浙江新宇教育后勤管理有限公司采购管理制度汇编

浙江新宇教育后勤管理有限公司采购管理制度汇编第一章采购管理办法为了加强对各类物资和原材料的采购管理，降低采购成本，挖掘内部管理资源，提高经营效益，统筹各经营点内外因素；同时明确采购授权和责任，建立上下监控机制，明晰采购流程，规范采购标准；特定本制度。采购规范原则：营运物资（如制服、锅碗瓢盘、劳动用具、卫生用具、办公用品等）逐步走向统一品种、统一规格、统一标准、统一采购、统一价格、计划申领、分仓（点）保管、内部结算；大宗食品（如大米、面粉、主食油、冻品等）目前各点根据各地行情，实行项目负责人负责制，定点采购、年度签约、旬度报价、月度结算、自行掌控；逐步采用公司统一采购、分点申领、统一配送、内部结算；蔬鲜食品（如蔬菜、水果、鲜鱼水产等）各点根据各地行情，实行项目负责人负责制，定点采购、年度签约、旬度报价、月度结算、自行掌控；干货调料目前暂时实行各点自行采购，逐步走向公司统一采购、分点配送、内部结算；采购组织形式：组成二级采购组织形式，即公司采购领导小组和各分点采购领导小组；公司成立由分管领导、综合办、财务部组成采购领导小组，综合办牵头操作，主要职责为营运物资和公司本部采购的审议和招投标工作；审核项目供应商。各项目采购由项目负责人（或项目分管副总）、食堂经理、项目财务负责人、厨师长、采购员组成采购小组，商定供应商，负责项目的日常采购；采购流程：长期采购流程图项目采购小组确定采购种类公司采购领导小组审核分管领导批准确定供应商起草签订采购合同项目采购小组确定采购种类公司采购领导小组审核分管领导批准确定供应商起草签订采购合同采购小组考查供应商，作出分析报告采购小组考查供应商，作出分析报告出出分析采购领导小组审定采购领导小组审定分管领导批准确定分管领导批准确定草签采购合同草签采购合同采购部门（员）实施采购采购部门（员）实施采购库管及使用部门验收库管及使用部门验收 是否合格是否合格NY执行不合格品控制程序建立供应商档案入库执行不合格品控制程序建立供应商档案入库四、分工授权：部门岗位授权职责不相容的职责使用部门和岗位提出采购项目申请参与供应商评审提出采购项目标准要求记录供应商日常能力自行采购使用部门领导编制本部门采购计划（年、月）参与供应商评审评价供应商日常能力确定采购需求确定供应商签定采购合同餐饮管理部参与供应商评审审批采购计划签定采购合同建立供应商挡案批准采购合同批准供应商确定采购部门和采购员协调与供应商的关系市场寻价、核价供应商斟选供应商评审建立供应商资料库签定一般采购合同实施经批准的采购计划采购物品批准采购合同批准供应商确定分管领导和项目负责人批准供应商的确定批准采购计划财务负责人参与供应商评审协调采购计划签批付款凭据确定供应商食堂经理和主任参与供应商评审记录供应商日常能力审议采购项目及数量抽验供应商供货质量、数量编制采购计划采购物品食堂厨师长提出食品采购计划确定日常采购项目、数量、提出采购项目质量要求记录供应商日常供货能力验收货物质量审批采购计划采购物品验收员验收供应商货物评审供货质量、数量、能力签收供货单据采购物品仓库保管员签收入库货物的质量、数量建立仓储帐户提出采购申请验证领料凭证分发领料内容保管库存货物、食物采购物品五、采购过程控制采购申请：使用部门和岗位根据本部门实际的工作需要、生产能力、供应品种、仓储能力、仓储保量提出采购申请，提出采购申请的同时，必须阐明采购品种的品名、规格、产地、质量标准、数量、价格范围、到货时间等内容；编制采购计划：各使用部门要建立科学规范的采购计划体系，根据物品种类、仓储能力要求、采购成本，编制年度、月度、周度及每日的采购计划，建立必要的预算机制，严格控制采购的资金占用额度和时间；采购计划审批：各部门的负责人承担对采购计划的审批责任，承担对本部门成本控制、经营成果的考核责任；供应商的选择：对大宗采购计划、年度采购计划的供应商采用招投标的方式，由采购部门和采购员推荐供应商，采购领导小组集体评议审核、分管领导批准，最终确定供应商；对供应商的审评从其资质、信誉、供货能力、价格、售后服务等方面进行考察评审；建立对供应商供货能力、质量、服务的诚信评价机制，每半年对主要供货商进行一次综合评估；日常考评记录由使用部门负责人和财务、验收人员进行，年度和半年度评估报告由采购部门收集使用部门和验收部门的记录信息撰写；以此构建供应商进入和退出机制。建立日常寻价核价制度：日常采购品种的寻价核价由使用部门、采购部门、财务部门分别进行，采购部门或人员汇总，分管领导和财务部门验准批复，采购部门建挡；货物验收必须由使用部门、验收员、仓储部门及送货方（供应商）四方联签验收，使用部门和仓储部门侧重质量方面、验收员侧重数量方面；六、附表：附表一：申购单申购单申购日期申购人申购部门（岗位）部门负责人签名要求交货日期采购负责人签审意见备注：每份申购单只填写某一类货物品名项目品名规格数量订购单编号建议价格建议供应商附表二：订购单订购单订购单编号订购日期付款条件至：订货单位（供应单位）供应单位地址：订货单位地址：联系电话：联系电话：联系人：联系人：请送下列货物交货日期项目品名规格数量运送单位单价小计总计：注意：本订购单明确规定：只接受上述注明的条款和条件及本订单附件或用别的方式说明的附加条款和条件，而不接受卖方提出的附加条款和条件。（授权签字）附表三：食品订货单食品订货单年月日品名现存量应备量已订量需购量市场报价肉类ABC禽蛋类海鲜鱼类果蔬类豆制品类干制品食品仓管员厨师长采购员附表三：购货记录表购货记录表供货单位：订货日期项目单位单价单位数小计发货票编号供货评价验收员送货员采购员附表三：验收单验收单食堂（饭店）编号供货单位到货日期订购单编号订购日期存货编号项目及规格单位数量单价合计总计验收员送货员使用部门仓管员第二章验收管理办法餐饮食品进货验收是一项控制经营成本的重要工作，同时也是防止伪劣食品进入餐饮流通渠道而引发食品卫生安全危机的关键工作，因此，餐饮管理部就有关餐饮食品验收制定规范如下：食品验收流程：确认采购单据有关内容确认采购单据有关内容准备合格的验收工具查看送货单据准备合格的验收工具查看送货单据品质规格检验分量、数量过磅检验填写验收报告单参与验收人员签名验收不合格品退货验收合格品直拨或进仓验收控制方法：1、包装：应有外包装的货品，必须查看确定包装的完整性，有无破损、挤压、或遭开封过和二次封口现象；2、口感：某些特定的可食性物料，用其他方式确定其品质时，试吃可能是最有效的方法；3、制造标示：对于品牌原料必须是特定的制造厂商，同时对于食品原料必须追溯其生产许可证或卫生许可证等，对于蔬菜鲜鱼类供应商也须验证其规模和资质；4、气味：正常新鲜的食品都会有其特定的气味，验收时可从气味上判定其品质有无变异；5、色泽：这是判定物品品质的又一有效方式，需要验收人员积累尽可能的专业知识；6、温度：食品类物料对温度差异的敏感度与要求很高，正确良好的低温配送与储运，对食品运送过程中的品质维持非常重要，所以不可忽视对有关食品的温度检验；7、外观：观察食品外观是最直接有效的方法，但需要有专业知识和经验的积累，大多数食品观其外表即可大致确认其品质；8、有效期：有效期的控制是加工类食品原料控制品质的不变手段，验收时有效期的确认，对收货量的控制和对需求量及储存期的控制都至关重要；主要几类食品货物品质常用的鉴定方法：肉类：表皮应盖有检疫章和完税章；确定新鲜度及所需部位，部位不同，价格相差甚多；家禽类：不同菜肴要求，需要不同养殖期的鲜活家禽类，能辨别家禽的性别、是否生过蛋等；杀白禽类则判别新鲜度；海鲜：鱼类应挑选眼睛明亮、鱼鳃鲜红，鱼鳞紧且整齐有弹性的；除鱼的腥味外，不应有腐败味；虾类应挑选壳肉透明、头不脱落的；蛋：蛋壳略粗，具有光泽，手摇无声；放入水中基本能下沉、向光线成透明者为好；干货类：有特殊品质、特别香味或味道，包装完整；罐头食品没有凹凸和膨盖现象，生产厂家、地址、电话，生产许可证号，生产日期、保持期等是否齐全；冷冻食品：是否保持冰冻状态，冰冻叠放是否整齐，有无二次冰冻现象；已解冻或软化的可拒收（特别是夏季）；蔬菜：叶绿鲜美完整或原色真切；茎直无断结实；土豆无芽为好；退货、换货处理方法：对于验收过程中发现的不良品种或瑕疵品应立即予以退货，并在验收单上注明，将发货单上该项目品种注销，同时记录在案，作为供应商供货能力和品行评价内容；对于验收中发现的即将过期的食品也应明确予以拒收，并责成供货商换货，同样，将内容记录在案；在验收过程中任何退货、换货的品种都须填写退货单，验收员必须认真履行；对于仓储中由于某些食品的滞销带来的食品保质期即到现象，可采用要求原供应商换货的方式进行换货（特别是一些罐装食品或部分干货食品），避免造成食品过期报废的可能，最大限度地降低食品成本；同样，供货商在这方面的能力，也应记录在案，作为该供货商能力或售后服务的体现；验收控制要点：对采购合同的认知，对各种食品供应商的认知，明确了解近期成交价格，市场行情，以控制验收过程中对价格确认；了解本期采购的报量,以确保验收中不超量验收；准备合格的计量工具，计量工具必须定时校验，以确保计量的正确性；验收人员必须是使用部门、仓储人员、过磅人员和供应商发送人员一起在场验收，以保证验收食品的品质、数量、有效；在验收过程中严格控制以下原则：条件不符，依约办理；交料不符，即时告知供应商；规格品质不符，退回或减价；价格不符，更正发票；收料多出，退回或暂收；收料短少，补送或更正；数目核对严格计件过数、斤两过秤；填写验收报告单，字迹清楚、数字明了、参与验收人签字；第三章仓储管理办法餐饮储存食品的目的是：存以适量食物，保证日常餐饮经营所需物料，避免存储食物变质，消灭保管失责所造成的浪费和由此产生的成本；同时能在某种食物市场最低价格时，适量购入储备，以降低食物成本和增加利润。仓储保管基本流程进入生产领域经验收后的食品进入生产领域经验收后的食品分直拨食品和库存食品直拨食品有使用部门填写直拨领料单领用进入生产过程库存食品填写入库单进入库存定时翻库、盘库建立库存食物账、卡使用部门填写领料单凭有效授权签字的领料单发货分类库存保管以旧换新类物品须以物换物控制发货品质、数量仓库储存保管原则：物品依性储存：可分为冷冻（-18℃）、冷藏（4℃）、室温、腌渍等方式储存；储存地方应分为主食库、冷冻库、调料库、干货库、杂货库；进入库存食物建立账卡：账卡物料相对应，账卡数量相对应；物料卡应书写正确的品名并标在明显的位置；物品存放应依据物品性质、形状实行货架存放和罐箱存放：货品存放应不靠墙（离墙30㎝）、不接地（离地20㎝）、不挤压、不妨碍出入和搬运、不堵塞电器开关和电器设备（照明、排气、空调等）；存放安全：货物堆放整齐有序，不宜过高、过散，以防伤及人员或货物摔损；定时对仓库进行清卫，有防盗、防潮、防尘、防鼠、防蝇、防虫害等措施；仓库内不得存放私人物品，食品与非食品、有毒、有害、有强烈气味的食品不得混放；厨房已加工的半成品一般不进入库房存储；先进先出：必须做到进货翻堆，调整储位，旧货在前（或在上），新货在后（或在下），这样就可以做到在发货时基本做到先进先出；信息沟通：仓库与使用部门须经常沟通仓库存货信息，以便使餐厅、厨房、行政等部门的管理人员在编制采购计划、审批采购数量、安排菜单和生产时充分考虑仓库的存货信息和内容，以免造成库存积压和食品类过期报废的损失；仓管员每星期必须出一份主要食品存货报告单呈食堂经理和厨师长；控制基本存量：一般情况尽量不设或少设库存量，以免资金积压和库存损失，特别是地处交通、外部条件相对较好的地区；仓库存量主要是为了支应两种情形，一是季节性缺货或意外因素（气候、洪涝、干旱、运输、货源地远近等）缺货，防止供餐不继；二是原料采购时价格的批量效应，但是批量时必须对应考虑仓储条件（库房面积、保质条件等）和销量因素和食物性质；对单发货：一般情况下，必须严格遵循先批单后发货的原则，特殊情况下可先发货后追单；对于以旧换新的物品，必须严格以物换物，各仓库必须列出以旧换新项目品名（主要是劳动工具类、办公用品类、营运物资类）；定时定期盘点仓库：盘点作用有三，财务记账、控制成本、订货采购；要求彻底、迅速、确实；做到账实相符、品名规格相符、数量相符、点位相符；盘点执行时间是动用物品当天盘，每月一次总体盘存；仓库作业管理：（一）、主要食品的储存方法：1、谷类食品储存法：置于密闭、干燥的容器内（铁皮、陶瓷、木制）；离地存放，并有防潮措施；存量干燥季节一月一周期，潮湿季节半月一周期；2、蔬菜类储存法：除去败叶污物，保持干净，用纸袋或多孔塑料袋套好，置于冰箱冷藏箱或阴凉处，冰冻蔬菜按包装袋说明存于相应的冰冻库，已解冻则不再冷冻；蔬菜一般存储以3至5天为一个周期，不宜过长时间而损害营养或变腐；3、鱼类：除去鳞鳃内脏、冲洗清洁，沥干水分，以保鲜膜（袋）套好，放入冰冻库速冻存放，但不宜存放过久；购入的冰冻水产（包括冰冻小海鲜）可直接置于冰冻库，一般可存储3个月左右；但解冻后的水产不宜再速冻存放；4、肉类（含禽肉）：清洗沥干水分，用保鲜膜（袋）包好，置于冰冻库速冻存放，可放置一月左右；置于冷藏箱的鲜肉，一般不要超过二天；直接购入的冰冻肉类，可置于冰冻库内储存，一般可存放3至6个月左右；5、调料类：一般调料类都有包装袋或瓶罐包装，应根据包装说明置于阴凉干燥处；散装调料应置于容器内（以陶瓷、玻璃器皿为好），散装调料周转期不宜过长，一般控制在3个月内；6、豆制品类：干豆类略为清理，剔除杂质，置于干燥的加盖容器内，注意防蛀、防潮、防霉变；带壳干豆类（如缸豆干等）应清理干净，置于加盖容器内；豆制品（豆腐、豆腐干、千张等）一般不仓储，当日清，未用完的置于冰箱内，次日清；7、乳品：罐装乳品、袋装干乳品根据包装说明置于阴凉干燥处，开封后置于冷藏冰箱内，尽快使用；鲜奶一般不仓储，当日清，未用完的次日清；8、蛋品类：擦净外壳，钝端向上，置于蛋架上，放入冰箱冷藏箱内，一般冷藏3周内使用，切勿将蛋品置于速冻冰库内存放；9、油脂类：勿让阳光照射，至于阴凉处，封罐加盖，忌高温和氧化；发现混浊不清且有气泡者，不可再用；10、腌制食品类：有水分的腌制食品应放置于陶瓷、玻璃盛器内，加滤网盖，置于阴凉处或冷藏；干腌制食品应置于通风良好的库房内，注意防潮、防霉变；（二）、仓库物品堆放要求：1、货架堆放：重在下、轻在上；建货架设地垫，货品不着地、不靠墙；2、堆码整齐：旧货在上，新货在下，旧货在前，新货在后；排列有序，纵横对齐；3、明码建卡：所有货品建卡立名，分类编号入座，粘贴到位；4、分类建仓：食品调料、谷类干货、杂货物资、冰冻冷藏要分类建仓或区域隔断，食品与非食品、有毒、有害、有强烈气味的食品不得混放；厨房已加工的半成品一般不进入库房存储；5、库房条件：面积空间适宜，通风避阳、防火防盗、防尘防潮、防鼠放虫害；6、库房卫生：库房卫生至少每周一清扫、每月结合仓库盘点一大扫；平时经常整理，保持库房的整洁；（三）物品收发规范：1、凡接收入库的每一种物料都应建立其单独的料牌、规格、单位及收、发、存的数量，必要时可采用不同颜色加以区别；2、建立账、卡、物对应制度，依照“有物必有账卡”的原则，及时而准确地填写库账和报表，做到物品、规格、数量、库账、料卡、实物相对应准确；3、建立物品申领制度，无论是直拨物品还是库存物品申领，都必须填写物品申领单，将品名、规格、数量、价格填写清楚，并经过相当层次管理人员的签批，方可发货；4、一般日常餐饮库房物品申领签批授权规范，食品申领必须由各食堂厨师长签批；营运物资申领必须由食堂主任签批；厨房劳动工具申领由食堂主任和厨师长分别签批；5、库房管理员必须将所有领用物品点数、过磅、核准后方能发货，并由领货人签字取货；6、物品出库后，仓管员须当天或当时即填出库登记和库账调整；7、每月财务和仓管必须合作进行一次仓库盘点，清点实际存货并核对存货清单账户，做到账实相符、品名规格相符、数量相符、点位相符；对不相符的内容必须查明原因，并制作超额与缺额存货单送餐饮经理签查；对即将到保质期或存放超过90天的物品制作一份逾期存货清单送交餐饮经理和厨师长，采用交供货商更换或设法投入生产的方法处理，以防止货品过期和变质造成损失。第四章供应商管理办法一.总则为了稳定供应商队伍，建立长期互惠供求关系，特制定本办法。本办法适用于向公司长期供应原辅材料、零件、部件及提供配套服务的厂商。二.管理原则和体制公司综合办牵头组建采购领导小组，负责供应商的审核，分管领导确定；公司综合办归档，项目负责人负责管理。对选定的供应商，公司与之签订一年期供应合作协议，在该协议中具体规定双方的权利与义务、双方互惠条件。公司可对供商评定信用等级，根据等级实施