社团招新策划书

江汉大学学生社团管理中心2013-2014学年上学期社团招新策划书二零一三年八月一.活动名称：2013-2014学年上学期江汉大学学生社团管理中心社团招新大会二.活动概况:（一）活动时间：2013年十月中旬（二）活动地点：英才广场（三）活动对象：主要针对大一新生（四）活动主题：挥洒多彩青春铸就社团风采（五）活动阶段：前期准备工作、正式开展活动、后期总结工作（六）主办单位：共青团江汉大学委员会（七）承办单位：江汉大学学生社团管理中心（八）协办单位：江汉大学全体注册社团三.活动意义：新的学年已经开始，随着新生融入校园，江汉大学的社团活动也将揭开新的一页。随着社团力量的发展壮大，社团文化已成为校园文化不可缺少的一部分。传统、活力、时尚，社团文化以其独特魅力，丰富内涵，感染熏陶了一代又一代莘莘学子。为了广大同学在新的一年里充实自己，锻炼自己，享受大学的精彩生活，为了社团及时补充新鲜血液并进一步开展社团活动和展示社团风采，推动社团发展，繁荣校园文化，江汉大学学生社团管理中心在团委老师的指导下，带领江大90余社团特向全校师生隆重推出2013——2014学年度江汉大学“社团大招新”活动。四.活动流程（一）前期准备工作1.各部门工作任务分配秘书部（1）制作相关表格。社团社员登记表，社团签到表，中心干事签到表等等。（2）干事任务分配。确定各个干事活动当天的任务并进行相关培训。主要是固定签到人员、咨询服务人员、工作牌分发人员，以及不固定的其他机动人员。（3）主持开展社团招新动员会议。主持会议、会议签到及会议记录等。（4）协助开展宣传工作。必要时候协调人手参加分发宣传单、张贴海报等工作。财务部（1）做好财务预算。最好细化到前期宣传、中期物资、后期杂项的预算。（2）干事任务分配及培训。主要是现场物资管理及社团物资领取记录等。（3）协助开展社团招新动员会议。向社团详细作招新活动财务方面的说明。（4）协助开展宣传工作。（5）社团招新财务预算表、实际财务情况表等等表格提前制作。活动管理部（1）10月10号之前确定社团场地分布，制作明晰的场地分布图。（2）干事任务分配及培训。主要是引导社团迅速就位、现场秩序维持、监督社团招新情况等。（3）提前一个星期活动申请。活动场地、活动桌椅、等等申请工作毋庸置疑要提前敲定。（4）协助开展宣传工作。（5）协助开展社团招新动员会议。向社团讲解活动当天的注意事项。（6）9月26日前各社团将节目和展示方案交至活动管理部，10月7日前完成节目信息汇总，包括：节目出自单位、节目名称、节目性质、节目负责人、节目演员人数、节目道具等。外联部（1）10月初与活动舞台赞助方联系，确定舞台搭建的硬件条件。（2）10月10号前拉得足够活动顺利展开的外联资金。（3）10月10号正式邀请外校社联参观我们的招新现场。（4）干事任务分配及培训。主要是外校人员的接待。（5）协助开展宣传工作。宣传部（1）作出详尽的宣传计划，比如宣传单发放的方式，海报张贴地点，横幅悬挂地点，微博宣传形式等等，作出具体说明。（2）宣传单、海报、横幅、微博内容等的设计。（3）干事任务分配及培训。主要是现场拍照。（4）监督社团招新宣传情况。（5）完成横幅悬挂的申请工作。2.开展社团招新动员会议10月10号组织开展本次会议，由秘书部主持，财务部和活动管理部协助讲解。主要是向社团负责人号召社团自主宣传，说明招新大会的相关事宜，强调活动现场注意事项等。3.联合院中心主要由秘书部负责通知院中心，在10月初，让其下的干事分派到各个社团，全程监督协助社团招新工作开展。4.主持人工作10月前选拔主持人，10月10日前核查主持人串词。（二）正式开展活动1.活动方式开幕式将以社团为主体单位在英才广场开展，包含三个方面（1）舞台表演：各学生社团请提前一周策划一定的社团特色表演，由校社团管理中心进行统筹安排，于活动当天在舞台上进行不间断展演。建议多个社团联合表演节目，表演后主持人对社团展开介绍并与社团工作人员互动。假如社团本身不适合表演或活动展示，请提交社团相关资料，校社团管理中心会安排相应专访介绍。各社团方案统一交由活动管理部。(2)现场招新：各学生社团在策划舞台表演项目的同时，请另行策划招新当天在相应区域的展示及互动方案。可通过静态的作品、获奖成果展示（如团体竞赛奖项）、社团互动，社员所获荣耀展示（如XX社社员获得XX奖学金，XX竞赛个人奖,可制作竖幅悬挂于J03,J04中庭）等方式吸引新生的加入。（3）露天表演学生社团如策划自己的活动展示方案，台下提供场地方便其表演和展示，以吸引新生。（建议不重复策划准备舞台节目）2.活动工作组（1）节目组负责人：联系方式：主要职责：征集节目、节目音乐收集、节目信息统计、节目所需器材统计、节目顺序、节目单制作，舞台表演项目的催场工作。（2）后勤组负责人：联系方式：主要职责：负责展板管理，社管物资管理，财务预算核算，活动当天工作餐及水的购买，活动结束后对社团会费的核算与管理。（3）外联组：负责人：联系方式：负责资金器材服饰化妆赞助、幕布制作、抽奖环节，以及接待各院校到会嘉宾。（4）宣传组负责人：联系方式：负责前中期活动线上（微博，QQ等网络平台）线下（横幅，海报，宣传单等宣传物资）的宣传，以及活动前3天的摆点宣传和活动现场摄影。（5）秘书组：负责人：联系方式：负责节目征集消息发布、主持人选拔、主持人串词、现场咨询台，高校座谈会签到、会议记录等。（6）舞台组：负责人：联系方式：负责舞台搭建工作，确保在当天12点前完成。负责舞台相关装饰，以及演员器材搬运、安装、回收等工作。（7）场地组：负责人：联系方式：负责制定场地分布图，场地及物资（桌子）申请，活动会场布置，维持现场秩序，并巡视各社团展位情况，必要时带动现场气氛。具体人数依场地划分而定。3.社团及现场统筹(1)场地组负责安排人搬桌子并根据场地分布图协助社团摆放，以及场地装饰，活动开始后维持现场秩序，并巡视各社团展位情况，必要时带动现场气氛。(2)后勤组购买饮用水和工作餐，并负责对现场社管物资管理和登记。(3)舞台组确保舞台12点前搭建完毕，2点前完成相关装饰。活动开始后负责音响（2个）、话筒、摄像机、工作证等道具设备的管理工作。(4)宣传组负责活动现场摄影摄像。(5)节目组负责协助社团和主持人及道具要求的沟通以及节目催场工作。(6)外联组负责当天高校接待及高校座谈会工作。(7)秘书组负责当天咨询台，来宾签到，社团签到和会议记录。4.时间安排（1）10:30——12:00三四节没有课的干事由场地组统排，准备桌子和布置活动场地及社团展位。舞台应于10：00开始搭建，保证12点前完成。相关工作12：00必须全部就位。（2）12:00------14:00各社团入驻会场展位，高校代表到达我校，对应接待负责人进行接待，所有干事签到，领取工作牌及任务，节目组进行彩排，舞台组对舞台装饰，嘉宾入场至签到处，进行登记，领取纪念册，就座。（3）14:00主持人致辞，招新正式开始。（4）14:00----17:00主持人播报社团选送的文艺节目，紧接着宣读社团简介；节目完毕后主持人与台下社团工作人员互动。部分节目安排主持人与社团代表对话或专访。（5）17:00社团撤场，现场工作人员合影留念。（6）17点后：清场。5.现场人员安排主持：4人主持人助理：1人话筒：2人道具负责：4人节目催场：2人音响负责：2人机动人员：15人后勤人员：2人维持秩序：15人摄影：2人咨询台（社团签到）：4人会议记录（高校座谈会）：2人高校接待：10—15人（三）活动后期小结工作1.院中心整理汇总各个社团的招新名单后统一交至秘书部再作整理统计之后，归档存根。2.财务部作出此次活动细致的财务报告上传至中心的委员群。有学生社团需在3.社团招新结束三天内将会费总额50%上交至校社管办公室，由财务部进行接收登记。 4.例会上让干事分享第一次集体工作的心得，记入当天的会议记录。5.各个部门的部长与各个副部长交流以后，形成活动报告，分析本次活动的优缺点，传电子档至委员群，并在下一次委员例会上交流分享，积累活动经验。通6.过广播台，校报，网络平台等途径，对本次活动进行宣传报道。7.由外联部向赞助商反馈本次活动五.资源需要以及经费预算本次活动所需资源分为需经费部分和不需经费部分，具体如下。不需经费部分：桌子每个社团可领到一张，预计五十多张签到及咨询台处两张帐篷每个社团可以领取一顶需要经费的部分：宣传单2000（张）*0.1=200（元）海报30（张）*20=400（元）横幅6（条）*50=300（元）场地分布图50（张）*0.1=5（元）签到表10（张）*0.1=1（元）矿泉水8（箱）*18=144（元）服装费500（元）化妆费200（元）道具300（元）合计2050（元）六.注意事项（一）部门内部进行分工的时候尽可能安排合理，保证每一个干事都有分配任务，避免第一次大型活动就让干事感觉不到存在感的弊病。（二）在选定上舞台进行自我推介的社团的时候，委员要提醒干事在评估的过程中尽量做到公平且无私心。（三）舞台的与台下观众互动的环节要主持人把握好时间，消耗的时间过长可能影响其他环节的展开。（四）矿泉水的分发尽量做到人手一瓶，防止多发或者漏发情况。（五）部分社团由于社团性质的特殊性可能需要更多的桌子，在此情况下，可以允许社团通过其他渠道借桌子，但是一定要保证不与中心拿出去的桌子相混淆。（六）被选为可以进行舞台自我推介的社团可以选择自己派人上台进行推介，也可以请主持人帮忙推介。（七）部分有音响设备的社团对其音效应该有一