物业档案的建立与管理

相关档案的建立与管理，就需要通过档案管理手段相关记录进行规范、整理、归档。做到每一项管理工作都有计划、有制度规范、有工作详实记录，并配备档案管理人员，资料进行严格的、科学的、系统的管理，为整个管理工作的分析、改第一节建立物业管理档案资料的重要性业，包括房屋主建造、配套公共设施、机电设备、安全、环境卫生、社区服务等，服务对象是业使用人，服务范围广泛，管理对象多而复杂，监督艰难。建立一套完善规范我们的服务始终能满足客户的要求。这样不仅仅要求我们开展实实在在的工已做好，真正做到“超前”服务。在实际工作开展过程中或者之后必须做好记录，，作好来、意见的记录、归档和处理工作，使我们的工作做到有法可依、有第二节物业管理档案资料的建立OHSAS的档案员岗位责任制度、档案管理规定以及外(如财务管理等)。此外，须接受行学校师生主管部门的指导和监督，并执行相关法律法规，结合这一特点，管理处档案管理的三个层次如下： (1)以建设部颁发的《和谐星级项目》建立挂历方案框架，整个公司的档案资料架构都采用统一格式，此为档案管理的第一层次： (2)结合项目的实际情况，导入ISO14000、OHSAS180001管理体系，对公司ISA9000质量管理体系文件及公司行政、公共事务、公众管理制度进行适应性修改，并融入到架构中形成项目档案资料的第二层次； (3)在物业管理实际运作中，以执行整合型管理体系文件及相关规章制度的第三层次；公司质量管理部根据这三个层次建立出一套档案资料范本(包括目录和具体性，其4、所有资料实行“双档”(电脑档案、文本档案)管理。第三节档案资料的建立流程档案，目的主要在于为物业管理公司各级领导，2、档案由档案管理人员专人管理。管理处应设档案柜，明确专职(或者兼职)案、装档案、维修档案、巡视记录档案、运行档案、投诉与回访记录，物业档案编制目录，进袋入档。档案袋，档案卷的规格要符合上级有关部以一年为限；注司根据实际需要决定保存期文件分类保后方可借阅，并全保密窗要加固，要备有消防器材，保持整洁、干燥，自然通风；内容 (1)建造物原始档案包括竣工验收资料、房屋单体竣工图等，具体清单如下：1)产权资料。包括：项目批准文件、用地批准文件、建造执照。2)技术资料。包括：竣工图——总平面图、建造图、结构图、附属工程及图纸、地质勘察报告、工程预算决算分项单、图纸会审记录、工程3)竣工验收证明书。包括：基建工程竣工验收书、建造消防验收合格证、水、电、卫生器具等设备及卫生洁具的检验合格证书、砂浆、混凝土4)房屋使用资料。包括：业主名单、地址、电话清单、建造面积计算书。5)供电、供水系统如需物业公司暂时代管的，竣工验收后加办以下协议及：供用电协议书、用电许可证、委托银行代收电费合同书、变压器报 (2)建造物维护、改造档案本体进行维护、改造的有关资料：1)维护改造申请表及批准文件2)维护改造工程施工许可证3)维护改造方案4)维护改造工程合同5)维护改造工程预算书及批准文件6)维护改造工程验收说明书7)维护改造工程结算(核算)表8)各设备及工程使用维护说明书]9)各设备及工程使用许可证(政府规定需要申办的应全部具有)10)维护改造工程施工设计图及竣工图 (3)用户装修、改造工程档案是指办公室人员对自己拥有产权或者经业主授权的房屋进行装修、改造工程所产生的文件和图纸材料，普通内容如下：1)装修、改造申请表及审查意见2)装修设计图3)装修、改造过程中的管理、监理资料4)完工后的验收意见是指物业管理公司在物业管理日常工作中产生形成和需要收集归档保存的文件材料，主要为： (1)政府颁发的物业管理各项法规、条例、通知等； (2)制订的各种管理规定、公约； (3)公司质量管理体系文件 (4)财务资料 (5)工作计划、方针、目标记录 (6)各项管理工作日志 (7)纠正和预防措施方案 (8)质量/环境/安全控制记录 (9)设备设施保养规程，巡查、维修、养护记录 (10)满意度调查记录、回访记录日志及回访登记表 (11)投诉及投诉处理记录 (12)其他需要采集归档的工作记录、服务记录档案的管理件下附我司档案管理拍图：运作流程管理处重要资料(如项目提供的资料)接收必须经过项目经理或者指定负责人资料建立及管理运作流程示意图要求 (1)设立专门的档案护卫员； (2)档案资料由管理处办公室统一管理。 (3)明确采集、整理、分类、编号、登记、录入电脑、入柜、借用、检查、 (4)采用多种形式的文档储存方式(如电脑磁盘、录相带、录音带、照片、 (5)对原始文件、合同等重要资料必须严格管理，借阅、复印等必须经管理 (6)管理处经理负责审批档案保存数量、保存期限以及是否有效和作废。 (7)注重档案管理信息开辟，根据工作需要和档案库存情况编制各种专题材 (8)办公室每季度对档案资料管理情况进行检查。 前期移交资料前期移交资料基础管理第四节档案资料分类档案分类表工程建造产权资料：A、项目批准文件；C、规划许可证；工程建造技术资料：A、竣工图—包括总平面、建造、结构、设备、附属工程有隐蔽管线的全套图纸：C、工程合同及开、竣工报告；F、工程设计变更通知及技术核定单位(包括质量事故处理记录)；G、隐蔽工程验收签证；I、竣工验收证明书；J、规划综合验收证书；理K保证书；L书；M带难题等设备的检验合格证书；NA、固定资产交接证明；C、物业项目验收记录；D、物业项目验收单项(综合)报告；A、公司简介；C、公司营业执照；G、管理处组织机构及人员分布图；A、前期物业管理协议；服务项目管理档案分类表(续一)料资料会资料施方案基础管理规章制度资料资料及权属清A、装修管理规定等公众管理制度；A、筹备成立期间的资料；A、争创物业管理“示范大厦”规划；A、员工培训程叙文件；B；C、各岗位职责；D则；F、员工培训资料(培训大纲、培训计划、培训效果评估表、培训签到表、考试试卷等)。A、管理处员工资质情况统计表；A、物业管理系统软件及使用说明；A、客户登记表；基础基础管理册B；册A、管理处值班制度；C、客户投诉处理程序；FG、报修登记表；I、服务工作单；J、回访记录表；K联系。服务项目管理档案分类表(续二)A、客户意见调查和分析程叙文件；C、客户意见调查表；意见征询D情况一览表；E率统计表；意见征询G、客户意见调查分析报告；房屋房屋管理及维修养护承诺修养护管理A、服务承诺；A、文件目录；C、文件发放(借阅)登记表；A、物业装修管理程叙文件；C、装修申请审批表；A、区域分布图；B房号、导向标志；共用设备共用设备管理C、建造物的管理程叙文件；E准；G、建造物完损等级评定标准；I、建造物年度养护计划；J、监督检查记录表；M服务项目管理档案分类表(续三)A、设备实施管理程叙文件；B、设备管理各岗位人员职责；C、各系统操作规程，巡视维护规定；A、限电、停电管理规定；处理系统系统C、暂时用电申请表；D；A、发机电操作规程；A、供配电系统管理程序；B指导书；C、设备设施清单；G、配电房抄表记录；I、停电通知单；J、质量目标月度统计表；A、保安监控系统程叙文件及作业指导书；C、保安监控系统录相带使用规定；共用设备共用设备管理A、消防中心管理制度；C、消防栓封签；I、消防报警系统管理程叙文件及作业指导书；J、消防报警系统巡视维护表；服务项目管理档案分类表(续四)A、义务消防队员名单；A、组织消防法规学习计划；C、防火区域管理规定；电梯系统电梯系统DA、火灾等事故应急处理方案及指挥流程图；C施、引路标志；E范措施；理FG、紧急事件处理记录表；A、电梯准用证；C、保养合同；D书；A、电梯应急处理方案及流程图；处理服务项目管理档案分类表(续五)公用设备管理调给排水系统公用设备管理调给排水系统系理空调运行资料内容A、给排水系统程叙文件及作业指导书；C、用水、供水管理制度；G、排水系统巡视维护表；A、供水系统月测试记录表；BC、水池、水箱消毒记录表；D录表；A、高压水泵、水池、水箱管理措施；C、停水通知单；A、空调系统程叙文件及作业指导书；保安及车辆保安及车辆管理与维护B、空调主机保养合同；C、设备设施清单；G、质量目标月度统计表；A、中央空调应急处理方案及流程图；处理共用设施管理A、公共设施管理制度。服务项目管理档案分类表(续六)A、物业的保安服务程叙文件；C、保安员巡逻制度；卫E管及检查规定；卫G、保安值班安排表；I、来访人员记录表；J、保安训练计划表；处理A、车辆管理程叙文件；C、车辆保管区分规定；A、安全警告标志；B；C、突发事件应急处理方案及流程图；A、垃圾中转站清洁制度；A、清洁消杀管理程叙文件及作业指导书；C、日常卫生保洁承包合同；管理效益管理效益精神文明建设管理E、责任分工表；A、园林绿化管理程叙文件及作业指导书；服务项目管理档案分类表(续七)A、精神文明建设公约；BC、社区文化活动场所实施计划表；D表；F施情况；G、社区文化活动年度总结；I、客户感谢信；A、收支情况表；C、有偿服务价格目表；A、本物业管理项目所获取的荣誉称号；第五节档案资料的管理则和方法与实际要对应中各个环中编制的质量记录控制等程序定期并及时对本部门的档案进行采集、检到项项工作有计划，实施及时，监督有力，最后有反馈意见，如果某一个施不好，就必须重新制定措施，并实施、监督、反馈，使每一个环节都在管理方式图施1、档案资料归档。大体分为两类：即ISO9000质量体现受控范围的档案)，受