《计算机操作基础实用教程》课件第3单元

主要知识点Word工具栏的使用方法应用模板创建文档创建包含特殊符号的文档应用拼写和语法检查下载网络资源创建文档Word软件中浏览文档的方法汉字输入法介绍2目录3.1Word工作环境3.2创建文档3.3浏览文档3.4汉字输入法（选修内容）Office是美国微软（Microsoft）公司著名的办公自动化软件。MicrosoftOffice办公软件中，包括文字编辑与排版软件（Word）、电子表格软件（Excel）、演示文稿软件（PowerPoint）等几个常用组件。通过Word编辑制作的文稿可进行打印输出或者制作成Web页发布在Internet上。Word“所见即所得”的特点、易学易用的图形界面、简单且直观的排版和录入方式，使Word的应用非常广泛。3.1Word工作环境3.1.1工具栏的使用Word软件配备了很多的工具按钮，方便用户快速执行操作，这些工具按钮分别集合在常用、格式、绘图、表格和边框等工具栏中。一．打开和关闭工具栏有两种常用的方法来打开和关闭工具栏。方法一，使用菜单命令[视图]-[工具栏]，会打开所有工具栏的清单，在其中单击需要打开或要关闭的工具栏名称。方法二，使用快捷菜单。用鼠标右键单击菜单栏或工具栏旁边的空白处，在弹出的快捷菜单中显示着所有工具栏的名称，其中已用对号标记的是打开了的工具栏，单击工具栏名称，对应工具栏就关闭了。如果单击其他未打开的工具栏名称，对应工具栏将被打开。二．移动工具栏工具栏打开后，可以显示为窗口形式，也可以像菜单栏一样放置在Word窗口中。用户根据使用的需要可以进行形式的调整，也可以对工具栏位置进行移动。三．自定义工具栏用户根据自己的使用情况，可以在工具栏中将不常用的工具按钮去掉，也可以将其他工具按钮添加进来。在工具栏的最下方有一个[自定义（…）]命令，执行后会打开工具栏自定义窗口。在工具栏自定义窗口中可以添加工具按钮、删除工具按钮、移动工具按钮，还可以新建工具栏等。3.1.2工作窗口的调整一．标尺的调整使用菜单命令[视图]-[标尺]，可以将已显示的标尺隐藏起来，也可以将隐藏的标尺显示出来。二．滚动条和状态栏的调整使用菜单命令[工具]-[选项]，在打开的选项窗口中有许多的选项卡。在视图选项卡中，可以看到水平滚动条、垂直滚动条、状态栏前面都有一个表示已选中的，单击它，使其显示为，即状态为未选中，然后单击按钮，返回Word工作窗口中，滚动条或状态栏就隐藏起来了。3.2创建文档用户在创建文档时，是要将文字等内容以一个磁盘文件的格式存储起来。Word软件中创建文档可以使用模板，也可以在空白页中制作文档。根据用户创建文档的应用需求，我们分四种方法来创建文档。创建方式的选择启动Word软件，使用菜单命令[文件]-[新建]，在窗口的右侧会出现新建文档的任务窗格。其中显示着四种“新建”文档的方式，还有两种使用“模板”创建文档的方式。我们创建应用文档时，就是在这里选择合适的创建方式。3.2.1应用模板和向导创建申请书模板是一个用来创建文档的大概模型。模板一般包含的信息有：文本的格式信息、样式、内容等。Word软件在安装时就包含了多种模板，其中中文模板有报告、简历、论文、信函和稿纸等，英文模板有信函、备忘录等，另外还提供了一些常用文档类型的模板向导。作品说明创建如图所示的申请书时，由于其文档格式是申请书的格式，这是一种常用的文档类型，文档格式是遵循着统一规范的，所以可以使用“实用文体向导”，用软件提供的模板进行文档创建。操作步骤图示保存文档创建的文档一定要进行保存。使用菜单命令[文件]-[保存]，会打开文件保存窗口，在窗口中要选择文档的保存位置，并输入文件名，如“购买台式计算机的申请书”，最后单击保存按钮，就在生成了一个磁盘文件“购买台式计算机的申请书.doc”。提示：在输入文件名时，不需要输入文件的扩展名“.doc”，这个扩展名是由软件自动添加的，如果在文件名中输入了“.doc”，则生成的磁盘文件名就是“购买台式计算机的申请书.doc.doc”。3.2.2创建包含特殊符号的文档用户使用Word软件编辑的文本，不仅可以包含中文文字、英文文字和标点符号等常规的文本内容，还可以包含一些特殊的符号。作品说明如图所示，是一个记事便条。在这个记事便条中包含了一些小图形符号，还有摄氏温度的单位符号。操作说明符号的输入通常使用菜单命令[插入]-[符号]，打开符号窗口，如下图所示，在窗口的上方是符号的显示区，下方是近期使用过的符号集。Word将所有可编辑和输入输出的符号统一存放在符号集里，这些符号又分为多个字体集，同一字体集中又分多个子集。在输入“

”时，选择字体，找到小电话符号，用鼠标双击它，小电话符号就插入在文档的当前位置。3.2.3应用拼写和语法检查创建英文文档在创建英文文档时，必须遵守英文的语法规则，在输入英文文字时，Word可以提供拼写和语法检查，帮助用户检查和纠正可能出现的问题。示例说明在左图所示的英文文档中，有一处绿色波浪线标出的句子，说明存在语法问题，而用红色波浪线标出的单词可能是有拼写问题。操作要点当文档中出现拼写或语法错误时，用鼠标右键单击有拼写错误的单词，在快捷菜单里会出现这个单词可能存在的几种正确拼写，如果用户确定使用其中的某一个单词，则用鼠标单击选择，如果要保持现在的拼写单词，就使用命令[全部忽略]。对于文档中的语法错误，通常Word无法给出更正方案，用户在看到绿色波浪线的标示后，可以自己进行修改，本例中只要添加一个单词“was”即可。自动更正工具Word还提供了“自动更正”的工具，使用这个工具可以对英文单词或中文成语进行检查和更正，例如用户输入单词“abbout”，在自动更正的替换表中这个拼写的更正项为“about”，则软件会自动地将abbout修改为about。再例如用户输入成语“枝离破碎”，这是记录在更正字典中的一种别字，这时系统会自动将它改正为“支离破碎”。也就是说Word的自动更正，是以其内部的更正词典为参考的，只要用户输入的文字出现了更正词典中记录的拼写问题，系统才会自动地对其进行修改。如果用户经常性地在拼写中出现某种错误拼写，则可以将其替换的规则添加到自动更正的替换表。3.2.4下载网络资源创建文档随着网络技术的日渐成熟，网络已经成为大众的信息平台，因此，利用网络的文本资源来创建用户文档已成为一种流行趋势。由于网页中文本的格式与Word文本的格式之间有一定的差别，因此，网络下载的文本在Word中需要一些必要的编辑。示例说明在某个植物知识网中找到了一份有关何氏凤仙的文字，左图所示的就是在IE里看到的网页内容。将这些内容选择并复制到Word文档中后，可能的显示如右图所示。文字中出现了一些小圈、小方块、灰色向下的小箭头，还出现了许多灰色地线条。这些都会对以后文档的编辑和排版产业影响，因此，必须对其进行调整。去掉框线的方法去掉框线：网络下载内容周围的灰色框线，在Word中被当做是表格线，使用菜单命令[表格]-[转换]-[表格转换成文本]。在弹出的对话框中选择转换时的文字分隔符，如右图所示。我们选择“段落标记”，单击按钮，可以看到文档中的表格线消失了。删除乱字符的操作方法删除乱字符：一些网页中的控制符号在Word中被识别为空字符，打印时不显示，但却占用字符位置。1.在常用工具栏中单击“显示/隐藏编辑标记”工具按钮，就可以看到这些乱字符了，包括灰色的小圆圈和小方块。2.选择其中一个乱字符，如一个小圆圈，按键盘上的Ctrl+C复制到剪贴板。3.使用菜单命令“编辑”-“替换”命令，打开查找和替换操作窗口，如图所示。4.在“查找内容“框中单击鼠标，并按键盘上的Ctrl+V将剪贴板中的小圆圈粘贴到这里。在“替换为”框中什么也不输入。5.最后，单击”全部替换“按钮。系统会自动地将所有小圆圈删除。更改手动换行符文档中灰色向下的小箭头就是手动换行符，它的存在影响段落格式的设置，通常要将其修改为段落标记。使用菜单命令[编辑]-[替换]，单击按钮，显示出高级替换功能窗口，如图所示。段落标记和手动换行符都在”特殊字符“中。指定查找内容为手动换行符，替换为内容是段落标记，然后全部替换。3.3浏览文档启动Word软件后，可以打开已存在的文档进行浏览。在浏览时可以选择不同的浏览方式、调整显示比例，并查看文本所使用的格式等内容。3.3.1选择浏览方式1.普通视图：普通视图是Word最基本的视图方式，它可以显示完整的文字格式，但简化了文档的页面布局，其显示速度相对较快，因而非常适合于文字的录入阶段。2.页面视图：页面视图方式是Word默认的视图方式，可直接按照用户设置的页面大小进行显示，此时的显示效果与打印效果完全一致，用户可从中看到各种对象在页面中的实际打印位置，这对于编辑排版非常方便。3.Web版式视图：Web版式视图主要用于网页格式文档的编辑，在该方式下还可以创建和编辑Web页面。4.阅读视图：阅读版式视图的目标是增加可读性，文本是采用MicrosoftClearType技术自动显示的。可以方便的增大或减小文本显示区域的尺寸，而不会影响文档中的字体大小。5.大纲视图：大纲视图按照文档中标题的层次来查看文档，用户可以折叠文档，只查看主标题，或者扩展文档，查看整个文档的内容，从而使查看文档的结构变得十分容易。在这种视图方式下，还可以通过标题行来移动、复制或重新组织正文，方便对文档大纲的修改。如图所示，是使用大纲视图浏览一份书稿。这部分书稿内容分为四级，不同的级别有着不同的缩进位置，双击某级文字前的加号，就可以展开其中包含的下级文本。3.3.2调整显示比例在编辑文本时，用户需要将显示比例调大，方便看清文本内容。当进行排版时，用户更关心的是整个页面中文档及其他素材的排列效果，此时需要将显示比例调小，看到完整的页面。调整显示比例的方法有两种，一种是使用常用工具栏中的工具按钮，用鼠标单击黑色的小三角，从列出的显示比例中选择；在这里也可以手工输入比例值。对于使用滚轴鼠标的用户，还有第二种方法，即按下Ctrl键的同时，滚动鼠标的滚轴。3.3.3查看文本内容一.查看文档信息打开一个Word文档，选择页面视图可以看到与最终打印结果相同的文档内容。在状态栏中，显示着前文件的相关信息。如图所示，状态栏中的1/4表示当前正在编辑的文档共有4页，目前正在查看的是第1页，光标处在第4行第11列的位置。在Word软件中，段落是指自一个段落标记开始至下一段落标记之间的内容。符号就是段落标记，符号标示着当前编辑位置，称其为插入点。在”申请书“一文中，可以看到有6个段落，文字的标题即第1行是一个段落，第2行为空白行也是一个段落，以下文字内容分别为3-6段。如果要隐藏段落标记，可以使用菜单命令[工具]-[选项]，在“视图”选项卡中，可以看到选项，用鼠标单击，其中的√消失，返回Word编辑窗口，所有段落标记就不再显示了。二.段落的定义三.查看文档的格式Word文档中可以设置文字的格式，如字体、字号、颜色等，还可以设置段落的格式，如左缩进、首行缩进、边框和底纹等，在设置时可以使用工具按钮。同样，对于已有格式的，也可以在工具栏中看出其格式设置。当插入点放置在文档的某个文字旁边时，可以在格式工具栏中看到对应的文字格式，如字体为“宋体”，字号为“小四”等。要查看段落的缩进，由于工具栏中没有相关按钮，就需要到使用菜单命令[格式]-[段落]，在设置窗口中查看细节。四.查看页面格式切换到页面视图中，可以看到与打印输出结果一致的显示。页面格式主要包括纸型、放置方向、页边距等内容。使用菜单命令[文件]-[页面设置]进行查看，其中包括纸型、纵向或横向放置方向，还有纸的页边距的参数值等。在页面视图中也可以看出一些页面的设置。在标尺上可以看到有白色和灰色两种区间，白色区间表示当前纸张一行可以容纳的文字数量最多40，灰色区间则是页的边距。同时，在编辑窗口中可以看到文档在纸张上的位置，纸的四个角上灰色的L型符号标明了纸张上文字区间和边距的区间。水平标尺上有三个小符号，分别为段落的左缩进、右缩进和首行缩进。五.定位和查找用户在浏览文档时，除了使用滚动条翻阅文档，还可以使用菜单命令进行快速查找。使用[编辑]-[定位]命令后，窗口中出现了三个选项卡，如图所示。在定位选项卡中可以选择一个目标，如“页”，并输入页号“5”，单击“定位”按钮返回到页面视图中，则第5页成为当前编辑页。用户也可以在“查找”选项卡中输入一个具体的内容，如文字“计算机”，并单击按钮，软件自动找到文字“计算机”出现的位置。3.4汉字输入法输入中文时，首先要选择汉字输入法。在Windows任务栏最右端有一个输入法图标，用鼠标单击它就可以选择输入法。WindowsXP安装的中文输入法有全拼拼音、智能ABC、微软拼音和五笔字型等输入法。3.4.1拼音输入法拼音输入法采用的是汉语拼音方案，是通过将中文文字的汉语拼音在键盘上输入，然后在同音字中选出对应的汉字的输入方法。1.全拼拼音2.智能ABC输入法3.微软拼音输入法20033.4.2五笔字型输入法五笔字型输入法是王码公司