拟写接待计划教案

拟写接待计划教案钟洁云【教学目标】1.能够主动了解来访者的基本情况和来访意图；2.能够制定出接待计划。【重点难点】1.了解外事接待的一般程序；2.熟悉接待工作的内容和原则；3.掌握接待计划的书写格式、方法、注意事项。【教学课时】两课时【教学过程】课时一任务背景经过辉鹏服饰有限公司到韩国广田百货有限公司的考察和初步商洽，双方建立了友好关系，辉鹏服饰有限公司邀请韩方公司前来参观并正式洽谈合作事宜，韩方派出社长金美惠、秘书朴素善和市场部部长李宰平前来洽谈，为期三天，双方将在第二天进行会谈，第三天韩方将回国。根据实际情况制订韩国广田百货有限公司一行前来参观的接待计划。1.了解来宾的情况和意图了解来访者用意（意图和目的）了解来访者的基本情况（国别、地区、所代表的机构或组织及其业务范围和发展态势、来访的人数、姓名、性别、身份、职务、民族、宗教信仰、生活习俗，来访者抵达和离开的具体时间及交通工具）2.拟订接待计划1)了解接待计划的格式1、标题2、主送机关3、正文4、落款5、成文时间2)拟写引言3)写明接待方针4)明确接待规格为表示对来访者的尊重与友好，主陪人的身份应与来访者相当。依据主陪人的角度，接待规格分为高规格接待、对等接待、低规格接待三种。高规格接待：主陪人员职务高于来访者；对等接待：主陪人员职务相当于来访者；低规格接待：主陪人员职务低于来访者。5)写明日程安排日程安排××公司来访团接待日程（×月×日――×月×日）时间安排

内容安排地点陪同人员备注×点×分

接站火车站××

×月×日上午8：30－9：30

10：00－11：30

中午12：00用餐餐厅

12：30－1：30休息房间

下午1：40－－15：30

16：00－17：30

晚上

6)拟定接待人员名单和工作分工接待工作一定要有计划，要有明确的组织分工，事先礼仪培训是十分必要的。工作主要包括：来访前的准备工作、来访期间的联络沟通、协调服务等工作。选择接待人员时需注意三点：1、数量限制2、身份相仿3、职责明确工作人员时间地点事项陪同人员工作人员

7)列支接待经费①工作经费：租借会议室、打印资料等费用②住宿费③餐饮费④劳务费：讲课、演讲、加班等费用⑤交通费⑥参观、游览、娱乐费用⑦纪念品费⑧宣传、公关费用⑨其他费用3.与有关人员沟通，确定信息与本单位相关人员沟通（接待计划中涉及的本单位的部门和人员）与对方沟通（对接待形式和接待日程，秘书与上司初步定好后，要报给来访者，征求一下客方意见）4.呈上司审阅批准接待计划拟好后，秘书要呈报上司审阅批准。必要时，要征询来宾意见，经双方认可并经上司批准的接待计划/方案没有特殊情况一般不予以改动。课时二到达后应做好以下服务工作1、接站2、安排住宿（根据韩国的风俗习惯，安排日常生活）3、安排日程接站轿车座次安排分有专职司机和主人开车两种情况，秘书要注意座次的不同，将尊贵的客人让至适当的位置。上下车礼节上车时，应遵循尊者先行，请主宾先上车，秘书等随行人员应为主宾打开车门，以手指示车顶高度，待他坐好后为其关上车门，等其余人上车后，秘书最后上车。下车时，秘书应自己先下车为主宾打开车门。预定住宿宾馆及房间安排住宿选择宾馆考虑的因素交通是否便利档次是否合适环境是否安静优雅熟悉的服务较好的宾馆

安排房间考虑的因素主宾安排套间，朝向、楼层好一般人员安排标准间

备注参观、娱乐的相关礼节①准时到达②不大声喧哗③注意着装宾客离去时应做好如下收尾工作1、将订购的返程票交到来宾手中2、话别、赠送礼品3、协助来宾结算住宿费等、安排车辆送站5、将接待工作中的有关文字材料整理归档知识拓展接待工作的内容和种类：1、根据来宾的来访意图2、按照来访者的国