商务英语交往中的礼貌原则

《商务英语交往中的礼貌原则》＿＿商务英语信函中的礼貌原则【摘要】随着全球经济一体化进程的不断发展，世界范围内的经济交流与合作也在不断增多。人们不可能跟自己的贸易伙伴亲自拜会，会函就成了取代亲自拜会的一种便宜而有效的沟通媒介。我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象，显示着公司的水平和实力。一封礼貌有加、措辞得体的商务信函可以帮助一个公司建构起良好的商业形象，进而做成一笔笔好生意；反之,一封礼貌欠佳、用语不当的信函则会给一个公司带来负面的评价，使之弄砸了生意不说，还有可能毁了公司苦心经营的形象。可见，礼貌在商务信函中的作用不容忽视。本文通过大量实例的比较，论述英语商务信函应坚持的礼貌原则，归纳出当代商务英语信函中的礼貌表现。

关键词：英语商务信函；礼貌；原则

PolitenessinEnglishBusinessLetters

Abstract:WiththedevelopmentoftheprocessofGlobalEconomicIntegration,theworldwideeconomiccooperationandexchangesareincreasing.Itisimpossiblethatpeoplemeettheirtradingpartnersface-to-face,andweoftenneedtomakeallkindsofthecommitmentsthatourtradingpartnershavemadeawrittenrecordthatcanbechecked.NowEnglishbusinesslettershavebecomeacheapandeffectivemediumofcommunicationandreplacedapersonalvisit.Eachletterthatwewritetoourtradingpartnersrepresentsacompany’simageandshowsitsstrength.Acourtesyanddescentbusinesslettercanhelptobuildafavorablebusinessimageforthecompanyanddobusinessbetter.However,aletterwithoutcourtesycannotonlyleadtothefailureofthebusiness,butalsodestroytheimagewhichthecompanyhasbuiltupforyears.Therefore,thecourtesyofbusinesslettersisveryimportant.ThroughsystematicanalysisandcomparisonofEnglishbusinesscorrespondences,thispaperstatesthattheprinciplesofpolitenessinEnglishbusinesslettersshouldbeinsisted.TheauthoralsopresentsseveralaspectsofpolitenessinEnglishbusinessletters.

Keywords:Englishbusinessletter;politeness;principle

一、引言

21世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。因而，英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。“一封好的商务信函，可以带来截然不同的效果，使你所要表达的意思焕然一新，给对方深刻的印象，使您的职业道路畅通无阻。一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。”

二、英语商务信函的定义及写作原则

英语商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑的方式我们称作“展示人情味”策略。

谚语说得好：“患难的朋友才是真正的朋友”。此话道出的真谛同样适用于商业伙伴之间的相处。当朋友遭遇不幸时，恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激，更彰显礼貌了。例：

Weacknowledgereceiptofyourletterdatedthe3rdthismonthenclosingthereprographyoftheinsurancepolicy，weareregretforyourloss.

(本月3日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。)

这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，充分体现了写信人富有人情味的一面。

3、避免不和

避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。

①Wesincerelyrecommendyoutoacceptourproposalasourstocksaregettinglowerandlowerdayandday,andweareafraidweshallbeunabletomeetyourrequirementsifyoufailtoletushaveyourconfirmationbyreturn.

(我们真诚地劝告贵方接受我们的建议,因为我们的库存逐日减少。如果贵方不立即确定,我们恐怕将无法满足贵方需要。)

在此句中，如果把recommend该为advise的话，就会不妥。因为advise有一种居高临下的涵义，好象非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得由自己作主，别人无权干涉。

②Accordingtoourrecords,youhavenotyetsettledyouraccountforelectronicequipmentsuppliedtoyouon10thDecemberand20thJanuarythisyear.

（根据我方存档，贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。）

作者用Accordingtoourrecords这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

4、声称关系亲近

在商业信函中，如果写信人与收信人之间非常熟悉，当写信人向收信人提出要求或者建议时，写信人可以通过声称自己与对方有亲密的关系，或从对方的立场考虑某一建议来向对方传递友好之情，这种方式就是“声称关系亲近”策略。[3](P24)

Inviewofourlongstandingbusinessrelationshipthatwemakeyousuchanoffer。

（鉴于咱们之间长久的贸易伙伴关系，我们特向贵方报价如下。）

上述例句中通过“咱们”的运用，表达了写信人视收信人为伙伴之意，这种亲善的言语在极大程度上就可以维护收信人的面子，又可以帮助交际的双方实现互利的目的。

（二）、商业信函中的消极礼貌表现

在布朗和列文森的理论体系中，消极面子指不希望别人强加于自己，自己的行为不受别人的干涉、阻碍。消极礼貌策略主要是说话人意欲部分地满足听话人的消极面子而采取的措施。比如当一方提出请求、命令或建议时，对方的私人空间就受到了侵犯，这时，说话人就应该采取一定的措施去维护听话人的消极面子。消极的礼貌表现在商务信函中主要体现在以下三个方面：减缓语气、表示敬意、道歉。

1、减缓语气

减缓语气策略指的是当写信人向对方提出建议、要求或批评时，写信人运用一定的表达方式来减轻或缓和语气，使言语的强制力变小，从而减弱对对方消极面子的威胁的方法。[4]（P1）

Excuseme,Iwaswonderingifyoucouldpossiblysendusyourlatestsamplemachine?

（贵方可否将贵公司的最新的机器样品邮寄一份给我们公司？）

在间接式请求中,不同的文化中首先遵循的语用准则有所差异，英美人个人取向使得他们首先考虑彼此之间的消极面子不受影响；汉语言文化中理解的“脸”和“面子”，要求在言语交际中讲究“赏脸”，避免“丢脸”。中国人的他人取向使得他们考虑顾及双方的“脸”和“面子”。既考虑不损害自己也不损害对方的积极面子。[5]（P2）

2、表示敬意

表示敬意策略指写信人运用谦卑的语言来降低自己或抬高对方的身价使收信人和自己的差异得以显露，从而体现出写信人对收信人的尊重。写信人通过抬高对方的身份，降低自己的身份，表明自己对对方消极面子的维护和尊重，从而避免与对方潜在的冲突，实现与对方成功交流的目的。

“You-attitude”的表达方式：

“You-attitude”(‘您为重’)准确地说,是体现在态度上的。写信人应时时从对方立场出发，处处持为对方着想的态度，尊重、体谅、赞誉对方,尽量使对方受益。在此基础上，尽可能以自然为前提,恰当地使用“你”、“我”。

试比较下列句子：

Youcanhaveyourgoodsdeliveredonanyweekday.

(您要求在任何工作日装运货物均可。)

Wecannotdeliverattheweekend.

(我们不能在周末装运。)

Youwillbeabletoreceiveafullrefundofdepositifyoureturnthegoodswithinaweek.

(您如果能在一星期内退货,就能得到定金退款。)

Wecannotrefundyourdepositunlessyoureturnthegoodswithinaweek.

(除非你们在一星期内退货,否则我们不退还定金。)

3、道歉

道歉策略指的是当交际中的一方冒犯了另一方时，冒犯方向被冒犯的一方赔礼道歉表示歉意，此来维护被冒犯一方的面子并且弥补冒犯的后果进而恢复双方之间的和谐关系的方式。主要有两种方式：直接道歉和间接道歉。

3.1直接道歉

为了维护对方的面子，并且弥补对对方冒犯的后果，道歉者可以直接向抱怨者道歉（说“抱歉”“对不起”深表歉意或“请原谅”之类的话）承认自己的过失，请求对方谅解，并表示愿意进行赔偿，进而促使双方步入正常的交际轨道。一般地，使用这种方法的信函都是投诉处理函（表接受）。如：

Wearesorryforthetroublecausedyoubytheerrorandwishtoassureyouthatcarewillbetakenintheexecutionofyourfurtherorders.

(对由此错误带给贵方带来的麻烦,我们非常抱歉,并保证:在履行贵方今后的定单时,一定谨慎小心。)

3.2间接道歉

间接道歉指的是道歉者向对方道歉，承认自己的过失，但倾向于降低己方的过失程度或提供理由说明过失并非是故意的，以减轻责任。与第一种方式不同的是写信人在维护收信人的消极面子的同时，也对自己的积极面子有所照顾。如：

Weregrettoadvisethatweareunabletomakeanofferforthetimebeingowingtoheavydemands.Acabletothiseffecthasbeensenttodaytoyou.However,weshallnotfailtoinformyouwheneverafreshsupplybecomesavailable.

(由于当前对该商品的需求量较大，暂时谦难发盘；因此，已于今日致电贵方，告知此意，一俟有新货可供，当即奉告，此复)。[6]（P3）

不管是哪一种道歉的方式，都是因为某种言语行为违反了商业常规（不管这种违反是真实的还是潜在的），收信人的个人权利受到了威胁而采取的措施。因此，写信人通过言语或行为向收信人道歉以维护收信人的面子，从而有助于改善买卖双方的贸易关系，把双方的损失减到最小。

四、外贸函电中合理表达礼貌应注意的几个方面

1、注意保持交际双方地位的平等

在外贸函电中，交易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，为表示礼貌而过分谦卑的言辞会适得其反，令对方对你的能力产生怀疑，如

①Youcouldrestassuredthatwewouldmakeeveryefforttoeffecttheshipmentassoonaspossiblesoastomeetyourdemand.

(贵方可以放心,我们向贵方保证我们会竭尽全力地使发货尽可能地满足贵方的要求。)

②Weassureyouthatweshalldoourbesttoexpediteshipment.

(我们向贵方保证我们会加速发货。)

从上两句，我们可以看出，例①显得太过自贬，而②就显得更为得体。

2、注意话语的选择是否具有亲和力

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，于是把一封本来应该是热情而友好的信函写得呆板而死气沉沉。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗？只不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句，这样才能让我们的信函读起来热情、友好，就像两个朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。

①Yourletterhasbeenreceived.（贵方来信已收到。）

②Ihavereceivedyourletter.(我们已收到贵方来信了。)

③Yourcomplaintisbeinglookedinto.(你的投诉已引起我们的注意了。)

④Wearelookingintoyourcomplaint.(我们已注意到你的投诉了。)

从上面的四个例句，我们可以看出，①③更显随意亲切。

3、注意话语中的各种信息在不同人文背景下的解读

礼貌具有受文化因素（如历史、地理、生活方式、宗教信仰等）制约的特点，不同的文化团体有不同的文化价值观，他们对礼貌的敏感度存在差异，对表示礼貌的方式方法有不同的了解。因此，在商务英语信函的写作中，我们要注意根据不同的文化背景来解读其含义。

试看下面这个例子：

WeregretthatweareunabletoconsideryourrequestforpaymentonD/Aterms.Asarule,weaskforpaymentbyL/C.ButinviewofourfriendlyrelationshipaswellasourwillingnesstosupportourIndianfriends,wewill,asanexceptionalcase,acceptpaymentforyourtrialorderonD/Pbasis。[7]（P125）

（很抱歉我们不能接受贵方所提出的按承兑交单的方式付款，通常我们是采用信用证的方式。但鉴于我们之间友好的关系和出于我们的良好愿望来帮助我们的印度朋友，作为例外，我们接受贵方的试销定货采用付款交单的方式。）

写信人为了表示友好，特意表明对印度朋友的支持态度，以为这样会更显礼貌，但实际效果却适得其反，这会让对方认为这是居高临下的姿态，是自我优越感的表示，有种族歧视和