大酒店财务部物资管理制度

大酒店财务部物资管理制度酒店的物资包括食品原料、物料用品、布件、工程维修材料及在库低值易耗品等。加强酒店的物资管理是降低经营成本，提高酒店经济效益的重要途径。1、物资管理的主要任务：(1)保证酒店经营活动的正常运行，促进管理水平的提高和经营业务的发展；(2)在确保酒店服务质量的前提下，做好物资的合理采购和合理使用工作，加强仓储管理，堵塞漏洞，降低成本。2、物资管理的基本方针：供应有预算，预算有依据，储备、消耗有定额，管理有制度，实行A、B、C分类控制法，合理储备，按预算采购，按定额供应，积极处理呆滞积压物资，降低物资储备，加速资金周转。3、物资核算的方法：(1)计价原则。发出物资一般采用加权平均法计价。一经确定，不得随意变更。(2)入库物资按品种、规格进行明细核算，做到日清数量，旬结余额。不入库物资采用“对销账”核算形式。仓保员应及时记账，并按领用部门进行发出物资的分配、汇总，编制物资收发存报表，报表一式二份，账表核对无误后，一份留存，一份附入库单、领料单报计财部。(3)计财部应加强对仓库账务作和商品仓库账务工作的指导，及时解决核算中的疑难问题，每月对仓库账务进行稽核，确保物资账务的完整、准确、及时。4、物资管理的计划性：(1)物资采购预算是组织物资供应的主要依据，物资采购预算必须在掌握市场行情的前提下，根据酒店综合经营预算、物资消耗定额、物资储备定额及订货合同，充分考虑使用部门的合理要求进行编制。(2)物资采购预算分为年度预算、季度预算和月度预算。年度预算是指导全年物资供应工作的主要依据，季度预算是物资采购工作的具体实施与调整预算、预算编制按预算管理制度要求编制。(3)预算外急需用品的采购视采购量的大小而分别采用追加预算和申购限额的办法予以解决。追加预算应随时申报。(4)物资采购预算应列明“品名”、“规格”、“单位”、“期末库存量”、“月消耗量储备定额”、“拟采购数量”、“预计单价”、“预计采购资金”等项目。采购预算一式三份，经财务总监和总经理审批后，一份留财务部，一份送审计室，一份送采购部组织采购。5、物资管理的基础工作：(1)物资消耗定额：物资消耗定额是编制物资采购预算的重要依据，是实施物资采购预算的基础条件，物资消耗定额必须符合合理、先进的要求。(2)物资储备定额：物资储备定额由计财部统一管理。计财部在物资消耗定额的基础上制订物资消耗资金定额和物资储备资金定额，并按季节进行调整。(3)酒店所有物资均由采购部统一采购(商场部商品除外)。采购部应掌握市场行情，按“质优、价廉”的原则货比三家，择优采购，在同等条件下应先市内，后市外。对价格高、批量大的物资、原材料采购应采用公开招标形式进行公开、公正、公平招标，确保酒店物资、原材料采购质优价廉。如使用部门有特殊技术要求，可派人与采购员共同采购或使用部门自行采购，但须由采购部办理入库报销、领用手续。(4)物资采购若需订货的需按酒店合同管理制度要求签订合同，并盖有双方企业法人或具有法人委托书的代理人章和合同章。(5)物资采购后，入库物资由采购员填制入库单。入库单一式四联。物资经提运、验收、入库后经办人员分别签收，一联(存根联)采购部留存，一联(付款通知联)附发票经总账签字后送成本、费用核算员核对，预算外的再报财务总监和总经理签字，送计财部付款，二联留仓库，其中一联(仓库联)由保管员登记收、发、存、记录卡，另一联(记账联)转仓库保管员记账。不入库的物资填制收料单。收料单一式三联，经提运、验收、领用人员签收后，一联(存根联)采购部留存，一联(付款通知联)附发票经仓库收料主管签字后送计财部核对，预算外的须报财务总监和总经理签字后送计财部付款。(6)计财部监督采购制度的执行情况，按财务规定审核原始发票及入库单、收料单，审核无误，核销采购预算后付款。(7)所有外购物资需验收后方可入库或领用，不合格的外购物资，不准入库或领用，验收所使用的计量工具应符合《计量管理制度》的要求。(8)物资验收员负责外购物品的验收工作，采购部对外购物品的质量在采购的全过程中负全部责任。未验收或验收不合格的物资，仓库保管人员有权拒绝入库。(9)物资到店后应及时进行验收，尽是缩短入库待验时间，以便在发现差错和质量问题时，及时通知财务部门拒付款项并由采购部向对方索赔。鲜活食品、危险物品、贵重物品应随到随验。被验物资的品种、规格、质量、数量、包装必须与随货凭证、入库单、收料单相符，包装的食品原料应注明生产厂家名称、厂址、商标、生产日期、保质期限、质量标准、包装规格等。(10)经检验不合格的物资应及时向部门主管及采购部报告，区别情况，及时处理。凡质量不合格的、未付款的应予退货，已付款的应向供应单位索赔，订有供货合同的，还应按合同规定的违约责任要求对方给予赔偿。质量等级下降，酒店尚可使用的(以不影响酒店的服务质量为前提)，应视情予以退货或按质论价。数量短缺或有损坏的，应查明原因分别处理：A、属供货单位发货不足的，应由采购部与对方单位交涉补足或通知计财部减付不足部分的货款；B、属运输破损、遗失的，已保险的，应向保险公司索赔；C、仓库盘存属正常范围内的短缺、损坏，应填制损溢报告单，经部门主管批准后，予以核销；D、属酒店员工工作失职发生的短缺、损坏，应填制损益报告单说明情况，同时追究有关人员的责任，给予处理。(11)物资经验收合格后，保管员即按规定填写入库单，并办理入库登记手续(登记进货账、材料卡、料牌)。(12)全店各类物资总仓库一律由计财部统管，但根据业务的实际需要经计财部同意，各业务部门可设立二级仓库，由总仓归口，部门自管。仓库保管员对所掌管的物资负有保管、保养、监督和检查的责任，严格执行物资的收、发、领、退、管等规定，严格履行岗位责任制。(13)仓库保管员应熟悉了解各类物资的保管要求，做到“二有”(有岗位责任、有储备定额)“三化”(仓库环境整洁化、材料堆放系统化、材料收发制度化)，“三相符”(账、卡、物相符)，“统一编号定位”(按统一编号，分架、分层依次对号入座)，“五五堆放”、“五防”(防火、防潮、防霉、防盗、防过期变质)。(14)仓库保管员应掌握了解库存物资的储存期限，按先进先出的原则组织发货，防止呆滞变质。(15)酒店建立食品原料质量鉴定小组，鉴定小组由酒店有经验的厨师、食品检验员、仓库保管员组成，凡使用存放时间超过规定的食品及需报损的食品原料，均需通过食品原料质量鉴定小组的鉴定后才能处理。(16)仓库应每月自行盘点一次，冷库应定期冲洗，食品二、三级仓库应逐日盘点，计财部每月对库存物资进行抽查稽核，计财部每年组织一次仓库盘点，盘点后，应及时填制库存物资损溢报告单，说明原因，按审批权限规定分级处理。盘点中发现的呆滞积压物资应及时上报，并积极组织处理。(17)酒店的财产物资因盘盈盘亏及毁损变质或自然灾害等造成损失，应及时查明原因，分清责任，区别不同情况，按下列规定处理：A、属于定额内的正常损耗，列入本期管理费用；B、属于责任事故造成的损失，应视责任大小，由过失人赔偿损失的部分或全部，需要核销的部分，按规定的审批权限报经批准后，在管理费用列支；C、属自然灾害等原因造成的非常损失，按规定的审批权限报经批准后，以其净损失(即账面净值扣除保险赔偿和残值后)列作营业外支出；D、兼有责任事故及自然灾害等原因造成的损失，按酒店业主有关规定处理；E、流动资产盘盈，应查明原因，冲减管理费用，任何部门和个人不得隐瞒不报，不得抵补短缺和损失，或移作他用。(18)领用物资须凭领料单。领料单须经部门主管或相应有审批权的其他人员签署，手续齐全，保管人员才能发料。领用部门应指定专人领料。仓库保管员发料时，应严格按照领料单填写的品名、规格、数量发货，并按实际发货数填列领料单中的实发数量，无特殊情况，实发数量不得超过申请数量。领料单一式三联，领料后一联退领用部门，一联仓库留存及时登记账卡后交材料核算员登账，一联送计财部进行账务处理。(19)物料领用后，因质量、规格不符，领用部门要求退货的，应填写红字领料单，并说明原因，