高效能总务行政管理实务

高效能總務行政管理實務主講人：李朗日中國生產力中心-講師中華採購管理學會-監事企業管理顧問-講師及輔導1高效能總務行政管理實務一、總務人員應有的理念與變革二、總務制度的規劃與作業流程三、總務管理策略與目標管理四、總務採購與庶務管理之技巧五、推動節省成本的要訣及措施六、總務績效管理之效益分析七、總務行政實務案例說明：庶務採購、文書管理、車輛管理、集會管理財產管理、宿舍管理、餐廳管理、環境管理警勤管理、危機管理、勞資關係、職工福利八、實務溝通座談2李朗日-SunChem*一、現任：1.中國生產力中心-講師2.中華採購管理協會-監事3.中華企業管理發展中心-顧問二、經歷：1.中興電工採購處長，負責採購工作16年；總務行政經理八年；建工處副處長；生管、倉儲、總務等經理；總經理特別助理；產業工會秘書及福委會總幹事；曾膺選83年中華民國企業總務經理人；擁有實務工作經驗近30年2.大同公司，生管與財務管理及董事長機要秘書3.在CPC、CAPM、公民營企業與顧問公司等講師14年

簡歷3李朗日-SunChem*主講課程與單位一、總務行政管理實務二、財產管理工作實務三、職工福利運作實務四、政府投標與工程外包實務五、工程採購與議價技巧實務六、總務庶務採購與營繕外包七、採購管理實務：1.採購價格與成本降低策略2.供應商管理與評價分析3.採購降低成本管理實務4.採購談判與議價技巧實務5.採購策略與績效管理實務6.採購稽核與內部控制管理7.採購問題分析與解決要訣8.採購VA/VE成本改善管理一、中國生產力中心(CPC)二、中華採購管理協會(CAPM)三、亞太教育訓練網及竹科公會四、中華民國中小企業協會五、中小企業聯合輔導中心六、全國工業總會與商業總會七、中華企業管理發展中心八、中華工商研究院及經理協會九、惠群、科園等企管顧問公司十、縣市工業策進會及工業會十一、南山、中汽、福特、鴻海、合泰、明碁、致伸、力晶、可成、寶成、集保、大棟、松下、國碁、億光、希喜艾、正隆等公、民營企業

4李朗日-SunChem*高效能總務行政管理實務一、總務人員應有的理念與變革5李朗日-SunChem*總務行政專業管理總務專業管理KNOWLEDGE總務專業知能SKILLS總務管理技能ABILITIES管理決策能力6李朗日-SunChem*高效能的總務管理一、顧客滿意CustomerSatisfaction二、變革管理ChangeManagement三、成本競爭力CostCompetitiveness四、企業整合力BusinessIntegration五、資訊科技管理ITManagement7李朗日-SunChem*總務行政的管理機制一、整合公司資源做最佳運作二、建立總務行政服務團隊三、IT部門參與庶務管理四、庶務採購降低成本五、有效管理企業財產六、緊急事故應變處理中心七、改善總務管理之作業流程八、專業人員之觀念與培訓九、即時性與有效性的服務十、總務行政之控管與績效8李朗日-SunChem*一、具備專長與知識二、國際觀與人際關係三、建立觀念與共識四、獨當一面之責任感五、主動積極之態度總務人員應扮好之角色六、整合團隊之管理七、創新與資訊科技八、談判及說服能力九、培養敬業與熱忱十、接受挑戰與學習9李朗日-SunChem*一、計劃Planning二、制度System三、成本Cost四、效率Efficiency五、創新Innovation六、整合Integration總務人員的主動與敬業10李朗日-SunChem*高效能總務行政管理實務二、總務制度的規劃與作業流程11李朗日-SunChem*總務管理制度與組織NO主題說明一訂定制度與組織1、組織架構2、管理制度3、權責劃分4、作業流程5、會同法務、企劃、稽核、會計等共同研商訂定二作業流程1、依辦法內容分別寫明簡單工作流程2、各部門依其職責分工負責三實施前溝通1、辦法公佈2、事前講習3、觀念共識4、做法一致四徹底執行1、依辦法規定辦理2、部門共同配合執行12李朗日-SunChem*總務庶務工作要點

1.勞資關係‣2.公關管理‣3.經營管理‣4.餐廳管理‣5.文書管理‣6.股務管理‣7.財產管理‣8.車輛管理‣9.環境管理‣10.警勤管理‣11.採購管理‣12.物品管理‣13.營繕管理‣14.安衛管理‣15.集會管理‣16.接待管理‣17.財務管理‣18.庶務管理‣19.職工福利‣20.宿舍管理‣21.國際庶務‣13李朗日-SunChem*行政庶務管理一、文件收發二、印信檔案三、Information四、總機接待五、會議室管理六、辦公室整潔七、報紙分發八、費用繳銷九、證照辦理十、過年及開工佈置十一、行事曆編製十二、其他事務14李朗日-SunChem*推動文件電子化的優點一、資料不會遺失二、提高作業效率三、節省作業成本與管理成本四、與外界互動方便五、改善生活與工作品質15李朗日-SunChem*總務部門組織與權責一、庶務二、工務三、採購四、膳勤五、福利六、安衛七、宿舍八、醫務16李朗日-SunChem*高效能總務行政管理實務三、總務管理策略與目標管理17李朗日-SunChem*總務年度工作計劃一、成立採購團隊二、CostDown目標三、春節團拜四、股東會五、董事會六、推動股票上市七、財產管理電腦化八、餐廳自辦改外包九、餐廳用餐刷卡十、大樓管理與出租十一、電話通訊管理十二、電力自動化十三、福利社制度化十四、制服訂作十五、保險經紀商十六、交通車發包十七、公務車租用十八、水井清洗十九、人力精減二十、e化之推動18李朗日-SunChem*總務室年度工作計劃19李朗日-SunChem*股票上市前法說會發表時間:中華民國年月日(星期)上午九時三十分至十二時地點:凱悅大飯店三樓宴會廳程序:1.宣佈業績發表會開始2.主席致詞3.貴賓致詞4.公司影片簡介5.公司簡報6.審查專家意見報告--------技術專家報告7.證券承銷商評估報告8.公開承銷價格計算報告--------承銷商價格計算說明--------會計師複核報告--------財務分析專家意見--------證券專家意見9.解答問題10.散會20李朗日-SunChem*總務行政管理的策略

一、推動電腦化的管理二、簡化公司作業流程三、降低庶務採購成本四、節省行政費用策略五、提高服務品質策略21李朗日-SunChem*22李朗日-SunChem*高效能總務行政管理實務四、總務採購與庶務管理之技巧23李朗日-SunChem*總務庶務採購內容

一、財產設備二、雜項購置三、消耗物品四、印刷品類五、非生產料六、營建工程七、修繕工程八、其他外包24李朗日-SunChem*採購之主要目標在符合品質要求的情況下，以最低價格購買達成高存貨週轉率保持供應之連續性保持一定與一致之物料品質發展可靠之替代供應貨源減少取得成本雇用、發展、激勵、訓練人員發展與維持良好之供應商關係與使用部門之高度合作與協調保持良好記錄與控制25李朗日-SunChem*5Rights!採購運疇管理之理念Rightsupplier 從合格的供應商處Righttime 在需求的時間內Rightprice 以合理的價格Rightquantity 取得正確數量Rightquality 符合品質要求的物品與服務26物品管制的方法一、物品消耗量大，易造成浪費。二、物品使用日廣，好壞影響工作效率。三、使用物品品質要求，提升公司形象。四、採購成本合理化，降低成本。五、減低物品庫存量，節省費用。六、VMI或Consignment管理27李朗日-SunChem*外包服務OutsourcingAversionofthemake-or-buydecisioninwhichanorganizationelectstopurchaseanitemthatpreviouslywasmadeoraservicethatwasperformedin-house;oftenutilizedforservices.Itinvolvessourcingandusingasupplierthatprovidesthecompleteditemorserviceratherthanbuyingthecomponentsandmanufacturingthemin-house.外包服務–自製或外購決策的一種說法，公司將原來內部做的一個項目選擇向外採購；普遍用於服務業。註：餐廳、警衛、環境、車輛等。-NAPMGlossaryofKeyPurchasingTerms28李朗日-SunChem*及時供貨採購Just-In-Time主要使用時機：降低整體供應鏈上的浪費與成本提高產品品質降低儲存空間29李朗日-SunChem*StocklessPurchasingSystems

零庫存採購系統意義：買方的存貨由供應商來管理。應用：為公用品、電子、水電、維修器材等標準規格品。操作：因為供應商的物流系統相當可靠和有效率。所以買方就不用去擔心安全庫存。效益：運用電子數據交換系統(EDI─ElectronicDataInterchange)，可降低採購、交貨、採購行政、開具發票和付款作業等成本。30李朗日-SunChem*物品採購之要點一、消耗性物品之存量控制二、非消耗物品依需求請購三、物品採購應以批量為原則四、物品採購以年度議價為基準五、以競標方式採購六、尋找配合度高供應商31李朗日-SunChem*議價談判雙贏的策略知己知彼，百戰百勝了解「成本結構」，切忌漫天殺價提出具體「數據」每供應商必須降價一定百分比的作法並不切實際盡量不要降低供應商的「利潤」部份善於利用「上級主管」的議價能力價格協商應基於「情、理、法」達到「雙贏Win-Win」的目標價格並不是唯一的談判重點32李朗日-SunChem*價格管理NO重點說明一合理價格1.雙方開誠佈公檢討、決定合理價格。2.不是減價，殺價。（用VA/VE或VI）3.如：售價與成本分析。二公開招標1.規範簽證、投標須知、報價分析表等。2.資格審查，訂定合理底價，會同公開開標或價。3.如：估算小組提供分析底價。三比價議價1.一家或二家以上廠商同時或分開比、議價。2.公正、合理之合議價格。3.分析、瞭解、談判、說服、誠心。四統一採購1.經常性請購項目，如：物料、五金、電料、具、紙張、辦公設備、勞務搬運等。2.年度、半年、季等預估量議價。3.使用單位視實際量交貨，月結付款。五競爭價格1.雙贏共識、共存共榮之理念。2.業主要求降價而協力廠商配合減價。3.如：Ｉ.Ｅ或Ｌｏｔ批量共同Ｃ.Ｄ。六折讓價格1.大量採購或一次請購。2.付款90天改為60天或30天支付之現金折讓。七零星採購1.議價後，金額小於貳仟元之庶務採購案。2.免開立請購單辦理。33李朗日-SunChem*高效能總務行政管理實務五、推動節省成本的要訣及措施34李朗日-SunChem*企業電子化ERP企業資源規劃生產管理研究開發財會行政採購後勤廣告、行銷、客服顧客上下游廠商extranetintranetinternetB2Be-BusinessB2CSCM(i2,Manugistics)ERP(SAP,Baan,Oracle…)CRM(DW,DM)e-Procurement資料來源：台科大鑾斌35推動節省費用方案一、水電節約能源二、電話通訊管制三、財產移轉節省四、交通車合併案五、餐廳外包管理六、公務車之管理七、股務管理外包八、文具用品減量九、設備改變租賃十、採購降低策略36李朗日-SunChem*電話與通訊節省方法一、全省24小時二、全省夜切﹝上班時間﹞三、台北24小時四、台北夜切﹝上班時間﹞五、三分鐘自動切斷六、內線使用七、專線電話及手機八、國外電話管制37李朗日-SunChem*庶務管理統計與分析一、水電費用節約二、電話及手機通訊費三、財產移轉費用四、交通車合併分析五、餐廳自辦改外包六、公務車費用七、影印紙減用八、文具用品庫存九、降低成本分析十、客服中心件數38李朗日-SunChem*總務推動節約能源方式1.空調冷氣28度C以上開放2.冷氣及水塔下班前30分關機3.下班及午休關燈4.除必要外工作場所照明關閉5.不使用高耗量電器6.下班後電腦主機及螢幕關妥7.文具與紙張再利用8.廢棄物木分類貯存及減量9.加強機具設備維修保養10.印刷及影印管制39李朗日-SunChem*總務推動節約能源方式11.水管及水龍頭是否漏水12.電力負載系統管理13.餐廳空調開、關控制14.廠區路燈調整開關15.倉庫、宿舍等燈光管制16.電話使用管制17.除開會、外賓外少用紙杯18.公文卷宗與信封袋重複使用19.洗手間清掃管理20.電腦e化運作與處理40李朗日-SunChem*高效能總務行政管理實務六、總務績效管理之效益分析41李朗日-SunChem*推動總務C.D效益一、餐廳自辦改外包二、用餐改用電腦刷卡三、辦公大樓出租管理四、福利社制度化五、財產移轉節省六、交通車合併節省七、電話通訊費節省八、節約能源節省九、股票上市外包十、文件管理電腦化十一、設備租賃管理十二、文具用品減少十三、信封使用節省十四、影印紙統購十五、客戶服務管理十六、降低採購成本42李朗日-SunChem*年度股東常會工作計劃一.日期確定二.決定地點三.預算編列四.邀請名單五.選舉作業六.資料禮品七.程序表八.組織分工1.會場佈置2.報到接待3.保全交通4.司儀記錄5.攝影水電6.庶務管理43李朗日-SunChem*工程開工典禮工作計劃一.日期確定二.決定地點三.預算編列四.組織分工五.邀請名單六.程序表七.資料禮品八.會場佈置九.簽名接待十.交通服務十一.水電音響十二.司儀十三.記錄十四.庶務44李朗日-SunChem*45李朗日-SunChem*開工動土典禮程序表一、典禮開始﹝鳴炮﹞二、主持人致詞三、貴賓致詞四、工程簡報﹝自行決定﹞五、開工動土祝禱1主典者就位2與典者就位3上香﹝司儀宣讀祝禱文﹞4三獻禮﹝獻酒、獻果、獻餚﹞六、恭請開工動土1主典者就位2與典者就位3奉鍬4動土1第一鏟：開地平安2第一鏟：動土順利3第一鏟：圓滿吉祥七、禮成﹝鳴炮﹞46李朗日-SunChem*貢品之位置圖香爐鳳梨蘋果香焦豬頭尾梨豬肝蠋花雞餅干貢酒盤蠋鴨魚花金紙酒茶47李朗日-SunChem*餐廳營運管理的要點一、嚴格執行衛生管理。二、精密管理員工用餐營養。三、降低成本挑戰。四、計劃性菜單，變化多，減少重覆次數。五、一流的調理技術，口味適合大眾。六、管理效率及供應時效。七、防止室外噪音，優雅氣氛進餐。八、有規律、有秩序、整齊、清潔。九、增進人際關係的場所。十、良好的育樂休息場所。48李朗日-SunChem*餐廳經營管理的方式一、自辦二、外包1.提供設備2.外燴方式3.便當方式49李朗日-SunChem*餐廳改善之步驟一、工會及福委會協商二、拜訪他公司餐廳做法三、公司同仁伙食意見調查四、提報外包績效分析五、找尋合格餐廳廠商與詢價六、餐廳人員溝通與要求七、效果評估50李朗日-SunChem*高效能總務行政管理實務七、總務行政實務案例說明：庶務採購、文書管理、車輛管理、集會管理財產管理、宿舍管理、餐廳管理、環境管理警勤管理、危機管理、勞資關係、職工福利51李朗日-SunChem*

財產管理之內容一、土地二、房屋及建築三、機械與設備四、電器設備五、交通運輸設備六、雜項設備七、工具器具八、辦公器具九、其他設備52李朗日-SunChem*公司財產分類一、有帳財產1.土地2.房屋設備3.機器設備4.電氣設備5.運輸設備6.雜項設備二、無帳財產1.折舊後財產2.贈送品財產3.雜項購置財產53李朗日-SunChem*財產管理制度之規劃一、編列預算二、投資分析三、採購作業四、交貨驗收五、分類編號六、帳務管理七、保管保養八、財產移轉九、報廢處理十、保險作業十一、財產盤點十二、e化管理54李朗日-SunChem*55李朗日-SunChem*56李朗日-SunChem*保險規劃一、風險分析與保險設計二、理賠處理與分析三、紡織業：費率降低10%CD90萬四、零售業：費率降低30%CD120萬五、利德保險經紀公司：02-2396-1726﹝劉秀球經理﹞57李朗日-SunChem*財產與存貨盤存一.召開盤存會議二.確定日期三.盤存內容四.權責分工五.作業方式六.盤存卡印製七.盤存檢討會議八.盤盈虧調整58李朗日-SunChem*車輛管理制度之規劃一、訂定車輛管理辦法二、車輛管理方式三、駕駛人管理四、費用管理與控制五、預防交通事故發生六、違規、違警、失竊賠償59李朗日-SunChem*公務車輛管理的要訣一、指定專人負責車輛管理、調配、保養、維修及報銷。二、財管單位負責換照、繳稅、規費等手續，並處理違規及交通事故。三、車輛保險由總務單位統籌辦理。四、車輛使用應設置登記簿管制，借用時應填具借用申請單。五、車輛開車前後應檢查，預防交通事故發生。六、車輛保管人異動時，應辦理移交。七、車輛移轉時，應依規定辦理。60李朗日-SunChem*61李朗日-SunChem*一、每月固定給予補助津貼二、按每次外出之公里數補貼金額三、依實報實銷方式補助四、依每月實際里程數補貼金額1.台北機場54公里2.桃園新竹673.台北台中1704.桃園嘉義2805.台北台南3406.中和高雄370私車公用補助方式62李朗日-SunChem*一、確定日期

二、選擇適當地點

三、預估費用金額

四、簽報執行內容五、作業分工：

1.佈置2.邀請3.參觀4.酒會5.接待6.展示7.資訊8.交通9.攝影10.廣播11.報到12.禮品13.司儀14.安全15.財務16.庶務集會活動之規劃方法63李朗日-SunChem*參觀活動作業一、填寫申請單二、會議室安排三、派車接送支援四、餐點服務五、參觀工廠六、準備紀念品64李朗日-SunChem*會議管理之要訣一、會議系統化：1.會議如期有效舉行，以達預期功能的管理。2.制定會議體系規則，上網登記時間與使用。二、會議組織化：1.例行會議編列集會行事曆內並印發各部門。三、會議制度化：1.總務部門主辦會議的直接管理。2.總務部門協辦會議的間接管理。3.編制會議管理注意事項。65李朗日-SunChem*會議管理注意事項一、會議室檢查：1.燈光、燈管或燈泡2.空氣調節設施3.擴音設備4.電腦設備(NB)5.單槍、銀幕、投影機6.白板、筆具、圖架、雷射筆7.便條、筆、座位卡8.掛鐘對時、幻燈機9.茶水服務10.會場(盥洗室)整潔

二、配合事項：(填寫表單)1.餐飲及點心2.錄音及資料3.座位表三、交通車接送服務四、服務禮儀66李朗日-SunChem*安全衛生訓練與管理一、工廠門禁管理二、安全衛生規定三、工業安全指導四、工廠現場紀律五、安全管理教導六、意外事故處理註：天災、意外、職業、交通等災害67李朗日-SunChem*一、門禁管理二、出勤管理三、交通指揮四、巡邏管理五、財物查緝六、預防災害七、防止暴亂八、廠際紀律九、急救服務十、搶救管理十一、接待管理十二、參觀引導十三、溝通協調十四、交辦事務警勤管理之業務規劃68李朗日-SunChem*廠區門禁之管理一、人員、車輛、物品等出入廠一律受檢。二、來賓與廠商洽公應登記換證並與單位連絡。三、被訪問人前來接待並於公司固定地點會客。四、訪客非因公務不得入廠。五、員工憑掛於胸前之「識別證」進出廠區。六、工作時間外出，須有外出證或請假單。七、員工自用車輛應將「登記標誌」貼於指定位置。八、車輛應依指定之停車場規定停放。九、攜帶公私物品得持出門證或搬出證，始予放行。十、全日出入情形應記錄於警勤日誌。69李朗日-SunChem*企業緊急事故之應變措施一、訂定應變組織與制度二、通報處理之作業流程三、緊急事故之任務分組四、緊急事故之復建與重建五、事前實務演練作業六、事故檢討會議70李朗日-SunChem*緊急事故通報反映處理程序事故發生單位現場實施應變處理控制上級單位(二級)安衛室協調上級單位(一級)行政處呈報協調公司是否警察單位消防單位政府相關單位醫療單位急救通報協助處理報告內容：1.何時發生。2.何處發生。3.發生何事。4.如何發生。5.緊急處理初步狀況及可能需要之協助。善後處理(含處理結果報告)

意外事故處理要點一、保留現場：安衛部門二、警察局：檢察官、筆錄三、勞檢所：工安檢查四、家屬：慰問金、和解五、證人說詞：溝通六、公司：設施、因應72李朗日-SunChem*環境管理5R信念一、減量Reduce：減少用量、少用有害物資、省能源二、再利用Reuse：廢容器、舊器材、公文袋、廢紙等三、回收Recycle：紙、瓶、罐、玻璃、塑膠、電池、碳粉匣、燈管等分類回收四、拒用Refuse：拒用沒環保觀念的產品五、修復Repair：堪用品可修復後再使用