秘书学概论第九章会议组织

第九章会议组织

1精选ppt第一节会议概述

一、会议的涵义与作用

1．会议的涵义与分类

简单地说，三个人以上、聚合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。

2．会议的作用2精选ppt二、会议的要素会议有六个要素，即：与会者、主持人、议题、名称、时间、地点。1．与会者与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他效劳人员。具体地说，与会者应具有必要性、重要性、合法性。2．主持人主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。3精选ppt3．议题

议题，是会议所要讨论的题目，所要研究的课题，或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。4．名称

正式会议必须有一个恰当、确切的名称。5．时间

会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间、天数；三是指每次会议的时间限度。6．地点4精选ppt第二节会前准备

一、会议方案和本钱预算会议应该计算本钱，作出预算，包括在会议方案之中。1．会议方案2．会议本钱预算5精选ppt二、文件准备较重要的会议都需要事先准备文件。

1．开幕词

2．工作报告

3．发言稿

4．其他会议文书

5．会议文件的准备程序

一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点，授意给秘书。秘书按照领导授意，收集资料，写成初稿，呈给领导审阅。领导审阅后提出意见，交回给秘书修改，或是自己修改。秘书修改后再次呈给领导，由领导审定后签发。秘书或文员将签发的文稿打印、装订成正式文件。

6精选ppt三、会场安排具体要求如下：1．会场布置会场除了整洁、安静、明亮、通风、平安等要求之外，还应考虑形状、大小、桌椅安排等布置。2．主席台席位重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台的座次安排3．会场设施4．其他准备7精选ppt一、关于会议主席台座次的安排领导为单数时：主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时：

1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。8精选ppt主席台人数为奇数时主席台人数为偶数时9精选ppt

10精选ppt二、关于宴席座次的安排

宴请客人，一般主陪在面对房门的位置，副主陪在主陪的对面，1号客人在主陪的右手，2号客人在主陪的左手，3号客人在副主陪的右手，4号客人在副主陪的左手，其他可以随意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果场景有特殊因素，应视情而定。中餐桌西餐桌11精选ppt三、仪式的座次安排签字双方主人在左边，客人在主人的右边。双方其他人数一般对等，按主客左右排列。四、关于乘车的座次安排

小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司机的正后边，3号座位在司机的旁边。〔如果后排乘坐三人，那么3号座位在后排的中间〕。中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的位置。

12精选ppt五、合影座次安排与主席台安排相同。13精选ppt会议座位安排

长条桌注：A为上级领导，B为主方席14精选ppt沙发室：注：A为上级领导，B为主方领导2.与上级领导座谈注：A为主方，B为客方1.与外宾会谈15精选ppt四、会议议程、程序的拟定

1．议程会议通常有一个或几个相关的议题。假设有多个议题，秘书应根据这些议题的内在联系、主次、先后排列次序，便称为议程，印成文书，就是议程表，会前发给与会人员。2．程序把每一次会议的工程和内容有序地排列，即使之程式化，便是程序，制成文书，就是程序表。3．日程表与作息时间表会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时间表。五、会议通知的发送16精选ppt第三节会间工作

会间工作，指的是会议从开始到结束期间秘书人员应做的工作，包括会场的组织与效劳、会议信息的收集与编发、会议形成文件的起草等工作。一、会场的组织与效劳1．报到与签到2．材料发放17精选ppt3．选举工作会议选举工作的内容和程序如下：(1)用民主方式产生唱票、监票、计票等的工作人员；(2)由选举工作人员统计并通报实到的代表人数和因故缺席的代表人数；(3)分发选票并记录下发选票的总数；(4)说明选票的填写方法及填写时的本卷须知；(5〕选举人员填写选票；(6〕由选举工作人员检查并出示投票箱；(7)选举人员依照一定次序投票；(8)选举工作人员当场开票，统计回收选票的总数；(9)选举工作人员当场唱票、计票，并统计出有效选票的总数，废票的总数，以及各个候选人的得票总数；(10〕公布选举结果18精选ppt4．会场效劳5．会场临时调度4．会场效劳5．会场临时调度19精选ppt二、会议信息的收集与编发1．会议信息的作用会议信息具有交流、深化、反响、决策依据、储存备查等作用。2．会议信息工作的程序与方法会议信息工作的根本程序是：记录、核实、汇总、整理与筛选、编写、发送或归档。其方法大致如下：(1)记录(2)核实(3)汇总(4)整理与筛选(5)编写(6)发送或归档3．会议信息编发的形式会议信息的主要形式就是会议简报。会议简报具有“简、真、新、快〞的特点。20精选ppt三、会议记录的制作

1．会议记录的作用

2．会议记录的内容四、会议文件的起草

1.闭幕词

2．决定

3．会议纪要

4．会议总结21精选ppt第四节会后工作

会后也还有一系列重要的工作要做。一、会后事务

会后事务主要有会场清理、人员离会、会议决算三个方面。

1．会场清理

2．人员离会

3．会议决算22精选ppt二、会议文书立卷三、会议传达

会议传达必须确定内容、程度、范围、层次、时间、方式等。

1．内容与程度

2．范围与层次

3．时间

4．方式23精选ppt四、会议催办会议催办是指会议决议、决定等贯彻执行的催办，是管理过程中非常重要的一环。催办的形式大抵有三种：1．发文催办2．催办3．派员催办三种催办方式可以交替、结合使用。24精选ppt第五节会议组织

一、工作会议工作会议是指组织、系统、地区或机关、单位召开的以讨论、决定、布置工作为主的会议。1．会议特点(1)会议时间、地点、人员相对稳定。(2)议题相对集中、具体。2．会务要点(1)由于第一个特点，秘书对工作会议可以沉着地、有方案地安排。(2)由于第二个特点，秘书应将精力多放在准备每一次会议的议题上。(3)讨论议题、解决问题需要足够的信息与资料。25精选ppt二、代表会议指由各级各类组织广阔成员推选产生出的代表所召开的会议，规模较大、层次较高的那么称“代表大会〞。1．会议特点(1)代表会议是权力最大的会议，它有权作出重大的决策，通过或批准法规、章程，讨论和通过各种议案、提案。(2)参加会议的代表必须依法选举产生，经过严格的程序和相应的资格审查。(3)代表会议依法定期召开，与会代表必须到达法定人数方为有效。26精选ppt2．会务要点(1)正式代表必须依法产生，参加会议前必须经过严格的资格审查，不允许非代表人员混入。(2)代表会议的议题往往来自有关部门的议案和代表的提案，秘书必须注重收集、整理议案和提案，呈交大会议案审查委员会审议、通过前方可列为正式议题。(3)会场布置必须庄严、隆重，每个细节都不可无视。(4)代表会议通常有选举或表决，秘书应做好选举、表决工作的准备，如选票、票箱、工作人员，划定投票区域、路线，保证表决机器不发生故障等等。(5)跨地区的代表大会，秘书应安排好代表的接送、食宿、交通、保健等事宜。27精选ppt三、联席会议由不同系统、不同地区、不相隶属的组织、单位为了同一目标而举行的会议。1．会议特点(1)联席会议乃是不同组织在互相平等、尊重，有互相协作意愿的根底上召开，任何一方都不能把自己的意愿强加于其他各方。(2)联席会议的最低效果是各抒己见，互通信息，互相了解；最高效果是达成共识。28精选ppt2．会务要点(1)联席会议必须由一方主动牵头召开。(2)会议的时间、地点、议题、与会人员等，应由牵头方与参会各方平等协商确定，充分表达互礼、互让的精神。(3)参加会议的各方代表，应由领导人或由领导人授权的代表出席，能充分表达组织意见和态度，说话算数，有权达成协议，以免会议议而不决，决而不行。(4)秘书在会前、会间、会后特别要多做沟通、反响和协调工作。29精选ppt四、学术会议由高等院校、科研机关、学术团体召开的，以专家、教授为主要成员，以探讨学术课题、发表研究成果为目标的会议。1．会议特点(1)会议应能反映最新的科学研究动态和成果，与会人员应是确有专长并有研究心得的专家、学者和科研机关、部门的负责人。(2)会议贯彻“百花齐放、百家争鸣〞的方针，充分发扬科学、民主精神，各抒己见，服从真理，不强求一致，反对以势压人和学阀作风。(3)会议形式不拘一格，可以是论文报告会、现场演示，也可以是小型座谈会，也可穿插进行。(4)会议成果往往汇编成论文集，内部交流或公开出版。30精选ppt2．会务要点(1)学术会议要求准备充分，通常至少提前三个月发送预备性通知，让学者们准备、提交论文或提纲。经审查后再发正式通知。(2)会场布置应简单、朴素、实用，开幕式、闭幕式等礼仪性程序尽量简化，以更多时间组织实质性讨论。(3)参加筹备、效劳的秘书人员应有一定的专业知识。

31精选ppt五、记者招待会组织为实现一定的宣传目的，邀请报刊、电台、电视台等新闻媒介单位记者召开的会议，也可称“新闻发布会〞。1．会议特点(1)新闻发布会以单向沟通为主。(2)记者招待会那么以双向沟通为主。2．会务要点(1)会议地点应选在交通便利又比较热闹的场所。(2)会议时间尽量不安排在休息日，以免影响记者们的出席率。(3)会议通知用请柬形式。(4)应由专业秘书事先做些调查访问。32精选ppt六、报告会指为了宣传、教育目的而举办的，邀请劳模、英雄、先进人物或专家、学者、党政领导干部所作的专题报告会。

1．会议特点

(1)报告会以单向宣传、教育为主，通常是一人讲、众人听。

(2)报告人应有一定的社会地位或知名度，有一定的表达能力。33精选ppt2．会务要点(1〕报告主题及报告人必须慎重选择。(2)报告会应中等规模。(3)报告会时间不宜过长，一般以一、两个小时为宜。(4)邀请报告人时，可事先对内容提出些要求，尽量做到有的放矢。(5)报告会后，应收集反响意见，及时总结、汇报，以便改进。34精选ppt七、座谈会组织为收集信息、征求意见、调查研究而邀请有关人员召开的小型会议，包括各种“座谈会〞、“恳谈会〞、“见面会〞、“茶话会〞等。1．会议特点(1)座谈会以小型为主。(2)座谈会既集中，又民主。2．会务要点(1)座谈会邀请对象必须是知情人，能独立思考、有主见又敢于发表意见者。(2〕座谈会上，秘书应与主持人密切配合。(3)座谈会的时间不必严格规定。(4〕会场可准备饮料、茶点，边吃边谈，可使气氛轻松。35精选ppt八、国际会议指来自两个以上国家〔不是指地区〕的政府、政党或社会组织、民间团体就共同关心的问题召开的会议。1．会议特点(1)所谓国际会议，必须具备两个特点：一是来自或代表两个以上国家，也可以是多国会议、世界性会议；二是议题必须是共同的，当然观点可以不同。(2)参加会议的国家无论大小，一律平等，互相尊重。36精选ppt2．会务要点(1)国际会议由东道国发起、组织、邀请。必须写明议题、时间、地点、人数〔包括职务〕以及差旅、食宿、会务等费用承担情况。(2)国际会议往往存在语言障碍，东道国必须准备足够的同声翻译，文件也应准备不同文字的文本。(3)地方政府、企事业单位、民间团体要召开国际会议，应向上级主管部门