会展与节事的风险和安全管理

节事活动风险管理

内容提要根本概念风险识别风险分析风险决策与执行平安管理范式演变与展望Scope范围Marketing营销Finance财务Time时间Design设计Risk风险Procurement采购Humanresources人力资源Stakeholders利益相关者Communication信息交流Initiation筹办Planning规划Implementation实施Event活动Shutdown收尾一、根本概念风险与不确定性风险定义当从事某一项活动时，因为不确定性可能使经济上、财产上受到损失或得到收益，物质上遭受破坏、损害，或者被耽误。工程风险定义与可以实现的工程执行水平有关的、存在显著不确定性的影响。风险分析和风险管理都起源于20世纪40年代的美国保险业。对一个特定的事件，如果对其发生的概率能够做一个统计学的估计，那么，风险就出现了。因此，风险往往是适于保险的。运用这种逻辑，实际承担的风险可以这样计算：风险＝事件发生的概率×损失〔收益〕的数量不确定性定义一个特定事件或活动的实际结果很可能与估计或预测的结果不同。不确定性用来描述那些不能用事件发生的可能性来描述的情况不确定性往往不适于保险。准确地说，对于具有不确定性的事情，不可能估算其所需的保费。意识到不确定性积极的一面也同样重要，它们提供的不是威胁而是时机。风险概率及其影响四种组合高概率－高影响低概率－低影响高概率－低影响低概率－高影响影响可能是积极的或者是消极的，是呈上升趋势的或者下降趋势的。那些高概率或者低概率但是影响都比较小的风险很可能被排除，因为它们不太重要。风险偏好类型爱好冒险风险中性厌恶风险直觉与事实成功的商业人士通常被认为是喜欢冒险的风险本身总是给人一种有成就的感觉。能够成功处理风险的人，常常受到很高的评价；然而，研究发现：商业决策者通常是非常厌恶冒险的。事实上，他们花费了大量的时间和精力来努力使他们所承担的风险最小化；同样的，职业投机商也被看作是喜欢冒险的。其实，他们做了大量的努力来计算和减少他们所承担的风险。风险管理定义工程管理机构对可能遇到的风险进行规划、识别、估计、评价、应对、监控的过程。风险管理的核心内容风险识别风险分析〔衡量〕风险管理决策与执行风险管理评估会展风险管理会展活动管理人员对可能导致的损失的工程的不确定性进行预测、识别、分析、评估和有效地处理，并以最低本钱为会展的顺利完成提供最大的平安保障的科学管理方法。危机管理危机定义导致企业组织或工程陷入困局并危及未来的获利、成长甚至生存的突发事件。特点突发性不确定性紧迫性：庞大的压力和焦虑危机管理和风险管理的关系危机管理不能替代风险管理，它是风险管理失败的结果。即便是最有效的风险管理，有时也难逃失败的命运。只有当风险管理完全失败或根本没有实施的情况下，危机管理才会成为主要的管理方式。二、风险识别会展风险的特征风险损失的不均衡面对同一个风险事件，会展活动中的不同利益相关者所承担的风险是完全不同的。风险管理的阶段性会展活动在不同阶段所面临的风险是不同的，因此，风险的承担者只需在特定的时间内才承担这些风险。风险管理的信息依赖性会展活动中风险管理的最终目的在于防患于未然，并不是要在风险事件发生后用来追查和推卸责任。风险管理的有偿性会展风险的方案编制、识别、分析、监控和处置都需要消耗大量的人力和物力资源。风险管理的工程动态性在执行过程中，如果工程的时间、费用等约束有重大变化时，相对于这些约束的风险也要重新进行评估。会展风险的来源系统性的风险定义又称为市场风险或不可分散风险，它指的是那些由于某些因素给市场上所有的经济实体〔这里指所有的会展企业〕都带来经济损失的可能性。这类风险是由市场和社会宏观环境造成的，仅靠单个会展企业自身的力量很难克服，也很难抵挡它们给展会带来的不利影响。一般来说，会展企业所面临的系统性风险主要包括：1.自然灾害与干扰2.政治风险战争、内乱、政权更迭拒付债务、政府干预等3.经济风险宏观经济稳定性风险会展业本身市场风险所涉及行业的市场风险非系统性风险定义个别企业在经营中面临的风险，会展企业只要经营得当，就可以在一定程度上防止这类风险。1.经营风险经营风险是指因办展机构经营方面的原因给所举办的展会带来的不确定性。常见的经营风险有：展会定位不当主办方招展不力、招商不顺宣传推广效果不佳人力资源及人力结构不适合展会出现新的竞争者管理不善与会人员的健康保障问题参展商因对展会不满而出现“闹展〞或“罢展〞会展开幕期间的食品供给平安问题会展保安问题2.财务风险举债筹措资金给会展企业的财务成果带来的不确定性办展机构资金投入所带来的不确定性3.合作风险各个会展企业之间会展企业与展馆之间会展企业与会展各效劳商和各营销中介之间人的因素人的失误在重复操作的前提下，人的失误有可能成为主要的风险根源。虽然工程的独特性在某种程度上会防止自满和粗心情绪的滋生，但工程的新颖性、复杂性、工作压力和不确定性会大大增加人为失误的可能性。对任务的理解遵循的指令不正确未能履行职责对任务进行个人化的解释工序不正确，如为节约时间缩减安全操作规程能力和经验缺少完成任务所需要的培训或技能未能遵循指令缺乏对工序的领会操作程序选择不当未对工作状况做出细致分析工作环境信息量过大难以分辨重要信息，容易忽视或延缓细致研究方面的工作任务量过大削弱了对工作进展的监控能力，以及采取应对和预防措施的能力工作环境苛刻工作条件不满足需求、设备状况不好和措施不当都会增大出错机会错误偶然失误未能对超常状况或事件进行研究对状况的错误估计动机缺乏实现较高水平的动机工作精力不集中个人目标其他人的行为缺乏信息沟通行为受挫提交的工作结果不正确或错误工作质量不高冒险心理假设一个决策者面对下面两道选择题：1.你是选择A还是B？A.肯定能够得到1百万英镑B.得到一张彩票，这张彩票有10%的时机赢得5百万英镑89%的时机赢得1百万英镑1%的时机什么都得不到2.你是选择C还是D？C.得到一张彩票，这张彩票有10%的时机赢得5百万英镑90%的时机什么都得不到D.得到一张彩票，这张彩票有11%的时机赢得1百万英镑89%的时机什么都得不到阿莱悖论通过大量的经验研究发现，如果断策者非常清楚概率计算，做事情很谨慎，选择也很理性而且个人资产相对于上面的数字来说很少，那么他们更倾向于选择A和C。从外表判断，这些选择是不理性的。这四种选择的期望值如下：EMV〔A〕＝1百万英镑EMV〔B〕＝1.39百万英镑EMV〔C〕＝0.5百万英镑EMV〔D〕＝0.11百万英镑这个悖论说明人们可能既是风险厌恶者又是风险爱好者，这取决于一定的范围。更加具体的说，人们主观上对效用有一个很复杂的理解，既考虑了效用的数学表达式所给出的效用的分布，又考虑了效用的期望值本身。风险识别的方法头脑风暴法禁止别人对最初的意见进行批评，目的在于鼓励大家畅所欲言。核对表法核对表一般根据会展风险要素编纂，包括工程的环境、工程产品或技术资料以及内部因素〔如团队成员的技能或技能缺陷〕等。情景分析法提醒展会决策者注意某种措施或政策可能引起的风险或危机性的后果；建议需要进行监视的风险范围；研究某些关键性因素对未来过程的影响；提醒人们注意某种技术的开展会给人们带来哪些风险。面谈法有助于认识那些在常规方案中未被识别的风险。德尔菲法有效地防止小组成员之间的相互影响，结果较为客观，缺点是费时较多。三、风险分析风险分析在工程不同阶段的作用项目生命周期的阶段风险分析的作用构思识别干系人以及他们的期望值识别合适的项目执行效果目标设计检验设计的可靠性检验设计的可行性确定执行标准评估设计可能发生的成本评估设施可能产生的效益评估设计变更的作用计划识别并考虑管理方面的约束条件评估计划的可行性评估计划的可能持续时间评估计划的可能成本确定合适的里程碑估算所需的资源评估计划变更的作用确定应急资金和资源的水平项目生命周期的阶段风险分析的作用分配评价替代性的采购策略确定合同条款和条件确定合适的风险共同安排评估合同条件的含义评估和比较竞争性的标书确定合适的目标成本和标价估算项目终止后可能获得的利润实施识别剩余的风险评估设计变更或计划变更的影响修改项目完工成本估算修改实施阶段完工时间估算交付识别交付的风险评估交付进度计划的可行性评估满足执行标准的可行性评估实验设备的可靠性评估修改项目可交付成果的资源要求评估投产设施的可用性审查评估风险管理策略的有效性识别已发生的风险和有效的应对措施支持识别以后的责任范围评估所需资源的合适水平评估项目的利润率风险效率定义在给定的一个具有风险率方案的情况下，只有通过增加风险才能降低预期本钱；只有通过增加预期本钱才能降低风险。分析风险效率的意义当预期本钱的水平一定时，最有效的方案涉及最低的风险水平。当风险水平一定时，最有效的方案涉及最低的预期本钱；寻找风险效率是理解以及处理风险的关键；如果一个组织不能区分好的运气和好的管理、不好的运气与糟糕的管理，人们在管理风险时也就会顺势而动；如果不实施风险分析以支持相关的决策，精明的经理人员将把制定具有风险效率的决策看做是不明智的，这对他们的职业生涯具有潜在的威胁。风险分析的方法例一：核对表管理编制核对表的技术手段对工程风险管理是一种方便又相对简单的方法。然而，核对表管理这一方法存在一些潜在的严重缺陷：没有揭示风险来源之间重要的相互依赖关系；核对表中，特别是包含很多内容的核对表，对指明相对重要风险的指导力度不够；每项单独的输入可能隐含着许多重要的独立的风险来源；没有列在核对表上的风险来源往往容易被忽略；核对表上风险来源可能更适于其他工程；为了防止混淆和过多的解释，对单个风险来源的描述不够充分；核对表对单个风险来源的潜在影响描述得过于简单；核对表对采取更缜密的态度对风险举行评价和计算是不利的。例二：典型试探法定义根据样本对总体的反映，利用现有典型特征对一个不确定事件发生的概率进行预测。例一假设某个承包商的历史记录是：25%的工程按时完成。然后你发现，它最近做的三个工程都是按时完成的。如果把下面一个工程交给承包商A，它按时完成的可能性是多少？A.25%B.50%C.75%例二某镇有两家医院。在规模较大的医院每天有45个婴儿出生，而在规模较小的医院每天有15个婴儿出生。众所周知，所有婴儿中大约有50%是男孩，当然，确切的比例每天都不一样，有时候比50%高，有时候比50%低。在一年的时间里，每一家医院都记录男孩比例超过60%的天数。你认为哪一家医院记录到的天数要多一些？A.规模较大的医院B.规模较小的医院C.一样需注意防止的错误：根本比例错误指人们常常无视了根本比例，而赞成那些个性化的信息以及指示或诊断信息，而不把这些信息统一起来。取样规模方面的错误大数法那么：取样的规模越大，其平均值就会与母群体的平均值越接近。因此，从一个规模比较大的取样计算得到的平均值比从一个比较小的取样得到的平均值偏差要小一些。大取样的计算平均值比小取样稳定，偏差也较小。如果无视了大数法那么，就叫做犯了主观判断方面的取样规模的错误。四、风险决策与执行总体原那么既要对超出本钱预算的工程管理者进行惩罚，也要对那些支出保持在预算内的工程管理者进行奖励，以防止高估工程的本钱而低估工程的回报率。参加工程的各方应该尽可能地互相合作以得到有效率的风险分担。寻求风险分担的着手点是合同。分摊风险时的考虑因素：防止所有风险的最好方法是不继续执行工程。一定要判断是否值得承担这么多风险来取得工程的收益让最有能力控制风险的一方负责承担风险是比较明智的应该尽量把风险分配给那些受风险影响最小的方面对承担特殊的工程风险要给予一定的奖励风险应对的类型风险躲避当工程风险潜在威胁发生的可能性太大，不利后果也很严重，又无其它策略来减轻，主动放弃工程或改变工程目标与行动方案，从而回避风险缩小活动范围以防止高风险活动增加资源或延长时间采用熟悉的方法而不是创新的方法防止使用不熟悉的承包商风险转移设法将节事活动风险的后果连同应对责任转移到第三方身上。注意：活动风险依然未被排除，但是责任被推给了另一方保险保证书、担保书、合同条款汽车责任险董事会责任险经营中断险取消险综合责任一般险伤残险地震险错误和疏忽险火灾险洪水险卫生健康险飓风险重要人物险生命险未出席险办公室物品险官员险雨水险工人补偿险可购置的局部保险类型〔美国〕风险减轻通过降低损失发生的可能性，缩小其后果不利影响的损失程度来到达控制风险的目的风险接受〔自留〕主动接受风险，并制订一套风险发生时所准备实施的应变方案预留应急储藏：时间、资金、资源、……损失摊入本钱、借款用以补偿风险损失个体承担赔偿责任被动接受风险，不采取任何行动，待风险发生时相机而动风险管理类型适用范围风险规避风险潜在威胁发生的可能性很大，后果很严重无法减轻风险，无法转移，亦不能接受弊病：丢掉了机会；压制了创造力风险转移发生概率小，但是损失可能很大项目组织机构很难控制项目风险风险减轻不愿放弃项目，但也不愿转移风险（转移成本）对付无预警信息项目风险的主要应对措施风险接受当采取其它风险管理方法的成本超过风险本身带来的损失时采用此方法或因主观或客观原因没有对风险进行事前控制，被动承担风险损失，一般损失数额不大，不影响大局本钱风险的合同管理“固定费用＋本钱〞合同特征业主付给承包商一笔固定费用，并归还给承包商与工程有关的所有本钱，包括实际消耗的人工、材料和设备的费用。查缺补漏的本钱开销以及其他费用由业主承担。优点本钱只限于实际需求，承包商不能赚取过多的利润，因此防止了由于承包商的亏损而导致的不利后果。缺点不确定的本钱支出以及缺乏对承包商控制本钱的鼓励；在给定的工程中，认可并在合同中记录允许发生的本钱有很大难度；在竞争招标的情况下，以最低固定费用报价为根底选择承包商并不能保证实际发生的本钱最低。“固定总价〞合同特征通过固定总价合同努力将所有风险转嫁给承包商。一般情况下，在竞争招标中合同总是授权给最低固定价格的标，这样做的前提条件是其他内容都相同，包括投标组织的专业知识。优点承包商能够通过提高效率或使用最有本钱效益的方法增加利润〔业主当然希望这样做不会有损所完成工作的质量〕。缺点但是如果没有对质量要求进行全面的规定或对质量不能进行检验，业主就直接面临质量不合格的风险；即使起草得非常详细的固定总价合同，也不能排除与业主必须支付的最终价格之间存在不确定性。究竟谁来承担本钱风险？人们经常建议，本钱风险应分配给在预期和控制方面能力最强的当事人。假设以此为根底，那么结论是：当承包商能够控制风险时，适合采用固定总价合同；当业主能够控制风险时，适合采用本钱加固定费用合同。但是，这个结论忽略了业主和承包商承担风险的相对意愿，而且忽略了各方承担风险的能力；忽略了对风险的定价，还有业主对待预期本钱与承担风险之间平衡关系的态度，以及承包商对待预期利润与承担风险之间平衡关系的态度；没有考虑应如何分配双方都不能控制的风险。对每一种类型的风险应采用不同的付款方式，这意味着对每一种类型风险的不同分摊水平，以便在可能的情况下对这些风险进行合理分配和积极管理。从风险管理的角度而言，识别以下各种类型的风险很重要：承包商能够控制的风险；业主能够控制的风险；双方都不能控制的风险。在工程的早期阶段，当标准不完整并难于设定工程执行效果目标时，应防止采用固定总价合同。恰当的策略是将工程分解为多个阶段，在早期阶段采用以本钱为根底的合同〔同业主信任的承包商谈判〕，在工程的招标和标准定义变得越来越明确时，就可以转移到使用竞争性招标的固定总价合同。例一：主要风险类型及其应对步骤确定风险的性质测评风险的影响管理控制管理控制：应急计划1天气：降雨或酷热降雨会导致人数减少和场地销售的下降；产生排队问题；潜在的电气和其他设备问题关注天气预报。为观众搭建场地顶棚（包括在入口处）。促销材料的准备。详细计划以防止触电，应用具有高技术能力的粉包商，采用相关控制系统确保安全和持续的供给增派流动员工分售雨披，或根据天气情况出售饮料，向员工提供免费的雨具或饮用水。设立专业小组保证供电和后备技术支持。2火灾和转移影响极为严重，然而由于场地设计合理，风险不高制定场地应急计划。不断使用检查表格赖监控并控制（如：灭火设备，通道和紧急出口）。员工培训。制定场地应急计划，明确与应急服务的沟通。合理安排高级员工的岗位。3人群管理控制由于交通耽搁对场地入口造成最大的影响。利用促销材料和入场券的发售过程向观众建议交通和泊车的方案。设置疏导员、标志和群集控制围栏，防止出现拥堵。持票观众在活动开场后不必验票可直接通过入口进入场地。设置高级员工处理无票入场者引起的问题。步骤确定风险的性质测评风险的影响管理控制管理控制：应急计划4财务管理活动项目组织者的财政失误，违反合同。财务监控制度：采购和支出的有限权力。财务委员会的合同和现金流动管理。入场券和表演及餐饮收入的管理。运送现金的安全押运。培训员工掌握运营步骤。有限的。短期资金市场。赞助和重要来宾。5员工管理不合理的员工筛选和培训会影响服务水准和客户满意度。影响活动项目的氛围。设立岗位职责和岗位细则，建立招聘机制，提供培训和支持材料。为督导提供领导艺术和控制系统的培训。为高层员工建立工作表现评估。建立员工雇佣政策和步骤，工作表现管理，除名和安全规章制度。雇用专业员工。志愿者工资支付。工作实习学生组。工作完成奖金。参加证书。6职业健康和安全诉讼的费用，负面的公众舆论，罚款。建立制定相关政策和步骤减少工作区域的风险。包括使用执照的分包商，完成设备保养任务，设置临时机构满足标准要求。整理并经常审视工作计划，包括体检。建立申报和整理系统来记录与健康和安全有关的事件，包括事故的目击者。意外事故应急计划。法律咨询。例二：人力资源风险管理预案风险确认可能性后果风险水平预防应对策略执行者管理不善或领导无方可能严重极高澄清目的与目标对会议和行动的档案记录获取媒体的支持谈判正式仲裁重组危机管理团队减压无法找到有特殊技能的关键员工可能中等高职员规划面向国内外招募申请者数据库利用中介、关系网和猎头满足职位调整费用提供激励核心员工在开幕前辞职或生病常有严重极高政策与程序的档案管理保留记录团队合作制定副手提供激励重组恢复改订计划重新分配职责风险确认可能性后果风险水平预防应对策略志愿者与员工的磨擦常有中等极高对参与者的奖励感谢支持建立调换团队职员的误操作导致负面影响很少中等高操作规范规章制度忠告与辞退程序辞退减压由于任命与训练的失误导致重大安全事故极少灾难极高工作分析安全风险分析根据经验与证书来选择职员安全规范训练保留档案，核对表签名监督执行事故报告系统急救服务通讯系统危机管理团队减压五、平安管理平安管理的主要内容对场地进行良好的平安分析同当地各部门建立良好的合作关系确定各个岗位的平安职责制作平安小册子/标牌可采用的最好的撤退路线出口标志应注意防止的人和事急救标志警告标志停车标志紧急援助电话和号码信息亭制定媒体方案，重视信息交流平安防范技巧例一：提醒群众预防偷窃使用有拉链和扣锁的手袋把扣锁紧贴身体，牢牢地握住手袋永远不要把钱包放在后面的口袋里小心不必要的“碰撞〞，尤其是在集市和其他人群拥挤的地方，如排着长队或者在大型的宴会上不要把贵重物品毫无防范地放在某处或者交给陌生人看管当陌生人告诉你身上被洒了东西或者什么东西洒到你身上时要提高警惕在自动提款机前小心那些说丢了钱的人，总的来说，室内提款机要平安一些小心那些闲逛的人永远不要借钱给那些声称自己是工作人员的人例二：检查行李的一般技巧张贴标志，明确宣布要进行包装检查；鼓励参加者将行李存在远离场地的地方；参加者并非罪犯。不要马上认定一个拒绝接受行李检查的人就一定很危险。如果一个人不愿接受检查，应该允许他离开。例三：提醒行李检查工作人员的本卷须知不要盲目把手伸进行李内；你不确定里面是否有危险物品；把行李内的东西放在一个托盘上，然后公开地查看里面的物品；允许正在接受行李检查的人把东西放回原处；相信直觉。如果有疑心，不要让携带可疑物品的参观者进入场地；保持态度和蔼。人群管理意义会展与大型活动管理者必须了解一个无序的人群会如何转变成一群愤怒的暴民，同样还必须知道暴民会如何行动，而活动管理者在执法人员的配合下能够采取什么预防和控制措施。人群原那么人群