企业集团建立档案馆的必要性

企业集团建立档案馆的必要性

一、公司集团的档案放置在我看来，当公司集团为收集文件而处理它时，除了具备《公司文件申报和登记办法》规定的要素外，还应充分考虑以下因素。1.发展企业集团企业集团设立档案馆必须考察企业集团下属企业的数量,下属企业少的企业集团可以先不建设,待企业集团经过规模发展后再考虑建馆问题。从公司数量这一方面来看,一个企业不能称之为集团,目前我国还尚未在法律上对企业集团中子公司的最低数量作出明确规定,根据有关资料统计,世界上著名企业集团的子公司均在几十家以上。“我国文件规定国家试点企业集团的子公司数量不少于5个,而国外有些国家法律规定子公司最少5家以上,而集团公司还应至少拥有5个以上的控股公司。”因此,建立档案馆的企业集团应形成一定的下属企业数量规模。我们建议,可以根据国家现行文件规定,要求建立档案馆的企业集团应当至少拥有5个全资子公司,控股公司属于半紧密型的企业集团下属企业,可暂不限制控股公司数量。2.企业集团档案馆的定位档案集中和企业分散的矛盾成为企业集团档案馆设置无法回避的一大难题,在这种情况下,企业集团建立档案馆必须考虑集团内企业地域范围联系,企业集团档案馆适宜建设在核心企业和下属企业相对集中程度较高的地区,以便于企业集团内各单位就近衔接档案工作和利用档案信息,也便于企业集团档案馆系统化开展工作。此外,建立企业档案馆对企业形成时间(25年以上),以及形成档案资料数量的要求,可以作为企业集团建立档案馆的参考条件予以考虑,而不必做明确限制。因为就形成时间而言,企业集团在我国发展历程较短,但发展潜力和后劲很大;就档案资料数量而言,它是随着企业集团的发展扩张而迅速膨胀的。企业集团在我国经济建设中日益显示出其强大的发展能量,尤其在国有企业改革中正发挥着不可替代的重要作用,企业集团档案馆应作长远发展考虑建设,而不是只着眼于现状。所以,企业集团建馆可以对企业集团形成时间和档案资料数量条件适当放宽。二、企业集团档案的类型1.建立企业集团内档案监控检查权限企业集团档案馆应作为集团母公司负责档案工作和管理档案资料的双重职能机构,应在集团母公司内与其他业务职能部门处于同级地位,对于下属企业,企业集团档案馆应具有指导、监督、检查权限,协同档案行政管理部门开展工作,从而对企业集团内档案工作的统一领导、统一协调、分级管理提供有力的组织保障,来实现企业集团内档案文件信息的有效调度,保证企业集团生产经营活动正常进行,提高企业集团整体经济效益,维护企业集团所属企业的合法权益。2.企业集团档案馆是市场竞争机制下的档案资产处置问题我们认为,企业集团在我国只有十多年的发展历程,企业集团档案馆如何建设是认定企业集团档案馆性质的关键,也就是说,把企业集团档案馆建成终极性档案馆还是中间性档案馆是这一问题的核心所在。一般说来,企业集团由于其规模化经营、强大的资本基础、突出的技术和人才资源优势,可以实现长久经营发展,但同时,市场竞争的规律也适合企业集团发展规律,即企业集团的分化、重组、破产都是市场经济中的正常现象。而企业集团档案馆作为集团内档案管理部门,由于管理对象和管理内容是随着企业集团的发展变化而发展变化着的,企业集团的市场化组合必定会涉及档案资产的处置问题,档案资产的变动会影响企业集团档案馆馆藏结构,也会给企业集团档案馆工作带来不少难题,尤其是当某一企业集团整体破产崩溃后,企业集团档案处置和档案馆归属的问题将会因企业集团内多法人和多全宗的特殊情况而显得很难处理和解决。因此,将企业集团档案馆建成终极性档案馆是不符合市场经济规律和档案馆事业发展规律的。我们倾向于将企业集团档案馆建成中间性档案馆。这样,就可以如此认识企业集团档案馆属性:企业集团是我国经济建设的重要力量,企业集团档案馆当然是我们“党和国家科学文化事业机构,是科学研究和各方面工作利用档案史料的中心”之一;企业集团一般可以实现长时间的规模经营,因此企业集团档案馆也是相对长久“保管档案的基地”。3.企业集团档案馆的管理根据企业集团所属各种企业的性质特点,我们认为可以如此确定企业集团档案馆的接收范围和管理对象。一是必须每年向企业集团档案馆移交档案资料的单位,指企业集团核心企业母公司,母公司内部各业务部门应在每年年初立卷整理出上一年度的档案,将组装好的档案案卷统一移交给企业集团档案馆保管,企业集团母公司所有档案文件作为一个全宗管理。二是必须定期向企业集团档案馆移交档案资料的单位,指企业集团紧密层企业各全资子公司,企业集团下属各全资子公司相对分散,而且作为独立的法人拥有各自的自主经营权,各子公司必须建立健全档案工作,定期向企业集团档案馆移交整理完好的档案案卷,移交期限可由企业集团档案馆与子公司根据实际情况商定,各全资子公司档案文件应作为不同的全宗管理。三是经商讨决定是否向企业集团档案馆移交档案的单位,指企业集团控股、参股等半紧密层企业和协作层企业,这类企业由于属企业集团母公司与合作单位共同投资建设,各自权益根据出资额多少而不同,这些企业档案移交企业集团档案馆与否,可由档案管理部门、企业集团档案馆和相关企业共同商议决定。若进企业集团档案馆,这类企业的档案必须作为不同的全宗进行管理。由于企业集团核心母公司出资比例在51%以上,本着对出资资金和控股公司发展负责的态度,我们倾向于企业集团控股公司向企业集团定期移交档案,以便企业集团母公司整体掌握控股公司情况;母公司对参股公司出资较少,各参股公司可向地方综合性档案馆或控股方移交档案。至于企业集团档案馆建馆的其他标准,我们认为只要符合《企业档案馆申报登记办法》的规定,“馆库建筑基本符合‘GB/T2260-1995’《档案馆建筑设计规范》,库