资产管理人员参与和能力指南

1资产管理人员参与和能力指南本文件为人员积极参与组织的资产管理体系、增强参与和能力提供指南。本文件适用于各种类型、不同规模或从事任何活动的组织开展资产管理人员招聘、管理、培训与实施工作。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T33172—2016资产管理综述、原则和术语(ISO55000:2014,IDT)GB/T33173—2016资产管理管理体系要求(ISO55001:2014,IDT)3术语和定义GB/T33172—2016界定的以及下列术语和定义适用于本文件。3.1能力competence运用知识和技能来实现预期的资产管理目标的能力。注：本文件中提到的能力既适用于组织内人员，也适用于外包人员。3.2参与involvement投入（3.3）并致力于实现资产管理目标。3.3投入engagement参与（3.2）实现共同资产管理目标的活动并做出贡献。3.4战略资产管理计划strategicassetmanagementplan(SAMP)用于规定如何将组织目标转化为资产管理目标、制定资产管理计划的方法以及资产管理体系在支持资产管理目标方面的作用的文件化信息。4组织背景4.1考虑因素组织文化是一种信念和行为，其决定了人们和管理层如何在组织外进行互动和处理交易。2在资产管理方面，GB/T33172-2016和GB/T33173中明确规定了高层管理人员需要承诺支持资产管理体系。GB/T33173-2016中第5章特别阐明了最高管理者为展示领导力所需行动的具体案例。除了最高管理者的作用，重要的是确保整个组织的人员都参与到资产管理体系中。这意味着要根据资产管理的实践培养一种组织文化，并确保所有相关人员意识到资产管理需要在资产的生命周期中平衡价值、风险、机会和成本。为建立这种文化，领导层和管理层需要建立统一的目标和共同的价值观。人员宜了解相关的资产管理政策，致力于SAMP，并了解适用于其特定职责的资产管理目标。4.2与资产管理标准的联系根据GB/T33173-2016中4.1，“组织应确定与其目的相关、影响其实现资产管理体系预期结果能力的外部和内部问题。列入SAMP的资产管理目标应与组织目标匹配并能保持一致。”4.3行动步骤为建立一种资产管理文化，宜采取以下步骤：a)将资产管理纳入书面价值报表；b)使高层管理人员保持行为一致，以支持书面价值声明；c)有一个清晰明确的组织结构，这可以帮助实现组织内部的一系列政策；d)拥有有效支持（如信息技术）来传达资产管理文化的意图；e)记录并展示资产管理文化在行动中的故事，以实现相关有价值的结果；f)持续庆祝资产管理文化的成功。4.4潜在效益强大而积极的资产管理文化使人们深刻认识到组织的价值观，可以提高组织绩效，激励人们并协调其行为，从而实现组织及资产管理战略计划的目标。5领导力5.1考虑因素领导者确立组织的战略方向，并创造和维持一种内部环境，保证人员充分参与。领导层为组织内部人员提供一个明确的重点，使他们能够沿着实现组织目标的道路前进。领导者，作为更具战略性的角色，定义目标并分配资源。领导者需要具备实现这些目标的能力。管理者，作为更具战术性的角色，组织资源并通过促进人员参与实现结果。管理者协调活动，指导和控制组织。领导力是确定尚未实现的未来可能状态的过程。有效管理是指导和控制组织的协调活动。一个成功的组织必须同时具备领导力和有效管理能力。5.2与资产管理标准的联系通过有效领导，最高管理者负责确保资产管理体系的整体有效性，使资产管理政策、SAMP和目标与组织的战略保持一致，将资产管理体系的要求纳入组织流程，并给管理团队的其他成员相应支持。5.3有效领导者的典型特质3为完成GB/T33172-2016中提及的领导方面的工作，领导者宜展现以下特质：a)愿景——卓越的领导者对组织有一个明确的愿景，并阐明和传达给组织中其他人员。b)激情——卓越的领导者对自己的工作充满激情，并与相关人员分享这种热情，这也有利于激励人员取得更大成功。c)沟通——有能力的领导者知道与组织内相关人员沟通的重要性，善于选择正确的沟通方式。d)对他人的承诺——有效的领导者确保参与人员有意识、有能力、有权力。e)团队建设——合作型领导认识到，团队可以比个体取得更多成就。跨越角色和职能的工作可能为任何任务带来活力、想法和新的解决方案。f)决策——人们常常期待他们的领导作出迅速、周到和有洞察力的决定，以便他们能够在商定的优先事项范围内专注于实现资产管理目标。g)开放性——优秀的支持性领导总是考虑他人的意见。5.4潜在效益有效领导力的益处包括：a)建立和实现SAMP。b)有团队专门支持资产和资产管理体系。c)风险管理以减少财务损失，提高组织的价值。d)提高财务业绩。e)提高组织声誉。6规划和战略6.1考虑因素领导者宜鼓励和保持适当、一致的行为，通过合理的决策和风险思维，改善组织内部资产管理。4图1人员参与、战略方向和组织内的资产管理体系之间的关系组织还宜利用其SAMP指导其资产管理体系发展。资产管理计划本身应确定在资产和整体资产管理体系上开展的活动，并应具有具体、可测量的目标。这些目标的确立宜使运营计划与组织计划及任何单位层面的业务计划保持一致。6.2与资产管理标准的联系GB/T33173强化“最高管理者”的责任，在资产管理体系的有效性方面展现领导力、承诺和责任。资产政策和目标必须与组织的战略方向相一致，并转而支持资产管理体系。如果没有制定合理的愿景和战略并适当调整，关键领导力和管理原则就会受损，资产管理体系的整体效益就会降低。6.3行动步骤为符合GB/T33173的要求，人员有必要使资产管理政策、战略和计划与组织的愿景和战略保持一致。产品、服务及资产管理体系中涉及许多方面的资产。如果没有这种一致性，资产管理仍是组织中不连贯的部分。一致性弥补这一不足，实现高层价值。与这些机构在业务层面的接触也是关键。这一层面的行动宜帮助提供与人员活动和资产管理体系要求更密切相关的服务。利用人员参与制定和管理战略的一些方法包括：a)确定预期结果。b)使所有相关方参与并确定他们的贡献。c)澄清各方在战略实施中的作用。d)确保有恰当资格的人员参与战略制定。5e)了解不良资产对组织内部及利益相关方的影响。6.4潜在效益组织可以从更多人对其愿景和战略发展的贡献中获益，而不仅限于高级管理人员。这对组织的战略方向和整体成功的潜在好处包括：a)促进组织内部人员更积极参与并作出贡献。b)让员工更清楚个人在执行战略计划中的作用。c)提高人员能力。d)实现组织的SAMP。e)提高绩效。f)将资产管理过程与组织职能管理过程相结合，如财务、人力资源、信息系统、物流和运营。g)支持资产管理体系的规范、设计和实施。7知识和意识7.1考虑因素为能够对资产管理体系的产出负责，有关人员首先意识到他们在体系中的作用，并了解体系的运作方式，包括改进的机会。组织及其管理人员的行动可以提高预期实施资产管理体系所需活动的人员的这种知识和认识水平。7.2与资产管理标准的联系GB/T33173-2016中7.3要求，影响实现资产管理目标的人员宜意识到其对资产管理体系有效性的贡献，包括改善资产管理绩效的效益。7.3行动步骤知识和意识是重要的因素，可以促进组织中个人绩效提高。组织宜通过定期审查、定期评估和现场审核分析人员绩效结果，并随后在整个资产管理体系中发布这些信息，以提高意识、增强绩效。组织宜鼓励人员将自我评价作为提高个人知识和意识的一种方法。增强知识和意识的一些方法包括：a)使用适当的语言、语言水平和媒体进行交流，促进知识吸收。b)使用辅导和指导等工具。c)鼓励员工加强学习。d)学习、研究和牢记知识。7.4潜在效益知识管理体系支持组织内所需知识的获取、分配和保留。结构化方法的好处可能包括：a)更好的决策和创造性思维。b)分享有效解决方案。c)发展、创新和成长。d)改善组织绩效和客户服务。e)保护不断增长的组织知识资本。68能力和参与8.1考虑因素8.1.1总则人员宜了解和认识到他们在资产管理体系中的角色和期望，且配备相关工具来完成期望的活动。因此，必须评估资产管理体系内各种职责的能力要求，并确保人员有能力获得所需的培训和资源，使他们能够充分发挥自己的能力。8.1.2能力需要在考虑能力需求时，组织宜确定在组织、团队和个人层面实现预期结果所需的能力，同时考虑：a)组织背景，例如：外部或内部问题的变化，对能力需求有重大影响的利益相关方的需求和期b)缺乏能力对行政管理部门程序及有效性的潜在影响。c)认可个人履行特定职责的能力水平。d)在设计与工作有关的功能、程序和系统时，有机会利用现有的具体能力。能力管理宜考虑组织的所有流程、职能和级别。确定需要哪些能力首先要评估当前的能力水平，包括任何局限；然后酌情保留有关具体能力需求的书面资料。组织宜按计划的时间间隔并根据环境变化确定其能力需求。组织可以选择使用外部供应商进行任何活动，包括分析确定能力需求和评估当前能力水平，如本文件所述。如果组织使用外部供应商，宜确保活动得到适当监督和评估。8.1.3确定能力要求8.1.3.1总则由于资产管理本质上是一个多学科的领域，不可能每个参与人员都是资产管理体系中每个方面的技术专家。图2展示了资产管理体系所涉及的典型知识领域，显示了工程、金融、管理、计算机科学和公共政策等领域的不同专业性。7图2资产管理体系中可能涉及的技术领域然而，可以期望参与资产管理体系的人员对技术专家之间所需的合作有基本的认识，并且可以确定组织、团队和个人层面的一般能力要求。8.1.3.2组织能力组织能力直接受组织环境影响。例如，在确定所需能力的类型和水平时，组织宜考虑：a)外部因素（如法律法规，技术进步）。b)内部因素（如使命、愿景、SAMP、组织文化、活动或服务的范围、资源可用性、组织知识）。c)利益相关方（如监管者、客户、社会）的需求和期望。宜保留和/或酌情保留书面资料，以支持和证明：——能力要求。——组织。——团队（正式或相对非正式团队培训成果）。——个人（资格、业绩/评估结果）。——发展方案和其他举措。——评估能力发展和相关行动的影响。8.1.3.3团队或团体能力在组织内部，根据其执行活动和预期结果，不同的团队或小组将需要不同的能力。在确定不同团队或小组的需求时，组织宜考虑：8a)领导力。b)团队或小组的目标和预期结果。c)活动、过程和系统。d)团队或小组结构：级别、人数、角色和责任。e)团队或小组文化及配合、协作及培养尊重的能力。8.1.3.4个人能力宜在组织的各个层面确定个人能力要求，以确保每项不同的规则或功能有效。为确定个人能力，组织宜考虑：a)外部能力要求。b)角色和责任。c)与角色或职能有关的活动。d)行为（如情商，在危机中保持冷静的能力，在单调的工作中保持专注的能力，与组织、团队成员或客户合作的能力）。8.1.4评估目前的能力和发展需要组织宜根组织、团队、小组和个人层面的能力需求，审查其当前能力水平，以确定是否需要或何时何地采取行动以满足能力需求。该组织宜：a)考虑现有的能力水平。b)与需要的能力水平进行比较。c)基于风险思维确定解决能力差距行动的优先次序。8.2与资产管理标准的联系持续培训、教育和多样化经验是实现必要能力的主要手段，以实现资产管理体系绩效和有效性。8.3行动步骤8.3.1总则在考虑可能的改进时，回顾本文件前文所述的行动步骤将引出以下问题：a)如果期望人们参与资产管理体系，在什么阶段提供培训以正确定义其性质和价值？b)在此培训中，资产管理是作为一门专业学科，还是作为正常流程活动的一部分？c)培训材料的结构是否以一种容易理解的方式介绍资产管理工具和技术？d)资产管理专业人员和其他人员是否接受过培训，能以令人信服的方式将资产管理引入组织？8.3.2培训对新人的初次培训也可被视为一项活动。组织招聘时宜传达其资产管理体系的信息。资产管理体系宜在新人进入期的早期阶段引入，且此类活动宜考虑下列因素：a)资产管理宜与集体追求卓越相关，这是完成任务的最佳方式。b)宜使用语言和工具，便于未经正式培训的人理解并应用资产管理。c)资产管理专业人员宜具备提高员工参与度所需的软技能。9d)培训是有效绩效的主要驱动力之一，因此，组织需要确保培训也能促进人员参与。培训计划必须与工作描述中某种能力要求相关。8.4潜在效益有人员参与的组织比没有人员参与的组织效益更好。员工工作时会感到他们与组织相关联，相信所做工作很重要，因而工作更高效。9发展和改进9.1考虑因素9.1.1总则组织宜确保不断改进与人员参与有关的战略、政策和活动。提高员工参与度可以增强组织灵活性，以应对环境变化。宜通过团队、小组和个人能力的发展满足组织能力需求。已确定的能力需求宜与人员发展相联系，如确定和规划可预见的未来能力需求。人员发展宜与以下方面有关：a)实现资产管理任务所需的目标能力和水平。b)目前人员在组织中展现的实际能力和水平。使人员实现个人发展目标并满足组织的能力需求，有助于增强人员参与，形成有效的资产管理文化。9.1.2规划在规划能力发展活动时，组织宜：a)确定具体发展目标（以解决能力差距或满足个人发展需要）。b)考虑相关发展活动。c)制定监测和评估发展成果的标准。d)考虑可能影响有效实施发展活动的风险和机会。e)考虑法律和监管要求。f)确定组织资源，包括财务因素。g)确定组织政策。h)确定与外部供应商的合同安排。i)确定计划和日程安排的要求。j)确定能力发展服务的适当供应商。k)确定个人（或团队/小组）、可用性、动机和能力。9.1.3方案结构能力管理和人员发展计划结构宜包括以下详细内容：a)谁是目标受众。b)何时实现发展目标（如六个月内或某一特定日期）。c)如何开展具体活动。d)将在何处开展具体活动。e)具体活动的时间和期限。f)如何评价发展。g)如何认可目标成就（如奖励、证书）。h)开展后续活动的需要，以巩固进行的任何课堂培训，并规划此类活动。9.1.4行动9.1.4.1参与宜鼓励团队、小组和个人参与能力管理和人员发展规划活动，以增强积极性和主动性。9.1.4.2能力管理团队或小组层面的能力管理和人员发展活动宜包括：a)制定和实施团队或小组培训计划。b)制定并提供一系列有针对性的沟通方式（如网站、电子学习）。c)参加外部会议、专业论坛和网络活动。d)联络相关专业或行业团体。e)提供支持，分享知识和技能。f)招聘人员以填补特定空缺。g)调整结构，更有效、集中地利用组织内的能力。9.1.4.3个人发展活动个人层面的发展活动可包括：a)个人学习计划。b)指导和监督。c)个人发展计划。d)正式的资质评定。e)参加外部会议等。f)培训（角色或职能培训、课堂培训、在线培训）。g)建立关系网。9.1.5角色和责任9.1.5.1总则在实施发展计划时，组织宜确定并辨别不同的角色和责任。该组织负责：a)确定由谁实施发展计划。b)就发展计划的范围、目的和目标受众达成一致。c)通过提供所需资源促进发展方案实施。d)将计划的要求传达给利益相关方。9.1.5.2实施者责任人员发展计划及其活动实施者负责：a)就人员发展计划达成一致。b)确保人员发展解决方案能够解决相关能力差距。c)确保该活动适合目标受众。d)按照商定的时间表，管理和交付计划的所有部分。e)确保以商定方式进行监测和评估。9.1.6评价能力管理和人员发展计划的影响9.1.6.1总则组织宜建立一种方法，根据能力需求，评估能力管理和人员发展计划及相关活动的影响。在评估能力管理和人力发展计划结果时，组织宜：a)确保评价方法有效，并经利益相关方同意。b)支持监测方案及其活动。c)分析监测结果。d)确定如何通过满足需求的方案提高能力。e)确保实施和持续进行学习实践和变革。f)征求所有相关方的反馈意见。g)确定在完成计划后仍存在的能力和发展差距。h)确定改进发展方案的领域和所需的