行政沟通中的障碍与对策研究

行政沟通中的障碍与对策研究摘要在我们平时针对行政管理学进行深入探讨的时候，其中涉及到最关键的一个问题莫过于行政沟通了。这主要是因为如今的科技越来越发达，促使不管是国家政府，或者是各大企业单位，都已经产生了更多的需求，所以才会让行政沟通占据了核心地位。按照相关实践结果来看，一个有效的行政沟通既能够促进行政效率得到大幅度提升，而且还有利于加强自身的适应能力以及竞争实力。只不过目前在我们国家，经常会由于行政沟通而造成传达不正确信息以及沟通失真的不良局面，要是不及时加以改正，那么必然会对中国打造一个法治国家、加强政府办事效率以及让人们真正享有民主权利等这些目标造成严重的影响。所以说，学术界现在最重视的问题就是怎么样有效避免过高的信息失真度、从而促进行政效率以及管理水平得到大幅度提升，进一步有利于节省行政成本。关键词：行政沟通；必要性；途径

ResearchonObstaclesandCountermeasuresinAdministrativeCommunicationabstractAdministrativecommunicationisanimportantsubjectinthestudyofadministrativemanagement.Inmodernsociety,becauseoftherapiddevelopmentofscienceandtechnology,theglobalizationofeconomy,thecomplexityofgovernmentstaffandtheneedsofthemasses,andthepopularizationofteammanagementmode,administrativecommunicationismoreimportant.Effectiveadministrativecommunicationcannotonlyimprovetheadministrativeefficiency,butalsoeffectivelymanagetheconflictsexistinginthegovernment,andconstantlyimprovethecompetitivenessandadaptabilityofthecountry.Butthedistortionofadministrativecommunicationandthetransmissionofadministrativeinformationisaprominentprobleminouradministrativepractice.Thecontinuityofthissituationdirectlyaffectstheestablishmentofacountryundertheruleoflaw,theimprovementofadministrativeefficiencyandtherealizationofpeople'sdemocraticrights.Therefore,howtominimizetheinformationdistortionofadministrativecommunication,improveadministrativeefficiency,improvemanagementlevelandsaveadministrativecostshasbecomethefocusofmanagementandacademia.

Keywords:administrativecommunication;necessity;ways

目录1.研究目的和意义 12.相关概念和理论回顾 12.1相关概念 12.1.1行政沟通的基本定义 12.1.2有效的行政沟通的必要性 12.2理论回顾 23.我国行政沟通中存在的问题 23.1沟通方式偏于单一 23.2信息反馈的失真度较高 33.3信息沟通的灵敏度较低 34.造成我国沟通障碍的原因 34.1组织的沟通障碍 34.2媒介的沟通障碍 44.3个人的沟通障碍 55.改善我国行政沟通有效性的途径 65.1构建多通道的行政信息开发和传送体系 65.2优化行政信息反馈机制 65.2.1信息反馈形式多样化 65.2.2建立信息反馈监督法 75.3推动行政组织扁平化改革 75.3.1压缩中间管理层，扩大管理幅度 75.3.2矩阵式管理 7结论 8参考文献 8PAGE11.研究目的和意义从目前的情况来看，信息社会已经得到了普及，而且还诞生了不胜枚举的技术方式，就连沟通设备也越来越丰富。只不过从现实生活的角度来看，人们之间仿佛依旧存在着一种看不见的“隔阂”，对相互之间的沟融造成了一定的影响，这种现象尤其是表现在官僚文化比较突出的行政机构里面。所以说，按照中国政府沟通范畴内目前所显示的局面进行分析，最好的办法既应该充分考虑到沟通方式，而且也应该充分考虑到行政沟通本身，甚至还可以通过有一些系统性的知识来对整个行政组织进行探索，并好好抓住组织的动态性与协同性等这些特点，以充分确保各个方面都能够进行正常有序的操作流程，最终让组织能够实现非常高效率的沟通。2.相关概念和理论回顾2.1相关概念2.1.1行政沟通的基本定义实际上我们可以将政府组织所涉及到的行政沟通逐一细分成如下这两种类型：（1）政府和广大人民群众的交流；（2）政府内部所有员工和各个部门间的交流。而笔者在这篇文章中旨在探讨政府内部沟通，所以在下文中谈及的沟通，实际上就是指政府内部行政沟通。2.1.2有效的行政沟通的必要性首先，我们可以说行政沟通相当于让所有行政活动正常开展的一个先决条件：因为关于行政沟通这个方面的探讨工作可以大力促进行政管理体制改革得到落实，同时它也是打造服务型政府的一个关键对策，甚至还相当于中国大力发展民主政治的核心组成部分，既能够充分反映出我们国家的民主化程度，也能够将政府和广大人民群众紧密的联系在一起，从而大力推动社会的融洽。其次，一个标准化的行政沟通可以有效促进政府的工作效率得到大幅度提升：因为它能够让相关行政决定变得越来越科学化以及民主化，以充分确保行政组织在深入贯彻所有政策制度的时候达成一致观点，从而有利于促进组织工作效率得到一定提升，并继续提高组织面对外部因素变化的适应能力。最后，一个优异的行政沟通可以更好的帮助人们享受自己应得的知情权：因为我们大家都知道，政府决定所具备的透明性以及公开性其实就已经在很大程度上决定了民众知情权是否能够达成，其先决条件就是要求政府可以适当的顺应民意，并积极接受广大人民群众的监督，但以上所说都必须通过优异的行政沟通方能实现。2.2理论回顾根据台湾大学里面一位非常有名的教授—曾仕强先生曾经提出的观点来看，首先，他觉得上行沟通实际上就是员工发表自身看法、抱怨各种不满以及大胆提出批评的一条主要途径，通过这种方式来实现“下情上达”的最终目的；其次，下行沟通其实也就是企业经营者建立各种制度、计划以及远大发展目标的一个基本手段，通过这种方式来实现“上情下达”的最终目的；最后，平行沟通则等同于彼此认识、照顾、平衡的一种伟大艺术，通过这种方式来实现“心意相通”的良好成效。3.我国行政沟通中存在的问题3.1沟通方式偏于单一其实总的说起来，我们国家有各种各样的行政沟通手段，所以才需要根据详细情况以及实际需求进行认真选择。只不过因为在各种因素的影响之下，促使中国现有的大部分企业以及部门的领头者都比较倾向于使用“开会”这种传统手段来进行交流。如此一来，不单单阻碍了那些原本能够达到更高效率的交流途径，而且还导致地方也举办了非常多的会议，比方说马拉松会议以及其他大型活动会议等，甚至还容易导致党政府因为一件事情而举行多次会议。而之所以会造成这种局面，主要还是因为如下这三个原因：首先，在大多数人的眼里，他们觉得可以通过开会的次数、时间长短以及其涉及面来判断员工有没有认真落实各项工作；其次，因为组织部门有所重叠，导致经常出现各个部门之间反复传达的情况；最后，因为目前仍然存在较为严重的官僚主义倾向，所以很多人觉得任何事情都可以通过开会来得到妥善解决，但是他们却在会议上没有办法达成一致意见，没有搞清楚问题的重点，从而往往会导致开会时间变得更长，涉及面也更加广泛了。3.2信息反馈的失真度较高其实进行沟通的主要目的在于建立一个目标，然后在依靠某些象征性的载体来表现自己的各种想法，从而实现情感和信息沟通。与此同时，进行信息沟通的一个重点在于接受者到底有没有接受到以及领悟信息内容，而并非是强调沟通者到底有没有将信息传递出去。只不过现在由于各种各样的原因，导致行政沟通往往会发生失真现象。这也就是说，在进行行政沟通的时候，如果相关人员没有将信息传递出去，或者是他传递出了不正确的信息，那么其实就相当于并未形成沟通；就算是信息已经通过，那么也只能算是处于失真状态。3.3信息沟通的灵敏度较低因为一部分地区以及制度机构比较繁琐，再加上文件以及会议也越来越多，导致那些当地行政领导整天都为文山会海所发愁，因此他们根本就没有多余的时间以及精力来进行调查以及各项研究，最终导致没有办法满足部分关键信息的需求。除此之外，因为官僚主义已经越来越突出，促使利用人工来传递信息的成本也有所增加，但同时也降低了效率。比方说，原本有一部分指示也许是能够直接分配到基层的，但有些管理者固执己见的为此举行多次会议。如此一来，只会导致其中部分信息在传递中途就已经受到了破坏，从而无法及时进行沟通。4.造成我国沟通障碍的原因4.1组织的沟通障碍现如今，由于社会科学一直都在进行迅速发展，导致官僚主义的缺点越来越突出，再加上中国官僚组织中原本就具备各种各样的限制性，在很大程度上给人员与部门之间的沟通增加了难度，最终就只会拖累行政沟通，而之所以会造成这种局面，主要还因为如下这三个方面的原因：（1）仍然采取了权力集中制度。现在大部分组织的经营都不是由组织规范来决定的，基本上都是借助经营者自己的权威以及意愿，如此不公平的等级制度自然就导致了结构僵化的不良后果，从而无法让经营者和他手下员工进行良好的交流；（2）现有的一些行政组织过于复杂，没有办法达到较高的信息传播率。这主要是因为他们完全只会按照员工来安排职位，所以才会把非常简单的事情复杂化，最终导致信息严重失真，并且还没有办法实现较高的传递效率，也无法锻炼组织的应对能力；（3）仅仅注重形式，而忽视创新。因为现在仍然有非常多的行政组织是一味根据相关规章制度来工作的，根本没有机会进行自我发挥，长此以往，员工也就逐渐丧失了创新意识，变得不看重效率，而是仅仅只在意自己是否违反规则，丝毫不关心怎么样和同事领导进行沟通，为组织提出更多更好的发展建议。4.2媒介的沟通障碍现如今，中国行政组织里面所涉及到的沟通媒介也无非就是会议、广播电视与相关文件等。尽管以上说到的沟通媒介的确可以大力推动行政沟通得到更好的发展，然而，它所具备的诸多不足之处却已经严重妨碍到了沟通的正常进行：（1）会议。虽然它在行政沟通中占据了很关键的地位，然而却阻碍了那些原本能够达到更高效率的交流途径，甚至还有大部分会议都没有谈及到核心主题，根本就不能实现一个良好的信息沟通，不过是“挂羊头卖狗肉”罢了；（2）广播、电视。它可以实施非常完整的动态信息传播工作，具备非常大的兼容性，赢得了很多观众们的青睐，甚至还可以实现政务的公开性以及透明度，从而有效避免出现更多的信息不对称情况。只不过因为在多方面原因的影响之下，促使广播电视不具备非常广泛的应用面，也没有办法实现非常高的组织频率，从而导致企业无法及时实现和外部之间的沟通。最后，文件。它实际上依旧可以说是在中国行政组织内，占据着不可取代地位的沟通媒介之一，因为在政府部门向下级传递所有文件的过程中，不管是在起草的时候，或者是在最后通过审批的时候，其中的所有环节都是由很多员工来一起创作出来的。尽管此类沟通手段能够培养非常多的能力工作者，然而，还是没有办法突破效率低下这一层障碍，并且需要浪费很多的时间，没有建立相应的内在反馈制度，从而导致信息始终都无法实现动态交流。4.3个人的沟通障碍首先，连企业员工自己都没有充分搞清楚“沟通”这个词的真正意思，故而不能判断出最终的沟通目的。具体而言，沟通并非只是说简单的传递信息，而且其重点在于要让对方能够领悟这一信息内容，从而协调企业活动，并实现终极目标；其次，每个人所具备的知识能力与价值评估标准存在较大区别，这也就是说企业成员还尚未形成统一的价值思想，所以才无法在沟通中达成一致意见，自然就容易导致沟通不能顺利进行下去了。5.改善我国行政沟通有效性的途径5.1构建多通道的行政信息开发和传送体系首先，特意建立并健全一个具备较强行政性质的信息系统。然后还要把党政信息沟通加以区别，让这两者处于一种比较独立的状态。如此一来，不单单能够帮助这两者之间进行彼此补充、彼此牵制，而且还可以促进双方的沟通效率都得到大幅度提升。除此之外，行政部门也有必要尽快建立一个与之相应的信息机构，搞清楚自身所具备的职责，通过这货在那个方式来促进整体的经营效率得到大幅度提升。其次，增加社会沟通途径。尽可能扩大人们参与社会沟通的途径，促使人们与政府部门能够直接或间接地进行交流与对话，使公众的意见能够有比较充分和有效的方式公开表达出来，可以使政府及时、广泛地了解各种不同意见和工作中存在的问题，为政府制定政策提供依据，而且能够使各种潜在的社会摩擦与冲突得到及时处理或缓解，有利于形成安定团结的政治局面和社会秩序。5.2优化行政信息反馈机制5.2.1信息反馈形式多样化虽然我们国家现在已经建立了非常多的信息反馈形式，但笔者还是比较倾向于将间接反馈和直接反馈这两种不同的机制进行一个有机整合。因为和间接反馈进行对比的话，我们其实不难发现，直接反馈正是因为自身具备信道不长、离信息源不远以及信息来往时间不长等特征，所以才会拥有非常高的灵密度以及非常短的周期等长处，从而有效减少了信息失真的机会。就连那些西方国家，同样也会因为政治需求，或者是经济发展，开展各种不同类型的民意测试，甚至还采取了抽样调查这种比较常见的手段，就是为了获得更多的反馈信息，从而方便他们及时对相关政策加以调整。故而我们应该适当的对其进行参考。5.2.2建立信息反馈监督法按照马克思先生曾经提出的观点来看，如果真心想拿到真实的反馈信息，并唤起所有人的热情，不断加强人们投身于社会管理的本领，那么就一定要借助整个民族的高科学文化水平来实现。除此之外，列宁先生也针对这个方面发表了一些自己的看法，在他眼里，文盲不应该存在政治以内。所以我们有必要摒弃之前那种比较死板的教育体制，并进行创新式教育，以有利于培养出越来越多的大胆思考以及讲实话的人。5.3推动行政组织扁平化改革5.3.1压缩中间管理层，扩大管理幅度首先，废除现有的部分政府机构，由省级机构直接与县级机构对话，以此缩短指挥链，提高信息传递的速度和效率。针对经济发展水平较高，地位相对重要的城市，设立直辖市，将它从省的行政结构中分出来。以此减轻大省的管理难度。其次，适当增加县政府的一些管理权限。县级政府管理权限不适应县域经济不断发展，制约了经济的发展。给予县级政府充分的经济社会管理权，缓解市县层级矛盾，以保障县域经济的顺利发展。最后，全面实施县乡一体化管理。为巩固县级政权，乡镇一级的政府机构被取消，仅作为县级政府的派出机构。再次缩短指挥链，便于提高对农村的管理力度，减少资源的浪费。5.3.2矩阵式管理它旨在解决一些问题，或者是满足公众需求，好让行政机构暂时建立起一个完整统一的专家团队，并充分利用高度的专业化以及团队精神来完成组织目标。这种跨部门资源整合其实已经冲出了功能的界限，并影响了信息隔离差距。只要是存在公共需求，那么有关资源肯定就会被结合在一起。这些团队也将进行重组，等到完成目标之后又再次解散，然后每个团队将被退回原来的行政机构。这种矩阵组织结构导致原有部门之间的横向以及纵向约束被新的横向一体化组织所摧毁，以达到资源共享目的，尤其是人力以及信息资源这两种共享。较好的保证政府跨部门的