绿色能源开发运营有限公司图书、资料及报刊管理规定

PAGE图书、资料及报刊管理规定（试行版）KY-GL-G-15-A版次A/O分发号持有人状态受控■非受控□作废□密级秘密■机密□绝密□编制/日期审核/日期批准/日期2008年8月日发布2008年8月日试行目录1目的 12范围 13定义 14职责 15程序 25.1图书、资料及报刊的购买及入库 25.2图书、资料及报刊的编号 35.3图书、资料及报刊的管理 35.4图书、资料及报刊的借阅 45.5图书、资料及报刊的归还 45.6图书、资料及报刊管理流程图 56相关文件 57记录 51目的为规范公司图书、资料及报刊管理，更好的服务于生产经营等各项工作，并让员工有效利用资料，防止资源流失，特制定此规定。2范围本规定适用于公司的图书、资料及报刊的订阅、采购、借阅等管理。3定义3.1图书：指各种公开发行的相关行业书籍，包括工具手册、行业规范、专业书籍等。3.2资料：指公司内部资料和相关专业多媒体资料。3.3报刊：即报纸与杂志。报纸指官方报纸、各类产业经济报纸及专业性报纸。杂志为按月或双月发行的定期刊物。4职责4.1总经理工作部负责公司图书、资料及报刊的订阅、采购、借阅和日常管理。4.2图书资料管理员：a)负责将新图书、资料及报刊入库分类、登记、建档；b)记录及管理图书、资料及报刊的借出、归还情况，并填写“资料登记总簿”；c)定期检查图书、资料及报刊的借用情况，提醒借用者归还。4.3借用者必须遵守资料借用、归还制度，维护图书、资料及报刊的完好、整洁性。4.4部门负责人审核，总经理工作部负责人批准“资料购买申请单”。4.5相关财务人员根据图书资料管理员的入库单和购买发票方可进行报销。5程序5.1图书、资料及报刊的购买及入库5.1.1报刊、杂志的订阅a)每年十月底运营公司总经理工作部根据邮局发行的下一年度报刊杂志目录，广泛征询各部门意见，制定出新的一年报刊杂志订阅计划；b)报运营公司总经理工作部负责人审核，总经理批准；c)运营公司总经理工作部根据计划额度实际操作。5.1.2图书、多媒体资料的购买a)每季度各部门按需求填写“资料购买申请单”；b)报部门负责人审批；c)将签批的“资料购买申请单”送总经理工作部；d)由总经理工作部根据部门购买限额，做购买计划，并安排购买。f)公司员工每人每年可购买100元以内的业务相关书籍。经部门负责人签批“资料购买申请单”后，携购买图书到图书资料管理员处办理入库及编号、登记，同时办理借阅手续（参见5.4），后凭入库单方可到财务办理报销。员工购买图书属公司图书，必须于借阅期限内归还，未使用完可办理续借。5.1.3图书、资料及报刊的入库a)已订购的报刊、图书及多媒体资料，及时交图书资料管理员处，填写《图书、资料及报刊入库单》（一式三联，第一联总经理工作部留存，第二联交财务，第三联图书资料管理员留存）办理入库手续。购买人凭有明细的购买发票、“资料购买申请单”复印件及入库单第二联到财务办理报销。b)公司内部资料由领取部门交图书资料管理员处，填写《图书、资料及报刊入库单》（一式三联，第一联总经理工作部留存，第二联交财务，第三联图书资料管理员留存）办理入库手续。5.1.4已购买资料的补办出差中或项目上因特殊原因急需购买图书资料的，应事先电话汇报总经理工作部负责人，得到批准后方可购买。回公司后及时补填“资料购买申请单”，走审批和入库流程。5.2图书、资料及报刊的编号5.2.1图书、资料编号结构KY—AA（A）—****—***资料顺序号入库日期资料类别xx运营5.2.2图书、资料编号的定义与规定a)公司代码：xx运营用KY表示。b)资料类别：手册SC，规范GF，书籍SJ，内部资料NZ，多媒体DMT，其他QT。c)入库日期：用****表示，****为4位数字，分别资料入库的年月，如2008年2月则表示为0802。d)资料顺序号：用***表示，***为3位数字，为资料购置流水顺序号。5.2.3报刊编号报纸按月编号，杂志按年编号。5.3图书、资料及报刊的管理5.3.1所有入库图书资料将详细信息记录于“资料登记总簿”。5.3.2新购图书需填制图书卡插放于图书之末页，并在封面、目录和第一页上加盖公司图书章。5.3.3录音带、录像带、软盘、光盘等多媒体资料必须分类存放，并定期检查其质量变化情况。5.3.4所有图书、资料及杂志于每年5月、12月下旬各清点一次。除有重要信息报纸作为档案留存外，其余的每年5月、12月中旬进行处理。5.4图书、资料及报刊的借阅5.4.1公司员工均可借阅相关图书资料，由图书资料管理员填写图书卡和“资料借阅单”，借阅人签字。5.4.2报刊可在图书室内随意阅览，阅毕应归回原处，不得擅自携出或撕剪。但公司广告、公告及其他与业务有关资料剪贴不在此限。5.4.3借阅时间为工作日上午9点至11点，下午3点至4点，其他时间概不受理。5.4.4借阅期限一律为三个月。5.4.5借书册数以四册为限（需长期借阅的工具书除外）5.4.6如需长期借阅工具书必须注明需求，需由部门负责人审核、总经理工作部负责人5.4.7非文本资料严禁私自复录5.5图书、资料及报刊的归还5.5.1所借图书资料应在借阅期限内归还，如需续借者务必办理续借手续，但以续借一次为限。5.5.2图书资料管理员需定期检查和记录图书资料的借用情况，提醒将到期的借用者，并通知归还时间及图书名称。5.5.3图书资料管理员认真检查归还资料，如发现有涂改、圈点、批注、破损或遗失等情况，一律照原版本购赔或照原价双倍赔偿。5.5.4对于超期拒不归还者按遗失资料处理，参见上一条。5.6图书、资料及报刊管理流程图购买图书，部门负责人审核购买图书，部门负责人审核开始部门按需求申请总经理批准订阅报刊，总经理工作部负责人审核总经理批准订阅报刊，总经理工作部负责人审核结束图书资料管理员保管办理入库总经部订购结束图书资料管理员保管办理入库总经部订购归还借阅借阅需求办理借阅手续归还借阅借阅需求办理借阅手续如期阅读完如期未使用完办理续借如期阅读完如期未使用完办理续借6相关文件7记录7.1资料登记总簿(KY-GL-G-15-A-01)7.2资料购买申请单(KY-GL-G-15-A-02)7.3资料借阅单(KY-GL-G-15-A-03)资料登记总簿序号资料编号入库日期申请购买单位资料名称数量套数价格出版/发行单位借阅时间借阅人（部门）归还时间资料购买申请单申请部门申请时间资料名称（