；员工也可通过书面、口头或电话等形式向公司领导或部门领导反映与职业健康安全有关的问题和意见，企管部负责将员工参与和协商职业健康安全问题的形成文件，必要时通报相关方。员工应参与的工作：——参与职业健康安全方针和目标的制定和评审；——参与商讨影响工作场所职业健康安全的任何变更；——适当参与与危险源辨识、风险评价和控制措施的确定；——适当参与事件调查；——对职业健康安全事务发表意见。交流的方式4.2.3.1会议，包括办公例会、质量例会、业务例会及总结会等。办公例会由办公室召集，管理层人员和部门负责人参加，一般为每月1次；质量例会由工程部分别召集，与产品/工程施工有关部门的相关人员参加，不定期举行；业务例会由主管领导召集，与业务有关部门的相关人员参加，不定期举行。会议召开前，与会人员应签到（记录在《会议签到表》中），会议结束后，会议主持人或其指定人员应整理并下发《会议记录》；4.2.3.2公告，由办公室发布，有关公司动态、政策、人事变动及通知等；4.2.3.3文件，由办公室发布，有关公司政策、人事任免等方面信息；4.2.3.4意见箱，由办公室设立，为收集员工的意见和建议；4.2.3.5电话、传真及网络，由办公室管理；4.2.3.6访谈；由管理者引导；4.2.3.7通知，由办公室及相关部门发布；4.3.3.8《信息联络处理单》，由相关部门填写并传递。4.3信息管理4.3.1各能职部门、单位应建立管理体系收发文制度，对接收传递的文件和记录予以保存。具体按《文件控制程序》、《记录控制程序》执行。4.3.2企管部负责收集《信息联络处理单》，负责信息的分类分析及评价，确保已获取信息的完整性和可用性。便于在公司范围内得到应有的及时、准确、全面的协商、沟通与交流。5.0相关文件：5.1《文件管理程序》-XJ-CX-12-20205.2《记录管理程序》-XJ-CX-