现代企业文书写作（汇编）

现代企业文书写作1文书写作培训资料

讲授目录一、文书写作概述二、中国公文写作三、商务信函写作四、经济文书写作五、常用工作文书六、社交礼仪文书2第一部分：文书写作概述1、文书写作特点2、文书写作要求3、文书写作程序31、文书写作特点1、使用广泛，对象明确2、约定俗成，格式固定3、内容真实，实事求是4、讲究时效，重视办理5、语言明确，风格独特4

文体—多为陈述或说明式

5

以叙述为基础——对人或事的过程的交代，反映情况侧重叙述，但要概括

以议论为手段——对事情的评价，阐明道理偏重议论，但要针对主题

以说明为目的——摆出事情的真相，提出要求多用说明，但要简明按作用分类指挥性文书——指示规范性文书——章程报请性文书——请示知照性文书——通知联络性文书——信函记录性文书——会议记录报导性文书——新闻法律性文书——合同6

2、文书写作要求

意思明确——明白无误，让人一目了然文理通顺——即流畅表达，又显示写作水平观点正确——有道理，不搞歪理实事求是——真实，不掩饰，不夸张及时迅速——讲效率，讲效益，不拖拉误事

简明生动——增加可读性，防白话、套话、干巴巴层次分明——有先有后，段落清晰，不转圈标点规范——正确运用，防一逗到底格式适宜——不同文种用不同格式7

8l

简明——用词简单明了，直截了当l

准确——用词含义明确，不会误解l

朴实——用词通俗自然，恰如其分l

庄重——用词严肃端庄，不多情感l

规范——用词符合语法，讲究逻辑

应用性文字要求标点符号歌一句话说完，划个小圆圈——句号中间要停顿，圆点加尾尖——逗号并列词语间，点个瓜子片——顿号并列分句间，圆点加逗点——分号总结导语前，上下两圆点——冒号疑惑或发问，耳朵坠耳环——问号9标点符号歌命令感叹语，滴水下屋檐——感叹号引文特殊词，蝌蚪上下窜——引号文中要注解，两头各半弦——括号转折或注解，一横写后边——破折号意思说不完，六点紧相连——省略号特别重要处，字下加圆点——着重点10努力提高写作能力1、提高文字表达能力2、积累相应专业知识3、熟悉文书格式要求4、掌握政策理论水平5、具有严谨写作态度113、文书写作程序明确写作主旨——给写作定位，目的？写什么？文种？怎么写？收集信息资料——供写作参考，需要哪些？怎么收集？如何整理？拟定结构提纲——搭写作框架，通盘安排，强化要点，有祥有简

完成正文草稿——填写作内容，按照提纲一步步充实内容，加工成章认真修改检查——定写作终稿，反复推敲斟酌，直至满意12二、中国公文写作1、公文的作用特点2、公文的范围、类型7、通知和通报3、公文的处理方法和程序8、报告4、公文的行文规则9、请示5、公文的通用格式10、函6、公文的种类11、会议纪要131、中国公文的作用公文国家机关、社团组织、企事业单位在公务活动中行使职权制定的公务文书。公文性质——工具公文作用1、贯彻政策、规范行为；

2、通报情况、指导工作；

3、方便查找、积累史料；

14公文的特点公文特点1、制发者的法定性；

2、作用的权威性；

3、效用的现实性；

4、体式的规范性；

5、制作的程序性；152、中国公文范围按事业范围分专用公文；通用公文按行文方向分上行文；下行文；平行文按公文来源分收进文；外发文；内部文按发文性质分问文；复文按处理要求分参阅性公文；承办性公文按办文时间分特急文（特急件）；急办文（急件）；常规文（平件）按机密程度分绝密文；机密文；秘密文；普通文163、公文处理方法和程序三大环节：1、发文处理：拟稿审核签发登记缮印用印分发2、收文处理：签收登记分办拟办批办承办催办--督办办复3、公文管理：制定立卷类目表归卷调用立卷归档销毁174、公文行文规则l

行文关系要和隶属关系一致l

行文方式要根据工作需要灵活掌握l

行文名义和内容要与发文机关的职权范围相对应l

行文线路要尽量缩短l

处理好主送与抄送的关系l

经过批准，有些文件可以通过新闻媒介公开发布l

如有必要，可以联合行文l

党政之间的行文关系要按规定执行185、通用公文的格式1、排版——自左至右2、单位——国家法定计量单位3、字体——发文单位初号宋体标题2、3号宋体4、用纸——A4、B55、文头——套红，占首页三分之一19文头部分格式（红头上1/3）201、代码5、收文处理章、2、份号3、秘级4、紧急程度

6、文件版头

7、发文字号8、签发人行文部分（下2/3）

1、标题

2、题注3、主送单位

4、正文XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX6、发文署名

7、成文日期

5、附件说明8、印章21文尾部分（最后）221、主题词2、抄送单位3、印发说明4、页码（单右双左）通用公文惯用语一、开篇起首的惯用语

根据……、遵照……、按照……、兹将（因、有、介绍、证明、就派）……为了……、关于……、敬悉……等。终篇收束的惯用语

此致敬礼、特此……、恳请……；妥否，请……、当否，请……、以上……如无不当请……、……为盼、……为荷、……为感等。23公文序码标示第一层一、二、三、四第二层（一）、（二）、（三）、第三层1、2、3、4、第四层（1）、（2）、（3）、第五层①、②、③、④246、中国公文种类——12类13种1．命令——发布重要行政法规，采取强制性行政措施2．决定——对重要事项或重大行动的安排3．议案——各级政府向同级人民代表大会或常委会提请审议事项4．指示——对下级布置工作，阐明工作活动的指导原则25中国公文种类——12类13种5．批复——答复下级请示事项6．通告、公告——一定范围内公布应遵守或周知的事；向国内外宣布重要或法定的事7．通知——批转下级、转发上级和无隶属机关的公文；发布规章、任免，传达周知事项8．通报——表彰先进，批评错误，传达得要精神或情况26中国公文种类——12类13种9．报告——向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问10．请示——向上级请求指示批准11．函——无隶属关系商洽工作，询问答复，向主管部门请求批准12．会议纪要——记载和传达会议情况和议定事项（1993、11修订）277、通知概念——向特定的受文对象告知有关事项的晓谕性公文特点——适用范围广，使用频率高，知办时限强，运用种类多格式：1、标题

2、上款

3、正文——开头、主体、结尾

4、落款28

通知的种类l

指示性通知——通知的依据，主体，结尾l

转发性通知——来文单位及来文名称，转发，顺带要求l

发布性通知——发布的依据，内容要求，目的意义l

事务性通知——说清事项l会议通知——会议背景，有关事项，其他说明l任免通知——任免依据，日期，人员，职务29

通报概念——表彰先进、批评错误、传达重要情况的公文作用——弘扬正气，抵制歪风，指导工作格式：1、标题

2、上款

3、正文

4、签署和日期注意：及时、真实、典型，突出教育性，掌握政策性308、报告概念——向上级汇报工作，反映情况，提出意见、建议，答复询问时使用的陈述性公文特点——只指上行文只指行政机关公文不同于一般调查报告、考察报告、预测报告等31

报告种类|1工作报告—总结工作经验、汇报工作进展、提出工作意见，向上反映。|2调查报告调查概况、调查的情况、事后研究分析、建议和方案。|3建议报告提出工作中急待解决、需上级关注的意见或建议，供参考。4答复报告如实汇报和答复上级有针对的询问问题或催办工作。|5报送报告随着向上级报送文件、物件时写的说明报送对象和目的报告。32报告按要求分：呈报报告直接向上级汇报反映情况，不批转。呈转报告呈送上级并建议批准转发有关单位执行或参照。按性质分：综合性报告汇报全面或多方面工作的报告。专题性报告汇报某项工作、某一问题、某方情况的单一报告。33

报告格式1标题标准式标题（公司上半年各类产品质量评比工作的报告）2主送单位多为发文单位的上级单位。3正文缘由：概括基本情况、原由，说明报告主旨、目的、意义。事项：系主体内容，情况措施、经验教训、意见建议等。结尾：惯用尾语（特此报告，请审阅；如无不妥，请批转）4发文单位和日期：同其他公文。349、请示概念——向上级请求指示、批准时用的公文分类：请求指示的请示遇有疑难问题、新情况、不明确求上级指示或解释。请求审批的请示对不能做主的经济、物资、编制等问题请上级审批。请求帮助的请示完成工作需要在人、财、物上得到上级的帮助。请求批转的请示解决某问题涉及其他部门单位，请求上级批转执行。35请示格式1标题—标准式（关于开展公司上半年产品质量评比工作的请示）

2主送单位根据隶属关系主送一个上级，不可多头免批复意见不一；一般不越级行文。

3正文缘由：请示目的、原因、依据，理由充分，言之有据。事项：系主体，要求审批的具体问题或事项，要写明确,坚持一文一事.

要求：系结尾，提出肯定性要求（当否，请批示）4发文单位和日期：同公文，写明确，以便批复。36请示和报告的区别：1、文目的不同；2、写作结构不同；3、结束语不同；4、处理方式不同；5、内容宽窄不同；6、行文时间不同；7、报送制度不同；3710、函概念——无隶书单位商洽工作，问答问题及向主管部门请求批准事项时使用的公文分类：商洽函不相隶属单位商洽工作的行文。答询函单位、部门间进行问题或事项的询问和答复的行文。请批函向不相隶属单位和主管部门请求批准有关事项的行文。38

函形式

公函—内容比较重要，行文郑重，具有完整的公文格式。便函多用于公务中事务性工作，不需完整公文格式，不能用私事。特点：1简便轻捷内容简约，形式精短，商洽联系，及时迅速。2行文多向灵活不相隶属单位间上下左右均可，自由灵活。

3语言质朴自然多是陈述、说明性，明白晓畅，恳切平和。39函格式1标题发函用《关于XXXX的函》

复函用〈关于XXXX的复函〉

正式公函，应在标题下方标注发文字号。

2主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。

3正文：开头—发函说明缘由、目的，商洽工作原由、情况交代清；复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。

40函格式

主体发函写清商洽、询问、请求的事项，明确具体；复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。结尾发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达”复函用“特此复函”、“此复”4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。4111、会议纪要定义按会议宗旨，精练准确记述其要点，以上报和下达贯彻执行。写作1、忠实会议实际，准确反映会议情况和意见。

2、突出会议中心，内容概括，有取有舍有主有次，言语精练。

3、逻辑条理清楚，观点鲜明，不堆砌拼凑，必要时加理论说明。

4、及时印发，作为依据，起到指示、指导、协调、约束作用。42

会议纪要

格式列为法定公文，版面编排由版头、本体、版尾三部分，可不盖公章。

本体：标题1、会议名称+纪要

2、单位名+会议名+纪要

3、正题（主题）+副题（会议名称+纪要）时间标题下写纪要印发时间，署名下写成文时间43会议纪要正文概况：会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果（方法见后）结尾：可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召签署正文右下方署明主办单位或会议名称44

会议纪要的主体

主体：具体反映会议的主要情况、内容与成果。表达方式有:

概述式；综合原始材料，围绕议题概述多用小型会议条块式；规模大，议题多的会根据不同内容分块表达独立意思，或分条列项归纳会议内容，或先块后条混合使用，层次明确记录式：有重要讲话时用记录方式构成记要主体45三、商务信函写作1、商务信函写作6个C要求2、商务信函写作格式3、商务信函写作常用标注4、商务信函样例5、商务传真写法461、商务信函的六个C要求：1．正确（Correctness）涉及权力、义务、利害关系，必须正确贯彻上司的意图。2．清楚(Clearness)思路、表达要清楚，让人一目了然看明白，且遵循一文一事。3．具体(Concreteness)忌一般化、抽象化、表达清做什么？要求什么？47商务信函的六个C要求：4．完整(Completeness)表达（意图、缘由、措施、建议、要求、希望、时间、地点、人物等）完整，不可遗漏。5．简洁（Conciseness）文字简炼，力戒修饰语堆积，函件冗长、拖沓。6．礼貌（Courtesy）态度诚恳、亲切，措词妥贴得体，谦恭有礼。48商务信函的其他要求国际通用A4纸，不能用B5纸信纸、信封最好有企业的CI（企业形象识别系统）标志，且平整、清洁文字书写或印制清晰，打开后“全景”漂亮每页上至少又有3行正文，不能只有落款可不盖公章，用手签名格式不严谨站在对方的立场考虑内容，更人性化492、商务信函写作俗成格式信头部分1、文书编号

2、日期

3、发文者BB/KK4、受文者正文部分1、件名主题语

2、前文开头应酬语

3、主文

4、末文结尾应酬语

50商务信函写作俗成格式（接）信尾部分1、祝颂语

2、发文者署名

3、承办者署名

4、印章

5、（日期）

6、左下角附注51常用的商务信函写作1、信纸——企业规范信笺2、收信人——单位名称、职务3、称谓——尊称4、开头应酬语5、正文6、结尾应酬语7、祝颂语8、署名9、日期10、左下角标注523、信函左下角缩写标注P.P.(Perprocurationem)代签C.C.(Carboncopy)抄送P.S.(Postscript)补述、附言Enc.(Enclosure)随信的附件53称谓和署名对具体人DearMrJones，DearMrsSmith

可用逗号，不用冒号署名您真诚的YoursSincerely一般公函DearSir/Madam署名您忠诚的

YoursFaithfully544、商务信函样例1、发给：上海光华保险公司2、称谓副总经理3、开头应酬语王耀华先生4、正文

5、结尾应酬语

6、祝颂语

7、署名

8、日期55A4纸公司标准信笺2、称谓

3、开头应酬语

4、正文

5、结尾应酬语

6、祝颂语

7、署名

8、日期9、附件商务信函样例尊敬的王先生：（称谓）您好！（开头应酬语）由香港保险业联合会提出的——

希望您能在4月23日抵达香港。（正文）有何需要，请不吝赐教。（结尾应酬语）顺颂商祺！（祝颂语）香港腾飞保险公司副总裁（手签）张洪山谨启（署名）

1998.4.5（日期）附件：XXXX56接前页向下商务信函写作要领称呼正确，语气适当言简意赅，表达正确交谈诚恳，平实话语避免幽默，不要抒情祝颂语言，商业性强先要手签，后再打印不要忘掉，附注说明575、商业传真写法（传真头）收件人To发件人From传真号fax日期Date电话Phone页数Pages主题Re抄送Cc

紧急审阅批注答复传阅UrgentForReviewCommentReplyRecycle

Please58商务传真写法对外传真，正规封页填写齐全，不要遗漏机密文函，注意保密书写内容，如同信函有效利用，电脑传真59四、经济（法律）文书写作1、经济文书特点2、意想书用处、要求、格式3、协议、合同用处、要求、格式4、标书用处、要求、格式601、经济文书特点含义——为处理经济活动中发生的各种关系，并作为处理财政经济业务规范和准则而行使的一种文书特点：具有法律效力，受法律保护的经济文书写作格式严格，语言严密（合同）不具法律效力，不受法律保护的经济文书写作格式灵活，可采用多种文体（市场调查、产品说明）61经济文书写作要求遵循经济政策和法规，使文书有效确切掌握专业内容，使文件达到预期要求制作内容严肃、严谨，文字精确、严密格式规范正确622、意向书用处——双方或多方合作开展业务，表示合作意向（设想、观点、打算）的文书作用——不具有法律效力，是签订协议、合同的基础文书类别——单签式、联签式、换文式格式——标题X公司与Y公司科技协作意想书

导语单位全称，要达成的意想

正文分条款写明

结尾留有余地“未尽事宜，在正式

签署单=对方签副本，换=签自己633、合同（契约）用处——双方或多方对某问题协商一致，制订出的须遵守执行的条款，以书面形式作为凭证的文书特点——确定各自权利和义务具有法律约束力政策性强平等互利，等价有偿的原则64

合同格式：标题（买卖、承揽、借款）双方、多方单位名称（甲方、乙方，卖方、买方，供方、需方）正文：开头目的

条款包括标的、数量质量、价款酬金、履行期限、违约责任4、落款：份数、有效期限、签章、电话、账号、开户银行、地址65合同样例财产租赁合同出租方：红杉集团公司（以下称甲方）承租方：绿叶有限公司（以下称乙方）根据《中华人民共和国经济合同法》及有关规定，为明确双方权利和义务，经协商一致，签订本合同。第一条租赁财产的名称、数量、质量第二条租赁期限共2年6个月，出租方从1997年1月1日起将出租财产交付承租方使用，至1999年6月30日收回。第三条租金及交纳期限第四条租赁期间租赁财产的维修保养第五条出租方与承租方的变更第六条违约责任66接上页第七条争议的解决方式第八条本合同在规定的租赁期届满前15日内，双方如愿意延长租赁期，应重新签订合同。本合同未尽事宜，一律按《中华人民共和国经济合同法》的有关规定，经协商作出补充规定，并与合同具有同等效力。本合同一式两份，合同双方各执1份；合同副本1份，送XXXX集团公司备案。67接上页出租方：红杉集团公司承租方：绿叶有限公司（盖章）（盖章）法人代表：（亲自签名）法人代表：（亲自签名）地址：XXXXXXXXXX地址：YYYYYYYYYY开户银行：ZZZZZZZ开户银行：HHHHHH帐号：00000000帐号：55555555电话：88888888电话：66666666承办人：张三承办人：李四

签约时间：1996年11月15日签约地点：KKKKKKKK68

意想书合同内容：概括、原则、仅具体、详细、周密，对表明意想、设想、打算双方权利、义务有要求用途：多用于技术合作、多用于购销、工程承包、工程确立、联合投资、加工承揽、货运、供电、经济洽谈等租赁、借款、保险等法律效率：不具有法律具有法律约束力和强制效率，不受法律保护性，必须履行、一方不得解除、变更、违约69区别协议书与合同的关系相同点——它们都有法定的约束力协议书的使用范围广，不只限在经济活动中文中内容多，但不如合同精细协议书常用在：1、正式合同前需多次协商而签订的较原则的协议2、用于规定对已签订的合同的修改和补充3、承担合同的作用704、标书用处——经济领域承包生产和经营中引入竞争机制，开展交易活动的书面文书种类：招标书-招标人公布标准和条件，招人承包或承买使用的文书投标书承包人或卖主在投标过程中向招标人递送的书面文书71

标书招标书格式投标书格式标题1、标题前言2、招标单位名称地址招标项目3、正文招标步骤4、落款落款

72标书样例

中国XX工程总公司国际招标部招标通告招标号：CDJ42567

（国际开发协会开发信贷协议第XXX-SGV号）

根据XX年X月X日刊登在联合国《发展论坛》商业版第XX期上采购通告，特刊登此招标广告。中国XX工程总公司国际招标部利用国际开发协会信贷向合格厂商就下列商品进行招标。

一号标书：电动仪表（100套）二号标书：通讯设备（一批）三号标书：搬运机械（一批）四号标书：运载车辆（X型50辆）

73接上页

凡愿参加此项投标者（略）本标将于XX年X月X日起，按下述时间在中国北京XX饭店3层会议厅公开招标。（略）

中国XX工程总公司国际招标部

办公地址：MMMMMMM通讯地址：NNNNNNNNN联络电话：8888888874五、常用工作文书1、工作总结2、专用工作报告3、会议记录4、简报5、备忘6、策划文案751、工作总结用处——对前段工作的回顾检查，找出经验教训而形成的文字材料分类——可按内容、时间、部门、性质区分结构：标题正文基本情况、经验体会、问题教训、今后努力方向和工作意见署名（日期）762、专用工作报告种类：市场（预测、调查）报告——标题、前言、正文（情况、做法经验、建议决策）、结尾经济活动分析报告——标题、正文（引言、主体分析原因，得出结论、结尾意见措施）可行性研究报告——标题、署名、正文（详细论证）77例：

公司99年财务计划执行情况分析（引言）现将情况分析如下：一、实现利润分析

二、产品成本分析

三、流动资金分析

四、专用资金分析

几点措施：

1、2、3、78英国工作报告的写法用意写的原因、写给谁程序收集信息的步骤，如会见、调查等发现找到本报告的相关信息结论总结“发现”中的关键要点建议推荐应该采取的行动79选择最适合的呈现信息方法对于工作总结、报告等专业文书呈现信息方法多种多样，不要只用文字陈述明确文书的内容、要求和使用意图选择最有效、最简明的呈现信息的方法包括：文字叙述、各种表格、图画图形、各类图表、流程图、真实照片投影胶片、投影幻灯片等等803、会议记录用处——真实客观反映会议内容和进程，为日后存查备考提供历史依据种类：摘要记录、详细记录、音像记录格式：开头（名称、时间、地点、出缺人员、主持人、记录人）正文（按会议进程记录内容）结尾（主持人总结、记录人和主持人签名）81会议记录样例

XXX扩大会地点：1号会议室时间：2000年8月5日出席人：XXXYYYJJJFFFLLL缺席人：RRR主持人：NNN记录人：VVV会议内容：听取考察GG的汇报，研究我市实施意见。一、JJJ汇报考察情况

82接上页

二、研讨（略）三、决议

1、2、3、4、主持人签名：记录员签名：834、简报简报是单位广泛使用的内部小报，以消息报道为主文体可多种：调查报告、经验总结、情况通报、评论等特点：简明扼要、真实可信、迅速及时、内部交流作用：上情下达、下情上达、同级互通情报种类：情况简报（工作简报）、会议简报格式：报头约占1/3，报名、期数、主编、日期、密级正文先按语、再标题，可载多文报尾报、送对象、印发份数84简报报头密级

东软简报第38期沈阳东软集团公司2001年9月8日85会议简报目的反映会议情况、进程，介绍会议讨论、争论的问题，摘录会议发言要点（规模大、会期长的常编发简报以交流信息）类别摘要式—将有代表性、启发性的发言摘录整理，让其他组了解。概括式根据会议记录分析综合，概括大会、小组情况，供阅。综合式包容上两式，加上其他，如上级指示、贺信、花絮等。86简报写作要求快抢时间，不拖拉，边听、边记、边分析、边整理，满足时限性。新提出新情况、新问题、新经验，引人注目，满足交流性和指导性。实内容真实准确可靠，数字、事实核对清楚，不夸大缩小。短行文简明扼要，开门见山，朴实无华，一语中的87

会议简报样例报头XXX会议简报（第X期）

XXX会议秘书处编XXXX年X月X日正文XXXXXX（标题）

XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX

报尾报：XXXX（上级）发：与会代表（共印XX份）885、备忘的写法1．发自何人2．发给何人3．日期、时间4．主题5、内容89电话留言来电人姓名要找人姓名来电人的联络号码来电时间来电内容记录人姓名放到适当位置（防丢或需保密）确认及时收到留言再次提醒当事人90备忘录样例（表头）91

备忘录发给：人力资源部发自：财务部抄送：总经理办公室日期：2001年9月18日标题：购置新计算机内容：上周董事会决定

（不用结束语）6、策划文案企业运作离不开创意性策划，策划文案就是将独特的想法设计成一个切实可行的具体操作方法，并形成计划性文字写作要求：围绕主题，点名宗旨和目的精心构思，搭好框架逐项设计内容表达精确、生动，有可操作性明确工作程序（包括分段目标、人员、资金、实施步骤和方法92整合运作文案例样

XX公司整合经营方案一、项目概述：=二、市场定位三、经营目标

第一阶段：

第二阶段：

第三阶段：四、经营方法五、经营测算六、管理制度七、发展战略八、结束语93六、社交礼仪文书1、礼仪文书目的要求2、礼仪文书种类3、情感信函4、请柬5、信纸信封礼仪941、礼仪文书目的、要求礼节性强，通常文字短，但十分注意礼节，一旦失礼或施礼不当，会导致不良后果。有明确的目的，要表达出写作者的意旨，是祝贺、是感谢、是吊唁，不能混淆。规范中有灵活性，行文要得体，根据目的、对象、场合选择体裁形式，行文款式，语体风格要与所用的文体和谐一致。952、礼仪文书种类类别：卡片类：如圣诞贺卡、生日贺卡信函类：如感谢信、祝词、讣告柬帖类：如请柬、聘书963、情感信函用处——以联络感情，发送信息为主的，礼仪色彩较强的应用文体类别——邀请信、致谢信、问候信、祝贺信、唁函等等格式——如一般信函，语言用词情感浓厚97礼仪文书样例感谢信NOKIAThankyouforyourvisitasNokiainFinland!Wewishthatthevisitwasfruiful,andtheteaoutofthis"Nokiateapot"willbeenjoyalbe.Wishingcontinuousandfruitfulco-operationbetweenNokiaandFesco!手签： 手签：AnneliNikulaOlli-PekkaIhalainen984、请柬用处——邀请单位或个人前来参加较隆重活动使用的礼仪文书式样——多种设计、花样繁多内容称呼邀请内容（时间、地点、事项）祝颂语署名（日期）99请柬礼仪文书样例请柬

IBM公司北京代表处（不加邀请者姓名） 为欢迎公司董事长约翰艾克斯及夫人访华谨定于1992年10月30日晚6：30在人民大会堂宴会厅举行酒会及晚宴

敬请 光临国际商业机器中国有限公司董事长XXX如蒙出席请回电XXXXX100常用的礼貌用语问候语用于见面时的问候。告别语用于分别时的告辞或送别。如“再见。答谢语有些表示向对方的感谢，有些表示向对方的应答。请托语请托语常用在向他人请求。道歉语做了不当或不对的事，应立即向对方道歉。征询语当要为他人服务时常用征询语。慰问语表示对他人的关切。祝贺语当他人取得成果或有喜事而祝贺。1015、信纸信封礼仪信纸——通常用A4纸，纸张清洁，平整。打字用黑色，手写笔迹应为蓝色或黑色选择好字体、字间距、行间距，留好天地左右页边折叠要求字迹在里，方便收信人打开信笺，不会倒置，（不对齐），保证先见称谓。102信纸信封礼仪信封：规范信封封文中对收信人的称呼是邮递员对受信人的称呼，常用“先生”、“女士”、“同志”启封辞是请受信人拆封的礼貌用语，它表现发信人对受信人的感情和态度，通常用“启”、“钧启”、“赐启”103开窗信封的用法1、信封上不写字2、收信人地址、姓名打印写在信纸上3、信纸上印有折叠线，标出折叠方法，保证将第2项的内容从窗口中露出，以便投递104文书制作小结文书——所有在办公中使用的文件、信函、传真等纸面文书，或称应用文作用——贯彻方针政策，书面领导指导，内部沟通、对外联络不可缺少的办公手段，也是工作程序和日后考证的重要凭证内容与外观——体现单位的人员素质体现单位的管理水平体现单位的对外形象要求——认真、严肃、规范、迅速105文书制作规范——XX公司规范1061234567891011121314麦肯锡三十年经典培训教材

金字塔原理

思考、写作和解决问题的逻辑(培训演示教材)

什么是金字塔原理1．金字塔原理对业界的影响力2．金字塔原理的作用3．金字塔原理的结构特点4.金字塔原理应用的效果金字塔原理对业界的影响力(1)麦肯锡公司的公司标准，公司理念和规范的一个重要组成部分;(2)进一步发展成为管理者和咨询业的实际行业标准，并在包括哈佛商学院在内的世界著名商学院传授。金字塔原理的作用(1)帮助人们以书面形式组织和表达思想；(2)可适用于确定问题、分析问题的过程；(3)从宏观角度说，金字塔原理可以对整个写作、思考和分析问题的过程进行指导。金字塔原理的结构特点条理清晰的文章肯定都具有清晰的金字塔结构，而条理不清楚的文章则肯定不具备金字塔结构。思想章节段落句子图文章中的思想应形成单一思想统领下的金字塔结构金字塔结构图示思维顺序从最底部的层次开始，句子间按某种逻辑顺序组织成段落，将段落组织成章节，将章节组织成文章，金字塔最顶部是全文的思想。总结：每篇文章的结构都必定只支持一个思想，在其之下的思想越往下越详细，并且都对希望表达的主题思想起着解释和支持的作用。案例比较2．按金字塔原理组织的思想（前言P3）

“我们可以将今天的会议改在星期四11点开吗？因为这样对科林斯和约翰逊都会更方便，唐克利福德也可以参加，并且本周只有这一天会议室还没有被预订。”1．未按金字塔原理组织的思想（前言P2）

“约翰·科林斯来电话说他3点钟不能参加会议。哈尔·约翰逊说他不介意晚一点开会，把会放在明天开也可以，但10﹕30以前不行，唐克利福德的秘书说，唐克利福德明天较晚时间才能从法兰克福赶回来。会议室明天已经有人预订了，但星期四还没有人预订。会议时间定在星期四11点似乎比较合适。您看行吗？”金字塔原理应用的效果(1)减少完成最终一稿通常所需的时间；(2)增加文章的条理性；(3)减少文章的长度；(4)在最短的时间内写出简明扼要、思路清晰的文章。金字塔原理

在写作、思考、解决问题及

演示中的应用第一篇写作的逻辑为什么选择金字塔结构金字塔中的子结构如何构建金字塔结构序言部分的具体写法演绎与归纳的区别一、为什么选择金字塔结构为了交流方便，必须对各种思想观点进行分组分组后的思想观点经过不同层次的抽象后构成金字塔向读者灌输思想观点的最有效途径是自上而下进行金字塔中的思想观点遵循三个原则条理清晰的关键，是把你的思想观点组织成金字塔结构，并在动笔之前用金字塔原理加以检验案例分析蛋奶产品牛奶鸡蛋黄油酸奶油水果葡萄桔子苹果蔬菜土豆胡萝卜1.为了交流方便，必须对各种思想观点进行分组；2.分组后的思想观点经过不同层次的抽象后构成金字塔；案例分析3.向读者灌输思想观点最有效的途径是自上而下式；没有结构的表达方法按照自上而下阐释思想观点的正确表达方式案例分析①没有结构的表达方法上个星期我去了趟苏黎世。你知道，苏黎世是一个非常保守的城市。我们到一家室外餐馆吃午饭，你知道吗？在15分钟内我至少见到了15个留胡须或胡髭的人。而且，如果你在任何一家纽约的办公室周围转一转，你会发现几乎没有一个不留短络腮胡子或胡髭的人。评析：她在谈论苏黎世已变得不再保守，或“她准备把苏黎世同其他城市进行比较”，甚至“她很迷恋男人的胡须或胡髭”。评析：也许她不喜欢男人面部蓄须；或者想比较不同办公室职员的蓄须方式；也许她对专业机构如此容忍职员蓄须感到惊讶。评析：叙述者想说伦敦在这方面比其他城市发展得都更早，于是把理解的意思告诉了叙述者。听者的理解在逻辑上完全合理，但根本不是叙述者想表达的意思。

案例分析②

按照自上而下阐释思想观点的正确表达方式你知道吗？我简直难以相信，在商业圈子里，男人面部蓄须已达到了如此被广泛接受的程度。在苏黎世……

在纽约……还有，在伦敦……总结：为了保证读者找到的结构就是你希望他采纳的结构，你必须提前把这种结构告诉读者。4.金字塔中的思想观点遵循三个原则:(1)每一层次的思想观点必须是低一层次思想观点的概括；(2)每一组的思想观点必须在逻辑上属于同一范畴；(3)每一组的思想观点必须符合逻辑顺序。

演绎顺序：思想的组织方式是演绎推理。时间顺序：思想按因果关系组织。结构顺序：对某种现在结构进行评论。重要性顺序：按类别组织思想。四种可能的逻辑顺序5.条理清晰的关键，是把你的思想观点组织成金字塔结构，并在动笔之前用金字塔原理加以检验。一、为什么选择金字塔结构总结：若不符合以上五项原则，说明自己的思维尚存在问题，必须进行修正和改变，以使其能够符合金字塔原理的规则。第一部分内容的关键概念每一层次的思想观点必须是对低一层次思想观点的概括每一组的思想观点必须属于同一范畴每一组的思想观点必须符合逻辑顺序金字塔原理为什么选择金字塔结构金字塔中的子结构如何构建金字塔结构序言部分的具体写法演绎与归纳的区别二、金字塔中的子结构纵向的疑问/回答式对话(主题和子题之间的纵向关系)横向的演绎或归纳逻辑(子主题之间的横向关系)讲故事式的序言结构(序言的讲故事式结构)1.纵向的疑问/回答式对话在纵向方向上，各种思想观点与读者进行疑问/回答的对话。优点：纵向结构能够很好地吸引读者的注意力。通过建立疑问/回答式的对话，从而使读者带着极大的兴趣了解作者的思维发展。这种纵向联系迫使读者按照作者的思想做出符合逻辑的反应。作者无需考虑所表达内容的横向逻辑关系。

有效使用的原则：必须让句子直接回答读者头脑中的某一问题，或者是读者对周围发生的事情进行短暂的思考后可能会提出的问题，否则无法吸引读者的注意力。案例—金字塔结构建立疑问/回答式对话（1）猪应该被当作宠物为什么？猪很漂亮猪可以培育出多种品种猪很肥使别人显得更苗条使肥胖者更谦虚如何做到？种类尺寸性格功能具有典型的英国特征为什么具有典型的英国特征就漂亮呢？同大地互相联系说明权力并非与仁慈不相兼容非常符合英国特点，足以成为英国的国家象征如何做到？如粉笔灰如山毛榉为什么这么说？案例—金字塔结构建立疑问/回答式对话（2）读者：为什么说猪很漂亮？切斯特顿：猪很漂亮，因为猪很肥，而且具有英国既强势又仁慈的特征。读者：肥胖有什么漂亮的？切斯特顿：肥胖能够使别人显得更苗条，也能够使肥胖者更谦虚。切斯特顿说，猪应该被当作宠物；读者当然会问“为什么这么说？”切斯特顿说：“有两个原因：首先，猪很漂亮；其次，猪可以培育出多种品种。”

至此，读者明白作者的论述过程，显然不需要再提出问题以进一步了解其推理过程。作者可进行另一部分论述，即猪漂亮是因为它们具有典型的英国特征。案例—金字塔结构建立疑问/回答式对话（3）读者：为什么具有典型的英国特征就漂亮呢？切斯特顿：猪同大地是互相联系的，这种联系说明权力并非与仁慈不相兼容，这种态度是很符合英国特点的，也非常美好，足以成为英国的国家象征。读者可能会对这种观点持不同意见，但是能够很清楚地了解切斯特顿这样表述的原因。这种表述之所以清晰，是因为其思想的组织一直紧紧围绕着回答由主题引起的问题。最后一部分关于猪的品种的论述，也能够同样清楚地被读者理解。案例—

纵向疑问/回答式对话结构在商业写作中的应用英国莱兰公司的特许经销权将快速增长将产生积极的财务作用容易引入市场份额大零售竞争小低成本销售量增长利润上升单独的业务可用相同的管理人员简单的控制过程这是一份20页的商业备忘录的文章结构。这份备忘录的主题是建议购买英国莱兰公司的特许经销权。在每个原因的下一层次，都对读者可能提出的疑问作出了回答。由于文章的论述过程非常清晰，读者所要做的只是决定自己是否同意作者的观点，并提出相关的逻辑问题。2.横向的演绎或归纳逻辑在横向方向上，各种思想观点以演绎或归纳的方式回答读者的问题，但两种方式不可同时使用。表述必须具有明确的归纳或演绎关系，但不可同时既具有归纳关系，又具有演绎关系。特点：演绎性思想所有的人都会死。对演绎性思想的概括基于最后一个表述：“因为苏格拉底是一个人，所以苏格拉底会死。”演绎性思想的形式对某种已存在的情况作出表述。对同时存在的某种相关情况作出表述。如果第二个表述是针对第一个表述的主语或谓语，则说明这两个表述相关。第三个情况则说明了以上两种表述同时存在时所具有的隐含意义。苏格拉底是一个人。因此苏格拉底会死。归纳性思想法国坦克已抵达波兰边境。德国坦克已抵达波兰边境。俄国坦克已抵达波兰边境。归纳性思想的形式对归纳性思想的概括：判断以上句子的共同点(都是针对波兰的战争行为)，推论可能是“波兰将受到坦克入侵”或类似的思想。归纳性思想(1)所有表示一类事物的词都是名词。(2)该组思想中必定有一个以上该类思想。选择归纳法回答由某个思想引起的疑问，必须保证该组思想在逻辑上具有共同点，并且可以用同一个复数名词表示。在归纳过程中，通常保持主语不变、改变谓语，或者保持谓语不变、改变主语(如法国、德国、俄国)。在上例中，“军事行动”就是这样一个复数名词，“进攻准备”也同样是一个符合条件的复数名词。归纳推理的过程：3.讲故事式的序言结构部分的讲故事形式是为了提醒读者文章所要回答的初始问题序言部分主要包括情境，冲突由情境发展而来，情境和冲突都是读者熟知的事实冲突导致问题的提出，而文章为该问题提供答案（即金字塔塔顶的主要思想）特点：序言的案例分析（1）本备忘录的目的是为了进一步思考和讨论以下问题而收集观点：(1)常见的商业报告中的序言董事会的组成及其最适宜的人数；董事会和执行委员会的一般作用、具体职责及相互关系；使外部董事会成员成为有效的参与者；董事会成员的选举和任期的有关规则；就董事会和执行委员会的运作，公司可采取的其他方式。序言的案例分析（2）(I)(2)以讲故事的模式撰写的商业报告序言优点：读者理解该备忘录的目的和信息将会变得容易许多。10月份新建的机构将管理该机构两个部门的所有日常事务的全部权力和责任，这些原本都完全由两个部门的经理负责。这一举措将董事会从琐事中解脱出来，全力处理董事会独有的决策和规划等宏观事务。评析：(开头部分：说明情境(S)的时间和地点，引入情境时，应先作出与文章主题有关、且具有独立性、读者肯定会同意的表述)序言的案例分析（2）（II）但是，因为董事会长期深陷于处理短期运营问题，现在无法有效地将工作重心转移到长期战略发展上。因此，董事会必须考虑实现工作重心转移需要进行的变革。具体地说，我们认为董事会应当考虑如下变革：评析：(在这一情境中发生的冲突(C)，以及由冲突引发的疑问。文中的“冲突”

类似于讲故事时推动情节发展的因素，能够促使读者提出“疑问”(Q)。)序言的案例分析（2）（III）将日常运营事务交由执行委员会处理；

扩大董事会编制，吸纳外部董事参与；

建立规范内部运作的政策和程序。评析：上述三点引出对该疑问的回答第二部分内容的关键概念各种思想观点纵向相关（疑问/回答）各种思想观点横向相关（演绎/归纳）金字塔塔顶思想回答的问题来自读者已知的事实序言引出初始问题金字塔结构中的逻辑关系为什么选择金字塔结构金字塔中的子结构如何构建金字塔结构序言部分的具体写法演绎与归纳的区别三、如何搭建金字塔结构自上而下法自下而上法咨询文章常见模式自上而下法在最顶部方框填入1.你准备讨论的主题2.你准备回答的读者头脑中已存在的关于该主题的问题3.对该问题的回答将回答与序言部分对照4.列出“情境”5.列出“冲突”2.以上问题及回答是否仍成立确定关键句6.以上回答会引起的新问题7.确定以演绎法或归纳法回答新问题7.如采用归纳法，需确定可用于概括的附属名词组织支持以上观点的思想8.在此层次上重复以上的疑问/回答式对话过程3主语/谓语6新问题78S=4C=5Q=2自下而上法列出所有你想要表达的思想找出各要点之间的逻辑关系得出结论案例分析—混乱的备忘录（上）排版成本是所有新版书籍的成本中最重要的部分，约占精装本成本的40%和简装本的50%～55%，排版成本主要包括……将TTW与平均标准进行对比可以发现，TTW在排版工艺上的生产力相对较低。目前，排版评估员正在对我向他们提供的一些典型案例进行研究。该企业对每一项排版工作基本都要重复相同的步骤，以保证较高的质量。这也是其在简单业务的排版上不具竞争力的原因之一。爱斯勃雷(Aylesbury)公司对TTW公司的排版成本较高的原因非常感兴趣。我已经同罗伊·沃尔特、布赖恩·汤普森的乔治·肯尼迪谈过此事。肯尼迪愿意进行一项实验，以找出：(1)该企业的排版工序中是否有可以简化的步骤，尤其是针对某些排版任务而言；(2)其较低生产力的原因即为什么低于平均标准。TTW公司目前的排版任务已经超负荷了。排版部门的大部分工作都无法按时完成。目前这种生产能力低下的现象在手工排版工序上尤为空出。TTW公司支付的工资比该地区其他印刷厂都低，因而越来越难以吸纳和保留排版工作。现在，TTW公司正面临工会提出的一项新的要求。有两名排版工已经离开。该企业排版部门的员工目前少于编制，而员工的加班工作量超过了50%。案例分析—混乱的备忘录（下）结论：1.降低排版成本似可采取如下方法：A.简化价格较低的排版项目的工序；B.改变工作方法、提高生产效率。2.为了简化某些项目的工序，必须针对某些项目进行一些实验，对其整个工序进行全程跟踪，控制因改变校对次数和时机而对排版质量造成的边际效应，并观察客户对此的反应。此举节约的费用可能达到排版总成本的10%。我认为，第二种降低排版成本的方法需要进行细致的方法研究。TTW目前在排字和手工排版上的效率低于平均标准20%～50%。该企业应当能够有所改善。3.如果我们将TTW同贝尔德公司、波奈尔公司或沃特路公司进行比较，也许可以有所发现。乔治·肯尼迪和罗伊·沃尔特似乎有兴趣进行这项对比研究。但是，我已经告诉过他们，也许他们不会有很大的发现。4.爱斯勃雷对TTW公司的排版成本也存在不同的看法。格里·卡尔弗特认为TTW公司的排版成本肯定过高，乔治·肯尼迪则认为尚无确凿证据显示其排版成本过高，而罗伊·沃尔特则认为他还无法对此下结论。他们似乎都非常愿意对此进行调查。案例分析—思路分析步骤一：列出要点步骤二：找出逻辑关系步骤三：得出结论对有关情况或主题一无所知的情况下，我们按照自下而上的方法，对这篇文章的思路重加整理。思路分析—步骤一问题解决方案1.排版工作效率低1.简化价格便宜的排版任务的工序2.对每项排版人物均采用相同的工序2.改变工作方法，提高生产效率3.对简单任务的报价不具竞争力4.无法按时完成5.工资偏低6.人员短缺7.加班过多8.在排字和手工排版上的效率低于平均标准步骤一：列出要点思路分析—步骤二步骤二：找出逻辑关系5低工资6缺少员工4无法按时完成7加班过多（？）成本过高3价格无竞争力2工序无区分8效率低于平均标准1生产效率低下思路分析—步骤三步骤三：得出结论那名顾问想说明的究竟应当是哪一个呢？原备忘录暗示读者已经了解的情况是什么？你的思路应当如下所示：1．主题＝制版成本。2．疑问＝制版成本是否过高？3．回答＝是的。4．情境＝制版成本是总成本中最重要的一部分。5．冲突＝不知道制版成本占总成本的比例是否过高，但竞争力较低的事实说明可能如此。

疑问（2）＝制版成本可以被降低吗？

回答（3）＝可以。6．新的疑问＝如何实现？7．关键句＝省略制版过程中不必要的步骤，并且将工人工资提高到具有竞争力的水平。案例分析—结论清晰的备忘录(1)我过去两周在爱斯勃雷公司研究排版部门的成本。我们都知道，排版成本占精装本成本的40%，占简装本成本的50%～55%。