某公司文件控制程序

某公司文件控制程序一、目的为实现公司管理体系规范化、标准化和高效管理，确保公司任何工作场所使用的文件是现行有效的最新版本，防止误用失效或作废的文件，特制定本程序。二、适用范围本程序适用于公司质量管理体系文件的编写、审批、标识、颁布、发放、使用、保管、修改和作废等过程。三、管理职责质量管理部：负责公司级管理制度文件的编写、修改；负责文件发放和文件编号集中管理，负责体系文件的审核。各部门：负责本部门主管文件编制、审核和修改。总经理：负责公司级管理制度、涉及多个部门的协同流程文件、质量管理手册及公共管理程序文件的批准。四、文件管理标识（一）文件编号公司所有质量体系文件编号统一由质量管理部负责。关于文件编号，规则如下：为方便记忆和便于搜索，文件编号采用以下“文件类别代号+流水号”的编码规则：文件类别代号如下：人力资源部的文件是HR开头，财务管理的文件是FM开头等。流水号：对于文件比较少建议流水为2—3位；对于文件比较多的建议流水为3—4位（可灵活掌握）。（二）记录号考虑工作灵活性，建议记录号采取以下原则编制（实际工作中的记录号可以不按照这个原则编写，但是必须确保记录号唯一性）：记录号编制参考规则：记录号由部门代号、日期和流水号三段组成；日期用六位阿拉伯数字表示，年（YY）、月（MM）、日（DD）分别两位；流水号用两位阿拉伯数字表示，范围为“01—99”，该流水号由各部门统一编排。表示如下：DR+YYMMDD-XX公司的部门代号由各部门字母简称的规则制定，例如质量部为ZLB。（三）文件版本公司文件要做好版本标识和控制工作，对于无须审批的“试用版本”可以在有限范围内试用；文件经过审核和审批形成正式版本后要正式进行版本标识和控制。1.试用版本文件处于试用状态版本统一为Pn，这里的P是指将要发布试验标志，n表示该版本第几稿。例如，P3表示第3稿。2.正式版本版本标识规则如下：当文件通过审批形成正式版本后。对其统一采取“Vx.y”（x为主版本号，y为副版本号，对于正式版本x≥1）的格式进行版本标识，首次形成的正式版本，其x为“1”，y为“0”。文件变更过程中，版本更改要求：在1.0版本基础上，每经过一次重大变更，x递增1；每经一次一般变更，y递增1，每次重大变更后，小版本号y清零，需要注意的是，每次变更后形成新的版本升级前，需要经过变更审批。例如，新发布某个正式文件版本为V1.0，经过一次一般变更后版本为V1.1，再经过一次一般变更版本为V1.2；依此类推。经过一次重大变更后，版本号变为V2.0，再经过一次重大变更后，版本号变为V3.0；每次重大变更后小版本号清零，如2.5版本遇重大变更后升级为3.0版本。（四）文件秘级设置对于保密文件需要在文件页眉的密级栏上标明文件密级，公司文件的密级分为：●机密：公司的机密文件是指涉及公司财务、商务、市场体系、核心技术、人力资源的职位和薪酬体系，机密文件仅能在公司领导指定的控制范围内使用。●秘密：公司的秘密文件指公司比较重要的但属于机密外的技术、财务、商务和市场等文件；秘密文件仅能由公司内部涉及相关业务的人员使用。●保密：属于公司机密和秘密文件外的仅限于公司内部使用的文件，如质量管理体系文件和规章制度等。●公开：表示文件在公司内部可公开使用。五、文件的编写和批准公司所有质量管理体系文件由质量管理部统一负责组织安排编写，过程文件（包括流程图）及其相关模板由与各过程文件业务主负责部门负责具体编写，公司其他管理体系文件由各主负责部门负责组织编写，公司质量体系外其他管理体系文件由各相关主负责部门负责组织编写。对于首次新发布的文件，相关部门人员需要填写《文件发布申请单》并将其提交相关人员审批（不同类型文件权限见下表）：文件变更审批审核权限：六、文件发布流程对于新发布或变更后的文件，由质量管理部按照以下流程完成发布工作：（一）文件发布之前的工作流程第1步：文件排版检查：文件正式发布之前，对于文件发布人或变更申请人提交的新发布或修改后的文件，如果排版不整齐或不符合要求，质量管理部有权提出重新排版的详细要求直到排版合格，对于排版存在的小问题，质量管理部可负责修改工作。第2步：文件编号/版本号：文件正式发布之前，质量管理部把新发布的文件或变更后的文件统一登记在《文件版本管理记录表》中，赋予新的文件编号或者新的版本号，对于变更要编写变更历史记录。第3步：PDF封装处理：文件正式发布之前，所有非记录性的文件如过程文件等质量管理部要做PDF封装处理后才能发布电子版。（二）文件发布之后的工作流程第1步：文件纳入公司配置管理库文件发布之后，发布文件由配置管理员将源文件和发布后PDF文件统一放在公司配置管理库中，配置源文件的主要目的是供日后修改使用。第2步：文件发放文件发布之后，质量管理部将根据文件访问权限明确文件的发放范围，同时根据发放范围通知相关人员阅览文件。（三）文件发布之后的培训人力资源部需要组织相关部门集中做文件使用培训，同时要对培训效果进行跟踪。七、文件变更管理文件颁布实施后需要更改时，为防止修改错误的文件，更改人员需从质量管理部配置管理库中提取源文件进行修改，修改后由更改申请人填写《文件变更申请单》，要区分一般变更和重大变更，并分别进行处理：【一般变更】包括修改文字错误，根据公司的规定进行组织机构名称调整，文档中前后表述的一致性和格式调整，部分细节内容的补充和完善；模板、表单、指导书的增减、修改等；一般变更对应版本标识规范中的小状态版本号“y”修改。审批流程：一般变更不需要组织评审，按照“体系文件审核和批准”权限直接审批即可。【重大变更】包括过程和规程的流程变化；规程、管理规范、标准的增减；过程涉及人员或部门角色职责的重新分配等。审批流程：重大变更需要组织评审，由评审会组织和召集，评审组组长汇总各方面意见最终形成评审意见。文件发生更改后，由质量管理部同时变更文件版本号，批准时应注明批准日期和生效日期。八、文件管理其他规定（一）文件的借阅管理凡借阅（复制）文件的人员需在《文件借阅登记表》上签字确认并标注借阅时间。（二）文件的保存和废止质量管理部负责保管经过批准的所有体系文件，有原始签字和盖章的纸版体系文件一律不得外借，以防丢失或损坏。电子版体系文件的读取和使用权限根据制订的权限要求对各级人员设定阅读和使用权限，并做好电子文件的备份，同时将电子文件刻录成光盘与纸版原件一起归档。