档案管理办法

档案管理办法第一章总则第一条为了贯彻执行档案工作的法律、法规，规范单位档案工作秩序，加强档案管理，有效地保护和利用档案为单位经济发展和品牌建设服务，避免因档案管理工作失误给单位带来损失，依据《中华人民共和国档案法》和《档案法实施办法》，结合单位实际经营情况，特制定本办法。第二条单位档案指单位在经营活动中形成的对国家、社会、单位等有保存价值的，包括但不限于文字、图表、图片、声像、实物等各种门类和载体的记录。第三条档案工作实行统一领导、分级管理的原则，由单位各部门收集齐全，整理立卷后，交单位档案室统一管理。任何部门或个人不得拒绝归档。第四条单位员工有保护档案安全、完整的义务。单位各级人员应提高档案管理意识，遵守本办法管理档案，确保档案完整、准确和安全。第二章各级管理人员档案职责第五条分管档案工作领导的职责分管档案工作领导负责将档案工作纳入单位整体发展计划，统筹规划档案工作的建设与发展，及时解决档案工作中的重大问题和困难。第六条单位档案管理部门负责人的职责单位档案管理部门负责人负责贯彻实施档案工作的法律、法规，建立健全档案管理规章制度，对单位各部门、各子单位档案工作有统一指导、督促的责任；负责改善档案工作条件，使档案工作与单位各项工作协调发展。第七条单元档案管理员的职责单元档案管理员负责组织协调单元各部门档案材料的立卷、整理组卷、归档验收、供给利用、鉴定与烧毁等与档案有关的事件；负责管理和维护单元级档案，并供给单元级档案查询服务；负责对各子单元档案事情实行业务指导；负责管理档案室库房，保持环境的整洁，温度、湿度按要求调控，并进行防雨、防虫维护，发现意外情况及时汇报、处理。第八条单元各部门负责人的职责单位各部门负责人对本部门立卷材料的真实性、完整性、准确性负责，并对本部门档案工作负直接领导责任，负责指定具有较好政治业务素质的专（兼）职档案人员并保持相对稳定，负责监督部门分管范围内各类文件材料的形成与积累，检查部门分管范围内归档文件材料收集、整理、立卷、归档等履行情况，负责部门分管范围内档案的鉴定工作。第九条各部门专（兼）职档案管理人员的职责单位各部门指定的专（兼）职档案管理人员负责本部门应归档的案卷材料的形成、积累、保管和整理归档的具体工作，保证归档文件材料完整、准确、系统；定期向档案室工作人员移交，归档案卷做到组卷合理，页号编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。部门专（兼）职档案管理人员对案卷材料的安全和保密负有直接责任。第十条XXX部门关于人事档案的职责单位人事档案是单位档案的一个重要组成部分，由单位XXX部门负责集中统一管理。单位XXX部门负责制定单位人事档案工作规章制度及细则，并统一管理单位各级员工人事档案的接收、鉴别、整理、保管、转递、提供利用等工作，以及负责收集全单位员工的工作调配、干部任免、职称职务评聘、考察、考核、培训、奖惩、工资待遇等工作中形成的反映个人德、能、勤、绩的文件材料，充实档案内容，真实地全面地反映单位员工全貌。第三章档案归档范围和档案保管期限第十一条根据国家档案局颁布的有关规定，结合单元实际情况，单元档案的保管限期定为永久、定期两种。第十二条反映单元主要发展过程和基本历史面貌，需长远利用的，列为永久保管档案。永久保管的单元档案主要包孕但不限于以下内容：一、单位证照单位生产经营必备的营业执照、组织机构代码证、XXX许可证、XXX证书、XXX证书、XXX证书、XXX许可证、税务登记证、银行开户许可证、银行贷款卡、土地证、房产证、商标证、专利证、XX技术企业证等各种证件原件。二、文书档案1、单元设立、合并、分立、改制、上市、解散、停业或其他更改过程中形成的文件材料。2、单元资本登记、资本更改、融资文件材料、重大投资事项相关资料。3、单位董事会、监事会、股东(大)会、院系构成及变更等方面的文件材料。单位对外发布的公告、公示等文件材料。4、单位资产权属证明文件材料：（1）单元土地、衡宇、基础设施等不动产产权登记文件材料；单元有关区域变化和解决边境纠纷、征用土地的文件材料；（2）重要的技术装备、设备等固定资产登记文件材料；（3）单位拥有的商标权、专利权、计算机软件、技术等知识产权创造、申请、审批、登记、运用、保护和管理中产生的文件材料；（4）单位特许经营权文件材料，单位资质认证、用评级等文件材料；（5）单元其他固定资产和无形资产权属文件材料。5、单位中长期发展规划、销售政策、各项管理制度及规定办法、年度和年度以上工作总结等文件材料。6、单元级会议形成的原始会议记录、会议纪要、决议、决定、指示等文件材料。7、单位行政文件和党群团文件。8、单位关于政策性的重要问题向有关机关、上级主管单位的请示与有关机关、上级主管单位批复、批示。9、单元与外单元往来的重要的经济合同、协议、签收回执、委托书、担保书等。10、建设项目事情文件材料，包孕但不限于：前期立项、规划、论证、设计、预算、招投标、协议、合同、申请、审批、合同检查、完工验收、决算报告、重要的专项报告、审批意见等材料。11、息网络建设与安全方面合同、资料；息化建设项目资料。12、产品材料，包孕但不限于：产品的可行性研究报告；研制或开发计划、方案及方案论证报告；阶段评审文件材料；产品与服务市场调查、考察、预测报告、调研综合报告；产品目次及批准件等资料。13、安全生产档案，包孕但不限于：安全生产制度及管理文件、伤亡变乱调查报告及处理意见和其他重要资料、质量变乱阐发、产品召回、理赔等文件材料。14、XXX文件，包括标准化体系文件和验证文件。15、年度财政报告或决算(包孕文字)。16、涉及法律诉讼的重要法律文书。17、涉及审计监察的重要文件材料。18、单元获得的奖证、奖状、奖牌、奖杯、奖章、奖旗等。19、有关机构和上级主管部门领导、社会着名人士、重要来宾检查、视察、调研本企业事情时形成的照片、录音、录像、题词、指示、讲话等材料。20、重大生产、经营、销售活动中形成的专辑资料，报刊资料、光盘、录音带、录像带、照片、字画、获奖荣誉证书等具保存价值的重要资料。21、新闻媒体对单元重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道。重要的客户来、来访资料。22、同级机构或下级子单位与本单位有关联的重要资料等。23、单位认为有必要永久保存的其他文件。第十三条在一段时间内需要覆按的文件材料，列入定期保管的单元档案范围。原则上定期分为三十年、十年。一、在相当长的时间内需要查考的，保管期限一般为三十年。包括但不限于以下内容：1、单位党、团、工会等组织形成的年度工作报告、总结、重要的会议文件。2、上级机关掌管会议中本单元预会人员带回的领导讲话等应归档的文件材料。3、下属单元报送的年度和年度以上的总结、统计报表、重大问题的专题报告。4、产品与服务市场的市场需求分析报告、收益预测分析报告；产品专题分析报告、研制或开发计划、方案及方案论证报告；售后服务文件。5、周全质量管理事情形成的文件材料。6、单元财产、物资的交接凭证。7、单元各部门认为有必要存档，保存限期在十年以上三十年以下的其他资料。二、在较短时间内需覆按的档案，列为短期保管，保管限期为十年。包孕但不限于以下内容：1、子单位重要证照复印件。2、涉及单位采购项目的招标文件材料。3、单元签署的一般性的短期合同、协议，包孕但不限于采购合同、销售合同、销售协议等；单元简报。第十四条财政档案的归档范围和档案保管限期，按国家有关规定、标准，结合单元实际执行。会计档案的保管限期起算日为会计年度结束后的第一天。第十五条人事档案的归档范围和档案保管限期，按单元XXX部门制订的单元人事档案事情规章制度及细则实施。第四章档案立卷及归档要求第十六条立档部门应遵循形陋习律，按照历史完整、真实准确、便于管理和利用的要求规范立卷。单元各部门根据本部门不同种类文件材料的形成特征，对收集的档案应依据分类、系统整理、排列、编号、编目、装订、装盒等基本步调完成整理事情，合理分类存放，并定期归档。一、立卷材料一律存放原件，原件要用蓝黑或黑色墨水的钢笔或签字笔书写。二、立卷的文件、资料，其种类、份数、每份文件的页数均应齐全、完整。具体到每个案卷，应当使一个产品、一个工程项目、一个案件、一件事项等应立卷的文件齐全完整。三、卷内文件、资料应区分不同情况进行排列，在文件材料首页的右上角或上方盖档号章。密不可分的文件材料应依序排列在一起，按照正件在前、附件在后；批复在前、请示在后；复文在前、来文在后等顺序进行排列，并按照排列顺序依次编写页码和件号。项目的文件材料按项目的前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收、项目组织管理及项目运行与维护阶段组卷或排列。管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列，技术图纸按图纸顺序排列。四、案卷上应注明保管期限和秘密等级，并应在卷首附上卷内目录，同时编制必要检索工具。五、单位各部门下发的规章制度、文件规定的原件上需盖部门公章。六、数码照片应选择在单位活动中形成的有归档价值的照片归档。归档时对不同年度、不同活动的照片设文件夹管理，在同一类别文件夹内按序设子文件夹存放数码照片、照片说明性目录，每一组照片写说明文件。有代表性的数码照片应扩印成纸质照片归档。七、采用计算机软件进行会计核算时应当保存打印出的纸质会计档案。第十七条移交档案应当完整，全面、真实地反映该工作的面貌和立档部门的主要职能。归档檀卷做到组卷合理，页号编写准确，檀卷目次清楚，檀卷标题简明扼要。交档人员应完整填写移交档案目次，并在移交档案目次上签字确认。立档部门负责人必须在移交档案目次上签字确认，并出具交档答应函。因跨部门事情事项形成的档案，由主责部门统一归档并交档。主责部门负责人需在移交档案目次上签字确认。第十八条移交档案应符合长期保管的要求。包括但不限于以下要求：用原件存档，不得用热敏纸、复写纸；手写体均须用蓝黑或黑色墨水的钢笔书写；存档文件中不得有铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水等写的字迹；移交档案中无金属物；超过A4幅面的纸张须折叠成A4大小等。第十九条各类文件、资料应按时归档。不能按时交档，确需延长时间的，须以书面形式进行说明，报总经理办公室备案。原则上，文书档案于次年6月底前归档；基建档案于项目结束或中止后归档；设备安装验收合格后归档；会计档案由财务部门按年度整理归档，在财务部门保存一年后向档案室移交；声像材料、电子文件、实物等随时归档。特殊情况下，档案室可要求部门随时移交有关档案。各部门在工作过程中形成的尚未移交的档案和因使用频繁保存在部门的档案原件、复印件，由部门兼职档案管理员按规定要求规范管理。第二十条所属子单元重要档案移交事情由单元产权管理部门统筹。由单元产权管理部门另行制订相关的管理办法，明确立卷及归档要求。第五章档案的保管第二十一条单位配置适宜档案保管的专门库房和设施，防止档案损毁、散失和泄密。单位将档案室建设纳入单位基建计划内，档案库房应满足防火、防盗、防高温、防潮、防霉、防尘、防光、防鼠、防虫等要求。第二十二条档案室文件柜应按分类摆放有序，柜内文件资料摆放整齐。进入档案室人员应保持库房清洁干净。库房里严禁吸烟。出门关闭电源、门窗。第二十三条人事档案在档案室指定区域集中存放，由XXX部门专属管理。第六章档案的利用和保密第二十四条单位各部门借阅档案必须办理借阅手续。借阅前应填写档案借阅审批单，注明查阅内容范围、用途，按照档案借阅流程办理审批手续，限期使用，按期归还。双方核对无误后注销借阅记录，将档案归还原处存档。第二十五条外单元来人查阅单元档案，需持所属单元证明、个人证件等有效证件，以证明其身份和查阅目的，由单元负责该事情职能的员工验证相符并陪同查档，档案室方可接洽办理查阅。第二十六条通过计算机传送的文件、资料，查阅部门需指定查阅人，查阅人并查阅范围需经单位分管档案工作领导及档案管理部门负责人授权批准。第二十七条凡档案查阅借阅者，均应承担安全保管档案职责和保密之责，不得遗失档案；不得自行外借或转借档案；不得随意更改档案内容；不得在文件上圈点、划线和涂改，不得泄露档案秘密；接触档案时应保持档案完整，出现破裂、掉页等现象应及时送归档案室修补或复制。第二十八条单位各级人员应遵循《保密工作管理办法》，履行档案保密职责，确保档案的安全和保密。第二十九条单位各级档案管理部门应齐心协力，运用现代化的技术和手段，尽可能将纸质档案转化为电子档案，提高档案的保管质量和使用效率。单位将在条件成熟时开发或建设计算机档案管理系统，实现档案现代化管理。第七章档案的鉴定和销毁第三十条档案烧毁，必须按照国家规定档案烧毁的标准，严格进行鉴定。第三十一条档案管理部门和有关业务部门的人员共同组成档案鉴定小组，在档案管理部门负责人的主持下，对到期档案进行鉴定，提出存毁意见。对失去保存价值的档案，由档案鉴定小组提出意见，填写档案销毁清册，经单位总经理批准后销毁。第三十二条任何个人不得私自烧毁