行政机关公文基础及常见问题解析课件

一、行政公文写作基础知识什么是公文？

党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

公文的特点：法定性、政策性、实用性、时效性、规范性。公文的作用：规范作用计划作用组织作用协调作用控制作用宣传作用联系作用凭证作用一、行政公文写作基础知识公文的分类

根据《党政机关公文处理工作条例》规定，党政机关使用的主要公文为15种：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。

按照行文关系分为：下行文：决议、决定、命令（令）、公报、意见（下发的）、通知、通报、批复、纪要。上行文：请示、报告、意见（上报的）、议案。平行文：函。泛行文：公告、通告。

一、行政公文写作基础知识常用公文说明及写作要领

决议：适用于会议讨论通过的重大决策事项。如：《元阳县人大常委会关于批准<元阳县2014年地方财政决算草案报告>的决议》。

决定：适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或撤消下级机关不适当的决定事项。如：《元阳县人民政府关于表彰第一届劳动模范和先进工作者的决定》。写作要领：①由标题、正文和落款组成。②正文开头：目的、意义和依据；主体部分：篇段结合式、多段组合式、条款分列式，结尾部分：发出号召、提出希望或要求；落款：决定的机关和日期。③文件起草角度问题。注意事项：决议与决定的区别，决议由重要会议产生，决定可以是会议集体讨论通过，也可以是领导机关在职权范围内作出的。

一、行政公文写作基础知识常用公文说明及写作要领

命令（令）：适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和个人。如“森林防火令”。公报：适用于公布重大决定或者重大事项。县级一般在党代会召开后或重大普查活动后会发布“公报”。

公告：适用于向国内外宣布重要事项或法定事项。具有权威性，一般由各级人大和国家行政机关制发。除有些单位因业务也可使用外，行政机关一般事项不随便使用。

一、行政公文写作基础知识常用公文说明及写作要领

通告：适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。通告具有较强的强制性和约束力。

写作要领：①由标题、正文和落款组成，标题部分有2种格式，一是制文机关＋文种，如：《元阳县人民政府通告》，一种是制文机关＋事由＋文种。②基本写法主要采用“篇段合一”和“撮要分条”2种方式。

注意事项：①篇幅要短，文字要简。②正文结构一般采用“撮要分条”式。③公告与通告区别。相同点：都是告知事项，不同点：公告使用者为党和国家的高级管理机关，内容上必须是“重要事项”或“法定事项”，一般基层机关，地方各级行政主管部门和企事业单位不得使用，个人更无权使用；通告使用范围广泛，地方各级行政主管部门均可使用“通告”。一、行政公文写作基础知识常用公文说明及写作要领

意见：适用于对重大问题提出见解和处理办法。意见可以上行、平行和下行，但一般为下行文。写作要领：①由标题、正文、结尾和落款组成。②意见正文首先简明扼要说明行文目的、背景、依据或原由，然后应明确、详尽地写出意见的具体内容，如阐明工作的基本见解、原则性要求、政策性措施等，一般采用分条结构起草。③结尾部分要强调工作或提出希望和要求。注意事项：意见”和“实施意见”撰写问题。意见撰写要原则一些，提出大体要求和办法即可；实施意见要更为明确具体，以便规范实施。两种表现形式要有针对性和实效性，力戒空泛发表见解和主张。

一、行政公文写作基础知识常用公文说明及写作要领

通知：适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知是应用最广的文种，一是适用于批转下级机关的公文；二是转发上级机关和不相隶属机关的文件；三是传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，四是人事任免。

写作要领：①由标题、正文、结尾和落款组成。②注重标题的拟制。③正文部分要符合实际，切实可行；应知应办事项要交代清楚，文字要简练准确。

常见通知正文基本结构：会议通知；印发方案、办法类通知；转发类通知。注意事项：①开门见山，简明扼要。②明传电报问题，在规定位置标注“特提”、“特急”、“加急”和“平急”四种紧急程度。③联合行文只适用于同一系统内的同级机关和不同系统中地位或级别相当的机关，要按照协商一致原则行文。

一、行政公文写作基础知识常用公文说明及写作要领

通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或者情况。一般分为表彰性通报、批评性通报和情况通报。

写作要领：①由标题、正文和落款组成。②正文部分：叙述事实，写出基本情况；结合基本情况，分析问题；提出意见或要求。③通报要有针对性，发文要及时，用语要简明严肃。

注意事项：①通报内容必须认真核实，保证准确无误。②通报提出的要求要明确具体、有可操作性。

一、行政公文写作基础知识常用公文说明及写作要领

报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

写作要领：①由标题、正文、结尾和落款组成。②报告正文详细撰写，内容保证真实可靠。③结尾可根据实际，提出意见或建议，供领导决策参考。常见通知正文基本结构：①专题性报告：正文一般采用三段式。②综合性报告：正文把握三方面。③检查报告（发生事故或错误）：正文采用四段式。注意事项：①报告不能夹带请示事项。②末尾可用“特此报告，请审核（请阅示、请指示），但不能用“请批示或请批复”。③重要报告要套上红头文件行文；一般性情况报告可用“白头”。一、行政公文写作基础知识常用公文说明及写作要领

请示：适用于向上级机关请求指示，批准。请示是下级机关向上级机关请求批示、批准办理事项使用的公文。

写作要领：①由标题、正文、结尾和落款组成。②正文由事由（问题）和请示事项构成。③结尾应写“当否（妥否、可否），请示（请批示）”或“以上如无不妥，请批准下发执行”字样。

注意事项：①不能与“报告”文种合用，写成“请示报告”；②不得用“报告”代替“请示”；③主送机关只有一个，不能一文多送；④一文只能一事；⑤不能越级行文；⑥除上级领导要求外，一般不得给领导个人行文；⑦应在发文时间后注明联系人和联系电话。⑧报告与请示区别，相同点：都是上行文。不同点：行文目的不同；行文时间不同；内容要求不同；结束语不同。一、行政公文写作基础知识常用公文说明及写作要领

批复：适用于答复下级机关的请示事项。写作要领：①由标题、正文、结尾、落款组成。②标题一般省去请示的单位。③正文由批复依据和批复意见组成，结尾处常用“此复”、“特此批复”等习惯用语。

注意事项：①批复要有针对性，不能离题，文字简洁。②批复要慎重对待，及时批复。③特殊情况，领导的批示可作为“批复”办理，如关于资金的请示。

一、行政公文写作基础知识常用公文说明及写作要领

议案：适用于各级政府按法律程序向同级人大提请审议的事项。

属于法规性的议案和人事任免，一般以政府文件报送，落款为主要领导签名章；属行政事务的议案，一般以政府文件报送，落款为县人民政府，盖公章，不盖领导个人签名章。一、行政公文写作基础知识常用公文说明及写作要领

函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。写作要领：①由标题、正文、结尾、落款组成。②正文部分一般包括制文的依据、缘由与背景和商洽的具体内容。③结尾一般用“此函”，需要对方回复时，用“望请函复”；答复函结尾一般写作“特此函复”。

注意事项：①属于请示批准答复的事项，应该用正式文件或信函式文件。②要把握一函一事原则。③语言要讲究礼貌，得体、有分寸，称谓对方一般用“贵××”。

一、行政公文写作基础知识常用公文说明及写作要领

纪要：适用于记载会议情况和决定事项。写作要领：①由标题、正文、参加人员组成。②正文部分提炼、概括会议主要内容，常用会议认为、会议强调、会议要求、会议决定等词语作为每一段落开头。③参会人员部分列出参加会议的单位及姓名，不写明职务。注意事项：①有固定的文件头（红头）；②标注纪要的期数和成文时间；③开头不需标注主送机关；④不盖发文机关公章；⑤正文下空一行，依次标注“参会人员”或“出席、列席或请假人”；⑥最后标注主送、抄送机关。

一、行政公文写作基础知识公文草拟常见问题

1．公文种类区分不清或选用文种不当。公告与通告，通知与通报，报告与请示。通知与通报区别：相同点：均为下行文；不同点：告知内容不同；目的要求不同；表现手法不同。2．公文起草不规范。如标题残缺或累赘，缺法定组成部分（制文机关、事由和文种）。3．行文不规范，没有根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系。如，行政公文主送机关：县级国家机关各部委办局；给上级或下级行文用“函”。4．草拟公文上无政策依据，下无实际情况，语言不通，结构凌乱，书写不规范。5．公文内出现错漏字、词。

二、行政公文格式规范标准（一）公文排版常见问题

版头常见问题：①发文机关标识不规范，如：元阳县××局（公函）。②发文字号简称不规范，文号重复，如：元×通〔2014〕×号，元×呈〔2015〕×号。③红头上行文缺少“签发人”，红头下行文件出现“签发人”。④联合发文遗漏签发人，如两个部门联合上报的请示，只有一个部门的签发人。⑤依然使用“低文头”。二、行政公文格式规范标准（一）公文排版常见问题

主体常见问题：①标题与首页红色分隔线距离过窄或过宽；标题词语不连贯、字体选用错误、间距过窄过宽、未居中排列、不够美观。②主送机关不规范，如未顶格行文，主送机关较多时未使用规范概括用语，行政公文发党委机关。③正文字体选用错误，结构层次序号不规范，行间距过窄、过宽，正文与页码距离较宽。④附件与正文之间未空一行，附件标号、排版不规范。⑤发文机关署名未用全称，日期未使用阿拉伯数字，盖章不规范。⑥请示无附注，附注排版不规范。

二、行政公文格式规范标准（一）公文排版常见问题

版记常见问题：①依然使用主题词。②仍然保留印刷份数。③纪要中抄报、抄送、发混淆。

份数、密级、保密期限、紧急程度发文机关标识发文字号标题主送机关正文附件说明发文机关署名成文日期抄送机关印发机关印发日期二、行政公文格式规范标准（二）公文规范排版说明

公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头，一般包括份数、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人；公文首页红色分隔线（不含）以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分称为主体，一般包括标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记，一般包括抄送机关、印发机关和印发日期（不再使用主题词）。二、行政公文格式规范标准（二）公文规范排版说明

1．份数、密级、紧急程度。公文如需标注份数，在左上角第一行顶格用6位阿拉伯数字标注；如果是涉密文件，在左上角份数下面，即第二行顶格标注秘密等级和保密期限，用阿拉伯数字标注保密期限，密级和保密期限之间用★隔开；如需标注紧急程度，在左上角密级下面即第三行顶格标注“特急、加急”。也就是按照份数、密级、紧急程度的顺序自上而下分行排列，以上均使用3号黑体字标注。2．发文机关标志。由发文机关全称＋“文件”二字组成。居中排布，使用方正小标宋简体（具体多大字号，根据发文机关名称字数的多少确定，但必须小于2.2cmX1.5cm），红色。联合发文主办机关名称排在前面。

二、行政公文格式规范标准（二）公文规范排版说明

3．发文字号。在发文机关标志下面空2行居中，字体用3号方正仿宋GBK，年份用全称、用六角号括入，号数用阿拉伯数字标注，号数不加“第”，不编虚位，如，1不能编为01。如：（元政发〔2015〕1号）。上行文的字号与签发人在同一行。4．签发人。由签发人（用3号方正仿宋GBK）加全角冒号和签发人姓名（用3号方正楷体GBK）组成。联合行文有2个以上签发人的从左向右编排，一般每行排2个人名字。二、行政公文格式规范标准（二）公文规范排版说明

5．公文标题。发文机关+发文事由+文种，字体使用2号方正小标宋GBK标注；位置在红色分隔线下空2行居中。如果标题太长，一般采用倒三角形或菱形形式，同时，要注意标题词语连贯性。公文标题中除法规、规章的文件标题可加书名号外，一般不用标点符号，更不能引用发文字号作为标题内容。

6．主送机关。在标题下空一行顶格，用3号方正仿宋GBK标注主送机关，后用全角冒号。如果主送机关太多，可使用规范概括用语，如，县级有关部门，县直各办、局。二、行政公文格式规范标准（二）公文规范排版说明

7．正文。正文必须首页显示。一般用3号方正仿宋GBK。编排在主送机关下一行。公文的结构层次序数，“第一”写成“一、”（用3号方正黑体GBK），“第二”写成“（二）”（用3号方正楷体GBK），后面不加任何符号，“第三”写成“1”（用3号方正仿宋GBK），后面加“.”符号,“第四”写成“（1）”（用3号方正仿宋GBK）。间距一般为固定值“28”。每页编排22行、每行28个字。

8．附件说明及附件。在正文下空一行，左空2格用3号方正仿宋GBK标注“附件”，后标全角冒号，如有2个以上附件，用阿拉伯数字标注，每个附件另起一行，但必须与第一个附件的序号对齐，如多个附件且标题有两行，第二行首字与第一行首字对齐。每个附件末尾不要标点符号。附件应当另起一页编排，一般在版记之前（特殊情况在版记之后，如附件为Excel表格），与公文装订。首行左上角顶格用3号方正黑体GBK标“附件或附件1、附件2…”，不加冒号，附件标题在第三行居中。

二、行政公文格式规范标准（二）公文规范排版说明

9．发文机关署名。在成文时间之上，以成文时间为准居中编排发文机关名称，使用发文机关全称。10．成文日期。一般右空4个字编排。年、月、日必须标全，使用阿拉伯数字标注。成文日期以签发人签发时间为准。如果有2个以上签发人，以最后一个签发人时间为准。月、日不编虚位，即7月1日不能编为07月01日。11．加盖印章。公文有加盖印章的公文和不加盖印章的公文。红头文件一般要加盖发文机关印章，不管是单一行文还是联合行文，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。明传电报不加盖印章。二、行政公文格式规范标准（二）公文规范排版说明

12．附注。如有附注，编排在成文时间下一行，居左空2格加圆括号。如：（联系人：×××，联系电话：×××）。

13．主题词。原来需要标注，新的公文处理取消主题词。

14．抄送机关。一般用4号方正仿宋GBK，抄送单位之间用逗号隔开，末尾用句号。在印发机关和印发时间上一行，左右各空一个字符编排，另起一行时与冒号后的第一个字对齐。如果还有主送机关，一般主送机关在上面，抄送机关在下。一般不用“抄报”。二、行政公文格式规范标准（二）公文规范排版说明

15．印发机关和印发时间。一般用4号方正仿宋GBK。印发机关左空1个字符，印发时间右空1个字符，并且在同一行，处于最后末条分隔线之上编排。16．页码。用4号半角宋体阿拉伯数字，左右各放一条一字线。附件与公文正文一起装订时，页码必须连续编排。二、行政公文格式规范标准（二）公文规范排版说明

实际上，只要我们提前制作出一套单位常用红头文件的模板，起草文件时，套入相应模板，那么，就只需要关注主体部分排版和细节问题，便可以形成统一、规范的红头文件。二、行政公文格式规范标准（三）公文字体和字号标准1．发文字号（用3号方正仿宋GBK）2．签发人（用3号方正仿宋GBK）签发人姓名（用3号方正楷体GBK）3．标题（用2号方正小标宋GBK）4．主送机关（用3号方正仿宋GBK）5．正文（用3号方正仿宋GBK）第一层“一、”（用3号方正黑体GBK）第二层“（一）”（用3号方正楷体GBK）第三层“1.”（用3号方正仿宋GBK）第四层“（1）”（用3号方正仿宋GBK）6．公文正文后的附件说明（用3号方正仿宋GBK）7．发文机关署名和落款日期（用3号方正仿宋GBK）8