物资采购管理方案

物资采购管理方案维修工具是设施设备维护、维修的基础，耗材、零配件是设施设备维护、维修的重要保障。针对本项目的实际情况和具体需求，我司制定完善的物资采购管理方案，和科学合理的维修工具、耗材及零配件配置清单。通过对采购计划、方式、程序、入库、出库等各环节的科学管控并采用先进的仓库管理系统，实现维修工具、耗材及零配件的科学、合理使用。＞经济效益所有耗材、零配件以及维修工具的采购以物美价廉为原则，选择性价比高的品牌，同时采购时选择多方报价，以经济效益为原则科学合理选择。＞确保品质所有耗材、零配件以及维修工具的采购均满足CCC认证等国家强制性规定；从公司合格供应商库或电商平台中选择质量合格、品质保证的产品；＞控制成本加强对设施设备的日常管理与维保，降低设施设备的故障率；能够维修的零配件以维修为主，更换为辅；能够继续使用或者回收的零配件和耗材进行分类回收，集中处理不常用且价格昂贵的维修工具可以采用租赁或者从其他项目临时调配。＞加强管理所有耗材、零配件以及维修工具的日常管理包括入库、出库、盘点等均由专职资产管理员进行。建立严格的管理制度并严格执行。＞厉行节约所有耗材、零配件以及维修工具按需采购、合理使用、严禁浪费，资产管理员每周、每月对物料使用数据进行分析和统计，发现数据异常，及时与相关部门沟通处理。（1）物资采购计划（一） 物资采购的类型包括常规性采购、临时采购和紧急采购，常备物资由资产管理员提出申请，非常备物资或紧急采购由项目使用部门提出申请。（二） 常备物资由资产管理员在月末根据现有材料及物资的库存量结合相关人员申请意见计算出下月物资请购数量后，填写《物资采购计划表》，详细注明需求物品的品名、型号、数量、预计价格、需求原因等。将《物资采购计划表》进行汇总和审核后提交项目经理审批，审批后根据合同规定（200元以下耗材、零配件，500元以下维修工具项目自行采购，200元以上耗材、零配件，500元以上维修工具项目拟定购置、配备计划，经甲方批准后购置，费用由甲方承担。（三） 因临时性工作所需或计划变更或甲方直接要求采购物资等原因而未纳入常规物资采购计划的物资由，项目使用部门填制《物资采购计划表》提交采购部门，采购部门进行审核后提交项目经理进行审批。（四） 对临时急用量小、价格低的物资，由项目使用部门安排专人在最快时间内按所需物资的使用要求采购，在采购前电话告知相关权限领导，事后须补交《物资采购计划表》。（五） 制订物资采购计划时，项目各部门应根据预算内容、各项材料及物资的日常消耗、甲方客户需求和仓库存量等因素合理拟订各项材料及物资的计划采购量，降低库存或实现零库存。（六） 物资采购计划经批准后，如因情况变化导致计划取消，各部门应及时将取消的材料及物资清单提交采购部门。（2）物资采购方式（一） 各部门应指定相对固定的兼职或专职人员负责本项目的采购工作，资产管理员不得担任采购工作，区域公司财务应不定期对采购价格、采购计划等相关采购程序进行的抽查、审核。（二） 需用量较大、价值较高的物资，采购部门应事先选定供应商（供应商的选定和年度资格续延评审按《供方管理规范》的文件规定进行），议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保物料供应来源，简化采购作业。（三） 对于需用量较大、价值较高或产品质量与工作质量安全密切相关的通用性材料及物资（如安管员生活用品、对讲机、服装、常用维修材料等），应事先在合格供方中选定一或二家供应商长期按事先约定的供应价格进行供货，材料及物资的供应价格采取季度价格微调的方式进行调整，并与长期供应商议价.（四） 未签订采购合同但有合格供方的通用性物资，由采购部门向合格供方进行询价和评审，询价对象一般不应少于三家，并向评审确定供应商按双方商定的报价和条件进行集中的定时定量采购。（五） 既无采购合同也无合格供方的非紧急的其他物料，由采购部门在市场进行询价，询价对象一般不应少于三家，并应按价格和供货要求进行供方评审，并向评审确定供应商进行议价和采购。（六） 合格供方无货的、维修急需的、量少的、低值的物资采购以及客户指定商家采购的物资，可不限定在选定供应商处采购。（七） 纳入公司总部集中采购的物料，各部门审核后报项目经理批准同意后，应及时提交给总部，由公司总部指定部门进行采购。（3）物资采购程序（一） 采购计划经批准后，采购部门应以电话、传真形式或签订合同等方法向供应商发出订购申请，并在订购单上明确注明各项材料及物资的品名、采购数量、规格等。（二） 订购申请发出后，采购部门应及时跟踪供货商是否按时按要求进行交货，若因供货商交货不及时等原因导致的用料项目延误或客户投诉，采购部门应向供货商追究相关责任。（三） 按原计划型号规格采购不到，需更改或代用时，采购人员应提供信息，经项目经理同意后方可购买，否则造成损失由采购人员承担。（四） 材料及物资交付后，采购部门和各项目资产管理员应根据《物资采购计划表》进行数量清点和质量验收，并由采购双方签字确认。（五） 若在验收过程中发现采购的物品与计划不符时，采购部门和资产管理员应及时将不符物品退回供货商，并由采购部门负责向供货商进行换货。（六） 验收合格的物料由项目资产管理员办理入库手续，填制入库单，并由采购员和保管员签字确认。（七） 在入库后使用过程中发现的不合格或不符物品，采购部门应及时向供应商进行反映并进行退换货，如因项目管理因素造成的物料无法退换，由项目根据情况追究采购部门或保管人员的责任。（八） 采购部门应定期收集及时记录供应商材料及物资在发货、验收和使用等环节中的不合格记录，对供应商进行后续评价和管理。（九） 材料及物资采购完成并入库后，采购部门根据合同或双方商定的付款结算方式办理付款申请和货款结算，付款结算时必须向财务部门提供相应材料及物资的入库单和采购清单；如需预付货款的，采购部门办理付款申请时需向财务部门提供相关合同协议，并在付款后及时向供货商催促交货，到货后将相应材料及物资的入库单和采购清单交财务部门办理预付款的核销。（4）物资的入库管理（一） 采购物资入库时，资产管理员应根据项目《物资采购计划表》认真核对入库材料的型号、规格、数量和外观质量情况；材料及物资验收合格并核对无误后，填写《材料及物资入库单》，并由采购员和保管员双方签字确认，并报送甲方领导审核抽查。（二） 计划外临时急用量小、价格低的物资采购，须电话请示项目经理确认后，资产管理员方可办理入库手续。（三） 资产管理员在验收材料及物资时，如发现材料及物资的型号、规格、数量和外观质量存在问题，应拒绝入库，并由采购人员负责办理换货或退货；专业技术含量和价值较高的材料及物资，资产管理员应提请项目安排技术人员协助验货。（四） 资产管理员对入库的各类材料及物资应根据其使用特性分类存放，贴上标签，并建立材料及物资保管明细账，在账本上填写入库物料的名称、型号、规格、单价、数量、购入日期等资料。（五） 项目可根据实际项目情况特点，建立总分库房的二级仓库管理模式，由项目总库房统一办理材料及物资的入库，各分库房与总库房之间进行材料及物资的调拨，总库房和各分库房均应建立材料及物资明细账，进行材料及物资的出入库登记。（5）物资的出库管理（一） 日常领用物料时，由领用人根据附有领料的任务通知依据到库房领料（如维修通知单、工程预算单等），资产管理员根据领料情况填写《材料及物资出库单》，《材料及物资出库单》上必须将材料及物资的名称、型号、规格、单位、数量、单价填写清楚，由领用人和资产管理员双方签字确认，并据此登记材料及物资明细账。（二） 若发生紧急领料而资产管理员又不在时，可由项目经理或部门主管指定其他人员代替办理领料出库手续，事后由临时代替人员与保管员进行材料及物资清点和单据交接，并补办登记手续。（三） 在夜间或非正常上班不便使用仓库时，项目可根据自身的特点，由使用部门提前根据使用单据报批项目经理，从库房中领出适量的常用物料，建立一个临时性的物料堆放点，由当班的值班员负责对物料堆放点进行管理并登记所发放的物料，交班时如实将物料的使用情况向接班人进行交接说明；正常上班后，当班人再将剩余的物料和领用登记资料转交资产管理员，经资产管理员核对后补办登记手续。（四） 领料人在使用过程中如果发现质量有问题或物料使用有余，应及时退回给资产管理员作退库处理，可正常使用的余料，保管员应重新办理入库手续并在入库单上注明“余料退回”，并据此登记材料及物资明细账，存在质量问题的物料资产管理员应把相关情况及时反映给采购员，由采购员作换货或退货处理，无法退换货的由采购员向供货商提出扣款或索赔。（五） 资产管理员发出材料及物资时要坚持“先进先出、按规定供应、节约利用”的原则，对贪图方便，违反发货原则造成物资变质、大料小用以及差错等损失，单位应追究资产管理员的相关责任。（6）物资的储存保管（一）材料及物资的储存保管，应按照材料及物资的品牌、型号、规格等分区归类整洁摆放，并作好注明品名、规格、型号等相应的标识置于材料及物资堆放处的明显位置，要求堆放整齐，便于清查、发货。其中同类型的材料及物资，不同批次入库要注意分开摆放。（二）物料存放时要根据材料及物资的特性进行适当防护：有防湿、防潮要求的物料，应采取防湿、防潮措施后，存放在货架的上层；防鼠、防虫的物料存放在柜内；防锈的物料油封后存放在货架上。有保质期要求的库存物料应当定期检查，防止过期。易燃、易爆的物料应远离热源，专门存放，并在醒目的地方设有警告性标语有严格的防火、防爆措施。易损、易碎的物料应保护好外包装，根据物料的外观形状、体积大小，放置在货架底层或摆放在不常使用的货架上，防止损坏。（三）仓库环境卫生要每日清扫并作好保持工作，每次作业完毕要及时清理现场，保证库容整洁。（四）做好仓库的安全保卫工作，严禁未经批准的无关人员进入仓库，仓库钥匙不得由保管员和项目经理以外的人员保管。（五）做好仓库的防火安全工作，库区内严禁吸烟、携入易燃易爆物品和明火作业，库房内应配备消防器材并进行定期检查。（7）物资的统计保管（一）仓库应建立材料及物资明细账，每日根据出入库凭单及时登记材料及物资明细账，做到日清月结。（二）材料及物资明细账记录应有合法依据，凭证必须完整无缺，记账时应遵循经下记账规则：《材料及物资入库单》记“收入”，《材料及物资出库单》记“支出”，相关资料作为其附件，分别顺序编号，作为记账索引号，按月装订成册，以便日后查询。账页不准撕毁，遇有改错，可以划红线加盖私章订正。账面记录，严禁挖、补、刮、擦和使用涂改液。账面记录采用“永续盘存制，”每次发生增减变动，及时计算结存余额。启用账簿，应在账簿封面填写项目名称、年度，在启用页内填写账簿名称、启用日期，由记账人员签名或盖章。调换记账人员时，应注明交接日期，并由移交人、接收人签名或盖章。账簿年终装订成册，根据《财务档案管理程序》规定时间保管十五年。（三）每月底资产管理员对各类材料及物资的使用情况和库存量进行汇总统计，编制《库存物资收发统计表》，确保账实相符。（四）项目应至少每季一次对材料及物资进行全面盘点，将实物与库存物料明细账进行核对，并填报《库存盘点表》，发现盈余、短少、残损或变质，必须查明原因，分清责任，写出书面报告，提出处理建议，提交相关权限领导审批，未经批准不得擅自调帐。（五）项目经理及财务应每年至少四次参与库房全面盘点，进行实地监督或抽查稽核，并对盘点盈亏报告进行审核，根据书面批复按规定进行账务处理。（六）资产管理员应会同有关部门（财务、采购等）协商制订合理采购批量和库存安全量（最高存量及最低存量），降低材料及物资总成本，加速资金周转，提高资金的使用效率。（七）资产管理员应定期进行库存物资结构与周转分析，及时上报预警信息，协助做好报损、报废和积压呆滞物资的处理工作。（8）物资的报损及处理（一）材料及物资在仓库保管期间，由于各种原因发生残损或变质等造成的损失时，必须及时提交报告上报项目经理（超出合同规定部分材料需要甲方领导审批）审批，资产管理员根据审批意见对废损材料及物资进行处理，回收款统一上缴会计人员填制凭证入账，项目及个人均不得擅自变卖或变相变卖废旧物资，回收款项私分或占为已有。（二）废旧物资的回收利用、变卖等处理必须有项目经理审批意见，对可能造成污染的废旧物资不得随意遗弃，对危险化学品等带有危害性、污染性的物资必须由具备资格的单位进行处理或给出指导意