公司合同管理办法

第11页共14页经营合同管理办法目录总则合同的管理机构及职责合同的分类和订立合同的审查和批准合同的履行合同的变更与解除合同纠纷的处理合同后评估合同的管理附则附件一合同传签评审表附件二合同会签评审表附件三合同评审流程第一章

总

则第一条

为规范公司合同管理工作、实现公司合同管理制度化，预防和减少合同纠纷，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国合同法》（以下简称《合同法》）、《集团公司合同管理制度》(以下简称《集团制度》和有关法律、法规规定，结合公司实际情况，特制定本办法。第二条

本办法适用于以公司名义订立的各类合同的管理活动。所有合同的签订，需由公司法定代表人或法定代表人授权委托人签名，公司及所属各单位一律不得以部门名义对外签订合同或其他具有履约性质的书面文件。公司劳动合同的管理按照上级劳动人事部门及公司有关规定执行。公司物资采购合同的管理可参考此办法执行。第三条

本办法所称合同，是指公司或公司所属各单位在经营管理活动中，与其它平等主体的自然人、法人、或其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的合同、协议、约定书。合同范围包括：建设工程、采购、租赁、委托等。本办法所称合同管理，是指公司对外签订的合同进行审查、监督、管理等事项，包括但不限于合同意向的评审、确认，合同对方的资信审查，合同招投标、谈判、文本编审，合同签约、履行、结算，合同监督与审核、争议解决，基础（档案）资料建立以及考核的全过程管理。合同的管理机构及职责第五条

公司运营改善部是公司合同管理的主管部门，负责公司合同管理制度的制定、执行情况监督，统一管理和监督公司的合同工作。其主要职责是：1、建立健全公司合同管理制度，制订并组织实施合同管理制度实施细则；2、指导、监督、检查公司合同承办部门合同制度执行和合同管理工作；3、宣传贯彻国家法律、法规和合同管理相关制度，组织承办部门合同管理人员及承办人员参加合同管理知识培训；4、规范公司日常使用的格式合同文本，管理、推行合同格式文本的统一使用；5、组织合同评审，办理合同送审、报批、盖章及交存档手续；6、组织年度合同管理工作的检查和监督；7、参与重大和法律关系复杂的合同的起草、谈判、评审、签订和合同纠纷的处理；8、在会签或参与重大合同谈判过程中，负责审查合同主体、内容、形式的合法性、严密性。对合同订立、变更及解除进行审查把关；9、统一管理公司外委单位备选库，组织审核入库单位的资料信息，鉴证新入库单位法定代表人授权委托书等相关文件。10、建立合同管理档案，对已签订的合同要按合同编号逐份进行分类、登记；11、负责公司及所属各单位的各类合同执行情况的监督检查；12、合同管理中需要解决的其他问题。第六条

合同承办部门是指需要以公司名义对外订立合同的各车间、部室、项目部等，是合同的起草和操作部门，主要职责为：1、学习贯彻《合同法》等有关法律法规、贯彻执行公司合同管理制度；2、设立专职或兼职合同管理小组或人员；3、负责本承办部门合同的的谈判、起草、签约和履行。起草的合同文本初稿，应对合同基本的经济、技术、安全性条款提出具体要求，并根据谈判结果完善合同文本；4、负责拟签合同对方的市场调查、资信调查和客户信誉调查；5、办理合同的报批、会签/传签、修改、履行等事项工作；6、履行合同、反馈合同执行结果并办理付款审批；7、负责合同履行跟踪，追踪合同标的的质量，收集使用单位意见；8、及时妥善办理合同的变更或解除事宜，并报合同主管部门和有关领导审查、批准；9、及时向合同主管部门报送合同、招投标文件以及与合同有关的各种纪要等资料，及时反映合同履行中出现的法律问题；10、办理或协助处理承办合同纠纷的调解、仲裁或诉讼，负责提供相关资料；11、应及时收集整理所承办合同的全过程资料并归档，建立本部门合同台账，并协助完善公司合同台帐。第七条合同承办人职责：承办人应对合同自草拟签订至履行完毕全过程负责，对期间出现的任何与合同有关的问题，应按国家有关法律法规及本办法的规定，及时与本部门负责人、合同主管部门进行协商，并配合进行纠纷处理。第八条

计划财务部是公司合同金额、财务价款监督审查部门，主要职责是：1、负责合同涉及财务条款的审核，控制资金的使用，抵制损害公司利益的行为；2、负责合同标的造价、金额的核算确认；3、对合同中的财务条款如：价款、支付方式的合理性和可行性进行审查；4、负责发票的审查、签收、签发，核对发票金额和合同金额、发票内容与合同内容是否一致，有无违反财务制度的情况。合同上未加盖合同专用章时，不得支付任何款项；5、参与重大合同的财务评审；6、提供或更新合同财务收支及相关数据，完善合同台帐。第九条质量安全环保部是公司合同工程的安全、环保监督审查部门，主要职责是：负责合同对方的安全、环保资质审查和确认；对合同中相关的安全、环保条款的合理性和可行性进行审查；对合同的安全生产协议条款进行审查；负责合同工程现场施工的安全环保监督检查；组织外委施工单位人员进行安全、环保培训或学习，监督检查外委施工单位人员的安全施工资质。第十条党委工作部依职责对合同订立、履行、变更、解除全过程进行审计、监察。负责对合同管理中出现的违法、违纪、违规问题进行调查处理，提出监察建议或做出监察决定。第十一条综合管理部是公司合同专用章和合同归档的管理部门，主要职责是：1、管理公司合同专用章，并进行合同专用章的使用登记；2、检查合同的有效审批和合理授权委托是否齐备后加盖印章；3、对已签订的合同进行分类登记，统一建立健全公司的合同台账；4、对合同进行分类保管和归档，对借阅人进行登记。第十二条其他相关部门（单位）的职责：1、按照职责分工，组织对工程进行施工监督和验收，对物资制定出、入库和验收办法并组织实施；2、配合运营改善部进行重大合同审查或评审，并签署审查或评审意见；3、在合同履行等各环节发现履约单位有违约行为的，必须及时通知公司承办部门和运营改善部，并进行证据固定，以便及时处理，避免损失。第三章

合同的分类和订立第十三条

订立合同应按照《合同法》和《集团制度》的要求及本办法的有关规定，遵循“平等、自愿、公平”和维护公司利益的原则。第十四条合同承办管理部门作为签订合同的管理部门，负责对外联系、洽谈合同，但不得以其部门章对外签订合同。第十五条合同分类表合同名称合同内容分类管理部门备注物资采购合同工程建材、办公类固定资产、生产类固定资产、维修类材料、安全、环保用品等材料采购部非标备件合同大型非标设备（含大型部件）、机械加工（含小型铆结构件、铸件）、玻璃钢等防腐构件、环保设备等材料采购部工程合同土建、钢结构、工艺、机电、保温防腐、炉窑/衬里、项目勘察等运营改善部融资、保险、贷款、担保、融资租赁合同计划财务部办公用品（不含办公设备）采购、维护、信息化服务合同综合管理部劳动合同、培训合同人力资源部其他合同按合同发生时，比照合同分类确定分类承办管理部门第十六条合同的起草应由我方或以我方合同承办部门为主承担，签订的合同应当采用书面形式。除特殊情况外，合同文本应当正式打印或印刷制成。第十七条对已确定公开招标、邀请招标施工或采购单位的项目合同，招标投标合同或协议必须严格按照标书约定的内容签订。施工或采购单位的招标投标工作由公司招标投标办公室组织完成。第十八条对直接选定施工或采购单位的项目合同，必须经过谈判、外委项目审查等程序。对直接选定施工或采购单位的合同谈判由各合同承办部门组织完成。第十九条合同签订内容一般包括以下条款：1、合同部首内容应包括：合同双方当事人的名称、地址、法定代表人或授权代表人姓名及职务、相关资质名称及证号等；2、采购及非标备件类合同的内容应包括：产品名称、技术标准和质量、数量、包装、运输方式及运费负担、交货期限、地点及验收方法、价格和结算方式等条款。3、建设工程合同的内容应包括：工程范围、建设工期、工程的开工和竣工时间、工程质量、工程造价、技术资料交付期间材料和设备供应责任、拨款和结算方式、竣工验收、质量保修范围和质量保证期、双方相互协作等条款。4、违约责任；5、争议的解决方式；6、订立的时间、地点；7、根据法律规定或合同性质应当具备的其他条款。8、对数量、质量、履行期限和方式等有特殊要求的，应当在合同中予以特别明确。第二十条签订合同，除合同履行地在公司或各单位所在地外，签约时力争协议合同由我方所在地有管辖权的法院管辖。第二十一条任何人对外签订合同，都必须以维护公司合法权益为宗旨，绝不允许在签订合同时谋取私利，违者依法追究相关责任。第二十二条合同内容应符合下列要求：1、主体条款完备、内容具体合法、用语标准、文字解释清楚、权利义务明确、手续完备；2、国家或行业或公司有标准或示范格式合同文本的应优先采用；3、合同中涉及数字、日期时应注明是否包含本数；4、无矛盾条款、无空白条款；5、合同文本需承办部门履行、综合管理部存档、预算核价、财务付款手续留存和运营改善部备案各一份，合同对方两份，共七份。第二十三条合同的编码规则：便于合同统一管理，特对公司合同编码作出统一规定，编码采用限长码，具体格式如下：合同流水号合同签订年月单位编码00合同流水号合同签订年月单位编码00..07合同流水号的编制规则：前两位为建设单位代码，第三位为项目类别（工程：G，维修：W，劳务L，非标件：B，物资采购：C），后三位为合同顺序编号。第四章

合同的审查和批准第二十四条合同签订前，承办部门应组织本部门相关人员对合同草拟文本进行合规性和业务性审查，审查的内容为：1、分包合同的对方当事人是否具有签约主体资格，是否为公司备选库外委单位，工程内容是否在其施工资质范围内；2、是否各方谈判、协商的一致意见，是否符合决策人的意见；3、是否违反公司的规章制度；4、是否超越业务权限；5、是否有利于保护公司的合法权益；6、语言是否准确、通顺；第二十五条承办部门起草订立后的合同需提交运营改善部组织评审(评审根据项目情况分传签和会签，相关评审表详见附件一和附件二)，提交审查的合同应符合下列要求：1、承办部门负责人已审查合同，对工程情况进行了说明并签字。2、合同双方当事人均未在合同上签字盖章；3、合同约定的内容尚未实际履行；4、附送相关合同的完备材料（报告、会议纪要、清单、询价单、附件等）；第二十六条运营改善部收到评审合同及相关文件后，如无特殊情况，应在三个工作日内组织公司相关部门完成合同评审（合同评审流程详见附件三），业务紧急的，应尽可能满足业务部门的时间要求。主要内容包括：合同签订主体是否符合法律规定及公司要求；条款是否违反法律、法规和司法解释的规定；条款是否符合公司要求；条款是否有冲突、歧义，是否完备；条款是否有效维护公司的合法权益；对合同内容的合理性和严密性进行监督审查。审查人对合同审查中涉及到的商业秘密负有保密义务，须严格按公司规定的保密程序执行。第二十七条评审过程中，对可能引起重大纠纷、合同条款有疑异或不确定法律责任的合同，应送公司法律专员或顾问审查，再根据其提供的法律意见书整改合同内容。第二十九条对于评审中传签、会签提出的补正、修改意见，由承办人进行补正、修改。承办人认为无法采纳的，应向本部门领导汇报，由本部门领导决定是否采纳，承办部门领导认为不适于采纳的，应以书面形式上报公司领导说明情况，再由公司领导审批。第三十条公司法定代表人或授权委托人，根据相关传签、会签意见，决定是否批准。决定批准的，在合同正式文本上签署。第三十一条公司法定代表人或授权委托人签署后，送综合管理部加盖合同专用章。第三十二条下列合同可适用简易程序，承办部门可直接报请分管领导批准：1、对于经常使用的合同，可经法律专员或顾问和合同管理部门双重审查通过后，确定为公司的格式合同。如采用格式合同，且合同主要条款未涉及变更，合同金额在：工程类10万元（含10万元）；非标备件类3万元（含3万元）以下的，合同承办部门可直接送运营改善部办理合同签订手续，不再对其合同条款进行合法性审查。2、特殊情况下经总经理批准的应急事项合同。第三十三条合同盖章时，注意双方都必须使用合同专用章，原则上不使用公章。两页（含两页）以上的合同文本需盖合同骑缝章，合同骑缝章公司统一订制，由合同承办人负责保管使用，严禁各合同承办单位使用部门业务章。第五章

合同的履行第三十四条

合同依法成立，即具有法律约束力。一切与合同有关的部门（单位）、人员都必须本着“守合同、重信用”的原则，认真履行所规定的权利义务，确保合同实际、全面地履行。第三十五条承办部门应建立合同传递制度和有效的合同履行监督检查制度，负责组织、协调合同规定的公司方义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同双方义务的履行。合同承办人做好合同执行过程中的有关记录，并及时向部门负责人汇报。合同履行完毕，应到合同管理部门办理核销、备案手续。第三十六条合同履行过程中发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为或合同对方出现严重违约、已无力履行合同等情况时，应立即向公司领导反映，采取与对方协商变更、解决合同或中止履行、要求对方提供担保等合法有效的措施，制止危害行为的发生，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。第三十七条

根据合同性质，公司有关部门应对标的物的数量、质量等按约定或公司规定进行验收，对不符合要求的，应在法定或约定的期限内向对方当事人提出异议，并督促其正确履行。第三十八条

对于公司为付款方的合同，支付合同价款时，须经公司总经理或其授权委托人审批签字。未经总经理或其授权委托人签字，财务部门应不予付款。凡无合同或变更协议和不按合同规定的结算方式办理收款和支付手续的，财务部门有权拒绝办理。第三十九条

公司为付款方的合同，首期预付款原则上不超过合同总价款的30%。必须超过30%的，有关人员应在会签表上签署原因，报分管领导在会签表上审批，分管领导认为必要的报总经理签批。此类合同中必须有对方履约不符合约定的违约责任条款。对于留有质保金的合同，计划财务部支付最后一笔合同款项时，需有使用单位和合同承办部门的书面确认，方可支付尾款。第六章合同的变更与解除第四十条

合同生效后，公司各部门及各单位必须全面履行，不得擅自单方变更、解除或终止。经双方协商变更合同内容，应签订书面协议，按正常合同办理手续，作为原合同的附件进行管理。第四十一条

在合同履行过程中遇到困难，各部门（单位）应尽一切努力保障合同的履行。如实际履行或适当履行确有不可克服的困难而需要变更、解除合同时，应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。第四十二条合同对方提出变更、解除合同的，应从维护本公司合法权益出发，从严控制。第四十三条承办部门收到合同对方要求变更、解除合同的通知后，应及时与公司各相关单位沟通，并向合同签署人请示，经请示必须变更、解除的应采取书面形式，并约定善后事宜。第四十四条

合同变更解除按照合同签订的程序办理。合同承办部门应将变更、解除合同的各种文件、纪要、信函等原件报送运营改善部。

第七章

合同纠纷的处理第四十五条合同发生纠纷时，合同承办人应先与对方协商解决，协商不成，应及时报请部门负责人研究提出解决办法，必要时报请公司分管领导在其授权范围内核准。承办人员在协商时应考虑协商不成时，要保证有足够的时间申请仲裁或起诉，以免丧失法定时效，对确实无法协商解决的合同纠纷应在法定时效届满前六个月报合同管理部门。第四十六条合同发生纠纷时，合同双方不愿通过协商、调解解决或者协商、调解不成而需要向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼的合同，合同承办部门应及时向合同签署人和合同管理部门说明，并收集整理处理合同争议的文件和证据材料，包括送货、提货、托运、验收、发票等有关凭证、产品质量标准、样品或鉴定报告、货款的承付、托收凭证，有关财务帐目、有关违约的证据材料、双方来往文件等证据材料，经审查研究后以书面形式提出解决方案，报公司领导审批。第四十七条合同发生纠纷的原因如属公司自身原因，承办人员应立即采取有效补偿措施，同时向部门负责人、合同管理部门反映情况，并积极查明原因、弄清事实，依法提出解决纠纷的措施，报请公司领导批准后执行。第四十八条合同对方违反约定或提出履行异议的，承办部门必须在法定或约定的时间内以法定或约定的方式回复，重要的信函应留有回执备查。第四十九条合同对方当事人因合同纠纷申请仲裁或提起诉讼时，由公司法定代表人或其授权代表人，授权代表人可根据合同纠纷的实际内容和情况，委托授权相关人员参加应诉或聘请律师应诉，有关部门给予积极配合、协助。第八章

合同后评估第五十条合同履行结束后合同即告终止。对一些重大或对公司较大影响的合同，合同承办部门应及时进行合同后评价，总结合同签订和执行过程中的经验教训，提交总结报告。第五十一条合同总结报告应包括下列内容：

（一）、合同签订情况评价。

（二）、合同执行情况评价。

（三）、合同管理工作评价。

（四）、对本项目有重大影响的合同条款的评价。

（五）、其他经验和教训；（六）、改进方案等。第九章

合同的管理第五十二条

公司签订的合同，正本由综合管理部存档，其副本由合同承办部门和运营改善部保管。合同文本及有关资料的保管期限为合同终止后三年，重大合同按档案管理有关规定随工程项目资料归档保管。第五十三条公司对外订立合同的人员，属于职务代理的按授权权限执行，属于总经理特别授权的，按一事一委托的原则，由总经理授权委托。未经授权的人员一律无权对外订立合同。第五十四条各授权委托人在被授权的范围、期限内，代表公司对外订立合同，不得将代理事项自行委托他人代理。第五十五条发生特殊情况，需外带合同专用章的，须经总经理批准，并按规定办理登记手续。第五十六条合同专用章的使用应建立台帐，合同专用章如遗失或被盗，除应立即通知有关部门外，应登报挂失。第五十七条合同管理部门对公司所属各单位的合同管理情况进行不定期的检查。对合同管理较差，达不到本办法要求但未造成严重后果的，由公司予以通报批评，并限期改正、改进。检查内容如下：（一）合同签订情况;（二）合同履行情况;（三）合同执行中存在的问题;（四）是否有隐含的纠纷情况（五）合同是否存在履行风险;（六）合同管理部门认为需要了解的其他事项。第五十八条合同签订、履行过程中责任人失职被骗、徇私舞弊，或违反国家贪污受贿有关规定，触犯刑律的，报司法机关追究刑事责任。有上述行为不够刑事处罚的，或有其他不负责任行为使公司利益受损的，由公司没收非法所得，并视情况给予经济处罚，公司利益损失部分由责任人和责任单位全额承担。第十章

附则第五十九条

本办法没有规定的，以《合同法》、相关法律法规及本公司相关的规章制度为依据。本办法由运营改善部负责解释和修订。第六十条本办法自下发之日开始执行，公司下发的其他文件与本办法有抵触的，以本办法为准。附件：附件一《合同传签评审表》；附件二《合同会签评审表》；附件三《合同评审流程》。

附件一：合同传签评审表样本附件一：合同传签评审表样本建设单位：项目类别：评审日期：年月日项目名称分包合同编号总包合同编号项目情况说明（承办部门）签名：相关部门意见计划财务部造价审核主管签名：签名：安全环保部签名：运营改善部签名：主管领导意见签名：总经理意见签名：第12页共14页附件二附件二：合同会签评审表样本分包/总包合同会议评审记录表会议日期：会议地点：会议主持：参加会议人员：见签到表项目名称建设单位分包合同编号总包合同编号分包价格总包价格会议评审意见会议评审人员签字公司领导签字附件三合同评审工作流程附件三合同内容审查确认是否为招标项目，如为招标项目，各项合同条款应同招标文件一致。分包合同需审核封面：合同名称是否同总包；总包合同编号是否正