文件管制作业程序全套

文件管制作业程序全套1.目的：为使本公司品质、环境、职业安全健康、社会责任系统内所使用的文件能有效控制并及时流通到各相关单位，并避免逾时失效的文件误用。2.范围：凡运用于系统运作中的本公司内部制定之文件/表单或外来文件均适用之。3.参考文件：4.权责：4.1.内部文件：4.2.外来文件由文管中心负责登记列册、发行、回收。5.定义：5.1.第一阶文件：品质手册、EHS管理手册。5.2.第二阶文件：作业程序书。5.3.第三阶文件：作业标准书。5.4.第四阶文件：表单。5.5.外来文件：运用于系统运作中的内部收集之行业、国家、国际标准或由外部客户或供应商提供之适用于管理系统之文件。5.6.记录文件：印证活动的执行，并作为活动之实施依据时为记录文件。例如：合格供应商名册、管理审查会会议记录、环境因素识别评价表等。6.作业流程：如附图。7.作业内容：7.1.文件之撰写：7.1.1.文件（手册、作业程序书、作业标准书）之首页、内页格式如附件。7.1.2.第一阶文件依照①目的②权责③管理重点④程序索引之顺序撰写。第二阶文件依照①目的②范围③参考文件④权责⑤定义⑥作业流程⑦作业内容⑧附件之顺序撰写。第三阶文件依照①范围②参考文件③作业说明④附件之顺序撰写。7.1.3.文件页次格式为：总页数，文件右下脚显示当页页码；所有文件内容采用“宋体小四”字体，行间距采用“固定行距：最小值，30磅”；标头公司名称采用楷体2号字体，文件类型和文件名称采用宋体3号字体，且文件名称要加粗，文件编号、页码、版次采用TimesNewRoman小四字体。7.1.4.文件须经由4.1.权责主管核准。7.2.文件识别：7.2.1.文件、表单编号原则：文件编号原则表单编号原则（在文件编号后加四码）7.2.2.文件种类代号：（1）QM（品质手册）EHSM（环境安全管理手册）（2）QP（质量管理作业程序书）EHSP（环境安全管理作业程序书）（3）QS（质量管理作业标准书）EHSS（环境安全管理作业标准书）7.2.5.通用文件编码原则：质量、环境、职业安全健康体系通用文件的编码依质量体系编码为准。例如：《文件管制作业程序》是质量体系和环境安全体系通用的文件，则该文件的编码采用质量体系的编码，即A-QP-25-0017.3.文件核准与保管：7.3.1.第一、二、三、四阶文件审查及核准依4.1.权责说明,第一、二、三阶文件由文管中心登录于《文件管制总览表》文管中心负责保存最新版次之文件,应每半年核对是否为最新版本与持有件数,记录于《文件版次查核记录表》。7.3.2.所有文件经审核核准后，统一由文管中心保管。7.4.文件发行：7.4.1.所有文件统一由文管中心发行。文件发行日期，除非另有通知否则为实施日期。7.4.2.文件分发对象与份数，由管理代表依各单位实际需求而决定。7.4.3.分发的文件每页均由发行单位加盖红色“管制文件”章（如附件），分发给相关单位签收，并做记录于《文件分发收回记录表》。7.4.4.盖红色“参考文件”章之文件，不在分发修订范围内。7.4.5.文管中心保管之文件原稿不须盖章，只做为分发之复印用。7.4.6.发行之正式文件，使用单位及人员不得于文件上划线记号或涂改其内容，并禁止影印。7.4.7.各单位日常使用之表单，由各单位主管控制使用。7.5.文件修订/补发：7.5.1.修订：7.5.1.1.提案者通知文件制订单位召集相关部门，研讨决议后，由制订单位填写《文件修改/废止/补发申请单》，填写修正理由及建议修正内容，依4.1权责审核后由文管中心发行，再分发使用单位。7.5.1.2.文件版次以阿拉伯数字表示，第一位代表版本，第二位代表修订次数，修正次数九次以上，必需重新发行版本。例“1.0”为第一次发行版次，“1.1”为第一版本第一次修订次数。表单的版次类同（外来文件版次除外）。7.5.1.3.修改后的文件为了彰显修订内容，在首页处填写修改内容。7.5.2.补发：所有文件原件由文管中心妥善保管，使用单位分发文件若有损毁或遗失时，须填写《文件修改/废止/补发申请单》，申请补发。7.6.回收、废止：旧版文件及各单位以《文件修改/废止/补发申请单》申请之作废文件由文管中心统一收回销毁。原稿可保存参考，但须加盖“作废文件”章（如附件）以防误用。7.7.外来文件作为本公司制造或检验之技术标准，文管中心以《外来文件管制总览表》列册管理，需分发相关部门时依7.4.文件发行程序执行。7.8.当记录文件仅由独个部门产生并仅适用于本部门时，由部门主管对其作核准、更新、使用、作废之管制；当记录文件有跨部门使用时，依7.3.7.4.7.5.7.6.程序管制其审核、发行、修订/补发、回收、废止，记录之核准日期作为其最新版本之识别。8.附件：8.1.外来文件管制总览表A-QP-25-001-01-1.08.2.文件管制总览表A-QP-25-001-02-1.08.3.文件修改/废止/补发申请单A-QP-25-001-03-1.18.4.文件分发收回记录表A-QP-25-001-04-1.08.5.文件