论电子发票对企业内部财务稽核工作的影响

目录 TOC\o"1-2"\h\u26583摘要 引言在经济全球化的今天，我国的经济与科技飞速发展，虽然离发达国家还有一定的差距，但我国人民的生活水平显著提高，生活方式也受到了科技与经济的影响变化很大。与此同时，商务电子化也不断冲击着我国传统的会计核算模式，传统的纸质发票已经不能满足现在经济高速发展的需要，电子发票顺应而生。2012年5月，国家发改委发布《关于组织开展国家电子商务示范城市电子商务试点专项的通知》；2013年6月，北京市开出全国首张电子发票；2015年11月国家税务总局发布了《关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》，自2015年12月1日起在全国推行增值税电子普通发票；2017年5月18日，用友电子发票事业部、微信、联通强强联手，宣布推出“微信电子发票——通讯费报销解决方案”，共同推动无纸化报销。可以想象，电子发票以后必将取代传统纸质发票，成为以后会计人员最主要的凭证之一。在电子发票提供便利的同时，不成熟的管理体系也对企业内部的财务稽查造成了不小的麻烦。1电子发票的相关概述1.1电子发票的理论概述随着社会科技和经济的发展，越来越多的科学技术正慢慢地改变人们的生活方式，而电子发票也顺应着潮流产生。电子发票是信息化的成果，是指企业或个人在业务经营活动中，使用的以电子形式存在的发票。电子发票相比于传统发票的不同点有两个：一个是由传统的纸质领购发票转变成了信息化的电子发票，二是在储存可以不必纸质化，在电脑里电子化的发票数据直接储存在电脑档案中。电子发票是不依靠纸质，直接在电脑以电子数据的形式生成的凭证，凭证内容包括经济业务活动中的所有信息，和普通纸质发票一样，满足作为会计凭证的全部条件要求。我国推广企业应用电子发票的目的是可以依靠电子发票线上数据可监控的特点，可以更加有效地实现税务机关对纳税义务人的监督管理，同时也方便了纳税人，不会受到假发票的欺骗，确保税收征管的进行。电子发票在电脑上一般以PDF格式的文件被纳税人下载到企业电脑和移动U盘等电子设备中，如果有需要随时可以打开使用。从2009年开始，我国就对电子发票进行了研究在我国的可行性。在2012年的五月份，国家发改委的办公厅发布《关于组织开展国家电子商务示范城市电子商务试点专项的通知》，要求组织开展网络(电子)发票试点工作，共同建设网络(电子)发票系统，制定网络(电子)发票管理暂行办法及标准规范。这标志着我国正式开始了对电子发票的试点实验。2013年1月25日，国家税务总局发布《网络发票管理办法》，明确国家将积极推广使用网络发票管理系统开具发票进一步规范网络(电子)发票开具、退回、作废、使用、保管等相关要求。进一步完善了电子发票相关操作规范。决定从2015年12月1日起在全国范围内推广电子发票系统，明确增值税电子普通发票在法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。2017年3月21日，国家税务总局发布《关于进一步做好增值税电子普通发票推行工作的指导意见》，提出要高度重视电子发票推行工作，重点加强金融、电信、电商等行业电子发票的推行。2018年7月23日，国家税务总局发布《关于增值税电子普通发票使用有关事项的公告》，宣布为适应国税地税征管体制改革，启用新的发票监制章。1.2电子发票的意义和前景电子发票作为一种新型的发票管理形式，给企业传统的发票管理模式带来了巨大的影响。简单说明一下传统的开票模式：一家企业出售了一批材料，收到货款十万元，在企业的电脑里会生成一笔已经收到货款的订单信息，如果客户需要发票，财务人员就通过开票录入客户的信息开具发票然后将发票邮寄给客户。传统的开票模式是财务人员将订单中的客户信息输入到企业的开票系统，再以专门的开票机器打印开具纸质发票，而且这一过程是在线下完成的，会给我们的财务工作人员带来巨大的工作量。而且纸质发票是需要向税务局申请领购的，并且申请每月申请领购的数量还有限，如果出现一些特殊情况就还需要向税务局申请领购，这就大大增加了财务人员的工作量。还有财务人员每天面对非常多的订单，都有被要求开具大量的发票，录入开票系统的客户的订单信息就有可能会输入错误，还有可能存在漏开发票和打印出纸质发票后邮寄地址错误的情况。既增加了自己财务人员的工作量，也耽误了客户的时间。随着电子发票的发展，线上开具电子发票明显优于在线下开具纸质发票，而且线上开具电子发票是和订单一起到发票管理系统再自动推送生产的发票，其内容完全根据订单信息自动生成，这样既避免了财务人员的输出错误，也节约了财务人员的工作时间，提高了财务人员的工作效率。我国之所以推广使用电子发票，是因为使用电子发票不仅是因为商务电子化的发展，同时也契合习总书记提出的绿色发展新概念。开具电子既可以节约企业的开具纸质材料的成本推动社会绿色、环保和可持续地发展；还能节省企业财务人员的工作时间提高工作效率，企业的财务人员不再需要前往税务局申请领购发票，减少花费在税务局和公司的路途之中，还有录入发票信息的时间。国家推广电子发票是我国发票管理体制的巨大变革，将会改变传统发票管理体制的运行模式，税务机关可以通过电子发票系统监控纳税义务人的所有的经济业务活动，推行企业使用电子发票的意义十分重大。2电子发票的应用现状随着电子化商务办公在中国的不断推进，我国的财务管理变革需求每天愈来愈来变得更加迫切。为了真正实现“以票控税”，提高企业的财务核算的效率、降低社会的税收成本，国家正加速出台电子发票相关政策和文件，进一步规范和扩大电子发票的使用。国家从2009年开始制定一系列相关法律法规开始到现在一直在完善电子发票相关的法律法规。为进一步使电子发票的使用规范化和全面化，国家正加速出台电子发票相关政策和文件。不断的政策上推动不仅让电子发票的法律效力和普通发票一致，在多个发达地区进行电子发票的运用试点，能够为市场起到良好的示范效应，有利于电子发票的在我国的全面普及。2018年全国电子发票开具数量为32.7亿张，较2017年增长了257.1%，随着国家政策持续的引导和推进，以及市场教育程度的深化，电子发票普及率将会快速提升，电子发票开具数量也将会大大增加。电商平台是我国电子发票最主要的使用平台，根据调查显示，在使用过电子发票的人群中，70.5%的人在电商平台使用过电子发票，25.9%的人在网约车平台使用过电子发票。而在线下，餐厅是我过电子发票最主要的线下开票平台，在使用过电子发票的受访人群中，餐厅和酒店是其最常使用电子发票的场景，占比分别为40.2%、33.0%。餐厅、酒店是发票索要率较高的场景，是因为相比于电子发票，传统纸质发票的开具方式耗时耗力。电子发票快捷的开票方式和低廉的开票成本极大的改变了消费者的开票体验。虽然开具电子发票为企业和消费者带来许许多多的良好的体验，但电子发票在后续的流转和报销环节仍存在一些问题影响。比如增加了打印成本、无法变更错误信息、自助流程繁琐等等。电子发票涉及开具、流转、报销等多个环节，但在标准化、信息化方面步伐不一，随着产业信息化程度的进一步加深，电子发票的全程使用体验将会得到改善。电子发票属于“税务+互联网”的范畴，在业务专业性和技术先进性方面都有较高的要求，因此准入门槛相对较高。此外，电子发票服务涉及各行各业，在具体服务需求方面也呈现较多差异性。尤其是各领域的头部企业，业务种类多、辐射范围广、票据数量大，只有具备较高技术实力和服务能力的企业，才能更好的满足客户在开票速度、数据存储、安全稳定、及时响应等方面的高要求。3电子发票给企业经营带来的影响3.1电子发票的优势一个是电子发票与纸质发票一样，都是国家通过法律认可具有相同的法律地位。2015年11月，《国家税务总局关于推行通过增值税电子发票系统开具的增值税电子普通发票有关问题的公告》表示增值税电子普通发票的开票方和受票方需要纸质发票的，可以自行打印增值税电子普通发票的版式文件，其法律效力、基本用途、基本使用规定等与税务机关监制的增值税普通发票相同。电子发票和普通纸质发票的格式一样，发票的编号是国家税务机关根据地区用途分类的不同进行的统一编码。随着电子商务的普及化，电子发票的使用的范围越来越大,使用频率越来越高。电子发票与普通纸质发票具有相同的法律效力在很大程度上节约了企业开票的发票成本,企业不仅可以通过的税务机关的电子发票系统与企业的财务软件开具电子发票，十分的便利。还可以与财务分析软件结合，得到真实准确的财务数据,有利于企业的财务人员对于财务数据进行快速有效的分析,并能为企业的决策者提供及时的财务数据有利于做出准确的决策第二是电子发票可以对在经济活动中的税务主体进行监督。电子发票可以在经济活动中开票环节上就可以避免许多问题，如虚假开出的发票、接收到纸质假发票等等，电子发票往往伴随着经济业务的完成自动的在开票软件中生成，这样就避免了收到假发票,规范了企业的税务管理。国家的税务机关规定了电子发票的格式的统一，规范开发票的程序使得内部人员开发票不会出现发票书写不规范或者金额数字出现错误的问题。总的来说，因为电子发票是现代化的无纸化操作，在一定程度上可以减少企业自身因为由于过去需要开出纸质发票而产生的费用，减少纸质发票的使用，也意味着减少了纸张的使用，在现代化相对发达以及资源相对紧张的现在，使用电子发票在某种程度上来说也是企业为环保贡献了一份力量。与此同时电子发票也没有了纸质发票在保存时的风险，比如纸质发票在保存时可能出现的丢失、被盗、以及字迹墨水可能因为时间长而出现字迹不清等问题，电子发票可以在你需要再去打印，而且不需要专门的发票打印机，一台普通的打印机即可打印电子发票，电子发票是直接储存在企业的电脑档案中的，可以间接的减少发票的管理成本。电子发票是用企业通过自己的购买的特定软件导入自己的财务核算软件的，在很大程度上可以降低数据出错的风险，与此同时由于电子发票的数据导入了财务软件，也构建了一个新的财务分析模式，节约了财务人员的工作时间，提高了财务人员的工作效率。3.2电子发票的劣势一个是电子发票在具体应用时可能会出现电子发票纸质化的真伪性问题。因为电子发票在某些情况下需要打印出来，而打印出来的发票只是一张打印出来的纸，不具有物理性质的防伪,而自行打印的电子发票因为打印机纸张纸质以及打印机的打印效果可能存在差异，很容易导致电子发票在纸质化后的防伪性能消失，这时候就需要财务人员进行人工鉴定是否为假发票，这多花了时间也增加了财务人员的工作量，而且电子发票可以重复打印，导致重复核算的可能性大大增加等。第二是电子发票有可能泄露企业信息的问题。电子发票是在互联网发展的基础上信息化的产物，而开具电子发票是需要在连接到网络的情况下下进行，而互联网是一个便利也是一个风险很高的一个区域，这就使开具电子发票存在一个开票内容信息被泄露的问题。如果一个企业的开票系统被不法分子用电脑病毒通过互联网入侵，就可能导致企业的开票系统不能正常运行不能开具电子发票，影响企业的正常生产经营活动，甚至发票系统汇总的发票信息会被不法分子获取并被其利用甚至严重到企业机密信息被其泄露，给企业的正常运行造成困扰，给企业造成严重的损失。4电子发票给企业内部财务稽核带来的工作挑战4.1电子发票报销存在障碍在电子发票已经实施了五年或者六年的今天，在使用电子发票报销的时候还依然存在不能区别出电子发票的真实性和唯一性的问题。现在需要报销的电子发票很大部分是由报销人员自己通过某些软件在网络上下载并通过打印机打印的，这就引发了一个问题就是原来纸质发票是由财务人员在税务局统一领购的，在纸质上还有一些物理防伪性，现在都是在电脑互联网上开票需要报销时就下载在打印机上打印的，原来的纸质发票是财务人员去税务局申请领购的具有一定的物理防伪功能了，但是普通打印机的纸张都是普通纸，这就需要财务人员去用肉眼和经验分辨电子发票的打印件的真假，使得财务人员的工作量和压力都大为增加。在提交电子发票报销的时候，如果报销人员不怀好意地使用一些修改软件对电子发票的图片进行修改，比如发票的编号和抬头，就可能存在一张电子发票被重复利用多次报销。这样的话财务人员就没有办法通过目测的方法来简单识别电子发票纸质版的真伪，就需要财务人员人工通过软件通过网络来查询每张电子发票是否真实存在且不被篡改，来保证审核的报销人提供的报销发票的真实性。还有如果是不同的人亦或者同一个人在不同的时间拿着同样一张电子发票的纸质版来报销，我们企业的财务人员几乎不能记得电子发票是否已经被使用过和报销过，就会导致在审核报销凭证的过程中，电子发票会被重复报销，而需要进行大量的工作来降低这些风险的情况，使得财务人员的工作量增加很多。4.2电子发票在报税存在的风险发票作为企业最重要的外来凭证之一，也是企业重要的所得税税前抵扣凭证，同样，电子发票与普通纸质发票一样是国家通过法律来承认二者具有相同的法律地位，与普通发票同样也是企业可抵扣所得税应纳税所得额的相关支出的重要的证明。在企业日常的业务往来中，业务人员开具电子发票后，如果在开票的时候有发生销售折让、销售退回还有开票有错误等情况时，由于开票软件已经通过互联网开具电子发票出去了，在回收时又存在一定的时间上的滞后，而且电子发票开出后还能够下载复制打印，就没有办法做到彻底地回收错误的，需要回收并重新开出的电子发票。别的企业或个人依然还能复制打印之前所下载的电子发票，还能使用企业之前那张需要回收重开的发票。这可能会存在有一些心怀鬼胎的企业或者人员利用这个漏洞使企业开具的电子发票有问题然后作废需要重新开具，而收到电子发票的企业或个人就使用已报废的电子发票作为抵扣企业应纳税所得额的抵扣凭证。这使得企业增加了在报税时的风险，扰乱企业正常的运行，还可能导致企业名誉受损，也使得国家本应该收到的税款被恶意漏税了，给国家造成损失。4.3电子发票在接受归档时的安全性问题目前企业有两种方法来接受电子发票，一种是在开票方指定的平台如微信公众号淘宝客服用开票方提供的提取码进行提取和下载电子发票，第二种是给开票方提供自己在填写发票所需要的信息让开票方将电子发票文件发送到企业指定的邮箱里。电子发票是以数据的形式储存在企业的电子档案里，不会遭到物理性质的侵蚀和毁损，但也是因为电子发票是要通过互联网和电脑下载的和保存的，在互联网的开放的环境下，很容易被某些不怀好意的人恶意在企业的开票平台和发送的邮箱文件里植入的病毒和木马感染。财务人员如果没有经验或者或者一时疏忽没有识别出电子发票文件有问题而下载该电子发票，而发票的信息有可能涉及到企业的内部机密，有很多企业的内部系统中有许多高度需要保密的数据，而企业在日常营运时会通过企业内部的系统软件打开和使用电子发票。而企业的开票系统和财务系统会一起使用的，企业的内部财务软件很可能会被病毒木马入侵，等企业发现了病毒，企业的财务数据和商业机密很可能会被不法分子盗取，给企业造成巨大的且无法挽回的经济上的损失。5应对财务稽查中电子发票问题的措施5.1建立健全电子发票的报销机制在我国要全面地普及电子发票，就必须要充分地保证电子发票在安全的环境下进行操作，目前我们就电子发票的问题还主要集中在报销这一块，所以就必须要解决电子发票会被部分企业或者人员利用进行重复报销的问题。从这一角度出发，我国的税务机关部门就要加快脚步不断完善健全现有的不完备的电子发票报销管理机制，要真正地杜绝电子发票被部分企业和人员重复利用重复报销的情况出现。通过对电子发票报销这一流程的研究可以初步得出一个解决办法。就是企业可以excel表格和税务机关的电子发票系统通过建立电子发票备查后台，及时地对电子发票的报销情况进行核查，每当报销人拿着发票来报销的时候，通过发票的编号和内容在电子发票备查后台中搜索是否存在相同编号的发票，或者是编号与电子发票内容不相符合的电子发票。这样就能及时地对报销人提供的报销凭证的审核。不仅如此，还要不断缩短电子发票的报销时间。在这样一个环境下，电子发票可以随着一项经济业务的完成及时的送到被开票人的手中，电子发票可以几乎“0时差”得送到，于是缩减电子发票的报销时间就是减少了电子发票在报销人手中的时间，电子发票被篡改的可能性就越小，电子发票的真实性就能得到保障。在电子发票报销审核的实际操作中，还需要根据电子发票的特点调整一下电子发票报销的审批流程。不仅如此，还需要重新设计传统的分岗业务处理流程，比如先审核、后记账的方式。这势必会增加财务人员对电子发票的重视程度，建立一套完善的电子发票报销审核机制，会让电子发票报销的时间大大缩减。并且，这样的一种模式还能够有效规范电子发票的审批流程，方便了企业的财务人员的同时，也为电子发票的真实性提供了保障，使企业在开展有关于电子发票的财务报销工作时比传统的报销模式更有效率，节约大量的人力物力。企业和税务部门应该通过实行这些切实有效的方法，不断完善电子发票的报销管理。5.2完善电子发票跟踪信息系统企业要想稳定安全的使用电子发票，享受其在财务应用中的便利就必须要提高电子发票的管理强度，严谨小心地处理外来电子发票，增加其在使用中的安全性。制定一个统一的电子发票管理制度，建立一个完善的电子发票跟踪系统。当一张电子发票被开具出去的时候，税务机关就对信息加密、不断对其认证信息进行完善，让每一张出去的电子发票都能够安全机密的到达需要的人手上。使税务部门的电子发票的跟踪信息系统完善。一个完善的电子发票系统，能够对电子发票的情况及去向进行实时跟踪，让每一张电子发票都逃不过税务部门的监控。税务部门协同企业一同开发一套完善的电子发票查询系统也是必要的，这样就能够让发票与税务部门和企业形成直接对接，让电子发票一票多用的情况得到扼杀。企业可以及时查询电子发票的用途和金额，直接能够正确的了解到电子发票能不能被拿来抵扣企业的所得税应纳税所得额，对于已经完成抵扣所得税的电子发票来说，这一查询系统里会有详细的记录，就不会让一张电子发票多次抵扣应纳税所得额和虚假开电子发票抵扣的情况出现。5.3加快电子会计档案建设电子发票在我国已经发展得初具规模，现在在我们的日常交易活动和工作中频繁的出现，为了防止随电子发票的信息被随便的篡改的情况，就要对所有的电子发票是否真实存在且未被篡改进行审核。就目前我国正处于过渡的阶段，电子发票还没有实现全面的普及，企业可以建立一个只负责记录电子发票的档案文件。这样财务人员就可以利用电脑系统地对电子发票的信息进行比对，从而准确的判断电子发票的是否真实。除此以外，为了避免出现企业接收到携带木马或者病毒的不利于企业的电子发票的情况。首先，企业要对企业内部的电脑设立防火墙并不断地维护和修补漏洞；其次，专门开立一个邮箱账户来接受客户发来的电子发票文件，并指派专人来审核是否是真实的电子发票文件。并把这些电子发票迅速归档并备份，以防止意外的发生6结论本文对电子发票的现状进行了阐述并对电子发票的优势劣势等进行了分析，并对企业实际运用中存的挑战与风险进行了分析，提出电子发票实际操作中存在的问题的建议与对策。在现代化社会的今天，商务电子化已经是时代发展的潮流，电子发票的使用与具体操作对于企业来说是机遇与挑战同时存在的。电子发票作为一种新的信息化的凭证，企业的财务人员只有正确认识到电子发票财务风险并实施应对措施，才能顺应时代的潮流，获得长远发展。在未来的财务管理模式下，对财务人员提出了更高的要求，不但需