学校档案立卷归档制度范文

第页共页学校档案立卷归档制度范文一、背景介绍学校作为一所教育机构，每年都会产生大量的档案资料，包括学生档案、教师档案、行政档案等。档案的整理与归档工作对于学校的信息管理和学校办公运行都至关重要。为了规范学校档案的管理，提高档案利用率，确保教育信息的完整性和可靠性，制定并实施学校档案立卷归档制度是十分必要的。二、目的和原则1.目的：明确学校档案的归档程序和操作规范，确保档案的管理和利用工作规范有序进行。2.原则：（1）全面性原则：确保涉及学校行政、教育和学生管理的重要档案得到全面归档。（2）时效性原则：对于具有时效性的档案，要按照一定的时限进行归档和销毁处理。（3）权责原则：明确档案管理的主体和责任，确保档案的安全和完整性。（4）科学性原则：合理分配档案管理资源，提高档案管理效率和档案利用效果。三、档案立卷归档的流程和具体操作1.归档流程：（1）档案整理：对于每年产生的档案资料，要进行逐一整理，清除无用的、重复的文件，并分类归档。（2）档案立卷：按照一定的规范和标准，将档案资料整理成卷宗，包括主卷和附卷，每份卷宗都应有标识和编号。（3）卷内文件排列：将每份卷宗内的文件按照时间和内容顺序进行排列，确保文件之间的逻辑关系和档案的完整性。（4）卷宗封装登记：每份卷宗整理完毕后，要进行封装，并在封装外面标注卷宗编号、名称、责任人和封存日期等信息，并进行登记备案。（5）卷宗存放：所有的卷宗要统一存放在档案室，并进行分类和编号管理，确保档案的检索和查询工作的方便。2.档案归档的具体操作：（1）整理文件：对于每个文件，要先进行分类整理，将同类文件放在一起，方便后续归档。（2）鉴定文件：对于每个文件，要进行鉴定，判断其重要性和归档级别，确定是否需要归档。（3）制作卷内目录：对于每份卷宗，要制作卷内目录，记录卷内文件的名称、数量和时间等信息。（4）整理归档：根据卷内目录的信息，对文件进行整理和归档，确保文件之间的前后关系和完整性。（5）封装登记：将归档完毕的文件进行封装，并在封装外面标注档案的编号、名称和封存日期等信息，并进行登记备案。（6）存放管理：所有的归档文件要统一存放在档案室，按照分类和编号管理，并制作档案存放目录，方便档案的查找和查询工作。四、档案查询和借阅1.查询：学校档案管理人员可以通过查询档案目录和数据库来进行档案的查询，包括卷宗编号、文件名称、归档时间等信息。2.借阅：对于需要借阅档案的人员，需要填写借阅申请表，并得到相关工作人员的审批。借阅的档案要进行登记和备案，并确保档案的安全性和完整性。借阅的档案必须按时归还。五、档案保管和销毁1.档案保管：学校档案应按照一定的标准和要求进行保管，保证档案的安全、防潮、防火等措施。2.档案销毁：对于无用的、过时的档案，应进行销毁处理，包括清理、破坏或者销毁。销毁的档案必须经过相关部门的审批和记录。六、档案管理人员培训和档案利用1.培训：学校需要对档案管理人员进行相关的培训，包括档案管理理论知识的学习和具体的操作技能的培训。2.利用：档案是学校宝贵的资料资源，可以被广泛应用于学校的管理与办公工作，学校应鼓励教师和工作人员积极利用档案资源，提高工作效率和办公质量。七、监督和评估学校的档案管理工作应受到相关部门和领导的监督和评估。定期进行档案管理的质量评估，对于工作不错的档案管理人员进行表彰和激励，对于工作不到位的人员进行纠正和培训。综上所述，学校档案立卷归档制度的制定和实施，对于推进学校档案工作的规范性和科学性具有重