从某医药企业看财务管理与内部控制制度审计的方法与思路

从某医药企业看财务管理与内部控制一位药企的朋友跟我聊起了他们公司的财务管理和内部控制。这位朋友入职财务部有两年了，她经理是位年过六旬的老头，来到这个单位有十年之久，他导入了不入流的财务软件，当时花费了2000多块，财务报表还是手工EXCEL编制。即使财务经理说这个软件多么好，但是会计人员一直叫苦，抱怨说报表出不来，查询也不方便。软件怎么使用也一直不跟会计沟通，全凭会计摸石头过河，直到近期才把软件学习的资料给了会计。后来我了解到软件自身有报表功能，但是期初初始化都没配置完善，比如会计科目、会计报表公式等等。会计报表本身没有启用，可能是习惯了手工，或者软件供应商没去现场给予指导和配置，可以说财务软件的应用是断壁残垣。会计科目还是停留在以前的老制度、老准则；没有遵照执行最新的会计准则，比如库存有发出商品业务，对应的会计科目，竟然是，借：库存商品-XX药店贷：库存商品—XX药品；基本的会计科目使用是错误的。通过上述情况，财务管理工作应该从以下几个方面提升和改善；（1）、公司的事务通常分为操作类事务和管理类事务。这位财务经理没有把二者界定清楚，把月底出具财务报表当成自己的事情来做，很显然是拿着操作类事务当成管理类事务，做了自己不该做的事情。作为财务经理，应该指导和培养自己的下属，让下属把操作类事务做好，这才是财务经理应有的责任和职责。定好位才有所为，有所不为。（2）、公司会计基础规范性工作有待提高。实现会计准则的转换，正确使用会计科目；联系现有软件供应商进行相关配置，实现会计报表编制自动化，或者重新更换成熟的财务软件并且按照新会计准则重新初始余额、相关配置。（3）、加强内部沟通，自上而下和自下而上相结合。自上而下就要财务管理者转变管理理念和风格，放大格局和视野，抓大放小，激励、指导、培养下属和发展他人；作为下属要积极汇报反馈问题，实现沟通畅通无阻。说完了财务管理工作，谈一下内部控制。通过沟通还了解该公司在内部控制方面存在诸多问题。公司主要从事药品经营贸易，各地有下派的销售经理驻点，负责同药店等客户的联络以及开发等工作。销售环节，销售经理负责催款并有时负责跟对方结算，款项打入个人账户，然后再转入公司账户；销售经理负责跟本公司财务对账，财务却没有直接跟药店等客户进行对账。近期账面发生坏账损失高达XX万元，该区域的销售经理已经离职，交接工作也没做好。会计看不到相关的销售合同，缺少账龄分析。在库存管理方面，盘点次数是每个一个季度盘点一次。通过上述的情况，内部控制应该从以下几个方面改进；（1）、不相容职责。销售和回款没有做到相分离，销售回款经个人账户转汇公司账户；这种职责未分离容易导致舞弊发生的可能性；正规的账务流程是资金流的公对公，不得经手个人。（2）、应收账款管理失控。对应收账款，财务部门应该及时编制账龄分析表，分析有无超账期，有无超信用额度；并及时将存在的超期、超额度的情况反馈给销售部门及相关责任人；这一点该公司财务没有起到监督的作用；内控界有句话，有控则强，失控则弱，无控则乱；同理，财务是企业风险管理的重要防线，财务监督失控会导致业务环节的失控。（3）、会计无法查阅相关的销售合同等资料，只是根据销货单进行账务处理，合同账期、结算方式等信息无法获取，导致信息不对称，起不到应有的监督作用；没有定期发询证函进行对账，无法准确核对应收账款的金额。（4）、库存管理方面欠缺，盘点频次偏少，盘点周期隔得有点长。建议每月盘点，采取抽盘和详盘相结合的方式，这样便于及时了解药品的管理情况，有无盘盈盘亏，有无呆滞物料、超期药品等情况。总体而言，由于上述内容都是根据沟通了解，不过度分析评价。建议公司从制度和流程进行梳理完善，从部门岗位职责、职权进行重新定位；财务要及时跟业务对接，及时了解相关业务的来龙去脉，监督业务流程的合理性、合规性。只有这样才能各尽其责、各尽其能。制度审计的方法与思路最近小W入职了新的公司，行业与AI工程方向紧密相连。新到公司，接到的第一个TASK就是以咨询者的角度对该公司采购制度提出意见。对于这次任务，小W主要从制度的解惑性入手开展评价制度的完善性：阅读制度后，其是否解决了如下疑惑：1、制度涉及到的业务定义范围是否完整，是否能满足制度设立的目的？小W曾经在阅读针对重大事项预警汇报制度时，发现制度对“重大事项”的定义仅停留在已发生不良结果的事项，但对导致不良结果的事项并没有包含进去，导致制度约束不能起到预警的作用。2、制度对于各部门在流程中的岗位职责是否界定清楚？1）其中，各岗位职责的内容是否存在职责不相容的情形？2）岗位内容是否存在交叉重合的地方？（冗余性）3）岗位职责是否完整？本次task中就出现，集团将采购定义为实物类采购、工程类采购，而针对服务类的采购（涉及行政租赁、物业装修、咨询类）留白，导致后期业务发生中，存在需求部门直接采购的行为，该种模式下审批模式不确定，岗位间的牵制控制的发挥也受到了限制。3、制度是否明确规定了流程的审批流向？与上述的岗位职责是否吻合？4、制度要求是否同时伴随着对应的操作方式，明确由工作方式带来的工作记录？（是否将对应的操作表格做