会议室管理制度及流程

2023会议室管理制度及流程会议室管理制度会议室使用流程会议室设备及设施说明会议室管理监督及违规处理其他相关规定及流程contents目录01会议室管理制度会议室使用规定会议室是公司内部的重要场所，主要用于召开会议、讨论和交流工作等。使用会议室时，需保持安静、整洁，不得随意丢弃垃圾。会议室使用需提前预约，按照预约时间使用，避免影响其他人的使用。会议室内不得吸烟、饮酒、吃零食等与工作无关的行为。会议室预约制度会议室预约需提前申请，填写会议室使用申请表。会议室预约需遵循公司优先原则，按照申请时间合理分配。会议室预约需注明使用时间、人数、会议内容等。会议室预约需按时使用，不得超时使用，如有特殊情况需提前说明。会议室卫生清洁规定会议室使用后，需及时清理垃圾，保持整洁。会议室卫生清洁需由专人负责，确保清洁质量。会议室卫生清洁需定期进行，确保空气清新、环境整洁。会议室卫生清洁所需物品需提前准备，确保清洁工作顺利进行。会议室设备使用及维护规定会议室内的设备需按照使用说明进行操作，不得随意使用或调整。会议室设备需定期进行检查和维护，确保设备的正常运行。使用会议室设备时，需注意保护设备，避免损坏或丢失。如发现会议室设备损坏或丢失，需及时报备并协助处理。02会议室使用流程使用会议室需提前申请，填写会议室使用申请表，说明使用时间、地点、人数及所需设备等详细信息。提前申请根据会议室使用情况，在预约时间前一天晚上8点前提交申请，以便统筹安排。预约时间申请使用会议室审批流程申请经部门主管审核通过后，报请行政部审批。其中，大型会议室使用需总经理审批。审批权限部门主管有权批准一般会议室使用申请，行政部有权协调大型会议室使用，总经理有权批准例外情况。审批流程及权限时间规定会议室使用时间原则上为周一至周五的9:00-17:00，其他时间需经行政部批准。人数规定各会议室根据面积及设施设备情况，规定容纳人数上限，使用时不得超过规定人数。使用时间及人数规定使用完毕后，使用者应负责清洁会议室，包括清理垃圾、擦洗桌椅等，确保会议室整洁。使用后清洁使用完毕后，使用者应检查会议室设施设备是否完好，如有问题应立即报告行政部。设备检查使用后清洁及设备检查03会议室设备及设施说明1投影设备23投影设备应由专人负责，确保设备正确连接和高效使用。使用前，应提前检查设备是否正常运行，避免会议进行中出现故障。使用后，应及时关闭投影设备，避免造成设备损坏或能源浪费。音响设备应由专业人员负责连接和调试，确保音质清晰、音量适中。使用前，应测试麦克风和其他音响设备是否正常工作，避免会议进行中出现噪音和回音等问题。使用后，应将音响设备关闭，避免造成设备过热或损坏。音响设备03使用后，应及时清理白板上的笔迹，避免造成白板脏污和损坏。白板及笔迹清除设备01白板及笔迹清除设备应由专人负责管理和维护，确保设备干净、整洁、易于使用。02使用前，应检查白板和笔迹清除设备是否完好无损，避免会议进行中出现笔迹不清或无法清除等问题。茶水及茶几设备应由专人负责管理和维护，确保设备干净、整洁、易于使用。使用前，应检查茶水及茶几设备是否完好无损，避免会议进行中出现茶水泄漏或茶几破损等问题。使用后，应及时清理茶几上的杂物和茶水渍，避免造成茶几脏污和损坏。茶水及茶几设备04会议室管理监督及违规处理负责会议室的统筹规划，包括但不限于使用安排、设备检查等。会议负责人负责会议室的日常管理，包括设备维护、清洁卫生等。行政人员负责对本部门使用的会议室进行监督，确保合规使用。部门主管监督检查人员及职责无故占用会议室，不按照预定时间使用的。故意损坏会议室设备或设施的。将会议室私用，未按照规定用途使用的。违规行为处理规定投诉及建议处理流程投诉或建议提出后，相关部门应及时响应并处理，需要时进行整改和修正。对于处理结果有异议的，可向上级领导反映并要求重新处理。同时应保持沟通畅通，积极配合解决问题。发现违规行为或不符合规定的情况，应向相关负责人或管理人员反映。05其他相关规定及流程提前沟通需要使用会议室时，应提前与其他部门进行沟通，避免时间冲突和资源浪费。协调安排根据实际需要，与其他部门协商并合理安排会议室使用时间。优先顺序在会议室使用紧张时，应按照优先顺序进行安排，确保重要会议能够优先使用。与其他部门协调合作流程撰写要求会议纪要应准确、详细地记录会议内容，包括会议时间、地点、参加人员、议程等。会议纪