法院电子卷宗随案生成扫描服务方案

1法院电子卷宗随案生成扫描服务方案第一节项目实施计划 3一、项目总体工期计划安排表 3二、项目各阶段工作安排 4三、详细项目工作计划及部署 5四、项目启动 7五、项目启动工作安排 六、项目启动会议 七、项目实施进度计划 八、其他保障工期的相关配套措施 第二节归档、整理、扫描实施方案 一、项目实施总体思路 二、项目实施服务原则 三、项目依据及参考标准 第三节归档、整理、扫描操作流程 一、档案接收 二、分类编号 三、组卷整理 四、信息著录 六、质量检查 七、装订装盒 八、总体检查 2九、上架入库 十、最终验收 第四节数字化加工流程管理软件加工流程及功能概述 一、创建电子卷宗 二、智能扫描识别 三、电子卷宗智能编目 四、电子卷宗目录管理 五、电子卷宗智能校对 六、智能关联匹配 七、二维码应用 八、案件要素回填 十、电子卷宗自动归档 第五节档案安全保密措施 一、安全保密性管理措施 二、现场管理控制 三、项目安全保密制度 3第一节项目实施计划个月内(稍提前完成),我司计划将本项目的实施分为五个段、第三阶段为正常运行阶段、第四阶段为项目收尾阶段、场时间开始提供服务之日起计算。详细工期计项目阶段工作描述时间天数时间跨度备注项目准备阶段人员、设备、场地、需求调研、实施标准、流程、实施计划确定等合同签订后X个工作项目试运行阶段法院卷宗档案整理、扫描合同签订后第4X-XX个工作日项目正式运行阶段法院卷宗档案整理、扫描合同签订后第XX-XXX个工作日项目收尾阶段法院卷宗档案补充整理、合同签订后第XXX-XXXX个工作日项目验收阶段扫描验收合同签订后第XX个工作日项目阶段工作安排时限责任人工作描述项目准备阶段项目组组建项目经理合理调配人员项目成员分工项目经理人员的分工协作初安排工作场地软、硬件布置项目经理项目人员专业知识培训项目经理知识培训保密培训及保密协议签订项目专家签订保密协议项目技术人员调研项目专家确定工作范围项目人员食宿安排项目经理做好食宿准备项目需求再沟通项目专家确定工作计划项目人员及设备进驻项目经理项目试运行阶段项目试运行(流程优化)项目经理包括档案整理、录入、扫描、图像处理、质检、5挂接和刻盘各项目正式运行阶段项目正式运行(优化人员配置)项目经理主要优化项目的人员配置及分工协作项目收尾阶段项目收尾(质量核查)项目经理主要进行项目包括邀请相关专家协助内部检查并完善。项目验收阶段项目验收(交接)项目经理双方共同对项目扫描成果进行总体验收及总结排我司做了详细的部署和计划，主要由以下9点构成：(一)人员设备准备(二)项目实施场地准备6工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工(三)需求详细调研我司有着丰富的项目实施经验，但是对于每个客户项目现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。(四)实施标准确立项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与XX法院就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。如有必要，档案整理及数字化标准确立可以邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，标准由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。(五)实施流程设立项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工7排专门的档案专家(从事档案工作30年以上)对项目的流(六)项目计划制定(七)项目正式运行工作(八)项目收尾工作(九)项目验收工作(一)启动程序8(二)签订保密协议国保守国家秘密法》,共同保守档案机密。在项目正式进场项目签订项目保密协议。全面对客户的档案保密进行负责。(三)项目需求调研9现场情况、档案类型、档案现状、档案具体数量、档案实际工作、档案实施目的、档案工作进度要求、档案利用等都有所不同，所以我司在项目正式开始前，会安排我司有多年项目运作和管理经验的项目经理对项目需求进行详细调研，及时与客户进行需求沟通，保障项目正式执行的成果符合甚至超出客户的预期和期望。(四)实施标准确立项目实施标准的确立，关系到项目整个运行的状况和质量，所以，我司非常重视项目实施标准，在项目正式实施初期，我司会及时与XX法院就项目实施标准进行沟通交流，并最终优化完善项目的实施标准，保障项目实施的标准的准确性，最终确保项目的进程和质量。(五)实施流程设定项目实施流程的设定，能够起到优化工作环节，提高工作效率，提升管理质量，减轻员工工作强度的作业。我司安排专门的档案专家(从事档案工作10年以上)对项目的流程进行设定和最终优化，有利于提高工作质量和效率。(六)制定实施计划实施标准和实施流程设定好后，我司项目经理会根据项目的实际情况制定具体的项目实施计划，项目实施计划需与XX法院进行详细比对并确定。项目实施计划一旦双方签字确定，我司会严格按制定好的项目实施计划进行项目的实施工作，推进项目的具体进程工作。五、项目启动工作安排工作安排时限责任人配合人项目组成立项目经理总公司行政项目成员分工项目经理总公司行政工作场地软、硬件布置项目经理总公司行政项目人员专业知识培训项目经理总公司行政保密培训及保密协议签订项目经理总公司行政项目技术人员调研项目经理总公司行政项目人员食宿安排项目经理总公司行政项目需求再沟通项目经理总公司行政项目人员及设备进驻项目经理总公司行政注：为保障本项目按照招标人的时效要求快速进入正常运转状态，以上事项可能多个事项同时推进进行。确保项目组能够在XX个工作日内完成各项项目进场准备工作。六、项目启动会议项目启动会议的内容：1.召集项目有关人员开会正式宣布项目正式开始；2.介绍项目的背景，目标，组织结构；3.确定项目参与各方的职责和工作范围；4.规定项目的沟通模式(通常情况/重大事件);5.协商项目各方的相关联系方式。七、项目实施进度计划根据招标文件的要求，本项目的服务协议期限为自合同签订之日起XX个月内。本项目实施进度表中所列时间从合项目阶段工作安排详细说明工期项目准备(合同签订后5天内完成人员配备、培训及正式进场工作)人员设备准备：严格执行投标文件中承诺的时间和人员数量，同时参考确认项目实施计准备工作包括人员准备和设备准备：人员准备工作及人员基础性培训工作。项目实施场地准备：包括场地水电、空调、录像监控设备和防盗门锁的专修工作，还包括场地布置、桌椅板凳和工作岗位卡片制作等工作。本项工作需要客户相关负责人给予支持和项目试运行需求详细调研：详细调研XX法院对于项目的期望和目标，工作的内容及数量等安排档案专家1名详细与XX法院负责人进行调研，制定详细的工作计划。实施标准确立：档案整理及数字化标准确立邀请相关行业专家参与工作标准细化工作，我方负责所邀请专家的全部费用，完全符标准必须由三方共同确认，我方将参照确认标准做好项目实施工作。实施流程设立：我方参考已确认标准进行项目试运行工作，在此过程中进一步确立和优化流程及操作规范。我方将及时处理工作中的各项问题，此阶段工作量将处于逐步提升工程中。项目计划制定：根据项目试运行情况，确立各岗位日工作量，核实总体工作进度并最终做出详尽的可考量的项目计我方负责出本项目的工作计划，供XX法院审核通过后正式按照项目计划进行项目运行和管理工作项目正式运行项目正式运行工作：包括档案整理、录入、质检各环节顺利运转。项目正式运行期间须保证每日完成计划的工作量。项目收尾项目收尾工作：主要进行项目内检工作，包括邀请相关专家项目收尾阶段的内检工作，进一步确保项项目验收项目验收工作：双方共同对项目进行月度验收、总体验收及总结。按照项目整理验收标准进行项目验收。项目管项目管理工作：包括项目各环项目管理过程中须及时做好设备维护和人员储备更换工作。第二节归档、整理、扫描实施方案在本项目实施过程中，首先我司将派驻一名有10年档最终优化的项目实施方案，避免标准不同导致的重复工作，加工准确率为100%。1.在充分利用原有基础，尊重和维护档案的本质属性，三、项目依据及参考标准按以上规范进行整理、著录、扫描后的档案要达到XX第三节归档、整理、扫描操作流程全全程质量监管全程协助档案管理工作分类编号kk登记移交清单：对档案实体内容按移交清单逐一进行清点，我司将严格按照《归档案卷相关材料接收标准》和XX档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、2.对接收的档案登记移交清单，按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒(卷),不出现漏登记或重复登数与页数，对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与用户提供的电子/纸质的接收清单在加工方的生产用，设定的大类和子属类，并根据本项目的实际情况设置，未合内容另增设新类。大类用英文字母表示，属类、小类、本项目招标文件要求组卷整理包括拆钉、粘贴、盖章、填写封皮等环节。我方应严格按照《归档文件整理规则》(一)原件拆卷(二)案卷分类(三)组卷在分类的基础上，将各类(属类)范围内的文件材料组成案卷(由互有联系的若干个文件组成的档案保管单位),1.卷内文件材料齐全完整指每篇文件材料的定稿和印2.保持卷内文件材料之间的有机联系将具有共同特征要有以下几种文件材料在内容特征方面的联系文件材料在责任者特征方面的联系文件材料在时间特征方面的联系文皮，增加装订工作量。所以，案卷厚薄要适中，至150页之间为适。(四)修裱粘贴1.修裱前整理档案修裱前，首先是对案卷拆开、去钉、2.修裱3.修裱后复原把修裱后的档案，经过整理加工处理后，(五)重复页的抽离及废纸处理(六)盖章(七)填写封皮(八)填写盒脊(九)打印的档案信息进行补录。我方应严格按照《档案著录规则》(一)按原目录编目、系统录入求(即上述案卷目录和文件级目录要求)进行著录，建立档(二)自拟目录编目、系统录入(三)目录数据质量检查采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)(四)一稿双录、人机校验同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，出来(显红),且不让通过。软件提示：“数据不一致请确(一)档案扫描根据原件清晰程度，根据需要，个别采用灰度或真彩扫描，分辨率一般为300dpi,对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为300dpi或更高。对于纸质较差的原件，不允不得超过1%。(二)图像处理1.图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过2度，对方向不正确的图像应进行旋2.图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质无黑边，图像倾斜度不大于2度、对图像中的污点进行清除 (不对图像内容进行修改),图像在50%的比例下浏览看不(三)二校处理图像校对主要是和原件进行比较，若发现扫错、多扫、进行单页多次修正。对图像进行纠偏，图像偏度不得大于1全文页面及局部文字的加深和变浅图像处理人员在进和行间距过密的页、或文字较深或较浅的复印件、传真件、(四)批量上载档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，应，对应率达到100%正确。(五)合卷处理体档案特点进行合卷处理，合卷处理需保障合卷的准确性。6.图像挂接质量相关标准。如质检结果有一项与标准不符，抽检“不合格”,打回去给扫描组重新对档案进行整理或数字化扫描。工作分类质检项目整理、装订1.档案实体资料完整；3.整理文件、装订、装盒顺序；5.保持同一份文件的完整；6.漏装订；7.托裱平整去钉；8.说明、标注；9.图纸折叠；数据采集、著录与工作要求保持一致。(二)Ⅱ检(项目抽检)理对本项目数字化的成果进行抽样检查，做好质量的把关。抽检样本必须按照100%的比率进行复核。抽检包括四方1.案卷及卷内目录信息核查质量；2.档案原件装订还原质量；3.扫描图像质量；4.图像挂接质量。如质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”,打回去给扫描组重新对档案进行整理或数字化扫描。(三)质量检查通过客观软件系统实现以上各级质量检查人员可以很方便从系统随机抽取著录档案信息，核对是否有误。产(四)电子档案质量检查点击校验系统中的“下载”按键睡下载睡下载将扫描系统上传过来的扫描图片资料下载过来。点击“下载”按键，系统会跳出受理单号选择框，选择好需要下载的受理单号图片资料，然后点“确定”键下载成片看其图查工栏条形码框片看其图查工栏条形码框M其排岩线关的受理单号N日N4下四下图片编辑工其栏川川纸质资料图片4温蓉扫描员根据下载下来的扫描图片的条形码对应于手中都通过了质检，扫描人员可以点击“保存上传”键(五)实物档案质量检查在系统的“实物档案管理”栏点击“档案检查”,进入在需要归档的卷宗号前“打√”,然后点击“打开卷宗”(一)Ⅲ检(总体质检)项目负责人总检的比例不得低于10%,质检结果有一项与标准不符，抽检结果标记为“不合格”,总体检查无误后(二)阶段验收案卷，但我方需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%;如抽检合格率低于100%,XX法院有权不予提供错误(1)案卷及卷内目录信息核查质量；(2)档案原件装订还原质量；(3)扫描图像质量；(4)图像挂接质量。如抽检结果有一项与标准不符，2.验收标准以抽检部分档案对应的数量(卷、页)为基(1)案卷及卷内目录信息核查：保证修改后的信息内容(责任者、工程名称、建设规模、层数、栋数、结构、案卷名称、目录名称等)差错率≤1‰。(2)档案原件还原装订：保证档案原件装订规范，图纸排序正确，无前后颠倒、页码缺失等现象，差错率≤1%。(3)扫描图像质量：漏扫率≤1‰,图像的倾斜度<2度，扫描顺序错误率≤1‰,图像清晰、完整、无缺损率≥0.5%,图像命名正确率100%。(4)图像挂接：挂接正确率100%。(1)采购单位每个月会按期对我方提交的数据进行验(2)在验收中检出的错误，我方及时、无偿予以纠正(4)如全部档案完成后不能通过验收的，视为我方违描项目验收合格证》及《客户满意度评价表》;由我司对项第四节数字化加工流程管理软件加工流程及功能概述卷宗随案生成主要是将案件的纸质卷宗转换为电子卷卷宗随案生成主要是将案件的纸质卷宗转换为电子卷网上阅卷C单页合并C单页合并页数3456789HV检查Pd88SM2OI16WN112Z200003N11272000H检JB8BAZG16VN1122222000033N1122200H检A88T16VN11222000034V11220000400.19已转换已转换已转换已转换H检查d888NO16MV112Z72000034V112Z7Z000034检查\P888N2016MN112Z72-000035N112Z7Z-000035-001H检置\Pd800N2016MN112Z2:000035V112Z72:000036检查\d688\2016MJ112Z7Z.000036V112Z7Z-000036001翳H检查\Pd886N2O16UN112ZZ000037N112Z22.00003700H.查Pd888N2016WN11222000038N112Z7?00003800.换H:检查\dS2O16VFV112222-00004N1122200004H:检查\dRSEN2O16VV112Z72-0000N112Z720000400H检查\d1BSN2O16VN112Z22:000041V112Z2-000041-0212H检查\dBSN2016WN112ZZZ000042N112Z7Z-0000420014H检查\PdB8SN2016WN112ZZ-000043N112Z720000已转：10本识别技术将扫描生成的图片格式的诉讼材料转换为可选通过文本识别技术将扫描生成或本地引入的图片进行(一)集中分散双扫描模式业务庭承办人根据某一案件当事人提供情况进行补充扫描，持采用集中+分散的混合模式，立案阶段集中，审理阶段分(二)图像处理性事务工作。本系统具有一套图像预处理算法，主要包括图像二进制化，去黑边、自动调整亮度、对比度、噪声去除，倾斜校正对识别图像进行噪声处理和倾斜矫正，能够处理大部分场景图像处理前噪点图片高拍仪黑边图片高拍仪倾斜图片民事国洋状图像处理后(三)自动剔除空白页在法院的日常扫描中，会接受各种来源的卷宗材料，除了常规的单页扫描外，部分材料是双页都有内容的，因此扫(四)卷宗高速上传、断点上传本系统支持扫描后的卷宗可以批量高速上传至服务器，(五)高速扫描、高清拍摄案件的卷宗材料一般包括公诉书、起诉状、身份信息、理中的，也有结案归档的，数量较多，材料内容繁杂。本系统兼容常见品牌的扫描仪及高拍仪，支持批量快速扫描与高拍仪高清拍摄，扫描速度达到了每张小于1秒，扫描分辨率也达到了600dpi,并兼容目前各主流操作系统，扫描结果可以自定义转换为多种格式，例如JPG、TIFF等。高速拍照仪可拍摄A3/B4尺寸的卷宗材料，分辨率达到300dpi,同时也具备影像自动调节功能，包含调整亮度、曝光度、锐立展用扫描仪电子卷宗人工扫描编目需要编目人员对电子资料进行识别拆分、提取文件标题并手工输入文件名，费时费力。电子卷宗智能标注编目，将上述工作交给机器完成。扫描员将一叠厚厚的诉讼材料放入扫描仪扫描成电子文件的同时，即在后台通过图文识别、自然语言处理等技术，将所有电子文件自动区分为一份一份的独立文件，并根据文本、图像判断文本的类型及标题，将每一份文件命名为如起诉状、授权委托书、身份证一姓名、营业执照一公司名称、合同、发票、一份证据均被标注特定名称，为电子卷宗的深度应用包括型诉讼材料不断出现以及卷宗材料本身可识别性等因素影响，系统采用“人工智能+人工校对”的方式，提供人工快速校验功能，确保编目准确率达到100%。人工校验的结果自(一)自动编目及命名目录授作第一页第一页民事起诉状第一页第二页第三页第四页第五页第六页营业执昭第一页第一页第一页第一页目录检查目录检查日录操作目录检查第一页第一页民事起诉状第一页第二页第三页第四页第五页第六页第一页第一页当事人提供的证据营业执照第一页(二)目录调整卷宗分类依托于OCR识别技术与司法卷宗数据支持，通过技术分析卷宗特征，实现自动命名，当前技术已能实现绝大部分的编目，并持续完善中。本系统支持便捷的目录拖动调整与修改卷宗名称功能，并支持1400余种司法卷宗类型，且在不断完善中，并支持模糊查询，快速纠正目录。重新归类重新归类X身份贸责人身份证明(三)目录自定义目前最高院发布的归档目录结构是统一的，包含了各种案件类型，审判程序，目录全面，但在实际的案件审理中，各级法院中都有多年积累的归档经验，因此，实际使用中对本系统采用了灵活的开发方式，配备了目前所有的案件类型及审判程序，支持法院自定义调整目录顺序、名称，以及对应目录的卷宗。扫描的卷宗能够根据定义的卷宗目录进行自动编目。自a*读收形法所得安件【4]]其利事室件[e]当人的2鲜]2空面金能(全)(四)目录检查本系统支持基于最高院目录标准及自定义的目录要求，实现了目录自动检查功能，对扫描之后形成的电子卷宗目录进行核对检查，对于不完整或者缺项的卷宗目录，进行标记提示查漏补缺。提示查漏补缺。0提供电子卷宗目录管理功能，根据实际需要，支持手动调整电子卷宗材料名称、调整电子卷宗材料排列顺序、调整电子卷宗目录名称、调整电子卷宗目录顺序，支持电子卷宗材料名称调整后自动归目。具体功能如下：1.自动生成电子卷宗封面、证物袋、备考表、卷底，完全符合最高法院关于电子诉讼档案的目录规则。2.根据案件类型自动生成缺省的电子卷宗目录，可按照证据材料及法律文书进行分类；3.自动归目，通过对卷宗内容提取，对材料进行归目；4.卷宗目录支持多层级，并支持以法院为单位根据需求对电子卷宗目录的顺序、目录名称、目录的层级5.提供目录关键字检索功能，可根据关键字自动定位对考虑到OCR识别可能存在某些误差问题，系统提供了左右分屏的方式，对比图片文件与识别内容，选择识别文本中的文字信息，系统对图片文件进行定位、高亮显示，从而提高文件校对的便捷性，保证电子卷宗识别的准确性，确保生成的电子卷宗能够深度应用，解除法官对电子卷宗存在的“不相信”心理。本系统为方便校对，提高电子卷宗使用率所开发的一套服务于校对人员使用的系统。系统具备逐行校对功能，实现左侧图片与右侧识别文字相对应显示，保证扫描图片识别结动根据当前案件的当事人信息和案件类型自动进入办案平4.支持按照逻辑或核对关系对提取信息之间的准确和快速关联、电子卷宗与纸质卷宗的快速关联。同时也有部分法院的工作方式为立案前扫描，意味着没有案号，当事人前来诉讼时先进行扫描材料，无法与案件进行关联，针对这种工作方式我们支持在扫描后生成该批次的二维码，打印的二维码与纸质卷宗粘贴绑定，立案庭法官可以扫描二维码分析卷宗进行智能化立案审查，此功能实现了立案庭电子化网上立案审查，为立案庭人员审核案件时提供1114161短联pT糖*21111111八、案件要素回填自动识别电子卷宗图片中文本信息，并且将识别后的文本进行结构化提取，提取范围要素不仅包括最高人民法院要求的案件基本信息、当事人信息，还能提取案件事实要素，并根据立案庭、审判庭的需要，实现立案阶段和结案阶段的案件要素回填，免去法官逐字录入的烦琐工作。全面覆盖核心案件类型：目前系统支持民事、刑事(公诉)、行政的一审和二审，以及普通执行四大类案件立案文书与结案文书的自动转换和信息提取，提取准确率在95%以系统提供立案要素智能比对，在立案窗口通过双屏显示，当事人可以对提取的案件要素进行智能比对，确保信息录入其生成二维月其生成二维月mm*甲接收案件材料日期：☑共同诉讼类型：☑单位名称电子文档采集后，可根据已上传的材料自动生成PDF格式卷宗，并满足以下要求：1.根据案件信息自动生成卷面；2.根据上传的电子文档自动生成目录；3.可在材料右上角增加页码标识，并根据实际情况自动按照《人民法院电子诉讼档案管理暂行办法》的要求，将电子卷宗一键转化为电子档案。1.生成电子页码：生成归档后的电子页码；2.生成归档目录：自动生成归档目录列表；3.自动生成必要的归档信息：根据案件基本信息及卷宗管理信息，及法院需求生成归档信息。第五节档案安全保密措施档案是记录城市发展、生活变迁的“活历史”;档案更忠实记录。档案具有原始性、唯一性的特点，有着不可替代档案整理及数字化项目中信息资源的安全性是项目实施中的重中之重。档案中涉及采购方的诸多重要信息，若做不好档案整理及数字化加工项目工作流程的安全保密控制长