中小企业存货管理问题探讨

引言在党的十一届三中全会中，提出了以社会主义公有制为主体的发展前提，使中国的多元化经济得以发展。在这种良好的发展趋势下，我国对投资办企业产生了巨大的积极性，因此，涌现了大量中小企业，经过我国多年的发展和完善，现已成为促进中国经济发展的重要力量。在中小企业的发展中，由于一些中小企业发展缓慢，在经营管理上存在很多问题，所以在这种激烈的市场竞争中难以发展。而出现这样的问题，说明除了企业外部的原因，还有企业内部也存在一定的原因。其中，存货管理和内部控制的薄弱也是影响企业发展的重要内部原因。存货是将产品的生产和销售联系起来的按钮，占公司总流动资产很大的比例。因此，为了确保生产和经营过程的连续性，中小型企业应该有计划地采购，使用和销售库存。一些中小企业的存货管理仍然停留在传统的粗放管理中。企业没有完善的存货管理系统。因此，可以看出存货管理系统对于企业的管理和控制具有重要的研究意义。1存货管理的相关理论概述1.1存货管理的概念存货是指企业在日常活动中持有待出售的制成品或商品、处在生产过程中的在制品、在生产过程消耗的材料或提供劳务过程中耗用的材料或物料等。存货管理是为了确保企业生产经营的正常运行、降低存货成本、增加企业利润、对存货制定相关决策、计划、控制等工作的总称。在此阶段，中小企业保持库存的原因一方面是为了确保生产或销售业务的需求，另一方面是出于对未来成本的考虑。在采购过程中，零购买资本的价格往往很高，而整个购买的价格都是具有一定的优惠。但是，过多的库存不仅会导致库存积压，还会占用企业资金，导致资金流动性差，还会增加各种费用，包括仓储费，保险费，维护费和管理人员工资，使企业的成本增加，影响到企业的利润，使之减少。因此，为了解决这些问题，中小企业应该权衡存货成本和存货收益之间的关系，以使两者之间达到最佳效果。存货管理并不只是中小企业管理活动中的重要组成部分，还是企业生产经营活动中必不可少的部分，同时它还具备减少企业物流成本的巨大潜力。1.2存货管理的目标存货在流动资产中所占的比例很大，是中小企业资产中的重要科目之一，而中小企业只有从管理活动的根本出发，才能起到重视存货的价值，同时也可以体现出存货管理的意义。而存货管理的目标是为了最大限度减少存货成本，因此，必须保证销售需求、生产需求的基本需求，具体包括以下几个方面：（1）在企业存货合理的情况下保证生产材料的顺利供需；（2）满足各个销售渠道对产品的需求供给；（3）降低存货资金的占有率，释放出更多的流动资金；（4）中小企业应该持有安全的存货量，以避免意外事件发生。1.3存货管理的重要性在当代激烈的市场竞争下，中小企业必须持有一定的存货数量。因为一个企业存货数量的多少反应了该企业在生产经营过程中的资产运作效率和资金占用水平，甚至关系到一个企业的日后生存和发展。因此，中小企业应该认识到存货管理对企业自身的重要性，而对企业进行有效的存货管理。为了保证中小企业在生产经营过程的持续性，中小企业必须有计划的采购、消耗以及销售存货。存货是资产的重要组成部分，也是中小企业在生产经营过程中的必要条件。企业对存货管理的重视程度直接表明了中小企业自身的发展情况。实验证明，加强存货管理，会使经营不善的中小企业起死回生，反之陷入困境。因此，在市场经济不断发展的大背景之下，科学的存货管理能使中小企业正确评估现有市场经济的需求。让企业了解自身的存货情况，例如:存货的库存和发出过程中的持有量，并对此具体分析和管理。科学的存货管理有利于中小企业在生产经营过程中合理运作和减少成本；有利于提高存货的流转速度和总资产周转率；有利于提升企业的盈利能力和经营效益；有利于降低成本和资金占用水平；有利于企业日后的经济发展等。2中小企业存货管理所存在的问题及成因分析2.1中小企业存货管理存在的问题2.1.1缺乏健全的内部控制制度内部控制制度是由中小企业制定和实施的，以确保中小企业的有效生产经营，保护资产的安全性和完整性，防止欺诈等情况，并确保真实性、可靠性和相关性以及会计信息和数据的完整性，同时也是一种经济决策和经济效益优化程序。其中，存货的内控是中小企业内部控制的一个重要部分。在实际中，大部分中小企业未能有一套完整的内部控制制度，缺乏有效的管理方式，而有些中小企业虽然制订了相关的内部控制制度，但是监督约束机制和具体的实施还是存在缺乏实操性，流于形式，形同虚设。因此，在企业的内部很容易发生权责划分和工作职能等方面的冲突，部分部门人员在出现问题之后才去寻找解决办法和途径，这样一来，就给企业内部带来一系列的连锁反应，例如：在采购流程、材料入库、领料方面等都会产生影响，便会出现无秩序的执行，从而导致企业存在徇私舞弊的情况，给企业带来损失和不利。由于中小企业的内部控制制度不健全，导致大部分中小企业的岗位设置存在职权划分不明确，岗位未分离的情况，间接给企业造成了损失，例如存货的采购与验收环节由一人或者一个部门掌管，存在权利集中，容易使经办人从中获利，增加徇私舞弊的概率。仓储部门负责存货的验收与存储，对于存货的入库验收等，未填制存货验收单等一系列单据，只是将销售方的随货同行单作为入库单或作为流水单直接交于财务部门，同时存在没有人在签收单等单据上签字审核确认，导致财务部门无法掌握具体数量以及单价等，进而导致存在账实不符的情况。发出库存时，仓储部门仅根据库存的使用情况才批准出库库存，并且没有出库单的签名来确认具体情况，从而导致财务部门无法准确计算出库存情况以及领用是否合理或者浪费，无法做出正确的推断，导致成本无法估计，不利于成本的管控。2.1.2存货的计价和核算不准确中小企业会计准则规定，存货作为企业的重要资产，选择合理的估值方法非常重要。合理的计价方法能准确反映购买成本和交付成本的评估对于企业来说是非常重要，这将会直接影响到企业财务报表和经营成果等数据的会计准确性。在日常交易过程中，中小企业对存货的处理通常不恰当，缺乏真实性和完整性。一些中小企业在计算存货发出数量时，存在人为地改变了核算方法，调整了企业存货的价值，并通过调整当期销售成本影响当期利润。一些中小企业在做期末账务处理时没有根据会计期末存货的成本和可变现净值来计量存货的现值。他们没有为有减值迹象并增加企业存货价值的存货计提存货跌价准备，从而导致企业产生虚增存货价值的现象。2.1.3缺乏科学的采购计划中小企业通常没有针对库存需求做一个具体采购计划，这会导致浪费和过多的资金支出。而且，中小企业在生产经营过程中通常会有大量的临时采购，这使得成本无法控制，从而导致高成本。按规定，采购需要根据相关部门提出的采购需求并做汇总采购单，但是中小企业通常在采购环节都未制作科学合理的采购计划，往往都是让采购人员根据经验和感觉去判断是否进行采购、采购量及采购时机，未根据订单情况和库存量相结合去确定具体的采购量，也未对市场进行调研，了解当下市场的所需和情况，并且存货的购买通常由一人去执行和完成，存在岗位未分离的情况，所以存在隐形风险。大部分中小企业可选择的长期供应商少，没有在市场上做对比，导致成本存在不可控的情况。当采购量过多时，会导致废品、成本和尾料增加；反之采购不足时，会影响企业的生产，严重致停产或出现不按时交货的情况，从而给企业造成不必要的损失。2.1.4存货的管理制度不完善首先，完善的存货管理制度系统包括采购，仓储，存储，请购，库存检查和处置等一系列内容，但是真正能够实现这一目标的中小企业并不多。由于大多数中小企业在这些方面不保持警惕，因此他们疏于处理某些特殊材料的质量问题，没有及时处理这些问题，给企业造成不必要的损失。具体有以下几个方面：（1）存货没有定期盘点。中小企业在日常的存货管理中并没有安排相关人员或某一时间段去检查仓库库存，对存货进行日常盘点，核对账目是否一致，从而导致无法及时处理已损坏或存在质量问题的库存。对于数量不匹配的库存，不能及时追索相关人员的责任。（2）企业在对存货的管理上做的并不规范。例如：在存货数量的保管上，像部分中小企业在存货的入库出库时并没有相关的会计记录，甚至没有相关的办手续及审批文件等；然后在存货的质量保管上，并没有按类别或者存货的性质进行归类存放，像有些存货是需要避光储存的，有些需要冷藏，有些需要干燥或者密封等，而且存货的保质期也很重要，如：一些药物或者食品的储存等。所以大部分企业为了方便所谓的节约成本等，其实是在付出更多更大的隐形成本，增加更多费用和支出。2.1.5存货管理人员专业素质不高（1）在生产中人是最基本的要求，同时也是最重要的一个因素之一，专业素养不高的存货管理人员会影响到企业的管理水平，而我国多数中小企业普遍都出现存货管理人员专业素质不高，缺乏专业性，具体表现如下：企业存货管理人员不了解本企业的业务活动流程，缺少与其他部门的交流沟通，比如，财务部门、生产部门等；缺少工作经验，业务能力不够，不能熟练的进行操作业务，如：填表制单等，所做的存货记录缺乏真实性，与实际脱离，缺乏实际意义。（2）存货管理人员对材料、产品等存货的状态以及种类的了解不够，不同种类及形态的存货所储存以及管理方式不一样，因此，只有存货管理人员对存货充分了解的基础上，才能顺利开展经济业务，从而提高存货的价值以及存货管理水平。（3）存货管理人员对存货管理的了解较薄弱，对存货的定义以及价值等相关专业性的东西知之甚少。而存货在流动资产中占有一定的比重，在总资产中占有一定的比例，因此，中小企业对于存货的价值不可低估，并且存货管理人员必须对存货深入了解其价值性，这样才能对不同价值的存货采取差异化的管理方式，以提升存货管理的有效性。2.1.6存货管理信息系统落后大多数中小型企业，出于对成本的考虑，存货管理主要是以人工记账管理为主，导致信息建设相对落后。人工记账存在诸多弊端，最显现的问题是导致库存数据的不及时记录，并且也容易出现计算不正确和面临数据丢失等问题，特别是对于中小企业而言不利于数据统计分析。对于存货的购进、入库、仓储以及发出时，仓储部门的人员无法做到将入出库单等单据及时传递到有关部门，即此行为存在违反会计信息传递的及时性和真实性，导致相关性比较的部门也无法及时掌握相关信息，包括存货的库存数量，种类，金额等，从而无法改善经济效益和信息决策。2.1.7缺乏内控评价和风险评估企业内部设有审计机构，其实是企业最重要的一道关口，然而大部分中小企业并没有设审计机构或者审计小组，缺乏科学的存货管理标准，容易导致企业产生舞弊风险，从而影响到企业的利润。虽然部分中小企业设有审计机构，但是由于专业素质不高，导致不能正确评估、评价企业存货管理的内部控制及风险评估。2.2中小企业存货管理存在问题的成因分析2.2.1企业内部原因（1）传统存货管理思想的制约。就目前而言，传统的存货管理思想依然存在并影响着中小企业的存货管理，阻碍了中小企业对先进科学的存货管理理论以及方法的了解，在改革开放以前受计划经济“以产带销”的影响，使许多企业不顾市场的需求就进行了大量的产品购买和生产产品，导致大量产品积压和销售缓慢，导致流动性降低，增加资金的占有率，这不利于中小企业的发展。因此，它表明传统的存货管理概念对中小企业有一定的影响。（2）企业自身管理水平的约束。大部分中小企业没有完善的内部控制制度，导致对存货的管理以及监督缺乏有效性；而且存货管理的相关人员专业素质较低，导致在存货管理上存在缺陷，因此，给企业带来相对应的损失是会使产品质量低于同行业的水准，而且会产生滞销，积压产品的局面，从而导致存货管理成本的上升。（3）企业之间的信息共享不到位。近几年来，人们研究了供应链中存货管理之间的关系，发现信息不对称是一个大问题。由于信息不对称和信息共享不及时，阻碍了存货管理的发展，大多数中小企业管理者会牺牲下游企业来解决上游企业的库存问题。因此，大部分中小企业开始积极推广互联网管理——ERP系统。2.2.2企业外部原因国内外政策和经济体制的变化也会影响着产品的销售，进而影响存货和购买成本的价值，包括税率、汇率和一些相关会计政策的变化。因此，它将导致库存和生产成本的某些波动。这些因素的存在将直接导致产品采购、销售周期和价格的变化，从而影响到中小企业库存的价值和质量。3加强中小企业存货管理的对策3.1完善内部控制制度由于我国的大部分中小企业的内部控制都未健全而且也一直影响着存货管理水平，因此，对于中小企业而言完善中小企业存货内部控制制度是最有效的存货管理方法。中小企业应当结合企业自身的生产经营以及发展状况，完善该企业存货内部控制制度。所以管理者可以具体问题具体分析和具体解决的建立健全存货内部控制。首先管理层要意识和了解到存货管理对企业的重要性，并对此重视起来。其次，企业要进行岗位分离，分到不同部门，让各部门各司其职，相互制约。例如：存货的请购与审批，审批与执行；存货的采购与验收及付款；存货的保管与相关会计处理；存货的发出与审批，申请与会计记录；存货处置的申请与审批，申请与会计记录。中小企业同时还要做到部门之间等信息共享，以达到并提高企业内部各部门之间的信息共享性，为企业内部的沟通起到搭桥梁的作用。特别是采购部门、销售部门及财务部门的交流，只有相互协作，相互配合，才能使企业的利益最大化。3.2加强存货计价和核算实现企业效益最大化的前提是存货的核算。存货的正确核算是可以有效的遏制机会成本的损失以及其他成本的增加，而存货的核算恰好是对各项存货的各个环节进行会计处理，能及时的反映并能准确的掌握各类存货的使用状态以及将各类存货成进行归集到各项成本里，这不仅有利于反映存货的价值以及存货的资金周转和占用情况，而且为之后储备存货提供最佳和有效的时机。中小企业应该根据国家政策以及市场的变化及时调整存货的计价方法，使之合法化，而且存货的计价方法一旦确定，那么在整一个会计年度中不得改变。3.3制订科学的存货采购计划采购计划是采购的重要核心。这就需要各个部门的真实反映缺货情况并对此提出申请，然后根据需要的量、品种、供应商以及时间等去制定清晰明了的采购单。而且在确定采购之前得与采购部门、仓储部门等进行分析讨论确定最终的采购情况才能对此提出采购。而且确定采购申请前还应考虑季节的因素、出售情况以及对市场进行调查等，再进行申购，这样才能掌控好采购量和批次之间的权衡，并且这样有益于防止按个人经验和感觉进行采购。中小企业可以根据企业自身的特点以及具体情况制定更适合该企业的存货采购模式，这样避免采购次数过多和采购量过多，占用资金和库存面积等，同时也避免采购数量过少，存货库存不够，不能满足企业的日常供应和销售，从而给企业造成不必要的损失。企业可以实行实名制采购授权，规定存货的采购以及申请等都由采购部门的专门人员负责，而且还要经过一定的程序流程才可以进行采购。企业在形成最终的采购时，应该货比三家，对将进行采购的公司做个调研，看该公司的信誉等是否良好，调查清楚后才能决定是否与该公司进行采购，然后签订书面合同，以防虚报价格，供货不及时和质量不合格等。3.4完善存货管理制度企业加强存货的管理，可以从存货的各个环节进行加强，避免遗漏疏忽的存在。首先在存货的保管环节企业可以做到：一在存货的收发存环节做到有依有据，真实记录和存档，不漏记也不多记，真实反映每一笔存货的发生；二在存货的发出环节，要确保是否符合发出的要求，数量和质量是否正确和完整，如此做法是为了防止有人以假乱真；三是对存货的盘点，企业可以根据存货的多少来制定存货的盘点时间，存货数量过少时，可周制或者月制盘点，如果存货过多，混乱繁杂时，可按日进行盘点，在存货管理中存货的盘点和监盘是必不可少的。最后，选择合理的结算和处置方式，对于不再使用的存货，企业得尽快做出处理，因为长时间存放而不处理的存货会增加成本和占地面积，二是会影响其价值和使用，因为存货会产生跌价减值的情况，而存货会因为存放的方式或者其他原因加速缩短它的可利用价值，减少它的寿命，如果不对其已发生存货跌价减值迹象的存货计提存货跌价准备，就会产生虚增企业存货的价值，产生不必要的损失；三是会占用企业资金，对企业产生不利的影响。存货的处置方式除销售外，存货的处置还包括礼品，融资，资产交换和债务清算。企业可以根据具体情况进行具体处理。而且，在处置时，企业还得考虑结算的方式，以便资金回笼，为后续经营等提供保障，以免造成损失。因此，为了提升存货管理的水平和效率，中小企业必须从规范存货的管理过程及其内容入手，实施规范化的存货管理。3.5提高企业员工的专业技能从上面的问题我们可以知道，在中小企业存货管理过程中普遍存在的问题是：中小企业的存货管理人员对存货管理的认识较薄弱；也说明中小企业缺乏高素质的存货管理人才。一般来说，在中小企业中，管理人员的素质对企业的规划以及制度的执行有着一定的影响，其次，对之后的生产和经营都会受到一定阻碍。因此，也可以说生产经营规模和存货管理水平呈正比关系。所以随着中小型企业生产经营规模的不断发展，对其存货管理水平的要求也会越高，因此，中小企业有必要采取一定的措施来提高存货管理人员的素质和管理水平:首先，中小企业应聘请一些专业性强的存货管理人员，使企业存货管理人员具有较高的专业水准；其次，中小企业可以通过在职培训，让企业管理人员了解存货和存货管理等方面的专业性知识，并在培训结束后进行质量评估，以检查培训结果，了解受培训员工是否掌握，而且并不只是基层人员受培训，中高层管理人员也要自我提升，这样是为了合理公平的选用人才，而且也能让管理人员提升对存货价值的认识。3.6完善存货管理的信息系统通过上面有关内容了解到，中小企业在存货管理方面欠缺信息化管理，而且在如今的信息化时代，中小企业要在激烈的竞争中发展和生存，需要顺时代的发展，与时俱进，而不是停留在传统的家族式管理中，而且大部分企业依旧在采取手工记录，所以为了方便管理，企业需要引进先进的信息化管理模式——ERP信息化管理。ERP系统是当前企业的一种商业模式，同时该系统具有高科技信息技术和当代管理理念，可以反映资源的合理配置以及使用情况，同时也是中小企业进一步发展的必要。如果中小企业采用ERP系统对存货进行管理，它能实现对存货的信息共享，并有助于提高账面数据的准确性和实时性，可以提高存货流转的速度，减少存货周转天数和资金占用，可以有效地防止机会成本的流失，并减少隐性成本的存在；同时，ERP系统的库存功能可以根据企业的业务动态及时调整库存数量，使企业可以及时调查研究该市场的潜在风险，并对此进行预测、评估，以此能有效防止市场风险，并且能比较准确的去确定市场的发展方向，进而有效的预防经营风险，因此，使用ERP应用对于存货的管理来说是优势多。第一，可以自动的完成存货的盘点，这在很大程度上是简化了存货盘点的程序和步骤，使该工作更快和便捷以及清晰明了；同时也并不需要做手工帐，从而达到降低成本，提高工作效率。第二，可以对运输、储存、入库和出库等实现动态监督和监管；同时，也可以很大程度上缓解在存货管理过程中存在的问题，减少损失和费用等。3.7建立完善的风险评估机制中小企业存货管理风险评估是存货管理控制的重要组成部分。建议条件达到要求的中小企业建立审计机构，而未达到标准的中小企业可在财务部门设置审计小组，专门负责企业内部的审计工作。内审部门要具有独立性，直接对最高层领导负责。在实际的工作中，中小企业应该制定合理的评价机制，完善对存货的监督和评价。存货监督的内容是：（1）检查存货管理中相关职位的设置，重点是检查不兼容的职位；（2）对企业的授权审批制度进行监督，检查有关业务的相关手续领取是否健全、是否存在以权谋私的情况；（3）检查材料购入过程是否合理，执行是否到位，特别是要注意采购计划的执行、供应商资质以及采购合同等；（4）检查材料的入库、储存以及出库的执行情况，重点检查是否按照流程执行，相关的手续是否存在等。对于存在的问题，要及时报备，并查明原因，提出建议，如果需要在审计报告中披露的应进行披露。然后分清责任，该罚的罚，该奖励的就奖励，要奖罚分明。4总结中小企业作为现代经济发展的主力军企业，有着巨大的发展潜力。通过以上对中小企业存货管理的内部控制、采购、核算以及风险评估等内容的论述，结合实际，分析了中小企业在存货管理过程中缺乏内部控制、核算方法的准确性和完整性、以及采购计划的科学性和真实性、专业素质高的管理人员以及风险评估机制等，并针对存在的问题提出想相对应的完善内部控制、核算方法、制定科学的采购计划、提高专业素养以及完善风险评估机制等对策。从而可以得出以下结论：（1）中小企业只有重视存货管理，才能保持较高的盈利能力和经营效果；（2）只有管理水平提高了，才能保证资产的安全，提高存货周转率，降低资金占有，进而提高经济效益，使企业利益最大化；总