典当公司业务档案管理办法

9业务档案治理方法第一章总则第一条现代化，特制定本治理方法。其次条的记录。第三条〔称为二类档案〔称为三类档案；权证类档案包括各种抵质押物权属证明文件和我司权利权属证明〔称为一类档案。第四条作包括业务档案的建档、归档、保管等。第五条公司员工均负有保护档案的义务。其次章责任人第六条公司业务部负责业务档案的接档、建档等，是二、部归档保管。第七条综合部为业务档案的存放治理机构，综合部应指定专人负责业务档案的保管、借阅和退还等。第八条业务部为业务档案的归档责任人，负责将业务档案准时归缴相应治理机构。第九条公司风险治理及综合部负责业务档案治理的指导和监管工作。第三章归档要求第十条各类业务档案必需在合同签订并完成放款后的三十个工作日内完成归档手续，并交相应治理机构立档保管。第十一条对于在三十个工作日内档案资料不齐全的，仍必需的归档。对于业务部门归档的资料，风险治理不得拒收。第十二条归档资料的要求：一、首次归档时必需具备的资料：〔一〕公司内部文件资料〔即三类档案险评价报告、工程评审意见表等。〔二〕客户根本资料〔即二类档案：企业营业执照、税务登及主要银行融资明细；企业主要资产权属证明的复印件。户籍证明复印件；借款申请书；收入证明；主要简历；与借款需求有关的合同复印件。〔三〕典当法律文件资料〔即一类档案：抵押合同、借款合土地证原件、他项权证原件等。复印件；户籍证明复印件等。二、可后续归档的资料：在申请签订合同或协议时暂未完成的相关资料，但此类资料须经有权审批人审批认可；在正常操作状况下，后续发生与业务相关的资料主要有：1、贷后检查报告2、贷后检查过程中获得的资料；3、其他应归档的资料。〔三〕风险治理对后续发生的与业务相关的资料，须乐观催促整性。第十三条业务档案按每一客户建档，该客户的相关工程按工程编号划分。为了便于更，档案承受活页文件夹建档，资料按时间挨次负有催促责任。第十四条档案内的资料要去掉金属物；对破损的文件资料A4第十五条归档的工程文件档案必需为原件或与原件核对盖责任。第十六条在归档的文件资料中，应当将每份文件的正件与式的同一文件分别立在一起，不得分开。第十七条不同年度的文件一般不得放在一起存档，但跨年第十八条档案内文件资料应区分不同状况进展排列，密不行按有关规定排列。第十九条档案内文件要逐页进展编号，具体要求为：一、档案内资料清单不用编号；编写一个页号；1、2、3……，依次类推。其次十条归档资料由归档责任人逐件填写一式三份归档名目交资料的齐备性。其次十一条归档名目由归档责任人、监交人各存一份，档案夹里一份。其次十二条凡归档资料，都应做到书写材料优良、图样清楚存。其次十三条任何部门或个人都不允许私自保存、撕毁、涂改、伪造和销毁应归档的业务资料。其次十四条物权证书的归档要求：各工程的物权证书原件立档保管；综合部按工程进度办理归档、领取等手续。第四章立档、移交和保管其次十五条立档责任人和归档责任人对移交、承受的档案必需分别进展纸面和电脑登记，建立档案登记簿。其次十六条业务档案和物权证书实行双人双锁掌握治理，并建立登记簿对整个存、取、阅、释放过程进展完整登记。其次十七条编号、整理等立档工作；客户档案按客户分类编号，工程完毕后装订成册、单卷单档。其次十八条档案编号由风险治理人员统一编制。各项业务按业务品种、年份、月份、业务挨次号建立工程编号。〔为四位数〕和挨次号联接进展编排。〔含-1、-2、-3协议号登记簿备查。档外标明档案号、客户名称、金额、期限等。其次十九条要遵循科学性和稳定性的原则，在同一卷宗内编制，每本案卷名目只能编一个统一的流水号。第三十条档案室应结实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染，室内要保持清洁、整齐、通风。第三十一条风险治理和综合部应定期〔至少每半年一次〕完整与安全。第三十二条工程档案的保存期限一般为：工程完毕后不少于五年。第三十三条超过保存期限的工程档案，必需经风险治理进展准后销毁。第三十四条销毁档案时，应由业务部、档案治理机构分别要在销毁清册上签字，并将销毁清册存档。第三十五条档案工作人员因工作需要调动时，应在离职前办好档案交接手续。第五章借阅、领用、退还、移交第三十六条当需要查阅有关档案时，要办理档案的借、查意，总经理批准后，方可借、查阅。第三十七条档案治理员应对外借档案的归档进展跟踪，确保外借档案的准时归还，一般档案借出时间最长不超过一个月，〔连续时间超过三天第三十八条借阅人查阅后，必需保证档案资料完整性并保守机密，不准带到公共场所，未经公司准许，不得转借他人。第三十九条外单位人员查阅一般档案，由业务部门主管同意，总经理批准前方可查阅。第四十条公、检、法人员因工作需要查阅机密档案，凭单位介绍函并经公司总经理批准后，方可查阅。第四十一条业务部在对外借出档案时，应交由总经理审核〔可以是将借出改为现场查阅。档案外借逾期未归还的，按档案未归档处理。第四十二条档案治理员对归还的档案，应认真检查，核对书面报告，依据不同状况上报总经理，追究责任。第四十三条档案治理人员应对借、查阅的档案的状况进展登记造册备查。第四十四条业务办理过程中物权凭证的领借和退还，由部门主管同意、总经理批准前方可办理。第四十五条他项权证的借取〔原则上不得借取，如因特别缘由需借取的需由工程经理提交特地报告经理提交申请报告〔并附已还款凭据和总经理审批。第四十六条借阅人查阅后，必需保证物权凭证的完整性并保守机密，不准带到公共场所，未经批准，不得转借他人。第四十七条最长不得超过两个工作日；物权证书在批准的期限内按期归还。第四十八条对归还的物权凭证，综合部人员应认真检查，写出书面报告，依据不