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文档简介

秘书〔四级〕·会议管理国家职业资格证书课程1精选ppt会议管理第一章会议概述一、前言

会海:党政不分、机构重叠

100人开会,200人照相,300人就餐,

400人旅游,500人领会议纪念品秘书职能:办文、办事、办会2精选ppt

二、会议的概念1.会议:动态性合成词会:聚会、见面、集会议:讨论、商议2.定义:是指在遵守一定国家的法律和遵循一定的会议规那么的前提下,围绕一定的议题,三个人以上〔包括三个人〕在一起共同商讨〔商议〕问题〔议题〕,以便到达或互通情况,或交流思想,或得出结论,或达成协议,或作出决议〔决定〕等有目的有组织有领导的活动。3精选ppt会议6个特征:·会议的召开必须合法〔或符合一定的会议规那么〕;·会议必须有一定的议题;·会议必须有一个最低人数临界点;·与会人员有平等发表意见的时机;·会议的目的〔有多种目的〕;·要有组织有领导地举行会议。4精选ppt10个根本构成要素⑴会议的任务,具体表达为会议的内容议题⑵会议的名称⑶会议的领导、主持者与筹办者⑷会议的参加对象、代表与列席人员⑸会议时间与日程安排⑹会议地点,包括大型会议的主、分会场⑺会议的物资设施⑻会议的信息〔文件、资料、发言〕⑼会议的形式与程序、议事规那么⑽其他,与会议同时结合进行的事务,如展览、交易、参观、表彰、选举等。

5精选ppt必不可少的六要素1.与会者:参加会议的正式成员,包括主持人、秘书,效劳人员除外。应具有:必要性、重要性、合法性2.主持人:会议过程中的主持者和引导者,也是会议的组织者和召集者当然主持人临时主持人3.议题:会议所要讨论的题目,所要研究的课题,或是所要解决的问题四性:必要性、重要性,明确性、可行性议题产生:领导根据需要指定秘书提出、领导审定6精选ppt4.名称概括并能显示会议的内容、性质。等同于“会标〞,须标准5.时间⑴会议召开的时间⑵整个会议所需要的时间、天数⑶每次会议的时间限度会议召开时间的因素:⑴需要⑵可能⑶适宜⑷领导人时间6.地点会址,会议召开的具体场所7精选ppt

三、会议的意义

1.会议是一个集思广益的渠道8精选ppt

2.显示一个组织或一个部门的存在3.会议是一种群体沟通的方式9精选ppt

四、会议的目的◆开展有效的沟通◆传达资讯◆监督员工、协调矛盾◆达成协议与解决问题◆资源共享◆开发创意◆鼓励士气◆稳固主管地位10精选ppt五、会议的种类

按人数规模按会议性质按开会方式按照实用性●特大型会议●大型会议●中型会议●小型会议

●规定性会议●日常性会议●专业性会议●纪念性会议●座谈性会议●

面对面会议●电话会议●视频会议●例行工作会议●专题性会议●联席性会议●布置性或总结性会议●各种形式的座谈会;●学术性会议;●群众大会;●电话会议与电视会议;●代表大会与代表会议。11精选ppt第二章会前准备第一节会议筹备工作机构职责标准一、会务工作机构的设置㈠常设会务工作机构㈡临时会务工作机构㈢三级会务工作机构㈣二级会务工作机构㈤一级会务工作机构12精选ppt

二、会务人员的职务名称

秘书处:秘书长和副秘书长会务办:主任和副主任各组:组长、成员三、会务工作机构的分工党代表大会:领导机构:大会主席团筹划机构:秘书处工作机构:分组及职责13精选ppt1.秘书组⑴负责会议报告、讲话及其他重要文件的起草、修改、印刷、发送等工作⑵联络各代表团,了解掌握各代表团的讨论情况,进行汇总综合,并及时向秘书长、大会主席团报告⑶编发大会简报、快报2.组织组⑴承办代表资格审查方面的事宜,包括提出代表资格审查意见,起草代表资格审查报告等;负责编制代表名册⑵承办选举方面的事宜,包括起草选举方法、选举大会主持词,编制选举程序、候选人名单、候选人情况介绍等;负责汇总代表团酝酿、讨论候选人及选举事项的意见⑶承办大会秘书处交办的有关事项14精选ppt

3.宣传组⑴承办新闻发布和宣传报道方面的事宜⑵组织、安排、协调记者的采访活动⑶负责音像资料的录制、管理工作

4.会务组⑴承办会议活动方面的有关事宜,包括编发会议通知,安排布置会场,协调会议活动等⑵负责大会证件的制发和文件材料的印发、清退工作⑶负责大会值班、联络、来信来访和保密工作⑷负责大会秘书处交办的各项工作15精选ppt5.后勤组⑴编制大会预算,负责会议财务管理⑵负责大会食宿、车辆、医疗及生活效劳工作⑶组织、安排大会的其他活动⑷负责代表的迎送工作不设后勤组的,其工作由会务组负责6.保卫组⑴承担平安保卫事宜,包括各个会场、代表住地以及代表集体外出活动的平安保卫、警卫工作⑵负责会场和代表住地车辆疏导⑶协助会务组搞好证件的查验工作有关平安保卫、警卫等执勤任务,可从公安机关、武警部队抽调人员承担16精选ppt第二节会议筹备工作

一、会议筹备的主要内容

㈠会议主题或议题:会议的主要任务或研究讨论的主要问题确定会议主题的方法⑴要有切实的依据⑵必须结合会议的实际内容⑶要有明确的目的议题的来源

⑴领导同志批办或指定汇报的问题;

⑵下级机关提请讨论的问题;⑶上级指示需学习讨论、研究贯彻执行的问题17精选ppt㈡会议名称:根据会议的内容、主题和与会人员的范围等因素来考虑,如:中国共产党第十七代表大会㈢会议的日程和议程日程:即会议期间逐日的主要活动安排。包括各种仪式、报告、发言、有特色的活动等议程:即大会召开的主要事项或程序。主要涉及主持人、发言代表、讨论主题、开会方式、会议总结等㈣会议的时间和地点〔如前,已讲述〕㈤所需设备和工具:音响设备、同声传译设备、投影等音像设备、电脑、桌椅等18精选ppt㈥文件发放范围所有代表或是局部代表?列席人员?㈦确定会议与会代表的组成秘书提出、领导确定㈧会议经费管理1.原那么:收支两条线收入:工程及相关费用支出:工程和大体费用2.会议本钱的计算时间本钱、直接会议本钱、效率损失本钱19精选ppt1.会议的时间本钱20精选ppt2.直接的会议本钱21精选ppt3.效率损失本钱22精选ppt

㈨食宿、交通安排住宿:餐饮:医疗:交通:㈩筹备机构、人员分工23精选ppt

二、会议筹备方案的制订①确定会议名称②确定议题③确定与会人员④确定时间地点⑤确定会议通知内容⑥会议通知跟进落实程序与要求⑦会场布置要求⑧会议文件资料种类、内容、要求⑨会议设备和用品种类、要求⑩会议后勤安排:会议记录安排、会场效劳安排、会议预算安排24精选ppt三、会议筹备工作的检查〔书P12~15〕按筹备行动方案表与工作日程表进行检查1.检查内容:逐项、分块2.检查方式:听取汇报、现场检查3.检查结果:大型会议——书面形式中小型会议——口头形式存在问题——协调会形式

25精选ppt四、会议通知1.通知方式:书面形式、、、短信、电子邮件2.通知内容:何单位、何时、何地、开什么会议、会议的主要目的及主要内容、会议期限与日程安排,与会人员的准备,报到的地点以及日期五、报到工作报名:告知参加会议报到:持通知报到签到:签名进入会场26精选ppt六、与会人员编组原那么:按地区编组、按专业编组注意:照顾个人意愿、领导分散到各组七、制发会议证件1.种类:出席证或代表证、列席证、来宾证和签到证四种。工作证、记者证2.作用证明与会人员的身份;为了会议的平安;为了设计到会人数;为了方便维持会场秩序27精选ppt

3.证件式样出席证①简式。用名片纸印制,长9厘米,宽5.5厘米,底色为黄、白色等均可

②繁式。折叠式,左边折起,口向右连开,卡片纸精制,长11厘米,宽7厘米

××省领导学学会成立大会暨第一次学术讨论会出席证

××××年×月×日28精选ppt

八、编制经费预算㈠交通费用1.出发地至会务地的交通费用2.会议期间交通费用3.欢送交通及返程交通费用㈡会议室费用1.会议场地租金2.会议设施租赁费用3.会场布置费用㈢住宿费用29精选ppt㈣餐饮费用1.早餐:自助餐,按人数计算2.中餐及午餐:正餐自助餐——人数围桌式——桌数3.酒水及效劳费4.会场茶歇5.联谊酒会/舞会㈤旅游〔考察〕费用㈥设备视听费用㈦宴请及演出费用㈧预计外支出30精选ppt九、布置会场座次㈠会议场所的选定1.会场大小适中2.会议场所设施齐全3.保密性好4.平安性强5.避开干扰6.经济实用7.不与党和国家的有关规定相悖31精选ppt㈡会场布置的形式与内容1.主席台设置2.一般会议会场的布置⑴中型会议会场:梯形式,扇形〔半圆形〕式⑵小型会议会场:长方形式,椭圆形〔或圆形〕式,锤形〔T形〕式,单桌条形式㈢会场的其他布置工程1.附属性布置:音响、录音、录像设备,屏幕放置:放映机、灯光、音响2.装饰性布置:会标、会徽、旗帜、标语口号、花卉、字画3.平安性保卫布置32精选ppt㈣会议场所座次排列技巧

1.大中型会议会场座次的排列及其艺术

①排列座次的目的

②排列会场座次的方法代表大会按姓氏笔画排列委员会全体会议,按选举结果次序,排定座位专业会议按职务和业务关系,排列先后

③排列会场座次应注意的几个问题座次排定以后,应经领导审定固定座次应在出席证上注明座号座次排定用于高级别会议日常工作会议可自由入座33精选ppt第四章会中效劳工作第一节会场效劳工作一、组织代表签到㈠簿式签到㈡证卡签到㈢会务人员代为签到㈣座次表签到法㈤电脑签到二、引导代表入座三、发放会议文件34精选ppt四、安排会议发言1.注意地区的平衡2.注意高层领导与基层领导的平衡3.注意主题平衡五、组织分组讨论按地区进行编组按专业进行编组六、做好会议记录㈠会议记录的要求准确、真实、清楚、完整㈡会议记录的内容记录会议的根本情况记录会议的内容⑴摘要记录⑵详细记录

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会议记录使用的工具㈣会议记录的技巧四条:一快、二要、三省、四代快,书写运笔要快,记得快要,择要而记省,在记录中正确使用省略法代,以简代繁

七、处理临时事项八、内外联络工作36精选ppt第二节会议生活效劳管理一、会议食宿效劳㈠饮食效劳㈡住宿安排㈢住地效劳二、会议用品供给㈠生活用品供给㈡办公用品供给三、医疗卫生效劳四、交通保障工作五、通信保障工作37精选ppt六、组织参观考察㈠做好选点准备工作㈡做好编组与平安工作七、组织文体活动八、组织集体摄影九、看望与会人员㈠重点看望层次较高的上级领导、贵宾等㈡选择看望行业、部门的与会者㈢看望全体与会者十、通信录的编印校对无误后印制、分发38精选ppt第三节会议平安保卫工作一、会议平安保卫工作的筹划㈠会议平安保卫工作确实定㈡会议平安保卫工作方案的制订会前应做好的主要工作有:⑴做好车站、机场、码头的平安保卫工作⑵安排会议会场、住所的平安保卫工作⑶安排会议交通方面的平安保卫工作⑷印制会议所需的出入证件〔专用车辆〕

39精选ppt二、与会领导的平安保卫工作三、会议场所的平安保卫工作四、会议住所的平安保卫工作五、重要会议的平安保卫制度40精选ppt第五章会议质量管理第一节会议质量管理规那么一、功能优化

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