如家旅馆行业档案管理制度

如家旅馆行业档案管理制度汇报人：XX2023-12-22目录档案管理制度概述档案管理组织与职责档案收集与整理规范档案保管与利用措施数字化建设与电子档案管理监督检查与考核评价CONTENTS01档案管理制度概述CHAPTER

目的和意义建立健全档案管理制度确保如家旅馆行业档案资料的完整性、准确性和安全性，提高档案管理效率。促进企业规范化管理通过档案管理，推动企业实现规范化、标准化管理，提升企业形象和竞争力。便于信息查询与利用方便企业内部及外部监管部门对档案信息的查询和利用，提高决策效率和透明度。适用于如家旅馆及其所属分支机构本制度适用于如家旅馆总部及其所属各分支机构、子公司等。涵盖各类档案资料包括企业证照、经营许可、合同协议、财务报表、人事档案等各类档案资料。适用范围指如家旅馆在经营活动中形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。档案定义根据档案的性质、内容和载体等特征，将档案划分为管理类、经营类、技术类、人事类等类别。档案分类档案定义与分类02档案管理组织与职责CHAPTER设立专门的档案管理部门，负责旅馆行业档案的统一管理和监督。根据旅馆规模和业务需求，合理配置专职或兼职档案工作人员，确保档案管理工作的顺利开展。档案管理部门设置及人员配置人员配置档案管理部门各部门在档案管理中职责划分负责收集、整理、移交前台业务档案，包括客人登记信息、预订记录等。负责收集、整理、移交客房服务档案，包括客房清洁记录、客人投诉处理等。负责收集、整理、移交餐饮服务档案，包括菜单、食材采购记录等。负责收集、整理、移交财务档案，包括账单、发票等财务凭证。前台部门客房部门餐饮部门财务部门对档案工作人员进行档案管理基础知识、操作技能、法律法规等方面的培训。培训内容采用线上或线下培训方式，定期组织档案工作人员参加培训。培训方式制定档案工作人员考核标准，包括工作态度、工作质量、工作效率等方面。考核标准根据考核结果，对表现优秀的档案工作人员给予奖励，对表现不佳的工作人员进行惩处或调整岗位。奖惩措施档案工作人员培训与考核03档案收集与整理规范CHAPTER收集范围包括旅馆日常运营、管理、人事、财务等各方面的文件材料，如入住登记、客房清洁记录、员工档案、财务报表等。要求确保收集的文件材料真实、完整、准确，反映旅馆实际运营情况，便于后续整理、保管和利用。文件材料收集范围及要求按照文件性质、内容、时间等因素进行分类，如按部门、按年度、按业务类型等。分类整理编目编号装订保管对分类后的文件材料进行编目，编制文件目录，并赋予唯一编号，便于检索和查找。将整理好的文件材料装订成册，妥善保管，防止损坏和丢失。030201文件材料整理方法完整性准确性规范性可读性归档文件质量要求01020304归档文件应齐全、完整，不缺页、不破损，保证文件内容的连贯性和完整性。归档文件应准确反映旅馆实际运营情况，无虚假、误导性内容。归档文件应符合国家和行业相关标准规范，如文件格式、纸张大小、装订方式等。归档文件应清晰易读，字迹工整，无涂改、模糊不清等情况。04档案保管与利用措施CHAPTER设立专门的档案室，具备防火、防盗、防潮、防鼠、防虫等安全条件。档案室建设采用专用档案柜、架进行档案的存放，确保档案不受损坏。档案装具档案室内应配备温湿度计，根据需要采取措施调节室内温湿度，确保档案保存环境适宜。温湿度控制档案保管条件及设施配置借阅档案需填写借阅单，经档案管理员审批后方可借阅，借阅期限一般不超过一周。借阅手续如需复制或摘抄档案内容，需经档案管理员同意，并在指定地点进行，确保档案原件不受损坏。复制与摘抄对于涉及机密内容的档案，借阅、复制、摘抄等需严格遵守保密规定。保密要求档案借阅、复制、摘抄等利用规定销毁程序销毁档案需填写销毁清册，经档案管理员和相关部门审批后进行销毁，销毁过程需进行监督和记录。鉴定程序定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值和期限，对无保存价值的档案进行销毁处理。特殊情况处理对于特殊情况下的档案处理，如突发事件、自然灾害等，需根据实际情况制定相应的应急处理措施。档案鉴定、销毁等处理程序05数字化建设与电子档案管理CHAPTER实现档案信息的数字化存储、管理和利用，提高档案管理效率，确保档案信息的完整性和安全性。数字化建设目标采用先进的数字化技术和设备，对纸质档案进行扫描、识别、压缩和存储，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化管理。实施方案数字化建设目标及实施方案根据档案内容、形式和读者需求等特征，采用逻辑分类方法进行分类，建立科学合理的电子文件分类体系。电子文件分类方案对电子文件进行整理，包括文件格式转换、元数据提取、文件命名和存储等，确保电子文件的规范性和一致性。整理方法电子文件应清晰可读，无失真和变形；元数据应准确完整，方便检索和利用；文件格式应符合国家和行业标准，确保长期保存和互操作性。质量要求电子文件分类方案、整理方法、质量要求采用定期备份和实时备份相结合的策略，对电子档案进行全面备份，确保档案信息的完整性和可恢复性。同时，建立备份档案管理制度，对备份档案进行规范管理和利用。备份策略采用先进的安全技术和措施，对电子档案进行加密处理、访问控制和安全审计等，确保电子档案的安全性。同时，建立电子档案安全管理制度，明确安全管理职责和要求，加强安全宣传和培训，提高全员安全意识。安全性保障电子档案备份策略及安全性保障06监督检查与考核评价CHAPTER监督检查机制建立和执行情况回顾监督检查机制建立如家旅馆行业已建立起一套完整的档案监督检查机制，包括定期巡查、专项检查和突击检查等多种形式，以确保档案管理工作的规范性和有效性。执行情况回顾近年来，如家旅馆行业在档案监督检查方面取得了显著成效，各类检查均得到了有效执行，档案管理水平得到了持续提升。考核评价标准设定如家旅馆行业档案管理考核评价标准主要包括档案完整性、准确性、规范性、安全性等方面，以确保档案管理工作的全面性和客观性。结果运用考核结果将作为评价档案管理工作的重要依据，用于指导档案管理工作的改进和提升。同时，考核结果还将与旅馆的评级、奖惩等挂钩，以激励旅馆加强档案管理工作。考核评价标准设定和结果运用持续改进方向和目标设定如家旅馆行业将继续加强档案管理的规范性、安