采购管理教学培训

采购管理健峰管理技术研究学院参谋师﹕林甘霖1目录一、前言二、身为采购人员的行为标准三、采购概述四、采购含义五、采购范围六、采购控制七、采购作业流程八、采购预算与数量管理九、采购流程十、采购的报表与单据十一、国际化采购十二、供给商管理十三、交期管理十四、本钱管理十五、询价、议价、谈判的条件与技巧2前言〔一〕长久以来，从事采购管理的专业人员大多数并未得到应有的肯定与尊重。其中因素很多，有些可能是企业主管人员先入为主的观念，总认为「买比卖容易」，认为钱在手上，应该没有买不到的产品或效劳，因此总认为采购人员品德、操守为先，专业其次，所以现今一般企业的采购人员无法把公司所给的期望得以实现。处于今日全球化的时代，采购人员应该要发挥更大的格局，必须转换观念，重新定位自己的价值，为公司创造更有利的采购价值。3前言〔二〕：只有三流的企业会压榨供给商的单价来降低本钱较多的企业会把采购人员定位在“采购就是杀价，越低越好〞，这是个很大的误区。价格得到一定的本钱，要想在价格上有突破，采购人员必须具备采购工程师的专业、技术分析能力与采购技巧，而不是乱杀价。单价低不等于本钱低；单价高也不等于本钱高。所以一流的企业要会协助供给商提高利润、降低本钱；二流的企业是降低自己内部的本钱而降低本钱；只有三流的企业才会压榨供给商的单价来降低本钱。4采购人员的天职是什么？采购的三大流程？采购的三把刷子？如果有人问你采购的意义和价值何在？你会怎么答复？问题：5壹、身为采购人员的行为标准采购工作要做好，采购人员必须要有正确的效劳理念。首先应有四不原那么之观念：「不贪图利益、不被人利用、不正当不做、不做违法事」；而采购人员对自己的行为也要有所标准，才有方法推动本钱及供给商之绩效管理，其个人行为标准，应注意以下事项：6对雇主的忠诚利益冲突例如：采购人员假设与其私人有进行投资的供给商进行采购作业时，便会让人有图利自己的合理疑心，这种情况应该绝对禁止。对待供给商的公平性礼物与赠品午餐、晚餐及邀宴机密资料的处理商务出差与供给商同行采购为自己所需7画大饼回扣与互惠的行为道德标准是优秀采购人员所必须具备的，且不可或缺的根本美德，虽然有些状况并不是可以很明显地加以判断，但一个通用性的准那么是，只要供给商的行为足以影响采购人员在执行业务上，做出对供给商有利的决定时，就必须谨慎处理。8贰、采购概述(采购流程图)1﹑在企业里﹐采购部门的重要,有哪些因素呢?物料本钱最少占总本钱的50%以上﹐而这些费用金额都由采购部门负责购入，所以物料或设备无法以合理的价格购入时﹐那就会影响公司的经营；如果所购得的价格过高，那将会直接影响到销售与利润,进而影响到市场；反之，购置单价偏低，其材料品质过差﹐会影响到市场的竟争﹐甚至造成公司关门倒闭。9采购的周转率高﹐那么资金的使用效率也可以提高，所以合理的采购数量及适当的采购时机﹐可防止生产车间停工待料﹐且又能降低库存并减少资金的积压.周转率计算.ppt周转率例子.doc采购要每天从报章杂志上取得最新材料价格信息﹐随时掌控物料单价﹐免除材料升或降都不知﹐而造成公司的损失.采购在收集市场信息不是只有单价﹐也要一并收集公司昂贵的材料是否可以替代﹐来降低本钱﹐并提升品质与确保交期.10采购部门所得到的任何信息,都应资源共享﹐让公司的本钱可以随时降低﹐促使公司业绩成长.采购部门在与供给商谈判单价或任何条件时，都必须站在公司的立场谈判﹐并要知彼才能百战百胜﹐所以谈判时要沙盘推演﹐做好准备才能满载而归。在交期﹑本钱﹑质量上的运用﹐须用技巧与智能才能到达目的﹐并使双方面共识进而到达双赢﹐才是上上策.112、采购的组织结构与职能1).采购的组织要明确﹐并要把职能标准说明清楚.2).采购主管﹑主办﹑助理等工作内容要明确标准.3).采购部门所有人员应具备采购相关知识、要反响快、要有本钱的概念等﹐所以不是每位人员都可以当采购﹐故要标准该部门人员的根本条件﹐才不会造成部门与公司的伤害.124).采购组织(参考)图﹕

采购经理原材类经理助理五金类包材类塑胶类采购课长13

采购职责一个企业必须对各部门的职责予以明确，这样才能让各部门各司其职并相互协调运转。14部门职责在不同的企业中，企业的高层管理者分配给采购部的任务及所赋予的权力不太一样，但采购部作为企业中的一个独立职能部门，它至少要负担以下几方面的责任：拟定、修订、落实、监督采购管理制度的执行。新供给商之开发、相关市场调查及相关信息。参与供给商之评鉴与考核。供给商管理及数据建立及合格供给商的名册。各种原物料、新素材之收集与提供。通过各种途径降低采购本钱；不断开发优秀的新供给源；15原物料供给及价格动态之调查与反响。原物料品之询价、比价、议价。采购合约书之拟定。采购物料的品质、数量异常反响与处理。进料日期之控制，异常之报告及逾期之处理。配合报关单位做好供给商之转厂核销。交期跟催及交货异常处理。订单变更处理与联络。协助呆料与废料的预防与处理。办公行政用品、设备、劳保用品的购置与维护。负责样品物料的采购。采购相关资料的分类、整理、归档。供货商付款整理及审查核对。16人员职责虽同在采购部工作，但不同采购人员的具体职责有很大的区别，随着职务的升迁，其职责会偏向规划、协调、监管等管理职能，而一般的采购人员的具体工作主要集中在下单、催货、对账等具体操作上。17采购经理的主要工作职责编制年度采购方案及预算；制订采购部年度工作目标；追踪全球及本地市场物料的供求趋势，及时调整采购策略；根据生产方案及极限库存，制订物料供给方案并组织实施。选择、评审合格供给商，建立供给商信息档案。与供给商建立并维持良好的合作关系；订立供给商采购合同，并建立合同档案和合同执行情况进行监督。安排部门工作，监管下属工作表现；完成上级交办的其它各项工作。18采购主管的主要工作职责为下属分派具体的采购工作；负责主要/关键原材料的采购；走访主要供给商，推动采供关系良性开展；参与、指导采购人员作好谈判工作；参加跟采购部有关的日常会议，保持与其他部门的良好关系；指导采购员解决采购过程中遇到的问题；对供给商进行考核；对下属实施教育培训；完成上级交办的其它各项工作。19采购工程师的主要工作职责了解物料的市场供求变化及价格趋势；开发新供给商及开发新物料；对采购价格进行分析；与其他部门一起评估供给商所呈交的样品；制定采购部有关技术、品质文件；与其他部门一起处理有关技术、品质问题；与其他部门一起对供给商实施现场评审；完成上级交办的其它各项工作。20采购员的主要工作职责发放订单、采购一般物料；处理原材料数量及品质问题；处理付款操作中的问题；与采购主管或采购工程师走访供给商；分包商之报价,订料单,付款条件,交期等权责内之审查；做好请购单和订料单的消帐工作以及库存帐的记录；确实掌握主要原料价格及供给状况；主要原材料供给来源之调查及掌握；工程及修造工程发包、议价、签约；外发加工之议价及签约；其它上级交办事项及专案处理.21采购文员主要工作职责整理、归类采购部文件、资料、记录，接收及派发文件；收集、整理采购单据及报表；统计采购数据；处理采购部其他杂务工作，如申请文具、报销交通费、差旅费等；完成上级交办的其它各项工作。223、采购人员的素质与要求工作技能方面相关专业大专以上文化优秀的管理沟通与协调能力熟悉物料市场行情熟悉对相关材料的制作熟悉供给商评估考核良好的口才与心理素质，善于谈判议价的能力〔国外采购那么要求懂得国际贸易知识〕e时代的软件要会熟练操作23人品道德方面对企业所负的职责要认知，不可存有私利的心态；要学会拒绝供给商的贿赂；采购人员本着为企业节约资金的角度出发，才能带来企业本钱的下降；例：通用公司百年老店用人有一条规定：如发现采购人员品性不端，坚决将其清扫出门。24采购人员作业水平的提升学习深厚的与所采购物料相关的专业知识模具知识品管知识物流知识外语水平战略眼光培训企业内部培训企业的采购程序供给商的根本情况企业所使用的物料情况企业外部培训25叁﹑采购的含义狭义的采购(purchase)﹐系指限于以“购置〞(buying)的方式﹐由买方支付对等的代价，向卖方换取物品的行为过程﹐亦即所谓的“一手交钱﹐一手交货〞或“银货两讫〞。换句话说：在狭义的解释之下﹐买方交“银钱〞转让给“卖方〞﹐而卖方将“货品〞转移给“买方〞﹐在买卖双方的交易过程中﹐一定会发生“所有权〞(ownership)的转移及占有。26广义的采购﹕租赁﹕即一方以支付租金的方式﹐取得他人物品的使用权。借贷﹕即一方以无需支付任何代价的方式﹐取得他人物品的使用权。交换﹕在货币经济尚未兴起之前﹐人类之间的交易行为﹐多以“交换〞(barter)方式来进行，所以交换应该是最古老的采购途径。征收﹕这是政府以有偿或无偿的方式﹐取得民间物品的使用权或所有权。27肆﹑采购的范围所谓采购的范围﹐指采购的对象或标的﹐含盖了所有的物品及劳务。物品指原料﹑物料﹑机具及设备﹑模具﹑事务用品等……劳务是指技朮﹑效劳(售前﹑售后﹑专业效劳)﹑工程发包……28伍.采购控制1.采购要求有哪些原那么?1.1.适价﹕大量使用与少量使用﹐长期使用与短期的价格往往有差异﹐所以一个适宜的价格有以下步骤﹕a.多方面询价b.比价c.自行估价d.议价1.2.适时﹕在订购与采购方案中要恰到好处﹐采购过早会增加资金积压与场地的浪费﹐过慢造成停工待料﹐所以适时的采购进料可以使生产销售顺畅﹐又可以提高市场竞争力与节约本钱.291.3.适质﹕采购材料的本钱是直接的﹐一般老板都非常重视﹐而品质本钱是间接的﹐这就是一般老板所忽略的。俗话说﹕“价廉物美〞才是最正确的选择﹐所以偏重任何一方都会增加本钱.1.4.适量﹕采购量多价格廉价﹐但不是量大就好﹐必须考虑资金﹑场地以及周转率及本钱﹐所以物料需求方案，采购必须以最经济的采购量为宜.1.5.适地﹕供货商要在公司附近﹐因为这样可以降低运费而配合度也高﹐如果无法在公司附近，必须以5公里划圆以此类推﹐才是上上策.302.采购有哪些方法﹕2.1.采购地区分类﹕a.国内采购b.国外采购2.2.按采购方式可分为﹕a.直接采购﹕直接向物料生产厂商进行采购b.委托采购﹕由代理商或贸易商采购c.调拨采购﹕由几个分厂将过剩物料进行调拨或支援采购2.3.按采购政策可分为a.集中采购﹕由供给部统一采购b.分散采购﹕由各分厂自行采购312.4.按采购性质可分为﹕a.公开采购b.秘密采购c.大量采购d.零星采购e.特殊采购f.普通采购g.正常性采购h.投机性采购i.方案性采购j.市场性采购

322.5按采购时间分为﹕a.长期固定性采购b.非固定性采购c.方案性采购d.紧急采购e.预定采购f.现金采购2.6.按采购订约方式可分为:a.订约采购b.口头电话采购c.E-mail采购d.试控性订单采购

332.7.按采购价格方式采购﹕a.招标采购b.询价现购c.比价采购d.议价采购e.订价收购f.公开市场采购

343.采购交易条件有哪些?3.1.交期地点3.2.包装及运输方法3.3.付款方式3.4.品质标准3.5.不可抗力的天灾异常处理3.6.违约责任3.7.诉讼地点3.8.其它354.什么是经济订购量﹕经济订购量是指在存货总本钱最低情况下所订购的批量﹐存货总本钱包括哪些﹕4.1.订购本钱:随订购量的增加而减少a.请购手续本钱b.采购本钱c.验收本钱d.入库本钱e.其它本钱364.2.存货储藏本钱﹕随订购量的增加而增加.a.存货的品质维持需要资金的投入b.搬运本钱c.仓储本钱d.折旧与呆滞本钱e.其它(保险费)4.3.物料订购价格﹕在物料订购价格的情况下经济订购量由订购本钱和存货储藏本钱来决定.375.采购品质采购对任何供货商与下单前须说明清楚材质﹑功能﹑规格等要求﹐不可任意与随便﹐差不多的心态﹐而处理采购作业。当供货商接到订单后，要求买方提供说明品质要求条件时，买方应提供相关资料或样品给予依据。采购对供货商过去交货品质状况要清楚，上一次出状况的品质与再下单时必须注明，加强提醒供货商，不可再犯同样的错误。38采购对供货商可要求﹐自已无法检验的配件﹑材料供货商要提供检验报告或品质保证书﹐以确保品质与生产的顺畅.供货商所交材料配件﹐无法到达公司的标准﹐但退已来不及出货时﹐供货商必须派人前来处理﹐并最迅速的补货﹐来到达出货准时的目的.供货商与买家应不定期的检讨质量﹐本钱等问题﹐以迎合双赢的走势.396.采购时间采购对供货商的交期﹐应了假设指掌﹐才不会造成停工待料.采购对供货商的备货时间要详知﹐才知如何下单以及插单是否可行.采购下单后﹐对交期的跟催与掌控,必须到位.采购购料时间,在方案生产的状况下﹐必须依据采购方式来决定之.407.采购价格7.1.采购最适当的价格?最低单价总不是采购最适当的﹐如依最低单价采购，可能品质会差﹐交期会延误﹐配合会不好﹐所以最适当单价是在既定品质﹐交期或其它条件下﹐所能得到的价格为最适当.417.2.会影响物料价格的因素有哪些?a.物料本钱影响物料价格的上下﹐中间不可能有大的差距b.物料供需问题会影响物料价格的上下c.季节性变动会影响物料的价格d.经济循环会影响物料的价格e.内部条件的变更会影响物料价格f.交易条件变更会影响物料的价格g.战争或天灾也会影响物料的价格h.不肖厂家垄断市场也会影响物料的价格427.3.采购降低本钱的途径有哪些?a.改变采购技朮b.寻找新厂商c.寻找物料的来源d.改变设计e.寻找替代的配件或材料f.改善加工作业g.标准化的进行h.降低维护费用i.改变搬运或储运的方法437.4.产品本钱要从哪方面降低?a.设计结构的改变b.找寻新的厂家c.找寻新的客户与市场d.改变制造方式e.找寻替代品7.5.本钱如何分类?a.按因素分类﹕物料本钱﹑人工本钱﹑制造本钱b.按产品关系分类:直接本钱﹑间接本钱c.按业务机能分类﹕制造本钱﹑管理本钱﹑销售本钱447.6.工厂常见浪费本钱?a.人员过多，3人能做完的事，安排5人做；b.组织系统不明确，工作难以协调，权责不分；c.生产无方案，生产的时候频频更换机型浪费时间；d.物料无方案，库存积压过多，造成资金周转不灵；e.品质不良率过高；f.产品无标准化；g.工厂流程排配不当；h.本位主义浓厚，自以为是，老大爷的心态.45陆﹑采购作业流程采购作业内容是从收到“请购案件〞开始进行分发采购案件，由采购经办人员先就采购内容，查阅“厂商资料〞、“采购记录〞及其他有关资料后，开始办理询价，于报价后，拟定议价方式及各种有利条件，进行议价，办妥后，依核决权限，呈核订购。46一、采购程序：1、接件分发：请购单各栏填写是否清楚接分配原那么分派请购案件急件优先分派办理无法于需用日期办妥者利用“交货期联络单〞通知请购部门撤销请购单应先送办理472、询价交货期无法配合需用日期时联络请购部门.充分了解请购材料的品名、规格.急件或需用日期接近者应优先办理.向厂商详细说明品名，规格、质量要求、数量、扣款规定、交货期、地点、付款方法.同规格产品有几家供给宜均询价.有否其他较有利的代用品或对抗品.483、比价与议价：厂商的供给能力是否能按期交货、质量确认.是否是殷实可靠的生产厂或直接进口商．其他经销商价格是否较低．经本钱分析后，没定议价目标．是否有必要向厂商索取型录比较．价格上涨下跌有何因素．是否有必要开发其它厂商或转外购．规定几万元以上的案件呈副经理议价或设定议价目标．494、呈核：请购单上应详细注明与厂商议定的买价条件.买卖惯例需超交者应注明.现场选用较贵材料时，联络请购部门述明原因.按核决权限呈核.505、订购：开立订购单时需依据呈核的相关请购单条件开立.要选择供给商时必须依据所确定的最优惠价格之厂商为优先.开立完成后的订购单呈部门主管批示完成才可以传真或Ｅ－mail给相关供给商.所开立的订购单依规定送给相关部门做收料、付款等依据.516、催交：约交日期前应确认交货期.无法于约交日期交货时，联络请购部门列入交货期异常控制表内催办.已预约交货日期尚未到货者催交.527、整理付款：发票抬头及内容是否相符.发票金额与请购单价格是否相符.有否预付款或暂借款应处理.是否需要扣款.需要办退税的请购单转告退税部门.需要请购单、采购单〔要第一联的〕、检收单、送货单、发票等.53二、采购程序包括哪些步骤﹕a.物控根据BOM与库存计算出物料需求量后提出请购单交给采购部门b.寻找适宜的购置时机c.收集供货商资料d.询价﹐比价﹐议价确认供货商价格e.与供货商签定采购合约并开具采购单f.跟催供货商交期g.根据进货验收单了解供货商质量状况﹐并对不良品设法加以处理h.根据订购单﹑送货单﹑验收单﹑发票等做核对单价﹑数量的请款作业54三、采购程序有哪些控制点?a.采购方案如何制定b.采购文件根本内容和要求(准备)c.采购文件的审批d.如何向合格的供货商提交采购文件e.采购合同的审批与签订f.如何控制供货商提供的采购文件g.如何向供货商反响采购物质的品质状况h.如何安排客户对供货商的产品验证i.采购文件的保管55四、物料跟催的方法有哪些?采购跟催的方法﹕a.按订单跟催(联单法﹑统计法)b.按交期跟催c.在跟催当中必须用不定期或定期到厂商处做生产进度状况了解以确认厂商是否有欺骗d.在跟催当中﹐厂商有任何欺偏行为时﹐造成公司所有损失由厂商全部负责e.厂商无法准时交货采购人员到供货商处协商时发现根本没有生产﹐应立即要求老板更换生产线﹐如不更换立即把大电闸关掉56五、物料进度落后应采取什么措施:物料供给落后时会影响生产方案以及无法准时交货﹐所以采购人员必须要有以下对策﹕a.要与供货商立即协商﹐并得到确定的进货时间b.要立即通知物控人员﹐告知正确时间c.与技朮部协商是否有替代品d.必要时更改生产方案e.如物料落后依然无法入厂﹐必须通知业务部门与客户联系f.采购部必须派人驻厂跟催57六、采购人员对本钱如何控制采购人员对产品必须分类控管采购人员对各类产品原料﹐配件﹐加工品的单价要有比价表并随时与市场的信息要结合与分析﹐然后提报主管对供货商的加工方法﹐应随时留意要对同行的信息知悉明确状况要知悉供货商的本钱结构58七、采购人员的本钱概念casebycaseoronebyone:要会在一年中用2~3次的时机把本钱降低要降低单价时﹐说服力要够﹐并且要充分了解品种结构用一批降价后的单价﹐要调回时要有弹性﹐不要太老实时常用这种方式会造成供货商的品质下降与偷工减料59八、采购人员的本钱绩效主管考核供给部的本钱绩效(应含物料﹐加工﹐设备﹐间接物料﹐办公用品)要求个人﹐团队每月提报降价﹐提升的各项产品价格与购置数量的报表对付款条件也要给予记入绩效可以由公司订定目标而达成做评比采购人员所负责的工程造成停工待料也是考核绩效之一采购人员所采购的各项Q异常都是考核工程60柒、采购预算与数量管理一、采购预算〔PurchasingBudget)：预算：系将方案或活动以金额来表示之，传统上对采购预算之编制，系将“本期应购数量〞〔订购数量〕乘以各该物料的购人单价；或按照物料需求方案〔ＭＲＰ〕的请购数量乘以标准本钱，即可获得采购金额〔预算〕．61物料预算可分为三类：1、以时间分类：年度预算月份预算专案预算2、以用料性质分类：资本用料预算营业用料预算3、以功能分类：用料预算购料预算：采购数量的预算采购财务的预算62办公用品管理方法劳保用品管理方法备品备件管理方法机器设备管理方法捌、采购流程63玖、采购的报表与单据64XXXX有限公司

采购单

NO：厂商名称:

年月日序号批号料号品名规格图号颜色数量单位单价总价交货日备注备注零部件加工工艺要求与质量标准：交易条件供方应按需方约定的交货时限及时送检。且按需方要求用规定的器具、指定的位置摆放整齐。供方承若所送交的部件产品保证符合需方的品质要求。若经需方按规定抽检，被判为不合格时，即供方承担检验费18元/次。（供应商所造成的停工待料每人每小时30元）需方检验发现不合格后半小时内通知供方（传真或电话），供方应即刻派人员到需方外检验站进行处理，若需方发出通知二小时内供方仍无处理人员到达时，需方视供方放弃，需方将进行该批部件产品的全检，供方将承担需方每人18元/小时的零配件全检费用。供应商送货应定容定量，在所送到公司的物件中，有发现短少的原材料罚5倍，辅料罚10倍经全检后挑选出来的零部件不合格品，供方应在接到需方通知的五天内予以拉回（电话或传真）。对供方逾期不及时拉回的零部件不合格品，需方有权做出任何处理。65交易条件若所交部件产品缺陷特别严重的，致使需方无法正常生产的，供方应负责及时组织处置或生产后重新送检，不得以任何理由及借口中途停止供货。因供方的零部件的质量问题引起需方的国外客户整机退货的，供方应按需方的整机销售价负责全额赔偿。若是由二个以上零部件的质量问题引.起退货的，则由所发生质量问题的供应商平均分摊需方整机销售价的全额赔偿。供方所提供的零配件侵犯到他人知识产权的，由供方负完全责任。付款方式：凭入库单与增值税发票每月5日结算。违约处理：10.1如因供方的产品质量问题或交货时间的迟延而引起需方无法正常出货，供方应承担需方由此引起的全部经济损失（如外商索赔、返工、报废等）10.2若因供方的零部件的质量如材质、工艺、技术、知识产权等问题致使需方遭到国外客户索赔、退货、减少、终止交易等损失，此损失一经需方确认，则由供方承担全部责任。10.3对国外客户在三年内退回的货物，供方负责以相应的合格产品全部替换或按需方当时的整机销售价进行退赔。10.4供方应赔偿由于其提供的增值税发票或自身税务等方面的问题给需方造成的一切经济损失。10.5需方应履行合同，对符合质量要求的供方产品不得借故拒收，并按时给供方承付货款。11.合同纠纷解决方式：协商;协商不成则在需方所在地人民法院诉讼解决。供方：需方:

XXXXX有限公司委托代理人：委托代理人：年月日总〔副〕经理：采购主管：物控：采购员：66客户名称（代号）品名规格毛重KG材积成品料号净重KG修订日期序号料号品名规格图号材质颜色用量单重单位损耗单价总价供应商制程备注xxxx有限公司BOM表年

月

日批示:___________审核:_____________制表:__________67XXX有限公司请购单NO:年月日项次合同号批号料号品名(型号)规格材质用量单位库存数请购量需求日期备注库存在途量批示﹕审核﹕制表﹕

68序号物料编号物料名称规格材质下单数量单位供应商要求送货日期达成日期123456789…311…2345678910111213141516XXXX有限公司物料跟催表NO:生产批次号：责任人：

年

月

日

69XXX有限公司欠料单NO:年月日序号客户订单号批号料号品名规格欠料数计划入库时间确认入库时间确认人备注采购主管批示：生管主管批示：审核﹕制表﹕70XXXX有限公司每日进货日报表NO:年月日序号厂商品名规格批号订单号数量单位备注制表人:71送检、验收入库单NO:供给商：______________□原料□电镀品□半成品□配件年月日序号客户订单号采购单号批号料号品名规格单位数量备注主管（审核）：收料员：验收、入库序号客户订单号采购单号批号料号品名规格单位数量抽样数判定不合格数入库数备注：仓库主管：收料员：品管主管：检验员：一式五联：财务，采购，生管，供给商，仓库

72XXXX有限公司扣款凭证NO:年月日供应商:扣款事由:扣款金额______万______仟______佰______拾_______元整备注总(副)经理:采购主管:仓库主管:制表人:一式三份:一联采购，二联供给商，三联财务73XXXX有限公司品质异常单NO:□进料□制程□成品□业务年月日品名(型号)料号客户(供应商)批量不良数异常原因﹕主管﹕制表人﹕处理意见(制造)﹕制造主管：处理人﹕处理意见(采购)﹕采购主管：处理人﹕处理意见(技朮或工程)﹕主管：处理人﹕处理意见(生管)﹕生管主管：处理人﹕结果﹕总经理批示﹕74XXXX有限公司暂支单NO:

____年____月____日一式二联一联自存二联财务借款事由：借款金额（大写）：万仟百拾元整￥_________备注：总〔副〕经理核准：主管签核：借款人：75XXXX有限公司个人财产卡NO:姓名：

部门：____________

年

月

日序号品名规格数量单价总价领用日期归还日期备注76NO验收单号品名(型号)规格料号数量单位退货原因处理方式备注仓管主管：供给商：采购:仓管员:一式四联：财务，供给商，采购，仓库

退货单NO退货厂商:___________

年

月

日77XXX有限公司标识卡批号料号品名规格数量日期检验者状态78一、国外采购管理业务国外采购，系指物料〔货品〕向外国采购之意，是进口贸易之主要工作。就国外采购业务而言，通常包括以下十项：决定采购工程与数量寻找供给来源接受报价，检视样品签订买卖契约申请输入许可证开发信用状支付货款办理通关提货公证及检验收货或索赔拾、国际化采购79二、采购工程与数量之决定采购工程之决定，依采购方案而决定。采购方案系来自物料需求方案〔MaterialRequirementsPlanning;MRP〕。物料需求方案中的工程，列入采购方案；采购方案之工程，才列入采购工程。易言之，没有列入采购方案的工程，无法列入采购工程。80采购数量之决定，亦源于采购方案；采购方案亦来自物料需求方案中物料需求量。工业界不少物料由国外进口，不管空运或海运，国外采购方案因购备时间〔LeadTime〕较长，厂商在国外，故较不易控制，因此国外采购方案时间较长，平安库存〔SafetyInventory〕增加。81在进行国外采购方案时，必须先获取以下资料：XX工厂国外采购方案表购备时间：3个月平安存量：半个月之方案用量名称规格八月底库存九月十月十一月十二月仓库验收前已购未入量总存量计划用量本月底结存已购未入量总存量计划用量本月底结存已购未入量总存量计划用量本月底结存已购未入量总存量计划用量本月底结存82八月底之库存。仓库1600单位，物料帐应有资料。验收前之数量厂商交了1000单位，但未验收，因此应根据标准收率去决定其中之不良品并去除之。是故，在标准收率80%之情况下，验收前虽有1000单位，但其中200单位可能是不良品，不应记入，因此验收前只考虑良品800单位。九月、十月、十一月、十二月份之物料方案用量可根据生产方案当中之产品生产方案量换算成物料方案用量。九月、十月、十一月之已购未入量，可从外购单位之外购记录上得知。83九月、十月、十一月之结存量可自以下式子计算得知：9月之结存=8月底库存＋9月已购未入量－9月方案用量10月之结存=9月底库存＋10月已购未入量－10月方案用量11月之结存=10月底库存＋11月已购未入量－11月方案用量12月之预计结存量：12月之预计结存量为12月方案用量之半。84由上述资料之获取，可进一步拟定12月之外购方案。根据上面表格所示，12月之国外采购方案量为12月之方案用量加上12月底〔方案〕结存减掉11月底之结存。根据上面表格所示，12月之国外采购方案量为1800单位，那么12月之国外采购方案应为：国外采购1800单位。在8月底开立信用状〔LetterofCredit;L/C〕。方案进厂日期为11月底或12月初。85三、寻找供给来源决定采购工程与采购数量后，下一步骤便是寻找供给来源，也就是国外采购对象。国外采购对象不能只找一家，必须找三到六家。国外采购对象之良窳，影响国外采购顺逐甚钜。于是对国外采购对象之选择必须痛下功夫。出国考察旷日废时，偶可为之，不过可透过代理商或往来银行或其他管道，对国外采购对象〔卖主〕加以调查，调查内容如下：86设备规模、技术及供给能力主要设备之名称、规格、厂牌、使用年限、生产能量。会供给其他公司相同之零件，目前尚继续在供给者。供给其他公司时，能否按时交货。协力厂作业环境及操作标准。原料来源该协力厂所用原料及其来源。目前或将来该原料来源是否发生困难。该团体力厂对原料发生困难时，有否应变能力。87品质管制实施情形品质管制之组织、编制及品管人员之素质。检验设备之精密度及其使用状况。原料之选择及进料检验之严格程度。操作方法及制程管制标准。成品规格及成品检验标准。品质管制作业系统及品质异状之追查程序。组织及财务信用状况协力厂组织之形态。每月生产金额、销售金额。主要往来客户。往来银行。经营实绩及未来展望。88四、接受报价，检视样品国外采购对象〔卖主〕一经找到，即向国外采购对象致询价函〔Enquiry〕，并要求国外采购对象〔卖主〕报价〔QuotationorSellingOffer〕与寄送样品。如认为国外采购对象之报价偏高，可向国外采购对象还价〔CounterOffer〕或要求降低价格。经多家国外采购对象之报价、比价或议价〔PriceNegotiation〕，俟国外采购对象稳固报价〔FirmOffer〕，价格低廉又公正时，才进一步决定采购数量。89要求国外采购对象〔卖主〕寄送样品，乃采购契约拟定前必须的步骤。要求国外采购对象寄送样品，一方面要确知该国外采购对象〔卖主〕货品之品质水准及等级，能否符合我方要求之水准，另一方面样品可作为日后进口货品之检验依据。90Enquiry(XYZCompany)询价(XYZ公司)Admin/bmd/01/012/87(行政/马来西亚衍生品交易所(BMD)/01/012/87)January16,1987(1987年1月16日)ABCCo.,NingboChina(ABC公司,中国宁波)DearSirs(尊敬的先生)Weareinterestedinimporting“Zipper&ButtonMakingMachinery〞asadvertisedin“TheUniversalEnterprise〞Magazine.(我们在“世界企业〞这本杂志上看到你们“拉链纽扣制造公司〞的广告,我们想进口您的产品.)Pleaseforwardtousyourbrochuresandpricelists,whichwouldassistusinmakingadecision.(请将您的产品小册子和价目表提供给我们，这将以便于我们做决定。)Welookforwardtohearingfromyoushortly.(希望很快收到您的回复。)Sincerelyyours(您真诚的)____________BethDuncan(贝丝邓肯)Director(主任)91表1：ABCCO.,(ABC公司)QUOTATION(报价单)NO.(编号)Messrs(先生):Date:日期Incompliancewithyourinquirydate_________wehavemuchpleasureinquotingyouunder-mentionedgoodsasfollows:(对您_________〔日期〕的询问,我们很快乐为你所提及的货物报价如下：)TERMS(条款):COMMODITY(物品):SHIPMENT:Within______daysafterreceiptofyourL/C(出货:自收到贵方信用证后______天之内)PAYMENT:ByConfirmed&IrrevocableL/Catsightinourfavour.(付款:以我方为抬头人的、即期、保兑的、不可撤消信用证)PACKING(包装)：VALIDITY(有效性)：REMARK(备注)：

Items(项目)Descriptions(品名)Mini.Quantity(最少订购量)Unitprice(单价)Measurement(尺寸)92五、签订买卖契约采购工程、品质、价格、交期……所有交易条件，一切谈妥后，即可与国外采购对象〔卖主〕订定买卖契约，进行国外采购手续。首先请国外采购对象〔卖主〕寄来正式报价单〔至少一式三份〕，据此向外汇银行申请进口签证。如果是限制进口货物，那么需专案向国际贸易局申请许可。(合同〕因此，在订定买卖契约时，应注意买卖之货品一般准许进口货品，还是限制进口货品。最好在买卖契约中订明「以获取输入许可证为条件」〔SubjecttoImportLicence)的文字，以防止万一不能进口时，不致遭受麻烦。93买卖契约订定后，可发订货单〔PurchaseNote;PurchaseOrder〕给国外采购对象〔卖主〕。订货单要列明品名、数量、单价、合计金额、包装、唛头、所需之文件〔如产地证明〕、装船日期等条件。尤其包装的稳固强度，需要明示。「Usualpacking」「PackingasUsual」「OtherConditionsasUsual」等等模糊的字句，绝不可以用。买卖契约订定后，应在适当时机订购远期外汇，以免遭受汇率变动之损失。94表2：买卖契约AgreementonGeneralTermsandConditionsofBusiness(关于交易的一般条款的协议)ThisagreemententeredintobetweenA&Co.,Ltd.,Ningbo,ChinacalledtheSellers,andB&Co.,London,England,hereinafterreferredtoastheBuyers,withnessesasfollows:(这是有关卖方：中国宁波A有限责任公司与买方：英国伦敦B公司签定的协议，如下：)Business:BothSellersandbuyersactasPrincipalsandnotasAgents.(交易：卖方和买方都担任负责人而不作为代理人。)Goods:GoodsinBusiness,theirunittobequoted,andtheirmodeofpackingshallbeasstatedintheattachedlist.(货物：交易的货物，他们所报的单价以及他们的包装方式都依照附表里规定的方式进行。)QuotationsandOffers:UnlessotherwisespecifiedincablesoflettersallquotationsandofferssubmittedbyeitherpartytothisAgreementshallbeinSterlingonaCIFLondonbasis.(报价与发盘：除非在电报的报价单另作说明，此协议中双方递交的所有报价和发盘均以伦敦到岸价格为根底而开出的英国货币。)FirmOffers:Allfirmoffersshallbesubjecttoareplywithintheperiodstatedinrespectivecables.When“immediatereply〞isused,itshallmeanthatareplyistobereceivedwithinthreedaysfromandincludingthedayofthedispatchofafirmoffer.Ineithercase,however,SundaysandallofficialLondonBandHolidaysareexcepted.(实盘：所有实盘报价都要在各自电报所规定的时期内答复。如果是“立即回复〞，那就意味着必须在三天之内回复〔自发送实盘之日起，包括发盘之日〕。不过，无论是哪种情况，所有的伦敦官方节假日除外。)95Orders:Anybusinessclosedbycableshallbeconfirmedinwritingwithoutdelay,andordersthusconfirmedshallnotbecancelledunlessbymutualconsent.(订单：任何通过电报的交易都必须以书面形式立刻确认，以此确认的订单除非是经双方同意，一律不得取消。)Credit:AnirrevocableLetterofCreditshallbeopenedinfavouroftheSellersimmediatelyuponconfirmationofsale:creditshallbemadeavailabletwentyone(21)daysbeyondshippingpromiseinordertoprovideforunavoidabledelayinshipment.(信贷：买卖一经确认后将立即以卖方的名义开立不可撤消信用证：为了提供不可防止的延迟装船，信贷将在允诺装运的21天内开立。)Payment:Draftsshallbedrawnundercreditatninety(90)daysaftersight,documentsattached,Forthefullinvoiceamount.(付款：汇票将于见证90天后按信贷开出，附上资料，为全部的发票金额。)Shipment:AllgoodssoldinaccordancewiththisAgreementshallbeshippedwithinthestipulatedtime.Timedateofbillofladingshallbetakenasconclusiveproofofthedayofshipment.Unlessexpresslyagreedupon,theportofshipmentshallbeattheSellers’option.(装运：按此协议所有出售的物品将于协议规定的时间内装运，提货单的日期与时间就是最终出货的时间。除非经特别许可，否那么发运港将遵从卖方的选择。)96MarineInsurance:AllshipmentsshallbecoveredW.A.forasumequaltotheamountoftheinvoiceplusten(10)percent,ifnootherconditionsareparticularlyagreedupon.AllPoliciesshallbemadeoutinSterlingandpayableinLondon.(海上保险：所有装船都将是包括W.A.在内的，这笔数目即相当于发票数目的总数再加百分之十，如果没有特别同意其他条件，全部政策都将以英国货币制订并在伦敦支付。)Quality:TheSellersshallguaranteeallshipmentstoconformtosamples,types,ordescriptions,withregardtoqualityandcondition.(质量：卖方必须保证所有出货的质量与状态都符合样品的类型和品名。)Damageintransit:TheSellersshallshipallgoodsingoodcondition,andtheBuyersshallassumeallrisksofdamage,deterioration,orbreakageduringtransportation.(运输中的损坏：卖方要保证全部装运合格的货物，买方将承担运输途中损坏、腐烂变质、或者破损的全部风险。)Claims:Claims,ifany,shallbesubmittedbycablewithinfourteen(14)daysafterarrivalofgoodsatdestination.Certificatesbyrecognizedsurveyorsshallbesentbymailwithoutdelay.AllclaimswhichcannotbearbitrationinLondon,thearbitrationboardtoconsistoftwomembers,onetobenominatedbytheSellersandselectedbythearbitratorsshallbefinal.Andthelosingpartyshallbearsexpensesthereto.(索赔：如果有的话，索赔要在货物到达目的地后14天内通过电报提交，并立刻将经检验员验证过的证明书邮寄给卖方。不能在伦敦仲裁的全部索赔，由两名成员组成的仲裁部，被卖方提名的并且经仲裁部选择的那一位才是最终的仲裁者，输方将承担花费。)97ForceMajeure:TheSellersshallnotberesponsibleforthedelayinshipmentduetoforcemajeure,includingmobilization.War,riots,civilcommotion,hostilities,blockade,requisitionofvessels,prohibitionofexport,fires,floods,earthquakes,tempests,andanyothercontingencies,whichpreventshipmentwithinthestipulatedperiod.Intheeventofanyoftheaforesaidcausesarising,documentsprovingitsoccurrenceorexistenceshallbesentbytheSellerstotheBuyerswithoutdelay.(不可抗力：因不可抗力所造成的物品运送延误，卖方将不对其负责，包括动乱、战争、骚动、市民的暴乱、敌对、阻塞、船舶的要求、出口的禁止、火灾、洪灾、地震、暴风雨和任何其他意外事故阻止了在规定的期限内装船的。如果出现了任何如上所述的原因，卖方应立刻寄给买方资料证明那些事件的存在。

)DelayedShipment::InallcasesofforcemajeureprovidedintheArticleNo.XIII,theperiodofshipmentstipulatedshallbeextendedforaperiodoftwenty-one(21)days.IncaseshipmentwithintheextendedperiodshouldstillbepreventedbyacontinuanceofthecausesmentionedintheArticleNo.XIIIortheconsequencesofanyofthem,itshallbeattheBuyersoptioneithertoallowtheshipmentoflategoodsortocanceltheorderbygivingtheSellersthenoticeofcancellationbycable.(运送延误：在上述第八项中因不可抗力所造成的物品运送延误的条款中，协议规定的装运时间将被延长21天。万一出现延期的装运再次遇到以上第八项条款中的意外事故、或受以上意外事故造成的结果影响而受到阻挠，将由买方决定是否接受迟来的货物或取消货物，但买方必须通过电报通知卖方取消订货。)98ShippingNotice:Shipmenteffectedagainstthecontractofsaleshallbeimmediatelycabled.(装船通知：对影响销货合同的装船要立即打电报。)ShipmentSamples:Incaseshipmentsamplesberequired,theSellersshallforwardthemtotheBuyerspriortoshipmentagainstthecontractofsale.(出货样品：如果买方要求出示货物样品，卖方那么必须依销售合同在装船之前将样品寄给买方。)Making:Allshipmentsshallbemarkedandgivenconsecutivenumbers.(标记：所有的货物装运都要以连续的数字加以标记。)CableExpenses:Expensesrelatingtocablingshallbebornebytherespectivesenders.(电报费用：与电报相关的费用将由各自的发送人承担。)Inwitnesswhereof,A&Co.,havehereuntosettheirhandonthe1stdayofSeptember,19…,andB&Co.,havehereuntosettheirhandonthe10thdayofOctober,19…ThisAgreementshallbevalidonandfromthe1stdayofNovember,19…andanyoftheArticlesinthisAgreementshallnotbechangedormodifiedunlessbymutualconsent.(以资证明A公司，于19××年9月1日、B公司于19××年10月10日签订协议。此协议将于19××年11月1日起生效，假设非经双方同意，此协议中的任何条款都不得更换、修改。)(Buyers)B&Co.,〔买方〕B公司(Sellers)A&Co.,Ltd.,〔卖方〕A有限公司99PurchaseOrder(订单)ORDERNO:ABC/CHINA/86/1012(订单号码:ABC/中国/86/1012)Name&AddressofBuyers(买方姓名地址):Name&AddressofSellers(卖方姓名地址):CountryofOrigin(生产国别):PortofShipment(输出口岸):DeliverySchedule(交货时间):Terms(条款):Insurance(保险):B.T.N.NO(银行往来帐户号码):Quantity&DescriptionofItem(数量及工程种类):Unitprice(单价)TotalC.I.F.Value(总(C.I.F.本钱、保险加运费)价值):ShippingMarks&No(装运标记及编号):Packing(包装):XYZCompany(XYZ公司)____________Agents.(代理商)100六、申请输入许可证输入许可〔ImportPermit〕(合同〕从国外输入货品，不管需不需结汇，除免办进口签证之货品外，都必须申请输入许可。一般准许进口货品，可径向汇银行办理进口签证，限制进口货品那么需向国际贸易局申请。进口可分为结汇进口与不结汇进口〔ImportWithoutForeignExchange〕两种。101因为我国为管制外汇的国家，外汇不能自由买卖，必须向指定的外汇银行结汇。因此需要结汇进口的货品，首先需要申请进口签证〔输入许可〕，有了进口签证之后，始能以本国货币向指定外汇银行结汇〔购置外币〕。所谓不结汇进口，如赠送品的输入，或国外厂商为弥补以前的索赔案而运来的货品，或委托加工进口的原料等，这些货品的进口不必支用外汇付款的，称为不结汇进口。102虽然不结汇进口不动用外汇，但仍然需要申请输入许可，货品才能进口通关，是为不结汇输入。除免签证者外没有输入许可的货品，海关不准通关。因此，不管要不要结汇，但凡进口货品，都需要申请输入许可。103输入的事先许可〔PriorApproval〕前面已经说明，但凡进口货品，除免签证才外不管结不结汇都要申请输入许可，而输入许可，通常是在进口这前就要申请好的。对于限制进口货品、专案进口货品〔如委托加工所需原料、零件组〕，或携入国内后再将携出国外的货品……等，原那么上，都要事先申请输入许可，否那么货品在海关验关时会被挡驾。104105106107108七、信用状之开立与修改信用状之开立买卖双方对条件获致协议，也订定了买卖契约，接下来就要开立信用状。信用状的正本，通常由银行邮寄给输入业者，如果输入业者要求提早通知，那么银行也可以用电报通知对方。开立信用状，输入业者应使用银行印就的开发信用状申请书〔ApplicationforIrrevocableCredit〕连同已签证的输入许可及保证金交给银行。109银行认定输入业者的信用程度而增减保证金金额，如素无交往，可能会拒绝接受。那么就得找其他银行了。开立信用状的方式通常有以下两种：本国的外汇银行开给国外通汇的银行。透过国内的外国银行开立信用状。110111112113114信用状条款的修改如果卖方〔输出业者〕要求修改信用状上的装船期限〔ShippingDate〕，或信用状有效日期〔ExpiryDate〕予以延期〔Extension〕或准许卖方分批装船〔PartialShipments〕，或转船〔Transhipment〕等须修改这些信用状上的条款时，买方〔输入业者〕需到原开证银行，填写银行印就的信用状修改申请书〔RequestforAlterationofTermsofCommercialCredit〕，请求银行修改条款。银行受理后，那么会以电报知会通知银行，通知银行再转知输出业者〔信用状受益人〕。115八、办理通关提货国外采购对象〔卖主〕装船之后，即将装船通知〔ShippingAdvise〕与相关文件副本寄给我方〔买主〕，通知我方〔买主〕轮船名称、航次、货品明细、开船日期。我方〔买方〕接到通知后，即应查明该轮船的代理公司，并向代理公司查询该轮船预定进港日期。116准备提货及通关文件知道轮船的进港日期之后，随即要开始准备通关及提货所需之各种文件。例如：提单〔BillofLading〕、输入许可证、进口报价、卖主寄来的商业发票、包装明细、体积重量表、产地证明……等。正本是经押汇银行寄给开证银行的，所以要准备资金，向开证银行赎单〔将信用状余款拨给银行，换回装船文件的正本〕，才能报送提货。117换取小提单〔DeliveryOrder〕提单赎回之后，在反面背书，并到船运公司换取小提单〔DeliveryOrder〕，凭此小提单〔DeliveryOrder〕可到船运提货，或到仓库提货。通常货品进港之后，由船上卸下，搬进港务局的仓库，因此提货时还得到港务局栈埠管理处付栈租之后，始能提货。如果船已进港，货品已卸入仓库，而装船文件还未寄到银行，那么可向船运公司担保提货。担保提货要与银行连署保证书〔LetterofGuarantee〕，提交船运公司领小提单〔DeliveryOrder；简称D/O〕。118提领货品轮船进港靠岸后，首先由检验局官员上船检疫，再由海关关员上船检舱，最后由港务局官员上船，在轮船停泊期间，不分昼夜地监视货物的装卸及其他〔如防止走私〕。轮船非要办完进港手续〔进港申报、货品明细、旅客名单、船舶国籍证明等〕之后，不得开始卸货。轮船于办完手续后，即可排班靠岸卸货。船上货物，原那么上先进港务局仓库，然后由货主报关、验货、付关税后由海关放行，始得提货。提货时，不得向港务局栈埠管理处缴纳栈租〔头五天免栈租，第六天起每天计算一次栈租〕，始级提货。119货主向船公司提货有仓库提货〔DeliveryEX-Warehouse〕与船边提货〔AlongsideDelivery;ShipsideDelivery〕两种形态。所谓仓库提货，是船货由船公司特约的装卸业者〔Stevedore〕全部搬入港务局仓库，各货主再分别到仓库去提领的提货方式。通常，包船的货品才可船边提货，其他散装的货品，都要先进仓，再提货。其情形有以下两种：仓库提货，由船上卸下的货品，先全部进港务局仓库，货主于办好通关手续后，再到港务局栈埠管理处付清栈租费，然后到指定的仓库去提领自己的货品。船舱提货