档案管理学（第四版）第五章档案保管-

第五章档案保管第五章档案保管内容提要本章主要讲四个方面的内容:第一节第二节第三节第四节档案保管概述档案保管条件档案库房管理档案保管制度第一节 档案保管概述一、档案完整与安全的威胁因素二、档案保管工作的任务和内容三、档案保管工作的要求一、档案完整与安全的威胁因素从原因产生的根源来看,损害和破坏档案的因素主要包括外部因素和内部因素。二、档案保管工作的任务和内容(一)档案保管工作的任务1.最大限度地防止和减少档案的损毁,将威胁因素带来的不良影响降至最小2.延长档案的寿命3.确保档案的安全(二)档案保管工作的内容正确认识和全面把握档案的安全现状和破坏档案的各种因素制定和完善档案保管的各项制度和标准提供档案保管的基本物质条件日常的档案保管工作开展有针对性的档案保护工作三、档案保管工作的要求档案保管工作的要求,是完成工作任务的指导和保障。具体工作中,我们将档案保管工作的要求概况为“三结合一区分”,具体表现为:(一)防、治结合,以防为主(二)针对重点与兼顾全面相结合(三)管理与技术相结合(四)不同的档案,区分保管第二节 档案保管条件一、档案库房建筑二、档案保管的设备三、档案装具一、档案库房建筑在建设中应坚持以下原则:(一)档案库房的建设应以实现档案的安全保管为首要原则(二)档案库房的建设应经济适用、环保美观二、档案保管的设备(一)温湿度调节和检测设备(二)防火防盗等安全装置(三)照明设备(四)档案保护和修复设备二、档案收集工作的意义(一)收集工作是维护党和国家历史真实面貌的必要手段档案馆(室)的收藏是一定地区、部门在政治、经济、科学和文化教育等方面情况的综合反映。三、档案装具档案装具是指用于存放档案的各种档案架、档案柜(箱)、档案盒,以及包装档案的卷皮、卷夹等。档案装具可以直接防止光线、灰尘、有害气体对档案的危害,减少存取过程中对档案的磨损,是档案保管的基本设备。第三节 档案库房管理一、档案库房的编号和排架二、全宗的排列和档案上架三、档案存放位置索引、档案代理卡和全宗卷的编制四、库房的环境管理一、档案库房的编号和排架(一)档案库房的编号档案库房的编号一般由数字、代码、字符等构成,每个档案馆(室)的建筑不同,档案库房编号应结合本单位建筑物的构成特点,以唯一性、稳定性、易识别、易使用为原则对本单位的档案库房进行编号。档案库房的编号一般由建筑物号、层号、房间号等要素构成,可根据库房的多少和位置将各要素进行组合编制。(二)档案库房内的排架档案库房内的排架是指对档案库房内的档案架(柜)、箱等按一定的顺序排放,并编号以固化其排放位置。二、全宗的排列和档案上架全宗的排列方法,主要有按全宗顺序号流水排列法和全宗分类排列法两种。上架的次序应根据档案架(柜)及其栏、格等的编号次序进行。档案的存放方式一般有两种:一是竖放,一是平放。竖放的优点

是便于存放和检取档案,是目前被广泛采用的一种档案存放方式。平放的方式虽然不便于档案的取放,但有利于档案的保护,这种

方式适合于保管珍贵档案和不易于竖放的档案。平放档案时,为了避免文件承担过重的压力,堆叠的高度以不超过40cm为宜。三、档案存放位置索引、

档案代理卡和全宗卷的编制(一)档案存放位置索引档案存放位置索引,是为了便于档案保管工作者随时掌握档案馆(室)档案的存放情况和快速存取档案,将排放好的档案与其所处的位置一一对应而形成的索引。根据作用的不同侧重,档案存放位置索引可以分为两种:三、档案存放位置索引、

档案代理卡和全宗卷的编制(二)档案代理卡该卡片直观、准确、简明地反映了档案流向。卡片的内容主要包括全宗号、案卷目录号、卷(件)号、移出日期、移往何处、进收人、归还日期、签收人等,其常常被设计为红色、黄色、绿色等醒目颜色以示区别和易于辨认。三、档案存放位置索引、

档案代理卡和全宗卷的编制(三)全宗卷全宗卷的主要内容包括:档案收集方面:档案交接文据、移交目录,接收、征集记录,档案来源和价值说明等。档案整理方面:整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。档案鉴定方面:鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。档案保管方面:档案安全检查记录、报告,重点档案采取的特殊保护措施,档案的抢救与修复情况报告等。档案统计方面:档案收进、移出登记,案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。档案利用方面:全宗指南(全宗介绍),开放利用和控制使用范围说明,档案汇编和公布出版情况及报批文件,档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。档案管理新技术的应用方面:缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。四、库房的环境管理在库房的环境管理中,应注意以下方面:第一,对库房温湿度的控制。第二,通过“十防”措施确保档案的安全。第三,定期和不定期的库房检查。第四节 档案保管制度一、档案保管制度的原则二、档案保管制度的内容一、档案保管制度的原则二、档案保管制度的内容第一,说明档案保管制度制定的目的和依据。第二,关于档案库房管理的各项规定。第三,关于档案保密的规定。第四,对于不同类型档案的有针对性保管措施。第五,明